用Excel绘制统计表与曲线图使其与Word数据同步更新

第4卷第1期杨凌职业技术学院学报V o l.4　N o.1 2005年3月Journal of Yangling V ocati onal&T echnical Co llege M ar.2005
①用Excel绘制统计表与曲线图使其
与W o rd数据同步更新
段宏斌,孙喜惠,时红娟,程延娥
(杨凌职业技术学院,陕西杨凌712100)
摘　要:在图书馆、资料、期刊的统计报表中有效地利用表格与图表曲线,能够简明、准确、形象地反映所表述的内容。

本文介绍在EXCEL中进行数据表格输入与编辑,就可在WORD中产生一个与EXCEL表格具有相同数据表格、曲线图中的数据保持同步更新的表格的方法,即能节省人力,又能有效地利用Excel数据处理功能使报表所述内容为当前最新数据。

关键词:Excel;W o rd;期刊;数据同步
中图分类号:T P391.13 文献标识码:B 文章编号:167129131(2005)0120021202
Synchron ized Upda tes of W ord w ith the Use
of Excel Sta tistic Tables and Curves
D UAN Hong-b i n,SUN X i-hu i,SH I Hong-juan,CHENG Yan-e
(Yangling V ocati onal and T echnical Co llege,Yangling,Shaanxi712100,Ch ina)
Abstract:T he content to be demonstrated can be briefly,co rrectly and vividly show n by using tables and curves in the statistic tables utilized in libraries,data and m agazines.A m ethod,w h ich can synch ronize the updating of W o rd so as to m ake the W o rd have the sam e tables and curves w ith the identical data by inputting and editing data in Excel,is introduced.So m uch trouble is saved and the content of tables can also be updated by using the data p rocess functi on of Excel.
Key words:Excel;W o rd;peri odical;synch ronizati on of data
在图书馆、资料、期刊的统计报表中有效地利用表格与图表曲线,能够简明、准确、形象地反映所表述的内容。

由于在不同时期所统计的数据会发生变化,每次需要重新统计制作,统计的工作量和繁琐程度也必然加大。

如何通过对Excel中的表格、图形进行更新,使其能与W o rd所编著统计报表中的表格、曲线图同步更新,从而即能节省人力,又能有效地利用Excel数据处理功能使报表所述内容为当前最新数据。

本文将给出数据处理过程,供同行参考。

1　利用Excel编辑表格、绘制曲线图
1.1　创建Excel表格
创建原始数据的Excel工作表,具体操作如下:
1.进入Excel工作界面,输入标题及原始数据(表格数据以杨凌职业技术学院北校区图书馆自然科学阅览室2004年9月1日至15日读者阅览情况为例,下同);
2.通过“自动套用格式”,并通过“工具”→“选项”→“视图”取掉网格线,如图1所示。

1.2　创建Excel曲线图
在统计报表中函数曲线主要用于辅助文字表达,不是很精确、细致,是一种示意性的简化图,可以将图1中的原始数据利用Excel制作曲线图。

1.用鼠标拖曳选定上图中“B3:P4”区域;
2.单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮,通过向导引导可得曲线图图2;
①收稿日期:2004211209
作者简介:段宏斌(19602),男,陕西眉县人,副教授,主要从事计算机科学与数学教学和科研工作。

图1　原始数据在Excel
中的表格
图2　Excel 中的曲线统计图
2　W o rd 中保持数据与Excel 数据的同
步2.1　W o rd 文档中的表格与Excel 文档中表格同步
更新
在实际使用过程中,如果要在W o rd 和Excel 中产生同一数据的两张表格时,人们往往采用的都是先在W o rd 或Excel 中建立一个完整的表格,再通过“复制”——“粘贴”的方法产生另一张表格,若数据
有变化时,需删除一张表格,对另一表格修改后,再
执行“复制”——“粘贴”的方法产生另一张表格。

