联想集团会议组织和管理制度
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主讲人：周玲秀 2000年8月
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
算送审批；
20
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
21
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
22
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
2000与成都银河王朝酒店的协议会议的组织和管理备会前准备会务组的分工会务组的分工人员分工负责人会会前前会会中中会会后后总负责会务总协调考察签约预算组织等内外沟通协调处理突发事件结算善后总结物资组采购会议物品印刷制作旗落实设备分发物资历采购会中物品食品保证设备到位结帐剩余物资处理签到组邀请人员落实房间餐桌车辆分配签到发资料安排代表的食宿订餐落实退房回收问卷结帐车辆调度寻租车资源签约接站场地租用领导行程接站组织车辆调节器度交警联系司机安排结帐会议的组织和管理备会前准备会务组的分工案例
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、 会议资料的整理、汇编
案例：2000年代理会分析
32
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
33
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
34
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
19
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
16
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99代理会人员分 工职责
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
内 容
3、 场地安排及费用
涉
及
13
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 6、 乙方对甲方的规定
容 涉
7、 结算等
及
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
会场方面准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期
2、 住房标准及费用
35
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
36
人员分工 总负责 物资组
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
4
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
29
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
30
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
31
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
23
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
26
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
27
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
28
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
算送审批；
20
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
21
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
22
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
2000与成都银河王朝酒店的协议会议的组织和管理备会前准备会务组的分工会务组的分工人员分工负责人会会前前会会中中会会后后总负责会务总协调考察签约预算组织等内外沟通协调处理突发事件结算善后总结物资组采购会议物品印刷制作旗落实设备分发物资历采购会中物品食品保证设备到位结帐剩余物资处理签到组邀请人员落实房间餐桌车辆分配签到发资料安排代表的食宿订餐落实退房回收问卷结帐车辆调度寻租车资源签约接站场地租用领导行程接站组织车辆调节器度交警联系司机安排结帐会议的组织和管理备会前准备会务组的分工案例
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、 会议资料的整理、汇编
案例：2000年代理会分析
32
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
33
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
34
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
19
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
16
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99代理会人员分 工职责
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
内 容
3、 场地安排及费用
涉
及
13
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 6、 乙方对甲方的规定
容 涉
7、 结算等
及
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
会场方面准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期
2、 住房标准及费用
35
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
36
人员分工 总负责 物资组
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
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会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
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会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
30
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
31
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
23
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
27
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
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会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束