工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项
工程项目部印章管理制度
工程项目部印章管理制度第一章总则第一条为规范工程项目部印章管理，保护印章安全，维护国家机关形象，责任制度明确，管理规范，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于工程项目部印章的管理。
第三条工程项目部印章管理应遵循依法合规、谨慎用章、严格管理的原则。
第四条工程项目部印章包括公章、合同章、法人章等，必须加盖单位名称和法定代表人或主要负责人签名。
第五条印章的保管应当定期检查，一人一章，严禁私自私用和挪用。
第六条不得随意更改和涂抹印章内容，丢失印章应及时向上级部门报告，重新补办。
第七条所有文件、合同、账簿必须加盖相应印章，未加盖印章的文件、合同、账簿无效。
第八条督促工程项目部遵守印章管理制度规定，确保印章使用安全、便捷。
第九条对违反印章管理制度的行为，依法进行处理，严肃追究责任。
第二章公章管理第十条公章是工程项目部法定的标志，用于规范单位的各项公文、证书、合同等文件。
公章由工程项目部主要负责人保管，实行严格管理。
第十一条公章的使用范围：主要用于签署重要文件、合同、结算单、证明文件等。
第十二条公章的使用程序：使用公章前必须征得主要负责人同意，并由主要负责人亲自盖章。
第十三条公章的监督：公章的使用记录由专人负责登记，每月汇总上报主要负责人。
第十四条公章使用的时限：公章仅限于用于工程项目部相关文件，私自盖章或用于其他单位文件均需严格禁止。
第十五条严禁将公章交给无权人员使用，发现违规行为必须立即报告主要负责人并追究责任。
第十六条公章损坏或丢失应及时向上级部门报告，停止使用并办理挂失手续，重新补办。
第十七条使用公章时发现内容有误应及时更正，并向对方说明情况。
第十八条未经授权私自制作、使用假冒公章的单位和个人，必须依法受到处罚。
第十九条合同章是用于签署合同文件的专用章，各种商务合同必须加盖合同章后才视为有效。
第二十条合同章由工程项目部主要负责人保管，仅限于合同文件使用，使用程序与公章管理相同。
第二十一条使用合同章时必须严格按照印章制度要求，严禁私自转借或挪用合同章。
工程项目部签章来往函件起草送达注意事项46
工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项.doc 工程项目部项章、往函件起草、送注意事项来达项项次,数313 日期,2011-3-8一、工程函件(一)需要项函的项情形几1,催告项方履行项项。
如催甲方支付工程款～催甲方定材料品牌、材料价格～催甲方快项核项算项～催项理方或甲方项行项收等。
尽2,向项方提出意项、项、建项。
如项甲方的指令提出不同意项～项甲方函件有项异异～或项项理工作、项理项文有意项等。
3,向项方提出项求、要求。
如项求甲方项予支持～提前支付工程款～项求项理项予工作指项等。
4,向上项或主管部项项项工作。
如向上项公司项项近期工作安排～向主管部项项项工作等。
(二)几写项主要函件的法1,催款函。
催款函是用催促甲方支付工程款的函件～在建项工程中比项常项来。
首先～项注意函件名要一目了然～项能准反映函件容～如“项快称确内尽支付2007年5月项度款的函”～“项快支付工程款的函”～其次～函件容要尽内项项明～项明项支付项项、项支付的金项和项支付依据～如“根据合同项定～项司项在确写年月日前支付上月项度款元～但项司至今未支付”～再次～函件容要反映相内项事项～如只催要款项～函件容就比项项薄～建项可项情上催款项程～如“我写内况写司已于月日、月日项函至项司催促”～如因欠款已项致工程停项工的情等等写况～最后～要注意把握函件的项～在方项系比项良好的情下～要注意催款函项气双况气不要项于项项～项项、项切～避免矛盾激化。
真2,催项算函。
催项算函是用催促甲方项核项算的函件～在建项工程中也比项常项来。
写当内没催项算函项注意,首先～项函要及项～项项甲方在项定的项算期限有完成项～项立项催项算函～其次～容要全面～函中项项送项项项、送项价格描述楚～如“年即内清月日我司项算项送交项司～送项价元”～如己项行部分项价～项项项部分项价项程也作将个确写描述～最后～项点要明～项明项价项限及依据～指出项方己项项～如合同项定有超出项价项项以送项价项准的项定～项项在函中明～以送项价项准～要求项方按送项价支写付工程款～切勿在此情下又项予项方项限期限～否项项项以送项价项准的最佳项机。
项目部印章操作规范
项目部印章操作规范
一、前言
为规范项目部对印章的使用和管理，保证印章的安全和合法性，制定本操作规范。
二、印章的类别和用途
项目部使用的印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法定
代表人私章等。
具体用途如下：
- 公章：可用于重要文件的签字、用印和证明等。
- 合同专用章：只能用于重要合同上，其他文件禁止使用。
- 财务专用章：只能用于与财务相关的文件上，其他文件禁止
使用。
- 法定代表人私章：只能由法定代表人使用，除法定代表人授
权外，禁止使用。
注：以上印章必须存放在专用印章盒中，严禁携带离开项目部。
三、印章的保管和使用
1. 项目部印章的保管由保密管理员负责，管理人员必须做好印章的安全保密工作。
2. 使用印章前，必须先核对印章的字样、编号、存放位置、专用范围是否正确。
3. 在使用印章时，必须认真检查文件的真实性、完整性和合法性，严禁对不符合使用条件、不明确、不清晰、存在瑕疵的文件用章。
4. 严禁将印章借给其他人或擅自代用、擅自私印印章。
5. 使用印章后应及时归还，必要时及时销毁已停用的印章。
四、印章的挂失和补办
1. 如发现印章丢失或被盗用，应立即向有关部门报案，并及时上报项目部领导。
