大学毕业之前必须要掌握的基本技能和工作习惯

最近3年时间，因为组建项目公司，项目前期策划和组建项目组的原因，先后面试了超过200个应届的毕业生和有一定工作经验的大学生,也带不不少新人，现在综合一下经验给各位在校和准备找工作的人一些个人的建议，以及新入职场的时候需要养成的一些习惯和做事方式。

这些技能和习惯，基本上是各行各业都通用，而且除了一条扎实的专业知识外，其他的都是每一个智商正常坚持一下就可以做到的，而且是非常非常基础的，其中1-4项，必须要在大学期间就要培养好。

1. 学会写各种商务信函，文书及邮件。

这部分看似很简单，但是却是非常关键的，因为不管你是求职，商务拓展，甚至其他工作，往往你的文书就是你给对方的第一印象。

这部分大家可以多上网找找，好好的整理一下。

一篇好的邮件、信函关键是在于，逻辑清晰，用词准确，礼貌并且不能太长。

其中一个关键格式就是，你所有文件的第一段就应该简要的写明你这份文书所叙述的内容，具体如何写网上有很多，大家多找找。

2.文档控制和整理的能力。

从我的经验看来，这部分是中国大学生非常软的部分（我在面试时候拒掉有四分之一的大学生或者熬不过实习期的人，就是因为他们文档管理非常的差），当然也是中国普遍企业管理的问题，做好文档控制和管理，是非常繁琐，但是对工作效率的提高是非常重要的。

你必须要把你每天所处理的文件，不管是哪一类的，完成之后或者每一个工作日结束之后立刻整理和归档，应该要通过各种发送立刻就处理掉，不要拖延。

此外，必须要自己有一个document register，去记录每天经过你手处理的文件，内容最起码包括（文件总类，处理进度，归入什么档案，发送给什么人，文件编号等等）。

此外非常关键的一个事情，所有可能涉及公司机密的文件，诸如涉及投标价格，产品开发信息，技术机密，高层的行程，潜在的项目信息，公司内部财务数据，机密会议记录等等，除非你有备份权，否则处理好了立刻把相关文件销毁掉（尤其是纸质的），假如不销毁也应该放在有锁的抽屉里面，绝对不能随便就扔在桌子上，更加不能乱放，或者拿来当草稿纸什么的用。

3。

写简报及信息归纳的能力。

很多时候，当你完成一份报告，一份调查，完成具体一项工作需要汇报，除了完整的工作成果之外，请花一点点时间写一份一两百字的简报，和你的工作成果一起交给你的上司。

同样的，负责市场拓展，采购，技术开发等等职位，也经常会受到客户或者供应商送来的一些产品或者潜在项目信息已经很多各种各样的信息。

当你汇报的时候，请花时间写一份两百字的简报或者摘要，假如情况合适还可以加上你自己的看法，而不是直接就像信差一样就把整份东西交给你的上司。

这样是可以很好的提高沟通的效率的，很多的情况下，管理层根本不会有时间去完整的看完你所提供的信息，所以就非常需要依赖你把信息整理和归纳后所写的简报去了解实际的情况。

另外，你所提供的资料，不管多少，请你用post tick或者其他方式标出重要的信息，以及需要领导签名的部分。

4。

每周或者每两周要做一份工作计划，并且每天核对。

每周或者每两周你必须要给自己订立一份工作计划，并且根据你每天的工作情况进行核对和更新。

这是有效的提高你自己的时间管理和进度管理的最有效办法，而且还可以很有效的review你工作当中是不是出了问题。

用bar chart 或者short list的工作计划，在excel就已
经可以做了，非常简单的。

每当你上司问你工作情况，你也是可以根据你自己的工作计划进行汇报，而不是单纯口头汇报。

口头沟通有时候是最有效的沟通手段，有时候也是最糟糕的，因为很容易就忘记了或者说错了。

5。

守时。

这个不用太多说了，守时是很基本很基本的一个原则。

假如你发现你可能迟到（按照中国习惯应该是15分钟以上），请立刻通知对方，并告知迟到的原因，而且你告知对方的时候，一定要道歉，并且见面的时候也要道歉，这是很基本的礼貌。