此方法虽可行,但效率不高。

其实对于数据量大,且有计算要求的表格,我们还可以利用Excel 强大的公式和列间数据输入操作简便等特点,只要在Excel 中进行数据输入与编辑,就可在W o rd 中产生一个与Excel 表格数据保持同步更新的表格。

方法如下
:
图3　W o rd 中的表格
1、在Excel 表格中设置预产生数据的单元格格
式(如图1中“A 1:P 12”);2、选中表格区域(如“A 1:P 12”
),然后选择“编辑”(下转第29页)
22杨凌职业技术学院学报第4卷
4.3　图像信息加工
在核桃信息中图片非常多,图片所含的信息量和信息深度在各种形式的核桃信息中是最大的,因此图形处理在核桃的信息处理中占有重要的地位。

图形处理的目的主要有:提高图像质量,因为许多图像源自于扫描仪的扫描,在扫描过程中有一些污迹影响图像质量,通过图像处理剔除污迹,从而提高画面质量;分离画面部分内容,从而获得所需部分,使信息更集中、单一;组合画面,通过多个图片文件相关部分的组合形成新图像。

图形处理一般在
Pho to shop 软件中进行,图像文件的管理、
浏览一般可在Sea 软件中进行。

4.4　动画设计
动画设计就是利用文字信息、数值信息、图像信
息等进行平面设计及平面动画设计、三维造型设计
及三维动画设计,用来形象生动地刻画一些原理、处理过程等,内容包括核桃的生长过程、田间管理过程、加工产品的总揽图、部分产品的加工工艺流程图、在网页设计中使用的动画图标等,平面动画设计一般在flash 中进行,三维动画设计一般在A u toCAD 和3Dm ax 中进行。

在信息加工中还包括资料翻译和配音、配乐等过程。

5　信息应用
对于存储好的核桃信息主要有以下几方面的应用:为核桃信息需求者提供数据;制作宣传资料;制作多媒体软件,特别是制作V CD 节目;制作核桃专业网站。

(上接第22页)
菜单中的“复制”命令,将Excel 表格拷贝到剪贴板
中;
3、启动W o rd ,打开预产生表格的文档,将光标移至表格产生位置,选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,出现对话框,选中“粘贴链接”项,为了使产生的W o rd 表格数据与Excel 表格数据保持同步变化,同时选中“M icro soft Excel 工作表对象”,使格式与Excel 现有格式一致,并单击“确定”;
4、选中Excel 窗口,在设置好格式的表格中输入、编辑数据,此时W o rd 中的表格自动更新。

2.2　W o rd 文档中的统计表与Excel 文档中的统计
图表同步更新
1.选定在Excel 中创建的曲线图;
2.选择“编辑”菜单中的“复制”命令,将Excel 表格拷贝到剪贴板中;
3.在W o rd 中打开预产生曲线表的文档,将光标移至产生图表的位置,选择“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令,出现对话框,选中“粘贴链接”项,使数据与Excel 表格数据保持同步变化;同时选中“M icro soft Excel 工作表对象”
,单击确定(如图4)。

图4　W o rd 的曲线图表
3　小结
据此,无论是图书馆的流通、阅读量统计、还是
需要统计的其它部,只要利用这样同步更新的方法,需要完成周期性或阶段性统计报表时只需在计算机上编辑修改Excel 表格中的已经变化了的数据,
Excel 中的曲线图表与W o rd 中的表格、
曲线图表将自动更新。

这样不但提高了工作效率,而且还能充分
利用Excel 强大的计算功能。

参考文献:
[1]　刘兆娟,车东升,隋宝平.用Excel 处理科技期刊中简
易函数曲线图的方法[J ].中国科技期刊研究,2004,15(5):567～568.
[2]　王　津,段宏斌.计算机应用基础案例教程[M ].西
安:西安交通大学出版社,2003.
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2第1期宋　立等:核桃研究中的信息建设。