系统数据模型中的ABC管理

成果名称：物资管理系统数据模型中的ABC管理主责单位：能源动力厂
参与单位:
申报时间：二○○九年十二月二十五日
物资管理系统数据模型中的ABC 管理
作为钢铁企业的能源动力供应部门，一般具有点多、面广、产线长、工艺复杂的特点，不仅担负着整个集团公司的供水、供电、供风、煤气、蒸汽的供应，同时还担负着燃气发电的生产和运行，由于涉及专业广，生产过程中消耗物资品种多，费用大，需要有效的控制和管理，才能降低消耗，节约成本，实现可持续发展的目标。

一、立项的背景 （一）现状
能源动力厂物资管理的幅度大、范围广，包括备件、材料、小型机电、仪器仪表等，由于涉及水、电、风、煤气、蒸汽多个专业，系统复杂，因此在生产和维修过程消耗的物资品种繁多，仅常用材料一项就达1000多种，同种材料不同规格的就有好多种，比如水系统所耗轴承就有74种规格。

2008年物资消耗总资金额为26097.68万元，其中材料占18174万元（含药剂消耗），占总资金额的70%，备件5726.95万元，占总资金额的22%；仪器仪表小型机电2196.73万元，占总资金额的8%。

材料70%
备件
22%
仪器仪表小型
机电8%物资消耗总资金额比例分析
由于能源动力厂点多面广，作业分散，遍布集团公司各个地方，不可知因数多，为确保正常的生产，各类材料都进行了足够的物资储备，造成库存物资种类繁多，数量较大，截止2008年底，仅材料一项，库存占用资金就达660万元。

（二）存在问题
随着集团公司管理提升活动的不断深入和日趋严峻的
市场形势，在物资管理方面，与集团的公司高标要求还有些距离，管理模式日显粗放，不能适应当前形势的需要。

一是物资缺乏系统管理，没有分类重点控制，对工艺系统消耗规律及更换周期无法动态掌握，库存成本高，消耗费用大，给总公司带来沉重的资金负担。

二是库存管理手段落后，手工台帐，计算分析不准确，库存结构不合理。

三是库存量大，实物保管繁杂。

四是库存资源无法实时掌握，信息不能共享，库存的利用效率不高。

针对当前情况，实现精准管理、加强库存控制、减少资金占用、降低物资消耗、提高经济效益，是降成本工作的重中之重。

面对新形势、新目标、新要求，2007年初，能源动力厂领导审时度势，提出加强管理的第一个重点工作就是推行物资管理创新，降低物资消耗，有效实施成本控制的物资管理系统数据模型中的ABC管理。

二、物资管理系统数据模型中的ABC管理内涵
依托物资管理系统数据模型，采用定量分析，揭示事物
的内部规律性，以找出主要矛盾，从而确定管理重点的ABC 管理法，是把库存物资按两个相关的标志划分为ABC三类，并根据不同类型的特点，采取不同程度的管理。

它的精髓是要区别关键的少数与次要的多数，实现实时监控，进行快速、及时、精准统计，有重点地进行科学的库存控制，实现降本增效目标。

三、实施方案及步骤
（一）设定管理目标
1、降低物资消耗，实现降成本目标：物资费用消耗额到年底与2008年相比降低10200万元；
2、通过PTS系统和TMS系统科学合理的组合实施ABC进行库存控制，实现库存资金额下降幅度为30%的目标；
3、通过项目实施，实现物资5S管理；
（二）组织和实施
1、强化基础管理工作，制定详尽的管理创新方案和工作计划，为有效推行ABC管理法奠定基础
（1）重新梳理《物资管理工作流程》，修订了《物资管理办法》，优化人员结构，进行明确职责划分，制定了《能源动力厂物资管理网络图》，重建了仓房，对物料存放布局进行合理规划和定置管理。

（2）分别成立了以厂长为组长，设备厂长为副组长的“清仓利库领导小组”和以综合部部长为组长的“管理创新
工作小组”，对各中心部室进行了明确分工。

制定了详尽的管理创新方案和工作计划。

2、清仓查库，进行数据收集，构建物资管理系统的数据模型。

（1）初级数据模型的形成。

2008年上半年能源动力厂就着手进行了大量的数据统计工作，并建立了材料电子台帐。

在清仓查库、盘活存量资产的基础上，进行数据收集，完善电子台帐，克服资金紧张等困难，解决了微机等硬件设备，建立了物资管理系统的初级数据模型。

（2）结合集团公司的PTS系统和我厂开发的TMS系统，构建便捷、科学的物资管理系统的数据模型。

PTS系统，即“备件、材料实物跟踪管理”系统，是集团
公司材料处、装备部、自动化部共同参与实施的项目。

其
目标旨在依托信息化技术，以系统化的管理思想，通过对
二级单位备件、材料出入库事物处理跟踪，实现生产单位
对车间物料的消耗管理和“二级”库存实物管理,实现库存
信息共享,加快“二级”库存周转，降低库存资金占用。