2. 项目部领导应当责成保密管理员对丢失或被盗用的印章进行挂失，并及时进行补办手续。
五、违规使用和处理
对不遵守本印章操作规范的管理人员，项目部应当依据规章制度予以处理，并追究相关责任。
六、附则
本操作规范自发布之日起执行，如遇特殊情况，须经项目部领导同意方可例外。
项目部领导有权对本操作规范进行解释并做出修改。
建筑工程项目部印章使用守则
建筑工程项目部印章使用守则1. 背景和目的建筑工程项目部印章是建筑工程项目管理中的重要文书，它的使用涉及到文件的合法性、真实性和安全性问题。
为了规范印章的使用，提高文件管理的效率和准确性，确保建筑工程项目部工作的顺利进行，特制定本印章使用守则。
2. 适用范围本守则适用于建筑工程项目部的所有人员，包括项目经理、工程师、技术人员等。
3. 印章的种类和使用3.1 项目公章项目公章是项目部对外联系和办理公务的主要印章。
所有对外文件、合同、证书等必须加盖项目公章，以确保文件的合法有效性。
3.2 文件专用章文件专用章用于文件的内部管理。
各类文件（如工程变更通知、会议纪要、技术方案等）必须加盖文件专用章，以保证文件的真实性和安全性。
3.3 审图章审图章用于审批项目相关图纸。
项目部应设立专门的审图组，组织审图活动，并在有关图纸上加盖审图章，确保图纸符合相关规范和标准。
4. 印章管理为了保证印章的安全和有效使用，建筑工程项目部需要进行严格的印章管理。
具体管理措施如下4.1 印章保管项目部应指定专人负责印章的保管工作，并设立专门的印章保管室。
印章应妥善保管，严禁私自携带或随意放置。
4.2 印章使用登记印章的使用需经过登记。
项目部应建立印章使用登记簿，记录印章的使用情况，包括时间、文件编号、使用人等。
登记簿应定期进行清查，以确保印章的正常使用。
4.3 印章使用权限项目部应明确各人员的印章使用权限，并制定相关的管理制度。
不同岗位的人员应根据职责和权限进行规范的印章使用，未经授权人员不得使用他人的印章。
4.4 新印章的申请和使用如需新增印章，必须经过相关部门的批准并按照规定的程序申请。
新增印章后，应及时通知相关人员并进行管理。
5. 违规处理任何违反印章使用守则的行为均被视为违规行为，将依据相关规定进行处理。
违规处理包括口头警告、书面通知、记过、降职等惩罚措施，情节严重的将依法追究法律责任。
6. 总结建筑工程项目部印章的使用对于项目管理的合法性和真实性至关重要。
项目部公文、印章管理办法
Word文档可编辑项目部公文、印章管理办法工程文帮目录项目部公文、印章管理办法 (1)第一章收文管理 (3)第二章发文管理 (4)第三章印章管理 (4)第一章收文管理第一条收文处理程序：收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。
收文处理程序包括签收、拆封、登记、审批、传阅、承办、办结、归档等环节。
项目的收文工作由办公室负责。
第二条签收：办公室收到各种文件信函，应对所收函件履行检查、清点手续，经检验确定后予以签收，履行登记手续。
第三条收文登记：对收到的文件一律进行登记。
登记标题要完整。
如来文无标题，可根据文件内容简明准确地摘要其内容。
第四条登记工作完成后，在所收文件上加附《文件处理单》，并写明来文单位、文件标题、收文日期、收文编号。
第五条来文应由办公室主任提出拟办意见，项目部领导根据来文提出批办意见，并签署姓名和时间。
第六条根据批办意见,在一定范围内传阅的文件，由办公室负责将文件依次送呈传阅，并根据批办意见及时移送承办人员进行相关处理。
第七条整理、归档：文件传阅、办理、传达完毕后，办公室应及时将文件收回，并按《项目档案管理规定》整理、归档。
第八条公文种类、格式请参照中铁三办〔2006〕172号执行。
第二章发文管理第九条发文处理程序：发文处理是指公文拟稿到发出和归档的整个过程。
发文处理程序包括：拟稿、审核、签发、编号、打印、校对、用印、登记、投送、归档。
第十条拟稿: 公文的草拟由指定的专人负责。
内容属实，观点明确，条理清楚，文字精练。
人名、地名、数字、引文准确。
第十一条审核: 公文文稿的审核由决定拟稿人负责。
以项目部名义行文，在签发之前，应送交审核。
第十二条签发:公文的签发由项目部负责人签属。
草拟的文稿一经签发即成定稿。
第十三条编号：办公室检查签发手续是否完备，是否合乎规定，在确认无误后，对文件进行编号。
第十四条登记：发文登记是对准备发的公文进行统一记载，以便对公文进行清点、统计、控制、查找和回收。
建筑工程项目部印章使用合规要求
建筑工程项目部印章使用合规要求1. 引言建筑工程项目部的印章使用是项目管理中的重要环节之一。
合规的印章使用要求能够确保签章的合法性和准确性，同时也为项目部门提供一定的便利性。
本文将介绍建筑工程项目部印章使用的合规要求，包括印章的申领、管理、使用等方面的要求。
2. 印章的申领和管理2.1 印章申领•申请人填写印章申领表，包括申领人的基本信息、印章种类、数量等。
•申请人提交相关证明材料，如身份证复印件、授权文件等。
•相关领导审核申请，确认申请人的身份和需要申领的印章种类和数量。
•申领部门或机构根据审核结果制作印章并交付给申请人。
2.2 印章的管理•印章应有明确的归口管理部门，负责印章的发放、归还、处置等事项。
•单位应建立印章的登记、备案制度，每个印章应有单独的编号并登记在册。
•单位应建立印章的使用记录，记录印章的使用日期、事由、使用人员等相关信息。
•单位应定期进行印章的检查和清点，确保印章的完好和数量的准确性。
•对于离职人员持有的印章，应及时收回、注销或重新配发。
3. 印章的使用3.1 印章的合规使用建筑工程项目部的印章使用应遵循相关法律法规和内部规定，确保使用的合规性。
