企业贯标信息交流控制程序-ok

1 目的
本程序旨在规范公司质量、环境保护、职业健康安全方面内外信息的交流与沟通，确保一体化管理体系信息交流的及时性和有效性，以达到持续改进工作，增强相关方满意度的目的。

2 范围
适用于公司的质量、环境、职业健康安全方面信息的内外协商、交流、沟通的管理。

3 职责
3.1 人力资源行政部和质量安全环保部共同负责本程序的编制、修订和解释工作。

3.2 人力资源行政部负责其它相关方、地方和行业管理部门对本公司质量、环境、职业健康安全方面信息的接收、传递工作。

3.3 供应负责合格供方信息；检查、验证、评定方法信息。

3.4 市场部负责产品和工程营销过程中的资源沟通；与顾客有关的过程（包括顾客提供产品）信息；针对顾客的质量、环境、职业健康安全信息传递工作。

3.5 工程部和技术部负责在设计生产、产品工程、业务项目工程中，以解决产品质量和执行质量、环境、职业健康安全方面问题的信息处理。

3.5 质量安全环保部负责产品质量、工程质量、环境、职业健康安全方面有关信息的接收、传递、处理工作。

3.6 各部门负责相应业务范围内的内部信息传递工作。

4 工作程序
4.1 内、外部信息交流的内容
4.1.1一体化目标、指标、管理方案完成或变更情况的信息；
4.1.2一体化管理体系内审、外审、管理评审信息；
4.1.3质量、环境、职业健康安全法律、法规、标准与其它要求变更信息；
4.1.4机构的变动和调整；
4.1.5体系文件、记录的修改和修订；
4.1.6过程监视和测量、环境和职业健康安全绩效测量结果；
4.1.7纠正和预防措施的实施及验证；
4.1.8应急准备与响应情况；
4.1.9一体化管理体系培训情况；
4.1.10各部门之间的日常联络、报表、其他信息通报等；
4.1.11管理体系各运行控制程序执行情况；
4.1.12来自社区居民的投诉和抱怨；
4.1.13来自供方、上级部门、职工、及其他外部相关方的信息；
4.1.14公司质量、环境、职业健康安全管理要求向外部传递的信息。

4.2 信息交流、协商及沟通的方式
有关一体化管理体系方面的信息，可通过文件、会议、宣传栏、合理化建议、短信、电话、口头等方式进行交流沟通。

4.3 内部信息交流管理
4.3.1人力资源行政部负责将管理手册、程序和作业文件、一体化方针下发到公司各单位，并监督其宣传贯彻。

4.3.2各主管部门必须将以下信息采用书面形式向相关单位传递。

4.3.2.1 一体化管理方针、目标的变更；
4.3.2.2 机构的变动和调整；
4.3.2.3 管理评审和内、外审的实施及其结果；
4.3.2.4 纠正和预防措施的实施及结果；
4.3.2.5 一体化管理体系文件、记录的修改和修订；
4.3.2.6 重大环境因素、职业健康安全危险源变更；顾客对产品要求的变更；
4.3.2.7 过程中的资源（人、机、料、法、环）要求；
4.3.2.8 与供方有关的过程要求信息发生变更；
4.3.2.9 检查、验证、评定方法和变更信息；
4.3.2.10 事故、事件及不符合评定处置信息；
4.3.2.11 绩效监测结果的信息。

4.3.3 各执行部门应及时将以上相关信息传递给人力资源行政部，并以会议、宣传栏等形式向本单位全体职工或相关人员进行传递。

4.3.4 管理体系运行中产生的信息由其产生部门负责传递至人力资源行政部。

要求答复的人力资源行政部应在三日内给予答复，一般信息由相关责任部门答复，重大信息由主管负责人答复。

4.3.5 紧急情况发生时，信息交流由《应急准备与响应控制程序》规定的职责部门执行。

4.3.6 合理化建议与信息交流登记
公司职工可随时以《职工合理化建议登记表》的书面形式向人力资源行政部或质量安全环保部提交合理化建议；人力资源行政部及质安环部负责合理化建议的收集、登记、传递，并根据合理化建议的收集情况定期或不定期进行评审、答复、公布和奖励。