PTS系统功能主要包括以下管理内容：1）生产单位入
库管理；2）车间领用管理3）库存管理；4）车间消耗考核
管理；5）物料消耗规律（周期）分析管理等。

TMS系统是智能化的工作流管理系统，通过现代化的技
术手段将工作流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，实现宏观控制和财务核算。

系统采用工作流的管理模式进行过程管理，工作流管理系统是一个软件系统, 它完成工作流的定义和管理, 并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例执行。

工作流管理系统由过程建模、工作流引擎、任务表管理、用户界面及其相关的应用和数据组成, 它和工作流执行者交互, 推进工作流过程的执行, 并监控工作流的运行状态。

基于工作流管理系统的公文流转和业务流程，使得业务表单、流程步骤和权限都可以由用户灵活定制。

依据以上两大软件系统的开发和应用，能源动力厂形成和完善了从计划编制、领导审核、计划申购、领用、库存、发放、消耗分析等系统管理的物资管理系统数据模型，为ABC 管理法的有效应用创建了一个更现代化的工作平台
3、进行统计计算分析，掌握物料消耗情况，按照ABC分析法分类原则，对消耗物资进行分类。

通过物资管理系统数据模型，对一定周期内消耗的辅材的种类、数量、金额进行统计计算。

按照价值高低排序，对所耗物资按照物品名称进行品种数、品种占总品种数量的比例，物品资金额、平均资金占用额累计等分别进行了计算整理，掌握能源动力厂物资消耗情况（见柱状图）
通过对以上2008年消耗情况统计，运行ABC分析法分类原则，按照重点、次要和一般的原则，将材料分为A、B、C 三类。

材料(辅材)金额ABC 分类表
材料(辅材)品种ABC 分类表
4、依据物资管理系统数据模型，制订合理的库存标准，采用不同的库存控制模式，实现分类物资库存标准的控制，减少资金占用。

（1）运用PTS系统的分析管理功能，制定科学合理的库存标准。

合理的库存，既可以缓冲物资供应过程中的某些失误，又能保证生产经营的连续性。

库存过多，会造成物资的积压和浪费，占用过多的流动资金;库存过少，不能保证生产需要，会造成停工待料，影响生产。

在物资ABC管理中，制定分类物资科学合理的库存标准，是把资金占用压缩控制在最佳状态的关键。

以往采用手工台帐式管理，对ABC三类物资的消耗规律掌握不精准。

建立物资管理系统数据模型后，运用PTS系统的“物料消耗规律（周期）分析管理”功能，对ABC三类材料的在用量、采购周期，使用寿命、通用材料整体周转天数等消耗规律进行统计分析，制定三类物资科学合理的的经济库存标准：A、B类制定了合理的库存数量。

C类物料由于库存品种多，价值低或年需用量较少，按其库存总金额制定了库存标准。

（2）加强库存控制，减少库存成本，降低资金占用额。

一是运用TMS系统，加强物料需求计划的控制和监督，从源头控制ABC三类物资库存数量。

物料计划员依据TMS系和PTS系统，查询物料的库存、消耗情况，根据生产实际编制物料需求计划，然后通过TMS系统进行申报，分管领导和主管部门通过TMS系统的工作流控制功能，对中心材料申报和消耗进行审核批准和监控，协调库存资源共享，加强对ABC分类物资的监管，提高库存资源利用率，减少库存资金占用。

二是应用ABC管理法，在PTS系统实物跟踪功能的快捷、准确、高效地实时监控下，对三类物资实施过程控制。

A类物料的库存控制。

A类物料是库存控制的重点，具有品种较少，价格较高，并且多为生产关键、常用物料。

对A类的物料采用了连续控制方式进行重点管理，通过数据模型系统随时检查库存情况，一旦库存量下降到库存标准，就进行及时申购补充。

“材料实物跟踪管理系统”正式上线运行以后，每天通过PTS系统（上线之前根据电子台帐）对库存量进行实时监控，检查分析，掌握物资消耗情况，及时编制计划，进行申购，保持合理的库存量。