具体的合规要求包括：•使用印章前，必须核实印章的真实性和完整性，确保印章没有被篡改或仿制。
•单位领导或相关部门应对印章的使用事项进行审批，并加盖相应的印章。
•项目部门应根据具体事务的需要，使用相应种类和等级的印章，并严格控制印章使用的权限。
•使用印章时，必须确保印章的印文清晰、完整，印章的印迹清晰可辨。
•如果印章丢失、损坏或被盗用，必须及时报告相关部门，并采取相应的处置措施。
3.2 印章使用的注意事项•在使用印章前，必须核实使用人员的身份和权限，确保签章人具备合法的代表权和授权文件。
•在使用印章时，应保证印章在使用人员的视线范围内，并妥善保管印章，防止印章被他人冒用。
•签章人应仔细核对文件的内容和要求，确保签章的准确性和一致性。
•对于重要文件或交易，可以采用多人签章或双重授权的方式，增加签章的安全性和可信度。
工程项目技术专用章管理规定
工程项目技术专用章管理规定TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-工程项目专用章管理规定公司制发的工程项目部印章系非经济类用章，仅供项目部与业主、监理单位、施工配合单位联系工作和施工技术、资料之用。
严禁签订任何经济契约，严禁出具任何性质欠条，严禁开具工程量结算凭证。
如因项目施工租赁机械设备及周转材料，采购水泥、砖瓦、砂石等建设材料确需签订经济契约或因项目施工确需出具欠条、开具工程量结算凭证的，一律使用公司行政印章，并由实施该项目负责人承担所签订经济契约的全部经济与法律责任。
印章使用与保管规定如下：1、项目部印章由实施该项目的项目经理到公司办公室领用，领用人必须在《印章使用管理承诺书》上签字后方可办理领用手续。
2、公司办公室在出具启用工程项目部印章函件时，必须在函件中明确告诉对方该工程项目部印章使用的责任范围，并拓具所启用印章的印模。
3、项目部印章由实施该项目的综合办公室主任负责保管，分公司由分公司负责人领取并指定专人管理，使用必须经项目经理批准并做好登记工作。
项目结束时，项目印章及印章使用登记一起上交公司办公室封存，对不能回收的按2000元罚款处理。
4、印章保管人因故不能正常上班时，所保管印章必须向自己的直接主管或由直接主管按本规定要求所指定的人移交，办理移交手续。
5、印章保管人必须严格按照本规定使用和妥善保管印章及其相应使用记录，严禁擅自将所保管印章和使用记录交由他人保管和使用，严禁在空白凭证或便条上盖章，否则将承担由此所引起的相应法律和经济责任。
附：工程项目部印章管理与使用承诺书XXX有限公司工程项目部印章管理与使用承诺书本公司（人），身份证号码：因具体实施集团公司承接的工程，于年月日领用的印章壹枚（印模见左下角）。
为落实责任，承诺如下：1、本公司（人）知晓《河北建设集团辽宁工程有限公司印章管理规定》及其精神，知晓工程项目部印章是非经济类印章的规定，保证严格按照公司所规定的本枚印章保管与使用的责任范围，规范地监管与使用好本枚印章；2、不用本枚印章签订工程合同或工程分包合同和机械设备、周材租赁及材料采购类经济契约；3、不用本枚印章开具任何内容的欠据；4、不用本枚印章出具任何形式的经济结算凭条；5、不用本枚印章为他人他单位提供任何责任的经济担保；6、不擅自刻制冠有“河北建设集团有限公司或者辽宁工程有限公司”字样的任何印章，工程竣工交付后六十日内，由本人负责将本枚印章送交公司办公室封存或切角作废；7、如因本人监管和使用本枚印章造成公司信誉或经济损失的，由本人承担全部的经济赔偿和相应的法律责任。
工程交接资料盖章和签字要求
工程交接资料盖章和签字要求
为确保工程交接的顺利进行，以下是关于资料盖章和签字的要求：
1. 盖章要求：
- 所有工程交接资料必须进行盖章。
- 盖章的章面必须清晰、完整，并与交接资料内容相符。
- 盖章位置应与交接资料中对应的部分一致，以便于查阅和审阅。
2. 签字要求：
- 项目经理（或授权代表）必须在工程交接资料的相关部分进行签字确认。
- 签字确认后，项目经理（或授权代表）对所确认内容负有相应的责任和义务。
- 所有签字处必须清晰、易于辨认，并不得有涂改痕迹。
3. 盖章和签字流程：
- 盖章和签字的次序必须按照约定的工作顺序依次进行。
- 在进行盖章或签字前，应确保所需的材料和资料已经完备，并经过前序审核。
- 盖章和签字的过程应有专人监督和记录，确保完整性和准确性。
4. 文件归档：
- 盖章和签字完成后的工程交接资料应及时归档，确保文件的安全和可追溯性。
- 归档的文件应按照顺序进行编目，并在文件上做好标识，以备后续检索和审查使用。
以上是工程交接资料盖章和签字要求的基本指导。
请在工程交接过程中严格遵守以上要求，确保交接的顺利进行。
如有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时与相关人员联系。
工程项目部用章管理制度
工程项目部用章管理制度第一章总则第一条为规范工程项目部用章管理，规定用章权限和程序，防止用章滥用和失信现象的发生，加强用章管理，保护工程项目部的利益，特制定本管理制度。
第二条工程项目部用章管理遵循依法合规，科学规范，严格管理，便于监督的原则。
第三条本制度适用于工程项目部所有内外部单位、人员申领和使用用章，包括机构章、票据用章等。
第四条工程项目部应当指派专人负责用章管理，明确任务分工，建立健全用章管理制度。
第五条工程项目部用章应当规范化、统一化，严格保密，做到保护和维护用章安全。
第六条工程项目部储备用章应当由专人负责保管，严格按照规定使用，避免用章的遗失和滥用现象。
第七条工程项目部应当定期对用章进行检查，并定期对用章管理制度进行评估和调整，保持用章管理的科学性和有效性。
第八条工程项目部用章管理必须遵循用章程序，未经授权擅自使用或调换用章的行为，一经发现，应当追查责任，严肃处理。
