新形势下研究生招生信息化的思考与探索

The Chinese Journal of ICT in Education
一尧引言
研究生教育是培养高层次人才的主要途径袁也是
野双一流冶建设背景下高校核心竞争力所在[1]遥而研究生招生工作是研究生教育的入口袁是研究生教育质量的基
础袁是提升高校竞争力和声誉的重要前提遥近几年袁全国硕士研究生报考人数呈现了逐年上升的态势遥据教育部统计袁2015年报考人数约165万袁2020年在此基础上翻了一番有余袁达到了约341万遥随着硕士研究生招生规模的不断扩大袁招生数据量和工作量成几何级数增加袁加之公共卫生安全突发事件如2020年初的新型冠状病毒肺炎疫情的出现袁对研究生招生信息化工作提出了更高要求袁带来了新的挑战遥如何建立全方位全过程覆盖招生环节的管理信息系统成为研究生招生工作人员思考与探索的重点遥目前国内博士招生已陆续实行野申请要考核冶制袁硕士招生有全国统考和推荐免试两种方式袁相对而言袁硕士全国统考方式涉及的环节多且流程复杂袁因此本文主要探讨硕士招生信息化及其管理信息系统的建设遥
自2005年全国硕士研究生招生考试全部实行在中国研究生招生信息网渊简称野中国研招网冶冤网上报名开始袁研究生招生工作开启了信息化管理的征程袁随即进入了成熟和持续发展阶段[2]遥中国研招网相继推出了网上调剂系统袁开放了网上下载打印准考证尧报名时在线审核考生学历信息尧录取数据在线审核等诸多功能曰各高校也相继开发了自己的研究生招生管理信息系统遥这些系统的出现大大提高了研究生招生工作的效率和精准度袁也极大减轻了研究生招生相关人员的工
作强度和心理压力袁为研究生招生信息化工作开辟了新的局面遥可以这么说袁研究生招生信息化基本依赖于研究生招生管理信息系统的开发和使用遥随着计算机网络技术和电子信息技术的快速发展袁新的原理和技术不断涌现袁一方面社会各方对招生过程中信息化的需求也越来越高袁另一方面现有的信息化管理系统在不断实践中也暴露一些问题和不足袁需要不断改进与完善遥
二尧研究生招生信息化管理系统的现状与问题中国研招网研究生招生管理系统属于教育部统一管理的信息化系统袁属于最高层级的管理系统袁主要用户涉及教育部尧各省级招办和各高校招办遥目前该系统覆盖了报名尧调剂尧拟录取数据上报和审核等环节袁由于全国各高校在考务尧复试尧成绩计算尧录取等环节存在政策和操作上的差异性袁该系统无法实现硕士研究生招生全过程覆盖[3]遥
因此袁自2005年至今袁各高校根据自身的客观条
件和招生政策相继开发了研究生招生管理信息系统袁这属于第二层级的管理系统袁主要用户是高校研招管理人员和院系研招工作人员遥高校研招管理人员使用该系统主要实现院从中国研招网导出数据后进行报名资格筛查尧现场确认尧考务安排尧复试尧拟录取和入学报到等环节的数据处理袁包括生成符合规则的数据上报教育部和各省级招办袁传递给各院系和学籍管理等相关部门袁以及发布相关信息等遥院系研招工作人员使用该系统主要实现院查询报考本院系考生的信息袁发布宣传尧复试和调剂等信息袁将复试成绩尧拟录取数据等上报给学
刘小艳袁黄静袁陈铁军袁张靓袁杨帆
渊清华大学研究生院袁北京100084冤
摘要院近年来袁国内各高校都非常重视研究生招生信息化工作袁陆续着手或已经开发了研究生招生管理信息系统遥文章调研分析了目前各级研究生招生管理信息系统的应用现状与存在问题袁梳理了信息化工作的总体框架和思路袁并站在高校研究生招生管理部门的角度袁对推进研究生招生管理信息系统建设提出了若干建议遥
关键词院研究生招生信息化曰研究生招生管理信息系统曰招生环节曰数据曰安全中图分类号院G643文献标志码院A
文章编号院1673-8454渊2020冤13-0037-03
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中国教育信息化／2020.13
校招办等遥
