论事业单位干部人事档案管理及服务效率提升策略

论事业单位干部人事档案管理及服务效
率提升策略
摘要：随着社会经济的不断发展和时代的不断变化，相关部门对于事业单位的管理能力提出了更加严格的标准和要求，不但要重视干部人事档案管理的重要作用，还应当对其工作方法进行适当的创新，以迎合信息化时代的发展。

事业单位干部人事档案管理工作不仅仅在于人员的招聘、薪资核定等基础工作，还包括定期进行人员考核等，其对于事业单位的发展具有较为关键的作用。

本文将从人事档案管理的特点、事业单位干部人事档案管理中存在的问题、加强事业单位干部人事档案管理的策略和提升事业单位干部人事档案管理服务效率的策略四个方面进行分析和论述。

关键词：事业单位；人事档案管理；服务效率；策略
随着我国现代化建设愈加完善，组织、人社部门可以通过干部人事档案管理工作来对干部的思想、态度、作风等内在条件进行了解，也可以对干部的工作业绩、工作态度、工作效率等方面进行翻阅与考察，均是能够展现干部真实情况的现实依据。

无论是在干部的选拔、任用，还是在调动、罢免等环节中，都能够体现事业单位干部人事档案管理的重要作用。

所以，管理人员应当重视自身工作的关键性和重要性，在提升自身管理能力的同时，应当适当对管理方法进行创新，以提高其服务效率。

所以，对于事业单位来说，如何增强其干部人事档案管理水平，提升其服务效率，成为了人事管理中较为关键的环节。

一、人事档案管理的特点
首先，在进行人事档案管理工作时，一定要保证人事档案的真实性。

因为人事档案是反映一个人学历、社会关系、工作经历、获得成就等方面的主要依据，如果在档案收集过程中，收集到了虚假信息，那么会对该人员的整体档案信息产生影响，档案信息不具有真实性，那么就缺少了参考的必要性；其次，人事档案
管理工作一定要具有完整性，尤其是在收集和整理人员档案信息时，一定要保证
材料齐全，可以反映该人员的整体经历和状态，因此，一定要确保记录信息的完
整性；最后，人事档案管理工作要及时。

由于人事档案管理内容较为广泛，而且
不断地在跟随实践的变化而产生改变，无论是工作经历、学习经历，还是该人员
的奖惩经历、工资情况等，都会发生一定变化。

因此，人事档案管理人员应当在
工作中对于人事档案信息进行及时更新[1]。

二、事业单位干部人事档案管理中存在的问题
（一）档案管理人员专业能力有待加强
目前，干部人事档案管理工作不仅需要对干部档案进行收集、整理与保管，
还需要对外开放借阅工作，对于借阅、归还等流程都需要详细的登记和管理，档
案管理人员的工作任务和工作量都远比想象的要复杂，而且除了工作内容方面的
复杂，对于档案管理人员的职业素养也具有较强的要求，不仅需要其具有较强的
责任意识，对于工作认真、负责，减少工作失误的发生，而且还需要其具有较强
的规则意识，遵守档案管理工作的要求，严格对档案信息进行保密。

所以，对于
档案管理人员的专业性和综合能力都具有一定的要求。

但目前事业单位干部人事
档案管理工作主要是由其单位政工、人事代为负责，由于单位对人事档案的不重视，导致单位负责这项工作的人员不固定，不停的换人，没有固定、专业的档案
管理人员，临时顶替岗位人员在档案收集、储存、装订等过程中，会因为专业性
不强、工作流程不熟练等原因出现失误，不仅在工作质量方面有所影响，还会严
重影响工作效率。

所以，事业单位想要更好的进行干部人事档案管理工作，就需
要聘请专业的档案管理人员，以保证档案收集、整理、归纳等工作流程的顺利进行。

（二）档案管理工作有待规范
由于干部人事档案管理工作涉及工作内容较多，范围较为广泛，所以，应当
在收集材料时，保证材料内容的真实性和完整性，并认真进行档案的整理、装订、编号、归纳等工作。

目前，干部人事档案的收集、归档等工作一般是由事业单位
内不同部门的工作人员进行负责，档案信息来源相对较多，而且在对档案材料进
行整理时，由于各部门之间缺乏信息的沟通与交流，导致材料归档延期，材料重复性较强或是差异性较大等问题，不但对于材料的准确性和真实性有所影响，还会导致材料归档不及时出现档案丢失等情况。

除此之外，如在干部人事档案管理工作中出现失误或造成严重影响的情况，由于责任划分不明确，会导致责任归属争议的问题，出现推卸责任、逃避责任等现象。

所以，为了能够使事业单位干部人事档案管理工作更加明确、规范，事业单位应当加强对于干部人事档案工作的管理。

（三）档案管理信息化建设有待完善
随着时代的发展，我国科学技术水平的不断提高，信息化技术已经在我国各领域、行业进行广泛的应用。

而由于我国事业单位对于信息化技术的认识和了解程度不高，导致许多事业单位在信息化建设方面的意识不足。

我国事业单位干部人事档案管理工作仍在使用传统纸质档案的方式进行，但随着档案数量的逐渐增多，档案信息的不断增加，纸质档案这一形式不仅难以保存和整理，而且在借阅和查找时，由于纸质档案数量较多，在查找时会耗费大量的时间，导致其工作效率降低。