第九条工程项目部应当建立完善的用章责任追究制度，对用章管理人员和使用人员的违规行为进行处理。
第十条工程项目部用章管理制度必须严格执行，对违反用章管理制度的行为，应当及时进行纠正和处理。
第二章用章权限第十一条工程项目部用章权限的设定应当符合实际工作需要，确保用章的有效、安全和规范使用。
第十二条工程项目部用章权限应当根据工作职责、权限范围，明确不同人员的用章权限等级。
第十三条工程项目部应当设立专门的用章管理权限委员会，负责审核和审批用章权限的申请。
第十四条工程项目部用章权限的设定应当经过严格审核和审批，确保用章权限的合理、合法和科学。
第十五条工程项目部用章权限的设定应当明确使用范围和权限限制，规范用章的管理和使用。
第十六条工程项目部应当建立用章权限台账，做到权限清晰、明确，及时更新和调整。
第十七条工程项目部应当对用章权限进行定期检查和审计，发现问题及时解决和处理。
第十八条工程项目部用章权限的调整应当经过审批和备案，确保用章权限的合法性和合规性。
工程往来函件注意事项
工程往来函件注意事项嘿呀！以下就是关于《工程往来函件注意事项》啦！1. 哎呀呀，首先得注意函件的格式呢！抬头、称呼、正文、落款，一个都不能错呀！格式要是乱了，那可就糟糕啦！2. 哇！内容表达一定要清晰准确呀！把想说的事儿说明白，可别含含糊糊的，让对方猜来猜去，这怎么行呢？3. 嘿！语言得正式、规范哟！不能随随便便像聊天那样，得体现出专业性呢！4. 哎呀呀！函件中的数据和信息一定要准确无误哇！要是错了，那不是闹笑话嘛！5. 注意函件的发送对象要准确无误呀！千万别发错人，不然麻烦可就大啦！6. 哇塞！对于重要的事项，要在函件中明确强调，引起对方的重视呢！7. 哎呀！回复函件的时间可不能拖延哟，及时处理，这是基本的礼貌和效率呀！8. 嘿呀！函件中的观点和意见要有依据，不能凭空瞎想乱说呀！9. 哇！注意函件的编号和存档，方便以后查找和追溯呢！10. 哎呀呀！函件的语气要恰当，既不能太强硬，也不能太软弱，要恰到好处哇！11. 嘿！如果涉及到法律问题，一定要谨慎处理，咨询专业人士哟！12. 哇！函件中的承诺和约定要能够兑现，不然可就失去信任啦！13. 哎呀呀！对于复杂的问题，要分点阐述，条理清晰，让对方一目了然呢！14. 嘿！要注意函件的保密性，不该说的可千万不能说呀！15. 哇！函件中的附件也要整理清楚，标注清楚名称和内容哟！16. 哎呀呀！发送函件之前，一定要仔细检查，错别字可不能有哇！17. 嘿！要根据函件的重要程度，选择合适的发送方式，比如加急、普通等等呢！18. 哇！对于对方的函件，要认真阅读和理解，不能马虎大意呀！19. 哎呀呀！如果有需要，要与相关人员沟通协商后再发函件哟！20. 嘿！最后别忘了，函件发出后，要跟踪和确认对方是否收到和处理呀！哎呀呀，这些注意事项可都很重要呢，大家在处理工程往来函件的时候一定要牢记呀！。
关于项目函件处理事宜的提醒事项
关于处理项目函件事宜的提醒事项各项目部：鉴于新形势下的管理需求，现对项目处理函件事宜提出建议如下，请各项目部予以参考执行：1.要对函件处理的必要性、紧迫性形成清醒的认识。
迫于经济形势，业主方已经频繁事宜函件对其权益进行巩固，若作为相对弱势的施工方仍采取漠视态度，我们极有可能陷入坐实索赔义务的被动局面，甚至是既有权利无法得到法律认可！2.必须养成“来函必回”的习惯。
履约过程中业主方发出的任何关于工期、质量等性质函件，必须以书面形式进行回函（原则上要求3天以内），并注意实质送达。
若采取放任处理或口头沟通（即使口头承认免责），一旦发生纠纷，业主方所举证的上述函件基本均会被认可（书证效力远大于口头承诺效力）。
3.多采取“书面确认”形式。
结合公司以外惯例来看，项目部的“书证意识”远高于“事实意识”。
一旦步入诉讼阶段，我国法律认可的是法律证据事实，而所谓的实际事实。
有效的书证是最直观、有效的证据形式。
4.提高函件的“证据有效性”。
A把口头证据固化为书面证据：对履约过程中业主方给予的口头处理意见或承诺，要及时主动索要书面材料；业主方拒绝出具时，应当通过多种渠道、场合主动向业主方发出书面确认材料（注明业主口头指示时间、场合、人员）。
B要注意证据的完整性：特别是对于申请确认我司权益的函件，尽量要多形式予以确认，如有反应当时情况的现场照片附后最佳；C注意证据的延续性：对于同一事件，可以通过前后函件的多次确认、关联确认进行补充（比如对于工期延后事宜，第一次函件可提出导致工期延后的事实依据，若工期延后因素已化解，则可继续发函注明“已完成**函件所提的**事项，期间导致工期延后**天，请予以确认”；若影响工期滞后事实仍存在，则可二次发函明确“我司**函件所提的**事项仍未解决，目前已造成**天工期滞后，请业主方协调解决**事项”）。
5.保证函件的“真实送达”：对方能书面签收是第一选择；对方不签收，则必须采取以下措施之一或多种并用（若对方拒绝签收而我们未采取后续措施，那么所发函件如同废纸一张，毫无证据效力）：首先，在内部发文处理本注明“***时间书面送达**，因对方拒绝书面签收后通过**（A、B、C）方式再次确认”：A快递送达：选用ems快递寄出，并在内部发文单注明快递单号，且对快递单拍照打印留底；B邮箱送达：需在邮箱正文注明“因**未能书面签收，现通过邮件方式再次送达”，同时在项目部内部发文单注明收件人信息，并截图打印留底；C公正送达：对于重大事项或高风险事项，要通过公正送达方式处理（本质就是通过公证处以ems快递发出，业主方实际并不知情，收到的仍只是普通的快递，项目部无需过多担心），公正送达效力最高，发生诉讼时可直接作为庭上证据。
建筑工程施工往来函件起草要求及送达的风险控制要点
