2022年药业公司印章及证照使用管理办法

****药业有限公司
印鉴及证照使用管理办法
编号： AHTM-XZ-002
版本： V1.0
编制： ****
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批准：
日期：
目录
1. 目的 (5)
2. 适用范围 (5)
3. 印章及证件的种类 (5)
3.1印章的种类 (5)
3.2证照的种类 (5)
4. 职责 (5)
5. 印章的管理 (6)
5.1印章的刻制 (6)
5.2用印申请 (6)
5.3用印审批权限 (7)
5.4用印要求 (8)
5.5印章的借用 (8)
6. 证照的管理 (9)
6.1证照的保管 (9)
6.2证照的使用 (9)
6.3证照遗失的处理 (10)
7. 证照的年审、到期、变更 (10)
8. 附件 (10)
修订记录
1.目的
为保证公司印章及证照使用规范、合法、安全，切实维护公司利益，特制订本制度。

2.适用范围
本制度适用于****药业有限公司。

3.印章及证件的种类
3.1印章的种类
公司公章、法人印章、公司合同专用章、财务专用章、部门章等。

3.2证照的种类
企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证，公司相关业务资质证等生产经营过程中所需的企业证件及个人证件。

4.职责
1、综合部是公司所有印章、证照的管理部门，负责印章、证件的保管和使用管理。

2、主要印章及证照必须由综合部人员保管，并签订《印章证照管理人责任书》。

3、综合部负责印章的刻制、发放、停用、收回和销毁。

4、综合部负责制定、修订公司印章、证照管理的规章制度。

5、综合部负责对印章、证照使用的规范性进行监督，并处理未归行为。

6、印章证照保管人负责对加印内容及用证事宜进行监督，严格按照制度中的审批权限、
流程和规定执行，对不符合公司标准流程及手续的用印及证照要求有权拒绝，若仍违
规操作，将追究申请人及保管人的法律责任。

7、印章证照保管人及申请审批人均为审批事项的责任人，并承担相应法律责任。

8、获得印章使用或保管的职能部门，其部门经理为所授权（申领）印章的直接管理责任
人，对印章使用和保管承担监管责任。

9、印章的直接管理责任人及保管人应保证印章使用的合规性（符合本制度要求），如管理
责任人或保管人发生变更时，须第一时间提交综合部办理备案变更手续。

5.印章的管理
5.1印章的刻制
1、申请刻制印章的操作流程：
需刻章部门申请—部门经理意见—综合部意见—总经理意见—董事长—综合部办理、备案。

2、印章的发放程序为：
申请刻章审批后，须向综合部备案后方可领用。

领用部门必须对印章的使用和管理负责，严格按照公司相关制度的使用范围进行用印。

3、任何部门或个人均不允许私自刻制与公司业务相关的印章，否则予以辞退处理，公司保留追究其法律责任的权利。

5.2用印申请
1、申请人填写《使用申请表》-部门经理意见-综合部意见-财务部意见-总经理/董事长签批。

2、申请人须将需用印的文档打印出来作为申请依据，暂无文档的，需写清楚用印范围。

3、用印完毕，申请人须填写《使用登记表》并签字确认。

5.3用印审批权限
以上审批权限，董事长授权指定人代为行使审批职责的除外。

5.4用印要求
1、盖印应清晰端正，盖在材料字迹上，合同等多页材料应加盖骑缝章，不得在空白处盖印。

2、公章私用及未按审批流程使用属严重违纪行为，将予解除劳动合同处理，对公司造成损失的，应赔偿公司损失并承担相应的法律责任。

3、如果领导外出无法及时批复，因工作需要急需加盖印章的，部门经理以电子信息形式（短信、微信、邮件等）报综合部，综合部以电子信息形式向总经理请示并获得批准后，由申请人做好相关登记后，可先予以办理盖章事宜。

4、除特殊情况外，加盖印章一律使用朱红印泥。

5.5印章的借用
1、原则上印章不予外借，在特殊情况下，若需借用公司印章及证照原件的，申请人须签订《印章及证照借用承诺书》，详细注明印章名称、事由及归还时间，经综合部、总经理或董事长签字审批，并填写《借用登记表》。

2、如相关审批人出差等各项原因，无法再审批单上签字而又急需借用印章时，须由经办人当场通过电话或电子信息向审批人报告申请事项，在征得同意后，印章证件管理人员方可办理使用或借出手续。

待审批人返回时，补齐签字。

3、借用人为公司认可的印章管理人，在借用印章期间必须保证印章的使用符合公司印章管理制度要求。

4、借用人的部门经理对印章的使用和保管承担管理监督责任。

5、印章外借期间，只能将印章用于申请事由，不得用于申请以外的任何资料。

6、借用人须妥善保管印章，在公司需入柜加锁，在外应章不离身。

如遇印章遗失、损毁或被盗等情况，借用人应在第一时间电话告知印章保管人，并立即向综合部递交事件报告，综合
部负责后续处理工作，并追究相关人员的责任。

7、借用人用印后，不因离职或责任书过期而免责。

8、印章使用完毕后，应第一时间归还并登记。

6.证照的管理
6.1证照的保管
1、公司证照（非财务类）统一由综合部专人专柜保管，负责登记、备案并保留扫描件。

2、财务类证照统一由财务部保管。

3、证照管理人员保管的所有证照都应有清单和目录，保证证照数量的准确性，对于证照的使用都应有相关人员签字确认。

6.2证照的使用
1、如因业务及工作需要使用证照复印件，须由使用人填写《使用申请表》，审批后方可领取，证照保管人做好登记并注明用途。

2、证照外借的申请、审批权责同印章外借。

3、不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。

4、电子档证照的保存和对外使用时，公司提供“PDF”格式供大家使用。

5、证照保管人仅凭总经理签批的申请表办理复印及借用等要求，其他任何人提出的任何要求，均不予受理。

6、证件使用人在证件解除期间务必妥善保管公司证照，并确保证照的完整和整洁。

6.3证照遗失的处理
1、证照遗失必须马上告知证照保管部门，由保管部门登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。

2、如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。

7.证照的年审、到期、变更
1、证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（营业执照、组织机构代码证等）由综合部专人负责办理。

2、财务类证照（税务登记证、开户许可证等）由财务部专人负责办理。

3、证照归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的工作。

8.附件
1、本制度于发布之日起施行。

2、本制度由综合部负责解释。

附件：
1.《印章及证照管理人责任书》
2.《印章及证照使用申请表》
3.《印章及证照借用申请表》
印章及证照使用管理办法
4.《印章及证照借用承诺书》
5.《现有印章及证照一览表》
6.《印章及证照使用登记表》
7.《印章及证照借用登记表》
文件编号：AHTM-XZ-002 11/ 11。