所以，面对现代化技术发展愈加繁荣的今天，事业单位应当适当引进先进的信息化技术，将其应用在干部人事档案管理工作中，改变传统纸质档案的收集，通过信息化技术的方式，完成档案的收集、整理、归纳等工作，不但便于档案信息的保存，还可以提高档案管理人员的工作效率[2]。

三、加强事业单位干部人事档案管理的策略
（一）建设专业化人才队伍
人事档案管理人员作为事业单位干部人事档案工作的主要执行者，档案管理人员的专业性和综合素质对于人事档案管理工作具有决定性作用。

为了能够使事业单位干部人事档案管理工作能够顺利、有效的进行，加强对专业化档案管理人才队伍的建设是一切工作进行的主要前提。

首先，事业单位需要聘请具备相关知识和能力的专业人才。

事业单位管理人员应当对档案管理人员的简历进行严格筛选，挑选较为固定、专业性较强、综合素质过硬的人员进行考察聘用。

其次，事业单位应当定期对人事档案管理人员进行专业化培训。

不仅需要对其专业知识和
专业能力进行培训，还应当对其进行职业道德的培养，应当让其对自身工作具有
一定的责任意识，确保工作质量和工作效率，还应当强调其档案信息的保密性，
防止其对于私人信息的泄漏。

（二）完善档案管理工作制度
只有将人事档案管理工作制度进行完善，档案管理人员才能够依据具体制度
和规范进行干部人事档案管理工作。

首先，是在档案管理流程和标准方面，事业
单位应当对档案管理工作流程和各项工作的标准与要求进行规定，使档案管理人
员根据相关标准与要求，严格确保档案管理工作的科学性和合理性；其次，事业
单位应当明确档案管理工作的责任，如果由于各部门工作疏忽或失误对档案造成
严重影响，则应当追究部门责任；如果是档案管理人员在工作中出现工作失误，
则应追究档案管理人员的责任；如责任不明或会出现争议，则双方共同承担责任。

通过责任的明确划分防止推卸责任现象的发生，并根据造成影响的严重程度，制
定相应的惩罚措施，以达到惩戒作用[3]。

（三）建设信息化档案管理体系
为了迎合信息化时代的发展，减轻人事档案管理人员的工作难度与强度，事
业单位可以引进现代化信息技术，构建信息化档案管理平台，不仅可以提高档案
管理人员的工作效率，还可以促进事业单位档案管理工作的信息化。

信息化档案
管理平台与纸质档案管理相比，不仅可以节省更多的档案查找时间和档案储存空间，还能够保证档案信息的安全性。

信息化档案管理平台可以通过互联网进行人
事档案信息的收集、整理和分析工作，还可以通过授权的方式便于各部门进行人
事档案的调取和查阅。

而各部门通过档案管理人员进行授权后才能够对人事档案
信息进行查看，在授权过程中，可以通过电子签名的形式规范该流程，并对查阅
记录进行保存。

四、提升事业单位干部人事档案管理服务效率的策略
（一）加强档案服务审批工作
我国相关部门对于人事档案的应用具有较为严格的规定，在档案的查阅过程中，需要经过一定流程，确保查阅工作的规范性。

首先，应当按照档案类型和人
员职位进行分级，确保档案调阅人员具备查阅该类档案的权限，并且着重强调该
档案的应用方式，确保其按照要求进行使用；其次，在档案借阅时，应当严格遵
守流程，做好借阅记录和归还记录，并仔细确认归还档案是否完整，确认无误后
进行接收。

（二）简化档案服务审批流程
在人事档案管理服务过程中，影响其服务效率的最主要原因就是档案服务审
批流程过于复杂和繁琐，所需时间较长。

因此，为了提高干部人事档案管理的服
务效率，可以适当简化审批流程，加强各部门人员的权利范围。

在人事档案借阅时，首先，应当严格按照管理标准和要求进行审批工作，在负责人同意后上报给
上级部门进行请示，待流程按照管理标准进行完毕后，再进行审批工作。

审批人
员应当对档案使用目的和方式进行确认和登记，并在档案归还后对借阅人员进行
回访，了解档案使用效果。

在借阅信息收集完毕后，将其制作为电子表格的形式，并进行妥善保存[4]。

（三）建立数字化档案服务平台
提升事业单位干部人事档案管理服务效率，可以通过建立数字化档案服务平
台的方式，减少档案查阅所需流程，实现远程查阅。

通过数字化档案服务平台的
建立，可以使各部门人员通过线上审批、授权的方式进行干部人事档案的查阅工作，不仅可以节省路程所需时间和等待耗费时间，还可以在查阅流程符合要求的
前提下，节省查阅时间，提高查阅效率，有助于档案管理工作的进行，提高档案
管理服务的效率。

结束语：
综上所述，事业单位应当重视干部人事档案管理工作，通过建设专业团队，
完善管理制度和建立信息化档案管理体系的方式加强对干部人事档案的有效管理，有助于人事档案管理工作的顺利开展。

除此之外，在进行档案管理服务时，也要
通过加强档案审批工作，简化审批流程，建立数字化服务平台的方式，提高整体服务效率，促进事业单位更好的发展。

参考文献：
[1] 孔得秀. 事业单位干部人事档案管理及服务效率提升策略[J]. 百科论坛电子杂志,2021(14):455.
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[4] 何伦刚. 谈干部人事档案管理的现状及信息化建设策略[J]. 精
品,2021(16):283.。