建筑工程施工往来函件起草要求及送达的风险控制要点一、函件的起草要求及格式需要发函的几种情况1、催告：目的在于催告合同义务方履行合同规定的相关义务，比如甲或乙方工程款的支付、指定材料品牌及价格的确定、结算书的审核、分部分项工程的验收等等。
2、意见、异议、建议：此种情况适用于对施工方、监理等的指令提出不同意见，对对方的函件有不同的看法等。
3、请求、要求：请求对方给与相关的支持，为满足己方的特殊需要，需要其提前支付一定数量的工程款等。
4、其它工作事项。
上述主要函件的写法1、催款函。
一般分为首部、正文、落款等几个部分。
首部包括函件名称及文号。
函件名称没有统一的格式，可据实来写，但应该简洁明晰，一目了然，准确反映函件的内容，当事人不用看正文就能知道来函的目的，比如：“关于尽快支付xx年x月工程进度款的函”；题目下方应该有发函号，发函号由来函单位简称、文件号等组成，以便登记、流转、利用，同时不至于混淆。
正文部分是最主要的部分，首先，要写明抬头，抬头名称要写全称，避免混淆与搞错发文对象；其次，内容部分要简洁明确，写明应支付时间、金额以及应支付的依据，比如“我公司已于xx年xx月xx日已完成约定的工程量，按照双方达成的合同，贵司应该于xx年xx月xx日之前支付上月进度款xx元，但贵司至今未付”。
第三，其它情况的说明。
如果发生或者需要的话，写明催款过程，比如“我司曾于xx年xx月xx日发函贵司催告”，同时写明因欠款导致工程停工、窝工等事项发生。
最后，要注意语气，委婉、真诚、恳切，避免激化矛盾。
落款部分包括日期和印章，有的还包括抄报、抄送等内容。
印章应该使用法人章，避免未来引起纠纷。
2、结算函。
结算函是用来催告甲方审核结算的文件，在建筑施工合同履行过程中比较常见，发生纠纷时可用来向法院诉求作为结算依据的证据。
在撰写此类函件时要做到及时、全面准确、合规。
所谓及时，就是一旦甲方出现不按合同约定的期限完成结算，就需要据实立即召集相关部门研究相关材料，编写自己的结算报告并且及时发出；所谓全面准确，首先，函件应该对送审时间、送审价格进行清楚描述，如“xx年xx月xx日我司将结算书送交贵司，送审价xx元”，其次，观点要明确，应写明送审价时限及依据，指出对方已违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方以送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
“项目部向业主发函”的注意事项
“项目部向业主发函”的注意事项“项目部向业主发函”的注意事项八局四公司闫赫赫【摘要】在项目管理过程中，良好的沟通是项目成功的关键因素之一。
而除了口头的交流沟通外，书面函件的往来也必不可少。
在实际应用过程中，有的项目部所发的函件能被业主欣然接受，而有的项目部所发的函件却被业主的反感甚至拒签。
那么如何写好一份即能达到我们的目的，又能让业主接受的函件呢,本文结合一份真实的“报告”(附件)，就如何向业主发函，从行文的开篇、落脚点、称谓用词和沟通等9个方面总结了发函的“技巧”(注意事项)，对于项目管理有较实用的指导和借鉴意义。
【关键词】业主函件注意事项一、引言:近年来，建筑市场的飞速发展，给我们总承包企业带来了新的考验。
一方面是业主方对工程的要求越来越高:压缩工期、压低价格、垫付资金非常普遍，质量、安全等的过程控制越来越严，管控手段和能力越来越强。
另一方面是劳务素质越来越弱:劳务资源紧缺、人工费上涨、分包队伍管理薄弱，尤其是劳务工人素质普遍下降(很多农民工真的是农民——放下锄头就来了工地，农忙时还要回去务农)。
我们施工总承包企业处于这种现状中，各种违约(特别是工期)的风险越来越大。
而在项目实施过程中，大多数业主由于抢时间，项目仓促开工，往往存在施工手续不全、现场条件不具备、图纸不完善、变更频繁、资金不到位、甲供材供应不及时等等影响工程进展的情况。
所以，我们在加强自身的施工组织、管理的同时，还要善于发现和梳理业主未履行合同的事件，并通过“工作联系单”、“报告”、“备忘录”等函件的形式进行有效的沟通、留下有利的“证据”，再通过恰当的方式进行索赔，这样才能能逐步降低风险、甚至变被动为主动。
但实际应用过程中，有的项目部所发的函件被业主拒签，甚至业主看后暴跳如雷;而有的项目部所发的函件不但达到了“沟通”、“留证据”、“为索赔做铺垫”等目的，而且业主还欣然接受。
在函件的撰写和发送方面有哪些“技巧”呢,下面我就结合某项目部一份真实的报告(见附件)，说说向业主发函的几点注意事项。
工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项
工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项一、工程函件(一)需要发函的几种情形1．催告对方履行义务。
如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。
2．向对方提出意见、异议、建议。
如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。
3．向对方提出请求、要求。
如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。
4．向上级或主管部门汇报工作。
如向上级公司汇报近期工作安排，向主管部门汇报工作等。
(二)几种主要函件的写法1．催款函。
催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程中比较常见。