6. 穿着整齐，干净。

在你进入一个公司，并且了解该公司的穿着习惯之后，请遵守，假如公司有规定的话，你就更加必须要遵守。

你上班穿的衣服，也必须要干净，整齐，不要给人凌乱，甚至脏的感觉。

去很多场合，请事先了解穿着的规定，不了解的时候，穿正式一点比随便一点要，这个尺度要把握好。

假如吸烟，喝完酒，或者吃完味道很重（比如榴莲，大蒜之类）的东西，请立刻去买包口香糖之类去掉那种味道。

这是要顾及对方感受，而且也是你个人形象的问题。

反正我面试的时候，假如对方穿着很不整洁，或者有问道有异味，必然立刻踢掉，除非是夏天他又穿这正装（这个能理解）。

这个不单纯我是这样，我所了解很多管理很规范的企业都是这样。

甚至我还听说过，有面试把鞋子是否干净都列入面试考核的标准（我在美国，澳大利亚，日本都听说过）。

另外你办公的地方也是一样，必须要整洁。

7. 熟练的使用基础的办公工具。

你在大学的时候，你必须要学会使用基础的办公软件，如excel，word这些个行业都需要的软件，你所从事行业需要的常用软件，以及其他工具。

本来我不想写这条的，但是我还真的面试到过有不少学生（记忆中应该有10-13个）连一些行业内很基础的软件都不会用，最后这些人当中我只要了一个，是因为他英语很好之外，还懂得日语和韩语。

8. 了解你所去面试的公司及其该行业的基本情况。

这个原因不用多说，最起码这是代表你的诚意，也是一种能力的体现。

9。

面试的时候，请携带你的简历，你应聘时所提供的资料，以及其他有助你面试的资料。

你进入面试的时候，请携带相应的资料，并且事先整理好。

虽然面试你的HR或者interviewer 一般都会拿这你提供的资料，但是最好你也随身准备一份，这一个是以防面试的公司搞错了、负责面试的人根本没有看过你的简历。

更重要面试的时候，肯定都会有关于你简历部分的提问、需要核对你的资料或者要求你提供更多资料。

面试的时候，多做点准备是绝对没有错的。

10. 接待的一些基本原则。

在约客户或者合作伙伴的时候，请必须要确认你的客户懂得来你的公司或者你所约见的地方，假如客户不熟悉，请明确告诉客户你公司的地址，并且询问一下客户来你公司的方式，假如客户使用公共交通工具就告诉他一到两种最方便的交通工具，假如开车请提供个google map的截图。

这是体现你对客户的尊重，也是很好的提高办事效率的方式，与其因为客户迷路让你白等10几分钟，不如你花一两分钟的时候告诉客户怎么来最方便。

假如客户到你的公司，必须要提前交代好前台让她为客户带路，甚至你干脆就在公司门口或者或者下楼迎接，客户开车来的，而公司有条件的请提前安排好车位。

假如客户迟到了，请及时联系客户看看是出了什么情况，是迷路还是什么原因。

打这个电话的时候，请用关心的语气，附上一句需要我来接你吗之类的话。

你总不想出现这样的情况，你一个客户到了你公司说找你，结果前台没有预约，更糟糕的----客户迷路要你不知道跑去什么地方接他/她。

另外一条就是，你约见客户之前，请把需要的文件全部都准备好，并且提前知会好可能涉及的不同部门，以及相关的同事。

11。

扎实的专业知识。

不管你是从事什么行业，你必须要有扎实的专业知识，对你所从事行业的了解，不断增加你的知识储备，只有这样才能够好好的提高你的办事能力。

12. 及时的和上司和同事沟通。

不管你的工作进展如何，或者需要做什么决定，都必须要及时的和你的上司及同事进行沟通。

这样是保持团队正常运作的最有效方式，原因我不需要多说。

并且你做决定之前，最好请询问一下你的上司，并且清晰明了的陈述出你做出这样决定的原因以及相应的评估。

假如情况很紧急，你需要立刻做决定，请你完成时候准备好一份简单的报告，或者立刻向你上司汇报。

像我这样非常喜欢我的下属有很好的决断能力，而且我往往给我下属很大自由度的人，都绝对不会喜欢有什么惊喜，不管好坏，因为可能会让我措手不及。

所以，不管你做了什么决定，请你搞定之后立刻报备你的上司和同事，让他们可以及时的作出调整或者配合你的工作。

能当机立断是一项很重要的个人能力，而能够及时沟通则是团队最关键的能力，一定要记得。

希望准备找工作的应届生和需要找工作的各位能找到满意的工作。