4.3.7 会议制度
4.3.7.1 总经理办公会议：由公司总经理主持召开。

研究制定公司的经营方面的方针、策略、决策等，每月召开一次，参加人员为公司领导班子全体成员，人力资源行政部参加并做会议记录。

4.3.7.2 生产调度会：由工程副总、工程部经理或总经理授权人员主持召开，调度、协调公司生产活动的安排、人员分工、环境保护、职业健康安全要求等，根据实际需要可不定期召开。

参加人员：公司领导，各部室主要负责人。

会议决定的事项以会议记录为准，各单位应遵照执行；
4.3.7.3 其它各项会议，按《行政管理制度》执行。

4.3.8 协商和交流
4.3.8.1 各部门接收到有关质量、环境、职业健康安全方面的通知、文件、管理要求等信息后，应及时按规定的要求向本部门职工传达；
4.3.8.2 在制定一体化方针、质量目标和环境因素、危险源的目标指标、管理方案及程序时；在开展环境因素、危险源识别辨识、一体化管理体系评审以及其它有关质量、环境、职业健康安全管理事务工作时征求职工意见。

（必须选出职工代表）
4.3.8.3 公司利用黑板报、宣传栏、宣传条幅、知识竞赛、《正升报》等，提高职工“质量”、“环保”和“安全”意识；让员工了解谁是环境、职业健康安全的员工代表和指定的管理者代表。

4.3.8.4 职工有抱怨和投诉时，可以向公司员工代表、单位领导之中的任意一人申诉，也可向公司人力资源行政部进行投诉，上述部门和人员应将职工的投诉进行记录填写《意见与投诉调查处理登记表》并保存，并通知和协助相关部门和人员进行调查解决。

对于职工所在单位能够自己解决的问题，由本部门自行
解决；本部门解决不了的，由公司人力资源行政部协助解决；
4.3.8.5 如果各部门职工发现其工作区域存在有质量、安全、环境方面的隐患时，应立即向本部门负责人汇报，负责人应及时纠正并向质量安全环保部说明情况。

如不能立即纠正，应制定恰当的措施予以保护或警告其他职工，最终直至影响消除，并及时将纠正结果反馈给报告的职工；
4.3.8.6 各单位要充分调动和发挥职工参与环境管理的积极性，并通过职工的参与和建议，与职工进行交流和协商。

明确员工代表并让员工了解谁是环境保护的员工代表和指定的一体化管理体系管理者代表。

4.4 外部信息交流管理
4.4.1 各部门将收到的上级部门有关质量、环境、职业健康安全管理文件，统一由人力资源行政部呈报公司领导批阅后，按公司领导批示办理。

4.4.2 需要呈报上级部门有关质量、环境、职业健康安全管理的报告，由人力资源行政部或指定人员编写，总经理或授权人员审批后上报。

4.4.3 对于需要控制的相关方，各相关部门应将公司的一体化方针、环保和安全要求及重要环境因素、重大危险源的内容和控制要求通报给相关方，必要时以合同方式进行约定。

4.4.4 对于相关方提出的有关质量、环境、职业健康安全管理方面的意见或投诉，各事业部应及时记录《意见与投诉调查处理登记表》并反馈处理情况，分别交由相关部门提出处理意见或建议，报公司总经理或授权人员批准后执行，人力资源行政部负责将处理情况向相关方回复。

4.5 信息的查询
4.5.1 信息可通过信息归口管理部门进行查询。

4.5.2 查询涉及公司相关方投诉、质量、环境、职业健康安全管理等方面的信息按《记录控制程序》执行。

5 相关文件
ZISEN·CX－424 《记录控制程序》
ZISEN·CX－447 《应急准备与响应控制程序》
ZISEN·ZD－423／01 《行政管理制度》
6 相关记录
ZISEN·JL－830／01 《不合格品处置记录》
ZISEN·JL－850／01 《改进措施报告》
相关方（包括监理单位）提出的各类信息沟通记录可不做编号。