首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”；其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在年月日前支付上月进度款元，但贵司至今未支付”；再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于月日、月日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。
2．催结算函。
催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。
写催结算函应注意：首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如“年月日我司将结算书送交贵司，送审价元”，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
项目部信函维稳工作制度
项目部信函维稳工作制度一、背景为了保持项目部内部的稳定和良好的沟通，建立一套信函维稳工作制度是非常必要的。
二、目的本工作制度的目的是确保项目部内的信息传递准确、顺畅，提高工作效率，加强与其他部门的合作。
三、工作流程1. 信函的起草- 每位员工在起草信函之前，应明确所要表达的内容和目的，以及收件人的身份和职务；- 信函应简洁明了，用词准确，重点突出，尽量避免使用过多的专业术语。
2. 信函的审核- 每份信函在起草完成后，应提交给上级领导进行审核；- 上级领导应对信函的内容和格式进行审查，确保准确传达信息，并符合公司的形象和规范。
3. 信函的批准和签署- 审核通过的信函，由上级领导进行批准和签署；- 批准和签署的过程应严格按照公司的授权和流程进行。
4. 信函的传递和保存- 经上级领导批准和签署的信函，应及时传递给收件人；- 在传递过程中，应确认对方收到信函，并保留传递记录；- 信函的副本应妥善保存，以备日后参考。
四、责任与监督- 各部门负责人应加强对信函的起草、审核、批准和传递的监督和检查；- 若发现违反信函维稳工作制度的行为，应及时进行纠正，并采取相应的纪律处分措施。
五、总结通过建立和执行项目部信函维稳工作制度，可以有效提升项目部的工作效率和整体协作能力，确保信息的准确传递和沟通的顺畅开展。
每位员工都应严格按照该制度履行相应的工作职责，共同营造一个稳定和谐的工作环境。
六、附录 - 词汇表- 信函：由项目部内部成员之间或与其他部门之间书面沟通的方式；- 起草：撰写信函的过程；- 审核：对信函内容和格式进行审查和确认；- 批准：同意信函内容，并进行签署的过程；- 传递：将信函及时传递给收件人；- 保存：妥善保留信函副本，以备日后参考；- 监督：对信函起草、审核、批准和传递过程进行监督和检查；- 纪律处分：对违反制度行为采取的相应纪律惩罚措施。
工程项目来往函件管理制度
工程项目来往函件管理制度一、总则为了规范工程项目中来往函件的处理流程，提高工作效率，保障工程项目的顺利进行，特制订本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司所有工程项目中的来往函件管理工作。
三、管理机构1. 函件管理由项目经理负责，项目经理可以根据实际情况委托给具体负责函件管理的人员。
2. 函件管理人员负责函件的收发、整理、归档等工作。
四、函件种类1. 来函：指由外部单位或个人寄送给项目的函件。
2. 往函：指项目向外部单位或个人寄送的函件。
3. 内部函件：指项目内部之间的各类函件。
五、函件处理流程1. 收函：所有接收到的函件，由函件管理人员统一收集并登记入册。
2. 分发：根据函件的内容和重要性，将函件分发给相应的责任人处理。
3. 回复：及时回复来函，明确需做的事项和具体时间节点。
4. 归档：函件处理完毕后，进行归档存档，以备查阅。
5. 往函的处理流程和来函相反，即起草、审核、签发、寄送。
六、函件保密1. 函件的保密等级分为三级：绝密、机密、秘密。
2. 函件的传递和存档必须按照保密等级进行分类和管理。
3. 重要函件在传递过程中必须采取加密或专人送达等安全措施。
七、函件备份1. 所有函件必须进行电子备份，并定期归档。
2. 确保函件备份数据的安全可靠，可在需要时随时恢复。
八、函件快递1. 为避免出现函件丢失或延误的情况，函件寄送需选择信誉好、服务质量高的快递公司。
2. 在寄送函件时，务必妥善包装，填写清楚收件人信息，保证准确无误。
九、附则1. 对于函件管理中的特殊情况，需根据实际情况灵活处理并及时上报负责人。
2. 严格执行本管理制度，对于违反规定的行为，将严格追究责任。
以上为工程项目来往函件管理制度，如有需要，可根据实际情况做适当调整和补充。
建筑工程项目部印章使用指南
建筑工程项目部印章使用指南1. 引言2. 印章的种类公司公章：用于对外代表公司意志，仅可由法定代表人使用。
项目章：用于标识建筑工程项目部的合法身份，由项目部负责人使用。
会议章：用于正式会议文件的签署，由会议主持人使用。
文件章：用于文件的签署，由相关部门负责人使用。
3. 使用印章的注意事项3.1 安全保管印章应由专人保管，确保印章的安全。
一旦印章丢失或被盗，应立即报告相关部门并办理挂失手续。
印章不得外借、转借他人，并应当定期进行盘点，确保印章的完整和数量的准确性。
3.2 使用权限建筑工程项目部的印章仅限于授权人员使用，未被授权的人员不得使用。
每次使用印章前，应核对使用人员的身份，确保只有合法授权人员才能使用印章。
使用印章时，应注意印章的清晰、完整，避免使用损坏或模糊的印章。
3.3 文件签署要求使用印章签署文件时，应于文件正文上部明显位置留出足够的空白，以确保印章的清晰可见。
为了避免造成误解或纠纷，签署人应在印章旁边注明姓名、日期和职务。
如需对文件进行修改或作废，应注销原印章并在文件上进行标注，确保不会误用。
