公司各种档案管理制度

一、总则
第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，充分发挥档案在企业管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、录音录像档案等。

第三条公司档案管理工作遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统。

2. 准确性原则：确保档案内容的真实、准确、完整。

3. 保密性原则：确保档案的秘密性、机密性和保密性。

4. 可靠性原则：确保档案的可靠性、可用性和安全性。

5. 规范性原则：遵循国家档案管理的有关法律法规和标准。

二、档案的分类与归档
第四条公司档案分为以下类别：
1. 机构档案：包括公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。

2. 人力资源档案：包括员工档案、劳动合同、社会保险档案等。

3. 财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。

4. 经营管理档案：包括市场调研报告、产品研发报告、销售合同、采购合同等。

5. 专利技术档案：包括专利申请文件、专利证书、技术秘密等。

6. 法律法规档案：包括公司签订的各类合同、协议、诉讼材料等。

7. 其他档案：包括公司内部刊物、会议记录、培训资料等。

第五条档案归档实行集中管理，各部门在完成档案整理工作后，应将档案按照类别、时间顺序整理成册，并填写《档案归档登记表》，报送公司档案管理部门。

第六条档案归档应遵循以下要求：
1. 档案归档前应进行分类、整理、编号。

2. 档案归档应保持原卷、原装、原封、原记。

3. 档案归档应填写档案目录，建立档案检索系统。

三、档案的保管与利用
第七条公司档案实行分级保管，分为一级、二级、三级档案。

1. 一级档案：公司重要文件、档案，由公司档案管理部门保管。

2. 二级档案：各部门重要文件、档案，由各部门负责人指定专人保管。

3. 三级档案：各部门一般文件、档案，由各部门内部保管。

第八条档案保管应遵循以下要求：
1. 档案库房应保持通风、干燥、清洁，温度控制在15℃-25℃之间，湿度控制在40%-60%之间。

2. 档案柜应定期检查，确保档案存放安全。

3. 档案借阅应办理借阅手续，借阅期限不得超过一个月。

4. 档案利用应遵守保密规定，不得泄露档案内容。

第九条公司档案的利用范围：
1. 公司内部各部门、员工因工作需要查阅档案。

2. 法律、法规规定的档案查询。

3. 国家机关、企事业单位、社会团体因工作需要查阅档案。

四、档案的销毁
第十条档案销毁应遵循以下原则：
1. 档案销毁前应进行审查，确认无保存价值。

2. 档案销毁应由档案管理部门负责人审批。

3. 档案销毁应采用焚烧、销毁等方法。

4. 档案销毁应记录销毁时间、地点、人员等。

第十一条档案销毁程序：
1. 档案管理部门提出销毁申请。

2. 公司档案管理部门负责人审批。

3. 档案管理部门通知各部门进行确认。

4. 档案管理部门组织销毁。

五、档案管理人员的职责
第十二条公司档案管理人员应具备以下职责：
1. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁。

2. 负责档案库房的管理和维护。

3. 负责档案检索系统的建立和维护。

4. 负责档案保密工作。

5. 负责档案管理工作的培训和指导。

六、附则
第十三条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。