关于档案收集通知

关于档案资料收集的通知
各部门：
根据公司要求，为完善档案资料统一管理，对于档案资料的收集作如下规定，请各部门认真执行。

1.为确保档案资料的完整、准确、系统，请各部门负责人对应档案目录范
围（各类合同、协议、通知），审查归档所收集的资料并整理齐全。

2.各部门归档材料必须是已经办理完毕，不影响现有工作进行的材料，一
律整理后移交档案室保管。

3.如有材料，不在所对应的归档目录范围内，但有保存价值的，请建档部
门整理好后填写“档案交接登记单”移交档案室，标题前备注“新增”，
以便充实和丰富建档内容。

4.对照建档内容，有分时段送交档案室的资料，须在交接单上填写相应内
容的序号，对号入座。

5.纸质档案与电子版档案请同时上交归档，并与档案管理员认真做好档案
交接登记签字手续。

6.涉及成套设备的出厂合格证、质保书、图纸、技术文件等原始资料,标明
使用部门、设备名称、所在位置，如有光盘的需一并提供。

7.涉及特种设备(如电梯、起重机等）提供出厂合格证、图纸、技术文件、
质保书、安装监检、检验报告等原始资料及历来的年度检验报告，有光
盘的一并提供光盘。

涉及各特殊工种人员操作证的由人力资源部统一归
管。

8.涉及上级部门的通知、批复户上报项目材料以及各类证书、奖状、奖杯
等。

9.各部门上交的资料由档案室做好记录及收执。

10.归档时间：各部门根据实际情况可分批移交，移交时间初步定于9月20
日，最迟请在2015年10月1日前将所有归档资料整理、收齐移交档案
室。

以后陆续到达的资料请及时交于档案室。

部门需查阅或复印档案资
料的，可至档案室办理档案借阅手续。

2015年7月20日。