3.4 单位名称及标识使用印章签署文件时，应确保单位名称和标识的准确性，并与事先备案的印章图样相一致。
如单位名称或标识发生变动，应及时申请更新印章，并注销原有的印章。
4. 印章管理制度单位印章的申请、备案和更新流程；印章的保管责任和安全管理措施；单位印章的使用权限授权和撤销流程；单位印章的使用记录和监督检查机制。
5. 结论建筑工程项目部印章使用是一个细致且重要的工作。
全体项目部成员都应严格遵守印章使用指南，并参与到印章管理制度的执行中，确保印章的安全和有效性。
印章的正确使用不仅涉及到工程项目部的日常运作，也直接关系到工程项目的安全和质量，是项目成功的重要保障。
对于任何与印章使用相关的问题，建筑工程项目部成员都有责任及时报告并咨询相关部门，确保印章的使用在法律法规范围内，并最大限度地保护工程项目部和建筑工程的利益。
工程资料签字盖章管理制度)
工程资料签字盖章管理制度为了统一规范监理人员对施工、监理资料签字盖章行为，特制定以下制度共同遵守。
一、程序1．项目监理部施工、监理资料签字盖章管理由总监理工程师负责；2．施工技术资料先由施工单位相关职务管理人员签字认可后由监理单位相关职务监理人员审核签字认可；3．施工技术资料先由施工单位加盖相应级别公章认可后再加盖监理单位相应级别公章认可；4．施工技术资料加盖监理相应级别公章时，原则上由该项目监理人员完成，若委托他人完成时，应将盖章程序告知明了；5．建设单位需报有关部门批复的报告应由建设单位先加盖公章，再由总监理工程师认可后加盖监理单位相应公章；6．验收通知书、验收会议纪要等无须签字的资料必须经总监理工程师认可后方可盖章。
二、施工技术资料签字盖章要求1．检验批、分项工程质量验收记录由专业监理工程师签字，盖监理专用章。
2．地基、基础、主体等分部工程由总监理工程师签字，盖公章。
3．工程初验会议纪要及整改报告，盖公章；4．竣工报告由总监理工程师签署，盖公章；5．工程竣工验收会议纪要及存在问题整改意见书，盖公章；6．竣工验收其它资料由总监理工程师签字，盖公章；7．竣工验收意见书，由总监和公司总经理签字，盖公章；8．开工报告由总监理工程师签字，盖公章；9．施工组织设计及专项施工方案由专业监理工程师及总监理工程师先后签字，盖公章；10．设计变更及工程联系单由专业监理工程师或总监理工程师签字，盖监理专用章；11．其它现场隐蔽工程、测试、试验记录由专业监理工程师签字，盖监理专用章。
三、施工单位报验、报审资料签字盖章要求1．报验单（工程、材料、放线、设备）由专业监理工程师或总监理工程师签字生效；2．工程款支付申请报告由总监理工程师签字，盖监理专用章；3．延长工期申请报告由总监理工程师签字，盖监理专用章；4．费用索赔（工程签证）申请报告总监理工程师签字，盖监理专用章；5．施工组织设计及分包单位资格报审表由专业监理工程师、总监理工程师先后审核签字，盖监理专用章。
工程签证的流程及注意事项
一、工程签证的流程1. 现场实物确认：首先需要对施工现场的实物进行确认，包括施工内容、材料、设备等。
这一步骤是为了确保签证内容与实际情况相符，避免出现误差。
2. 填写签证申请表：在确认现场实物后，需要填写工程签证申请表。
申请表应包括以下内容：签证原因、签证内容、工程量、单价、总价等。
填写申请表时，应确保内容真实、准确、完整。
3. 报送审批：将填好的签证申请表报送至相关部门进行审批。
在报送前，应确保申请表内容齐全、符合规范。
审批部门可能会对申请表进行核对、审查，确保其符合要求。
4. 跟踪审批过程：在报送审批后，应及时跟踪审批过程，了解审批进度。
如有需要，可以与审批部门沟通，补充相关资料或说明情况。
5. 取回签证单：当审批通过后，可以取回签证单。
签证单应包括以下内容：签证原因、签证内容、工程量、单价、总价、审批意见等。
确保签证单内容与实际情况一致，并妥善保存。
6. 现场实施：最后，根据签证单的内容进行现场实施。
施工过程中，应确保施工质量和安全。
同时，对施工内容进行记录，以便日后核对和结算。
1. 及时办理：工程签证应当及时办理，避免因拖延导致无法追溯或核实。
在施工过程中，如发现需要办理签证的情况，应及时与相关部门沟通并报送申请。
2. 真实准确：填写签证申请表时，应确保内容真实准确。
如有虚假或夸大其词的情况，将会影响签证的审批和日后的结算。
同时，对于施工内容和现场实物的描述，应尽可能详细、具体。
3. 依据充分：在填写签证申请表时，应提供充分的依据。
这些依据可以包括施工图纸、合同条款、现场照片等。
这些资料可以帮助审批部门更好地理解签证原因和内容，提高审批效率。
4. 完整规范：申请表应填写完整规范，严格按照要求填写各项内容。
如有漏填或填写不规范的情况，可能会导致审批部门无法准确理解申请内容，影响审批进度和通过率。
5. 沟通顺畅：在办理工程签证的过程中，应保持与相关部门和审批部门的良好沟通。
如有疑问或需要补充资料的情况，应及时与相关部门沟通解决。
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工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项
一、工程函件
(一)需要发函的几种情形
1．催告对方履行义务。
如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。
2．向对方提出意见、异议、建议。
如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。
3．向对方提出请求、要求。
如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。
4．向上级或主管部门汇报工作。