此外袁随着近年来国家提倡加大专业型硕士的培养力度袁各高校专业型硕士的招生计划人数和报考人数日趋增多袁其中管理类相关专业中的野工商管理渊MBA冤尧公共管理渊MPA冤尧工程管理渊MEM冤冶渊简称为3M 专业冤增加尤为明显袁导致这些专业的招生数据和工作量也相应增加遥部分高校3M 专业分批进行面试袁通过了面试的考生且初试成绩过线后才有录取资格遥这种招生组织形式不同于一般的招生组织形式袁因此3M 专业招生实行的是项目制招生管理袁并且开发了各自的招生管理信息系统袁这个属于第三层级的管理系统遥从目前的调研情况来看袁该系统主要供项目制招生管理人员使用袁截止目前运行时间不长袁能很好满足各项目的招生组织和实施过程中的信息处理遥但各项目之间的管理系统运行相对独立袁野各自为战冶袁与第二层级的管理系统没有统一的数据接口袁数据主要靠人工传递遥此外袁在专业学位领域袁日益强调培养的交叉性尧贯通性袁因此跨院系尧跨学校采用项目制组织招生的方式或将成为日后专业学位招生的主流方式[4]袁也就是说第三层级的管理系统可能会雨后春笋般涌现遥
上述三个层级招生管理信息系统的应用袁大大提高了研究生招生工作的效率袁为不同的群体提供了多样化且个性化的服务遥但在不断实践和应用过程中也显现出了一些问题袁例如院三个层级系统之间的数据接口并不统一袁需要人工进行导入导出操作袁工作量仍然较大袁且存在一定的数据安全风险曰中国研招网管理系统内置的标准库未实时更新袁如不少高校经过合并后改了名称但高校标准信息库并未更新袁导致上报拟录取数据时出现不必要的校验提示袁增加了人工处理的工作量曰高校管理系统的考务安排功能薄弱袁大多高校的系统没有考务安排功能袁有些高校虽然有但大多也是形同虚设袁仍需招生管理人员线下进行数据处理后上传至系统曰高校的管理系统还存在数据校验和审核功能薄弱尧数据深度统计和挖掘功能薄弱尧在线培训功能缺乏等问题曰项目的管理系统存在招生工作人员流动性大带来的信息安全风险等遥
三尧推进研究生招生管理信息化建设的基本思路和若干建议
研究生招生管理信息化建设是一项非常复杂的系统工程袁涉及的管理部门众多遥笔者在深入调研分析研究生招生管理信息系统现状和问题的基础上袁针对不同
层级的研招管理部门梳理出了信息化建设的总体思路袁那就是院
首先袁教育部研招管理部门应该抓大放小袁应着重研究评估招生全过程信息化的风险和可行性袁为推进信息化工作制订相关政策和管理规定袁如将目前的野现场确认冶改为在线操作完成袁在部分高校试点推行在线复试等袁同时为全过程信息化提供有力的法律保障以保证顺利实施遥
其次袁高校研招管理部门作为组织和实施招生工作的主体袁具有野承上启下冶的特性袁即管理职能层级处在教育部和院系之间袁是信息化工作的主要承担者和关键部门袁应致力于构建野高效尧便捷尧完善尧科学冶的全方位全过程覆盖招生环节的管理信息系统袁以提高研究生招生工作效率尧优化研究生招生工作流程和为决策层提供真实有效的依据遥
最后袁院系和项目制招生管理主体应积极配合学校研招管理部门进行信息化建设袁提出可行性方案和建设性意见遥如需自身开发管理信息系统袁则必须与学校目前的管理系统使用统一的数据接口袁实现无缝连接遥
基于上述思路袁笔者站在高校研招管理部门层级袁认为要构建野高效尧便捷尧科学尧安全冶的全方位全过程覆盖招生环节的管理信息系统袁必须认真切实做好以下几个方面的工作遥
研究生招生信息化最核心的目标就是确保研究生招生信息的精准管理袁为不同群体提供高质量和多样性的服务遥这就决定了要构建满足该目标的研究生招生信息化管理系统袁高校研招管理部门就必须牵头组织野走出去冶调研遥首先袁必须以多种形式深入各类用户渊如校研招管理人员尧院系研招工作人员尧招生导师和考生等冤进行认真细致的调研袁厘清各类角色的需求袁形成系统设计需求的第一手资料曰再次袁以方便灵活的形式深入调研几所近期开发了研究生招生管理信息系统的高校袁了解系统的开发经验尧运行现状尧存在的问题和改进的方案等袁获得宝贵的第二手资料曰最后袁还需向教育部和省级研招管理部门了解改革趋势和政策动态袁开发的系统应考虑将来的升级和兼容袁这是系统获得持久生命力的所在遥
研究生招生涉及的环节和部门众多袁加强有效沟通