B类物料的控制方式。

B类物料介于A类和C类物料之间，实行一般性管理和控制。

对重点物资也按照库存管理标准进行控制。

对计划检修和大中修，根据工期，在库存标准之外，另行计划备料。

C类物料的控制方式。

由于库存品种多，价值低或年需用量较少，按其库存总金额控制库存水平。

对于C类物料一
般采用了比较粗放的定量控制方式，对于易耗材料采用一次进货批量大，库存量大的管理管理方式，保障储备充足。

三是通过PTS系统加强监控分析，动态调整库存额，始终保持帐物相符，不断改进库存结构，保证库存定额的时效性。

5、建立物料消耗分析和反馈机制，实现生产工艺系统的经济性运行，降低物料消耗。

（1）运用PTS系统，对物料库存、消耗情况、更换周期进行分析，实现物料需求计划的经济性、预测性和合理性，降低物资消耗。

（2）动态掌握系统耗材的成本数据，提出具有建设性的工艺改造建议。

对物料实施动态监控，进行定期分析，动态掌握系统耗材的成本数据，及时反馈给生产部门，有针对的进行工艺改造，促进生产工艺的经济性运行。

（3）通过数据检测和分析，及时与有关部门沟通，增强物料的通用性、国产化和标准化，提高物料的性价比。

（4）按照消耗规律，对费用额较大，更换周期长的物料，尤其是部分A类物资，与采购部门联合，实施零库存管理模式，减少资金占用。

（三）数据模型中ABC管理的动态循环控制流程
如何更加准确的掌握物资消耗规律，对物资进行分类，
并制定更加科学合理的库存标准是物资ABC管理法的的难点和重点，因此充分利用物资管理系统数据模型，制定动态循环控制机制是解决这一问题的最佳途径。

动态循环控制流程：
通过物资管理系统数据模型中ABC管理的动态循环控制过程，定期进行分析，根据工艺系统消耗物料的不断变化，适时调整库存量，达到既降低库存又能保障生产的科学合理的库存控制。

比如：A类物资的“机械密封U2-35”目前的库存标准为6个，作业区通过TMS系统提出领料申请，物料员发料，并在PTS系统系统进行出库上线操作，物料员通过PTS系统实时监测，库存量少于6个就及时通过TMS编制计划进行申购，通过
PTS系统进行入库操作。

年底，运用PTS系统对对物料消耗情况进行定期分析发现：更换周期没有变化（仍然是1年半），采购周期没有变化（30天），只是在用量有所增加（十一五项目投运后工艺系统变化），所以根据消耗情况及时调整库存标准为7个。

在工艺系统未变、在用量未变的情况下，通过分析发现更换周期缩短、消耗增加，将会及时把信息反馈该系统工技人员进行分析，如果是工艺系统运行不良将进行改造，如果是材料质量问题，及时反馈物料采购部门提高物料质量。

四、实施效果及取得的效益
（一）建立了物资管理系统数据模型，实现了物资动态监控和精准统计分析体系，及时掌握了物料消耗规律，大幅降低了物资消耗，实现了降本增效的目标。

2008年1-12月辅材消耗资金额为10380万元，2009年辅材消耗6024.42万元，同期相比降低了4355.58万元。

2008
年
15000
10000
5000
物料消耗
（二）制定了科学合理的库存标准和资金占用定额，实现了经济库存，减少了资金占用。

运用物资管理系统数据模型精准分析，制订了A、B、C 三类物资库存标准，采用不同的控制方式，进行实时监控管理管理，降低了库存资金占用额，由原来的660万元降低为402万元，降低幅度为39%。

（三）通过实时监控，保证了必备的库存量，避免了因缺件影响生产的情况。

（四）运用物资管理数据模型系统，进行监控和分析，促进了工艺改进，进一步挖掘了成本潜力。

通过对工艺耗材，物料的性价比分析，提出工艺改造等建设性意见，提高物料的通用性，进行降本挖潜，取得了显著效益。

（五）通过对分类物资经济库存量的控制，规范、系统化的管理，减少了物料占用空间，高水平实现了库房的定置管理。

（六）通过推行创新，结合集团公司推行TPS系统和能源动力厂开发的TMS系统，构建了从计划、领用、库存、发放、到消耗分析的物资管理系统数据模型，为实现物资全面统管奠定了基础。

（七）创新项目实施后，材料分类管理，实物管理更加科学规范，出、入库查询、材料事物跟踪、材料现有量、ABC
三类物资存放地点、使用单位和用途等清晰明了。

实现了方便、快捷、准确、高效，把员工从传统的账簿式管理中逐步解脱出来，减少了工作人员的工作量。

五、改进空间：
（一）由于配备人员、库房场地的限制等原因，目前只是在材料管理中实现了分类管理，下一步将把该创新项目在备件、仪表、小型机电等物资管理中全面推行。

并将分类管理细化到每一大类物料管理中，对每一类物料都用创新的理念进行管理，发挥出ABC管理法的最大效用。

（二）由于物资管理系统数据模型构建时间不长，往年都是台帐管理，统计计算难度较大，计算周期相对较短，ABC 三类材料消耗的特点和消耗规律可能存在一定的阶段性，因此进一步探索和掌握物料消耗规律，制定出更加经济合理的库存标准，有效进行分类控制，促进工艺系统改进，提高物料的性价比，将是进一步推行该创新项目的工作重点。

（三）进一步进行物料仓储布局规划和库房整理，在5S 管理的基础上，实现6S管理。

（四）在现有阶段上，制定切实有效的绩效评价考核制度，建立长效机制。