商业银行音像档案收集整理细则(最新版)

商业银行音像档案收集整理细则（最新版）
第一条为了加强银行分行音像档案的规范管理，根据《银行分行档案管理办法》的相关规定制定本细则。

第二条本细则所称的音像档案指本行在经营和管理活动中形成的，对国家和我行具有保存价值的以录音带、录像带、光盘和电影胶片等材料作为载体的音频、视频文件。

音像档案以声音和影像的形式，记录了我行的业务发展和历史进程，是我行档案全宗的重要组成部分，具有生动、形象的特点，但音像档案易于失磁，若保管不善则易变质或折断，因此，要加强对音像档案的保管，以便更好的保存我行历史。

第三条音像档案收集范围
（一）本行召开全行性会议、专业会议、表彰会议等形成的音像；
（二）本行组织或参加大型会议、重要庆典及外事活动的音像；
（三）省委、省政府、总行及监管部门领导、著名人物参观、视察本行，参加本行活动或接见本行领导的音像；
（四）电台、电视台播出的有关本行各方面动态的音像；
（五）行领导出席、参加各项活动，视察、出访各地区，接受采访的音像资料；
（六）本行，本行与外单位联合制作或参与制作的有关本行的电视片、纪录片、广告片；
（七）本行员工教育培训的音像资料及音像教程；
（八）其他具有保存价值的音像资料。

第四条对属于收集与归档范围的音像材料，应由各行档案部门统一保管，音像档案产生部门应定期向行办公室档案人员移交，任何单位或个人不得据为已有。

第五条归档要求
（一）归档的音像材料应是原版原件；
（二）归档的音像材料应图像清晰，声音清楚；
（三）归档音像资料应尽量使用国家推荐格式，音频推荐格式为：MP3、WAV；视频推荐格式为：MPEG-2、MPEG-4、AVI；
（四）以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的音像资料，需要永久或长期保存的，形成部门应当将其制成备份光盘。

备份光盘与原件（录音、录像带、磁带）同时归档，分别整理、保管，并注明互相参见号；
（五）需归档的音像资料必须提交归档说明。

说明包括：载体、规格、音像内容（时间、地点、事件、人物）、制作信息（制作时间、制作人或制作单位）等，并根据实际情况有所增减；
（六）音像档案归档应经过同级档案行政管理部门鉴定，归档音像资料必须具有长期保存价值和重要保存意义，保证归档质量。

第六条归档时间和移交手续
（一）音像档案可采用定期归档或不定期归档两种方式。

定期归档为每年定期（6月底）随文书档案一同向办公室集中移
交；不定期归档为经办人（部门）在活动结束后向档案管理部门移交。

在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

（二）移交前，档案部门应认真履行交接登记手续，填写移交目录一式两份，档案部门与移交人各存一份备查。

第七条音像档案分类与整理
（一）为实现音像档案的有序管理，并便于音像档案的检索，将音像档案按照载体划分为两类：
1.01 磁性载体类（传统录音、录像带、磁带、软盘、硬盘、磁盘阵列）;
2.02 数字声像类（主要为光存储载体，包括各类光盘，即CD、VCD、DVD）。

音像档案分类主要根据不同载体，不同保存形式划分，暂定为两类，如出现新型载体，再适当增加类别。

在载体分类的基础上，如音像档案数量较多，可按照所涉及的种类进一步划分。

如：对外活动类（包括本行举行或参加的庆典、宣传、外部会议）；内部管理业务类（包括本行因自身职能而进行的业务、管理、会议活动的音像）；银行历史类（包括本行历史资料、沿革的音像，领导、员工参加活动的音像，员工教育培训的资料）。

（二）音像档案的整理采用年度—载体—流水法，在不同载体下按照接收顺序编制流水式档号。

1.音像档案的编制要求为：YX-年度（4位阿拉伯数字）-
载体（2位阿拉伯数字）-顺序号（4位阿拉伯数字，载体下流水号）；
2.若出现音像档案较多的情况，则可按照载体下分类编号，即：YX-年度-载体-类别-顺序号。

（三）音像档案的整理单位为一盘一号的编号方式顺序编号。

第八条音像档案的保管
（一）录音带、录像带、磁带、光盘应当放入盒中保管，并垂直放置，不得堆积平放；
（二）为保证音像档案的可读性，档案室应配备相应的音像设备和音像读取软件，保证音像档案的可用性。

第九条本行员工因工作需要均可到档案室利用音像档案，借阅人须办理借阅登记手续。

外单位利用者须经本行档案部门负责人批准。

第十条音像档案一般不出借原件。

如因工作需要原件，借阅时间不得超过5个工作日，利用者应自觉爱护档案，防止损坏、丢失，并对借阅档案负责。

第十一条本细则适用于银行分行各级机构，并由银行分行办公室负责解释、修订。

第十二条本细则自公布之日起执行。