如向上级公司汇报近期工作安排，向主管
部门汇报工作等。
(二)几种主要函件的写法
1．催款函。
催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程
中比较常见。
首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”；
其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在年月日前支付上月进度款元，但贵司至今未支付”；
再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于月日、月日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；
最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。
2．催结算函。
催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。
写催结算函应注意：
首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；
其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如“年月日我司将结算书送交贵司，送审价元”，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；
最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。
3．通知解除合同函。
要求解除合同函是当合同约定解除事由出现或法律规定的解除事由出现时，一方向对方发出的通知解除合同的函件。
施工人向对方发出解除合同函应注意：
首先，发函要慎重，发函前最好征求律师意见，慎重考虑发函依据及发函可能造成的后果；
其次，内容要有依有据，通知解除合同函应写明解除合同的合同依据或法律依据，还应写明解除合同的事由经过，写明因为该情况的发生所以才达到解除合同的条件；
最后，要按照法定或约定程序，注意根据《合同法》第94条给对方宽限期，故若施工单位因甲方欠款要求解除合同的，应事先催告，给予对方合理的宽限期。
另外施工单位在所有发函中应注意，不要为眼前利益而自认违约或其他不利，而成为今后向对方索赔的隐患。
如有的施工单位为了让甲方提前支付工程款，情愿按对方要求在函件或报告中自认工期、质量等错误；更有甚者，由甲方写好函件，施工单位直接盖章了事，孰不知这正中甲方圈套，在日后纠纷中就成为一份最直接的违约证据。
(三)发函的签收、确认与保留
发函的签收应以今后可作为证据使用为原则，注意保证其证明力。
第一，应注意函件的形式。
函件如有多页，应注意盖骑缝章，避免调包换页。
第二，应注意函件的签收形式。
函件的签收应直接在函件上签收，写签收人及日期，不要只采用签收本签收的方式。
因为签收本上只记录函件名称，而且有时记录的函件名称与函件真正名称不一，或者函件名称无法反映内容的，有的施工单位根本不写函件名称，只写一个字“函”，这样根本无法证明对方签收的内容是什么。
第三，应注意签收人身份。
函件签收人应注意最好由合同约定的签收人、或对方代表人、或指定收发人签收，以便于今后证明其身份。
因为案件中常有当事人否认签收人为其员工，对签收人身份不认可的情况，故为确保函件签收效力确定，最好应由上列人签收，如上所列人不能签收的，则应注意需有其他相应文件能证实签收人的身份。
第四，如遇对方拒签时，可采用快递到对方工商注册地址、法定代表人收的形式。
此时应注意快递单上写明文件内容、页码；若是比较重要的文件，如结算
书等，则建议采用公证快递的方式。
第五，应注意保留原件。
函件的一个重要作用是万一有纠纷时作为证据，而证据则必需有原件，如无原件则无法辨别真伪，故施工单位应保留好函件签收的原件，作为工程档案长期保管。
(四)收到函件的处理
1．签收确认。
应做好签收记录，包括签收时间。
对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备查询。
2．如有异议应及时回函。
对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。
3．如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。
如无新意见，则不必回函。
二、会议纪要
会议纪要是各方参加会议内容的记录，施工中常见的有例会纪要，即施工过程中每周召开一次，由监理、施工单位、甲方参加的工程例会的纪要，一般在会后由监理公司整理后发给参会单位。
施工单位对会议纪要应注意如下事项：1．在例会中应提出施工时遇到的困难，如资金、人工、气候、甲方配合等，收到例会纪要后应认真检查纪要是否真实，是否全面，特别是甲方有当场表态、认可事项，应注意不要疏漏；如发现纪要有误的，应及时发函致监理公司及甲方，要求更正。
2．例会纪要应注意保留原件，一般由监理加盖蓝色印章。
3．其他会议纪要如涉及会议参加各方对某项内容达成
一致时，该会议纪要系合同的组成部分，应注意会议纪要应由几方盖章签字。
三、通知、函件送达的合同约定
建设工程合同标准文本具体规定通知送达的要求为：发送或派专人送达到专用条款指定的地址。
若一方拒签另一方通知，另一方则以特快专递等专用条款约定的方式将通知送至专用条款中指定的地址，视为送达。
合同约定的地址一般为注册地址，实践中一般在施工项目现场交送通知。
如在现场由合同约定的专人或明确的现场监理、建设单位现场工程师签收，也符合合同与法律的要求，但其拒签的，则应按合同约定方式、地址送达。