关于优化单位人事档案管理的几点思考

关于优化单位人事档案管理的几点思考
摘要：档案资料见证了机关单位工作人员的过往历程，体现了档案管理的作用。

机关单位要重视档案管理的“压舱石”作用，多措并举，优化档案管理进程，重视档案信息的作用，引导机关单位回顾发展历程，从而拟定规范合理的决策，
借助高层次的人事档案管理体系，帮助机关单位更好地发掘档案内容。

关键词：机关单位；人事档案；档案管理；优化措施
1.机关单位人事档案管理的重要性
1.1为机关单位提供发展动力
人事档案内容记录了机关单位中工作人员的发展之路，相当于机关单位人员
的“足迹”。

机关单位充分利用人事档案资料，回顾单位和工作人员发展进程，
并逐步摸清单位及工作人员发展规律，成为机关单位不断前进的“航标灯”。

机
关单位的生命力在于“改革”，若能充分利用人事档案资料，推动档案内容与单
位决策进程的融合，体现档案管理的效能。

例如机关单位在处理工作人员纠纷以
及产权的过程中充分利用档案内容，为解决纠纷问题提供支撑，同时指明机关单
位的未来发展方向。

1.2保障工作人员权益
人事档案管理本身就是对单位工作人员各项信息内容的管理，包括学历、工
作情况、工作年限、劳动合同等，并通过对资料信息的整理与分析，来了解工作
人员的政治品行、道德素养、工作能力等情况，然后在此基础上对他们进行合理
的绩效评估，给予相应的激励奖励。

所以说，做好人事档案管理工作，可以为工
作人员的晋升、评优、晋级提供重要参考依据，从而最大限度地保障工作人员的
切身利益。

由于人事档案资料能够反映工作人员的职业发展状况，也就意味着上
级部门可以更清楚下属工作人员的工作能力，避免被其他干扰信息而影响自身的
判断，做出不利于工作人员发展的决策，所以从这一方面来看，人事档案管理也
能充分保障工作人员的合法权益。

1.3推动机关单位文化建设
机关单位的健康发展，离不开文化体系的支撑。

档案内容记录了机关单位工
作人员的点点滴滴，总览机关单位人事档案，能够找到全部人员和事件信息，体
会到机关单位的内在精神动力。

机关单位致力于文化建设，必须重视档案的作用，还能形成独到的文化氛围。

当前机关单位的比拼进入“软实力”阶段，机关单位
只有具备“软实力”，才能在今后的发展中获得先机。

机关单位要重视档案内容
在文化建设中的关键作用，实现“温故而知新”的效果，定向引航，建立反映机
关单位自身特色的文化体系，不断增强自身的软实力。

2.单位人事档案管理优化措施
2.1统一干部人事档案管理标准
随着“互联网+”时代的到来，大量信息技术的普遍应用，干部人事档案管
理工作已经向现代化方向发展，进入信息化时代，档案信息从原本的纸质载体转
变为电子数据。

在档案信息现代化管理中存在一些问题与不足，由于管理方式不
成熟、不完善，行业标准不统一，导致在干部人事管理工作中存在一些问题与矛盾。

因此必须将干部人事档案管理标准规范与统一，要求各个机关单位将国家档
案局的档案标准与行业标准作为依据，根据实际发展情况，统一档案信息的转接、审核、保存以及查阅等环节。

与此同时，还要在单位内加大宣传力度，确保统一
档案管理标准有效落实，这样才能使各个机关单位的档案管理工作逐渐统一，减
少矛盾问题的出现。

2.2转变人事档案管理思路，创建规范化管理模式
机关单位的人事档案规范化管理，旨在为其人力资源优化配置提供科学依据，实践中侧重于技术赋能。

建议在单位将原来的增量化管理，转变化高质量管理，
并在转变人事档案管理思路的条件下，创建基于数据化特征的规范化管理模式，
使其落实到“线上+线下”混合管理方式中。

具体如下：第一，机关单位应严格
区分信息化管理、数据化管理，然后在确认从前一个管理阶段向后一个管理阶段
升级的途径下，创建规范化管理模式。

第二，实施过程中，建议机关单位根据人
事档案管理制度中的明文规定，对新规范化管理模式下的操作标准、操作原则、
专业规定等内容进行细化处理，为其提供有效的制度保障。

第三，机关单位在管
理模式、制度保障的前提下，应充分考虑基于数据化特征的规范化人事档案管理
特点，进一步搭建人事档案管理系统，完成各分支模块的设置，为其实践提供硬
件与软件基础。

例如，部分机关单位在原来的OA系统基础上建立了SQL数据库
系统，不仅能够将收集到的新数据存入实时数据库，而且可以把过期的数据转入
历史数据库，并借助SQL数据库管理中心，完成对相关数据的全过程、标准化、
规范化管理。

2.3结合人力资源管理方法，提升人事档案管理人才素质
建议在当前阶段，应从人事档案管理人员实时更新专业技能的需求出发，选
择现代人力资源管理中的专项培训方法，有效解决此类问题，并从整体上提升档
案管理人员的综合素质。

具体如下：第一，机关单位应与咨询机构合作，共同编
制专项技能拓展培训专题，再结合实际案例对相关技术的内涵、原理、应用范围、使用功能、运用效果等进行细致分析与操作演示。

然后，利用仿真软件实现对人
事档案人员相关技术的拓展培训。

第二，提升人事档案规范化水平的关键在于人
才的综合素质，因而在专业技能培训的基础上，应增加针对线上社交技巧、专业
术语的培训，减少对“行话”“非规范术语”的使用，提高实践主体之间的信息
交流与沟通效率。

2.4积极应用先进设备技术
在“互联网+”时代下，构建干部人事档案现代化管理模式必须将更新先进
的设备作为重点，熟练掌握网络信息技术，彻底改变传统的档案管理模式，为干
部人事档案现代化管理探索新的模式。

在档案管理设备方面，要对档案存放库房
与密集架进行改造，确保符合现代化管理标准，其中特别重视存放库房的安全性
与保密性，将自动化技术与网络技术引进，实现存放库房温度、监控报警、密集
架移动以及门禁的智能化与自动化。

在干部人事档案管理中应将传统纸质档案淘汰，尽可能采取电子档案信息进行管理，有效提高管理效率与管理安全性。

在软
件技术方面，要求相关部门加强政策引导，鼓励企业参与干部人事档案管理软件
开发，通过软件与硬件的升级换代，实现档案信息现代化管理。

与此同时还要对
档案信息化管理软件开发规范标准进一步完善，在确保档案信息保密性符合要求
的基础上，使软件的兼容性得到增强，有利于管理软件在机关单位中的普及应用。

2.5加大设施建设力度
机关单位资料内容规模处于快速增长状态，对档案管理设施有较高要求，考
验档案管理效率。

机关单位要推动档案管理转型，为档案管理体系注入更多的现
代化色彩，充分应对档案管理新局面。

档案管理体系涉及较多的内容和环节，对
人员的要求不再停留于基础层面。

档案管理人员要有危机感，以更高的标准要求
自身，适应新型档案管理背景。

机关单位管理层必须加大重视力度，划拨档案管
理资金，为档案管理基础设施维护与更新提供资金保障。

结束语
高效的人事档案管理系统可以帮助单位更好地掌握人才资源，提升管理效率，同时也为人员的晋升和发展提供了更多的机会。

在实际的管理工作中，需要不断
优化档案管理的各个方面，以实现管理的有效性和效率。

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