文件记录控制程序

1目标
规范公司记载的治理,为追溯.改良和进步产品德量供给根据,证本质量治理系统运行的中断性.合适性和有用性,确保其相符尺度请求.
2规模
实用于本公司质量治理系统所请求的所有记载的治理和掌握.
3职责
3.1 行政部负责记载的同一编号.发放和治理,树立《记载治理一览表》.
3.2 品德部负责产品磨练记载的治理.
3.3 各部分负责各自相联系关系记载的治理.
4流程图
见附件
5内容
5.1 记载的分类
凡是质量治理系统运行中的记载.陈述及与产品相干的质量数据均属于记载规模.
5.1.1 与质量治理系统治理有关的记载重要有：
治理评审记载.内部审核记载.文件掌握记载.改正与预防措施记载.人力资本治理与培训记载.举措措施治理记载.产品和进程监督和测量记载等等. 5.1.2与倾销.发卖.临盆.磨练和交付有关的记载重要有：
产品请求的评审记载.供方评价记载.产品磨练记载.监督和测量装配的校准记载.统计技巧的运用记载.顾客投诉及办事记载等等.
5.1.3 记载的情势为书面情势（如：书面的表格情势.陈述文件情势等）.硬拷贝.磁盘等电子媒体等情势.
5.2文件记载表格的设计.审批.印制和领用.
5.2.1 各部分设计本身所需的记载表格,并将空白表格交行政部审核后报治理者代表或其授权人审批后交行政部印制.
5.2.2印制好的记载表格由仓库负责保管,各部分根据须要从仓库领用.
文件记载由开展该项运动的直接义务人按请求实时填写,填写请求如下：
5.3.1 精确：质量记载所记内容必须真实精确,填写办法必须相符划定请求,笔迹清楚,不随便涂改.需更改的部分采纳划改,但需更改人签字并注明更改时光.
5.3.2 实时：按规准时光填写.传递,发明问题应立刻改正.
5.3.3 完全.齐备：记载必须按照格局逐项填写,如碰到不需填写的内容,应在该栏内画“/”.不得空项,文件划定的各类记载要作到齐备,签字手续完全.
各类记载表格也是治理系统文件的一部分,其编号与对应的系统文件章节相联系关系.质量记载的编号构造如下：
编号寄义：
1）公司代号:超众电器(SME)
2）系统文件章节号：
章节名称章节号
治理系统4
治理职责5
资本治理6
产品实现7
测量.剖析和改良8
3）表格代号:（FOR）
4）次序号: 为表格序列号,以数字编号,数字取值规模是“01~99”
5）版本号: 为文件版本号,以字母编号,取值规模是“A.B.C…”
6）修正次: 为表格修正次数号,以数字编号,取值规模是“09”
5.4.2记载的收集.归档.储存和保管
a）记载按照同一分散.分级治理相联合的原则进行收集.归档.储存和保管,并做到易于查找.行政部负责树立公司《文件记载清单》.
b）负责收集.归档质量记载的部分,对每种记载应按月装订,并加上封面和标
识按月编写目次,树立台帐,以便检索和查阅.
c）记载的储存与保管,必须防火.防潮.防霉.防虫蛀,经常检讨,防止丧掉.
d）各类记载的保管期根据运用情形肯定,并在《文件记载清单》中标识清楚,.
5.4.3文件记载的查阅.借阅和复制
a）查阅文件记载,原则上在保管文件记载的部分进行,不得外借,不得涂改.加批和撕页,并严厉遵照公司保密轨制的相干划定,假如确切须要外借,要按《文件治理程序》筹划相干手续.
b）其他人员需借阅或复制质量记载的,应经响应部分负责人同意.
5.5 文件记载的处理
过时的及被代替的记载,应经总司理同意后,在有监控的情形下予以烧毁.
5.6本程序涉及的相干记载由各义务部分整顿归档并保管.
6相干文件
《文件掌握程序》7记载
文件记载清单
8附件。