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交流是信息化建设的关键遥在进行充分调研后袁高校研
招管理部门应召集和组织各方面人员袁如更高决策管理
者和教育管理尧招生管理尧计算机技术尧信息安全等方面
的专家袁还有技术开发团队等进行统一规划和细致探讨袁
以获得足够的资金保障和确定分布实施的阶段遥
具体而言袁就是要本着实用性和科学性的原则袁依
次确定系统设计需求等级和需求之间的关联性袁对于
系统必需的基本功能要首先实现并测试通过后袁再依
次开发后续功能袁保证信息化建设有步骤尧有计划地稳
定推进遥
研究生招生工作具有时效性和政策性等特点袁各
流程依据的政策尧需要发布的文件和生成的数据均相
对固定遥高校研招管理人员应投入专门的时间和精力
规范招生工作流程袁将文件制定统一的标准袁更重要的
还要统一数据结构和接口袁实现与上下游管理系统的
无缝对接袁即野承上启下冶[5]遥所谓野承上冶袁就是要与上级
管理部门渊教育部和省招办冤的数据完全对接袁上游的
数据无需任何人工改动即可转入曰所谓野启下冶袁就是要
与全校信息系统的数据采用统一的编码规则袁存储和
处理的数据通用袁确保本系统生成的数据能顺利进入
院系尧学籍尧后勤尧医疗和档案等相关管理部门的信息
系统遥
将上述政策尧流程尧数据结构和标准经过充分验证
和与技术开发人员细致沟通后袁通过逻辑设计内置于管
理系统系统遥这样不仅可以免除重复劳动袁减轻研招工
作人员的工作负担袁更重要的是减小失误袁确保每一步
工作都有据可循遥当然袁在规范化和标准化的同时袁也要
考虑到一些可能出现的变化袁如由于考试改革袁教育部
管理信息系统数据上传下载表结构有一些微调袁因此系
统应具有一定的兼容性和拓展性遥
研究生招生环节包括发布专业目录和招生计划尧
报名尧初试尧复试和录取等袁这些环节中有些还没有实
现信息化处理遥比如袁报名环节中的野现场确认冶袁需要
考生携带相关材料去报考点办理袁自2004年起清华大
学依靠信息系统实现在线办理袁考生足不出户就完成
全部报名手续袁方便了考生也节约了成本袁这个做法值
得在全国推广曰还有袁初试环节中涉及的数据处理目前
主要是依靠人工来完成袁如筛查不准考尧排考场和自命
题管理等袁这些工作比较繁琐且不允许半点差错袁人工
处理的风险较高袁这部分工作亟需依赖信息系统处理曰
再有袁目前的复试是现场复试袁在经历了2003年的非
典和2020年的新冠肺炎疫情后袁在线复试可能成为一
种新兴的方式袁当然也需要依赖信息系统的支持方可
实现曰还有智能咨询尧在线培训等也是招生信息化工作
中很重要的部分遥
当然袁研究生招生环节全信息化覆盖尚依赖于招生
政策改革袁任重道远袁不可一蹴而就遥
信息服务离不开信息安全遥高校研究生招生管理信
息系统的安全服务主要面向研招管理人员袁涉及的对象
包括数据尧操作日志和各级用户权限遥大量的考生个人
信息和相关衍生信息渊考场信息尧成绩信息等冤既要求准
确保密袁又不能被恶意攻击更改遥一旦泄密或被更改袁不
仅会影响考生的前途和高校的声誉袁还会引起社会对于
研究生招生的公平性质疑遥因此高校在大力推进信息化
系统建设的同时袁应从技术和制度两个层面确保合理利
用信息袁最大限度保证数据信息的安全遥
四尧结束语
目前袁我国研究生教育处于重内涵式发展的阶段袁
面对研究生报考人数的激增袁通过研究生招生信息化建
设提高研究生招生效率和提升研究生选拔质量袁是推进
研究生教育内涵式发展的重要途径遥高校作为招生的主
要承担者袁应根据教育部及学校现有的招生政策和招生
制度袁从野走出去冶调研着手袁积极沟通袁加强交流袁本着
实用性和科学性的原则袁确定信息化系统设计需求和分
布实施阶段袁积极推进研究生招生管理系统建设袁逐步
实现招生全过程信息化覆盖遥
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渊编辑院王晓明冤
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