秘书从业资格(三级)复习资料和重点总结

秘书从业资格（三级）复习资料和重点总结一、会议方案的拟订1.会议筹备方案的内容:（1）确定会议的主题与议题（2）确定会议的名称（3）确定会议和议程（4）确定会议的时间性和地点（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作（7）确定会议与会代表的组成（8）确定会议经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用:(1）确保会议的周密组织（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行。

3、会议筹备方案制定程序：组建会议筹备委员会；分成筹备小组；形成筹备方案；领导审核方案。

4、电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费少②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息③为提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）④公司不远规模不大。

2）电话会议要求:1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。

1）视频会议特点①声音和图像同时传送②不受空间限制③节省时间、费用④交流效果较好⑤初始成本高、准备时间长、交流不够深入广泛。

2）视频会议的要求1 发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置检查信息传输设备5做好会议准备6采用行集中后分散的形式7汇总情况信息。

4.远程会议筹备方案的优点:节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录，信息完整保存、交流更加直接与简短。

5.会务机构分工的要求会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。

（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。

（2）会务机构要分工明确、责任到人。

（3）加强协调，定期沟通。

二、会务筹备概述1.会务筹备情况检查的内容:（1）会议准备是否充分（2）会议期间能否排除各种干扰（3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况（5）会场布置情况的检查（6）会议保卫工作的检查（7）检查的其他内容2.会务筹备情况检查形式:一，书面形式；二，口头形式；三，协调会形式。

3.会务筹备情况检查方法:（1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。

因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。

远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。

一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。

因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。

为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。

为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。

应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。

此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。

配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备的检查。

（二）会务筹备的程序1.开会检查的程序:如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括： (1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小（2）会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。

（3）召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。

（4）汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。

2.现场检查的程序:（1）先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2）将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。

（3）按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。

（4）对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。

三、审核会议文件:文件审核的内容:(1)审核会议文件的准确性和完整性(2)会议文件的具体内容审核方法:对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。

折校法，适用于整洁、改动不多的文件。

读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

（二）会议文件审核的工作步骤:（1）由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。

（2）由主管乞讨书进行会议文件夹初审。

（3）如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。

（4）在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜1.与领导沟通的原则有（1）时间性原则（2）及时原则（3）全面原则。

2.与领导沟通的方法:(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有关会议;(4)其他途径，例如通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。

3.与领导沟通的时机:第一，会议筹备阶段；第二，会中阶段；第三，会后阶段。

（二）与领导者沟通会议有关事宜的工作程序(1)明确会议的目标(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。

(7)记录通过某种方法送给领导。

五、拟订会议的应急方案1.会议应急方案的内容：(1)会议举行过程中可能出现的问题：人员场地设备资料健康安全;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员2.会议应急方案的作用:(1)可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。

比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。

3.会议应急方案特点1.有的放矢2预防为主3.留有余地。

4.会议应急方案实施原则:1思想上充分重视2在人、财、物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查。

（二）会议应急方案的工作程序预测情况；准备应对备选方案；讨论会议紧急情况；确定会议应急方案。

一、提示会议按计划进行1.推进会议进程遵循的原则:（1）认真倾听，最少限度地打断谈话（2）树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响（3）消除交流障碍（4）强调问题（5）使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。

2.提示会议按计划进行意义:根据会议目标的需要，秘书人员可在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程、维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导议题。

二、监督会议经费的使用1.会议经费（1）与会人员交费，包括：1会员及非会员的交费；2陪同人员的交费。

（2）参展商交费;（3）联合主办者交费;（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配;（6）其他收入项目包括：1录音、录像带和出版物；2旅行、餐饮。

2.会议经费使用的方面:1文件资料费；2邮电通讯费用；3会议设备用品费；4会议场地所租费用；5会议办公费；6会议宣传方交际费；7会议住宿补贴费；8会议伙食补贴；9会议交通费；10其他开支。

3、会议经费使用的程序：申请经费主管领导审批财务部审批财务人员提取现金或填写支票经费支出审核会议经费支出。

三、处理会中突发事件1.会中突发事件类型：1人员问题；2健康与安全问题；3行为问题。

2.处理会中突发事件的方法（1）处理人员问题;（2）处理健康与安全问题;（3）处理行为问题（二）处理会中突发事件的工作程序向领导报告启动会议应急方案必要时向公共应急机构请求支援善后工作（向受害者及家属进行安抚、与媒体沟通）。

会议总结工作的内容和要求1.会议总结的目的（1）检查会议目标的实现情况（2）检查各个小组的分工执行情况（3）将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作（4）奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。

2.会议总结的内容:总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（二）会议总结的工作程序：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发→归档→组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容（1）构成有效会议的要素一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。

（2）影响会议效率的主要原因:影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面：1会议的必要性；2会议前期准备工作的质量；3会议责任分工。

2.会议评估的标准:（1）是否达到目标。

（2）会议时间性评估。

（3）与会人员参与会议状态与收获；对会议的满意程度与理由；提出改进的意见或建议。

（4）会议服务评估。

会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。

（5）会议实际费用支出、会议成本评估。

（6）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。

3.会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。

2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。

（2）会议评估工作要求:会议评估力求科学、高效。

最好在确定了会议目的的早期策划阶段设计一份问卷。

要避免与会人员的反感。

（二）会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素；设计会议效果评估表；进行调研；汇总评估结果；编制评估报告。

（三）注意事项会议结束后，应注意避免以下情况：（1）欠缺会议记录。

（2）对决议实不力。

（3）不对会议的成败得失进行总结。

（4）不解散已完成任务的委员会或工作小组。

（5）与会人员对会议感到不满。

涉外接待的原则: 1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。

礼宾次序排列方法：（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。

适用于大型的国际会议或体育比赛。

（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。

适用于正式政务、高务、科技、学术、军事交住。

（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。