高校电子文件档案管理探究
浅析电子文件档案化管理
作者简介 ： 吕红春（９Ｏ ）女 ， １７一 ， 山东济南 人 ， 济南广播 电视大学档案馆员 。
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分类 、 整理 、 目， 编 分别存储在档案部 门主服务 器相应的存储 空间里 ， 必要时档案信息还可 以脱机存储 到其它更 安全 的 在
一
、
电子文件档 案化 管理
什么是 电子文件档案化管理 呢？电子文件档案化管理 ， 就是在传统档案管理经验 和形式基础上 ， 结合 电子 文件 自身 的特点 ， 采用先 进的计算 机和网络技术 ， 有针对性 的汲取 文件 中心、 虚拟立卷等前沿档案管理理论 ， 对电子档案 实行文件 级的管理 ， 对本部 门 、 本地 区形成 的电子文件实行社会化 、 自动化 、 网络化管 理 ， 从而实现高效 、 快捷的 电子档案 信息管理 模式 ， 并相应 的成 立地区性 、 门性 电子文件 中心或 电子文件档案馆 ， 部 本着服 务社会 ， 回报社 会的原 则 ， 发挥档 案部 门的
络 化管理 ， 它不 由文件形成部 门或其 它非专业部门来管理 电子文件 ， 也和传统的档案管理方式有所 区别 。
二、 电子文件档案化管理 与传统档 案管理的区别
首先 ， 电子档案 的归档时 间与传统档 案不 同。电子文件 档案可以在文件办理结案后 随时 归档 ， 或在某一 时间周期 定 时统一 归档 ， 由文件形成部 门通过 网络传送给 档案部 门 ， 并用 电子数码 签名封签认 证 ， 由档案工作 人员接收登记 ， 按事 由 原则给 出档 案分类 号 ， 设定访 问限制级别 ， 以便将来用户查找利用 。这样 随时归档 ， 一方 面可 以避 免文件漏归 ， 保证归 档
浅析 电子文件档案化管理
吕红春
电子文件归档管理的困境分析与探讨
１ ． 提高对 电子文件归档管理重要性的认识 。随着经济社会 的 迅猛发展和信息技术 的广泛应用 ， 档案 的信息化功能 日渐彰显 ； 政 务公开 ， 又把档案机构作为一个信息 中心推向社会 、 向公众。在 推
一
和技术准备 。 困境二 ： 有关电子文件管理制度缺位 ， 现有工作规范跟不上信 息技术的发展 。 虽然国家档案局出台了一系列电子文件管理办法 ， 但档案部门受人员 、 限制 ， 电子文件 的管理普遍存在畏难情 技术 对
人员更是凤毛麟角 ， 仅此一项就严重制约 了工作 的开展 。 其显著表
现就是有关制度和技术不能很好地制定和落实 ，往往 面对信息技 术人员 ， 档案人员提不出问题和要求 ， 在使用时又叫苦连天 。加上 兼职档案人员业务水平 的参差不齐 ， 使归档电子文件的真实性 、 完 整性 以及 日后 的识读与使用大打折扣 。
应 在制 度 上 完善 电子 文件 管 理 的 管 理办 法 和 运行 机 制 ，出 台有 关
件、 服务器 、 电脑 、 音像设备 、 扫描仪 、 打印机等均造价不菲 。 山东大 学仅一期档案馆局域网基础建设投入就达 ４】 （ 万元 ， 计划内二期数 字化档案馆建设所需经费也是以几十万元 、 上百万计 。日常维护经
二 、 好 电子 文 件 归档 管 理 的对 策 做 针 对 以上 问题 ， 做好 电子文 件 的 归档 管 理工 作 ， 须要 做 到 ： 必
、
电 子文 件 归档 管 理 的 困境
困境 一 ： 电子 文 件 归档 管 理重 要 性 的认 识不 到 位 。 多人 认 对 很
同数字化档案馆建设 ，但并未认识到电子文件归档是数字化档案
口 山东大学档案馆 楼敲
摘 要
刘培平
高校电子档案管理浅析
中 国 管 理 信 息 化
Ｃｈ ｉ ｎ ａ Ｍａ ｎ ａ ｇ ｅ ｍｅ ｎ ｔ Ｉ ｎ ｆ ｏ ｒ ｍａ ｔ ｉ ｏ ｎ ｉ ｚ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ
Ｍａ ｒ ． ， ２ ０１ ４
第ｌ ７卷第 ５期
Ｖ０ １ ． １ ７． Ｎｏ ． ５
高校电子档案管理浅析
３ ． ５ 群众 评 判 原 则 （ １ ）广 大 群 众 是 图 书 馆 免 费 开 放 的 最 大 受 益 者 ， 因此 ， 应 建
【 中图分类号】Ｇ ２ ７ ０ ． ７
０ 引 言
【 文献标识码］ Ａ
【 文章编号］１ ６ ７ ３ — ０ １ ９ ４ （ ２ ０ １ ４ ） ０ ５ － ０ １ １ ２ — ０ ２
１ 电子 档 案 资料 技术 特 点 分 析
随 着 我 国高 校 管 理 信 息 化建 设 的 不断 推 进 ． 高校 档 案管 理 工作也呈现出新的特点 ． 档 案 资 料 的 载 体 形 式 日益 多 元 化 ． 以 磁
具 有 重 要 的 作用
［ 收稿 日期 ］ ２ ０ １ ４ 一 Ｏ １ 一 ｌ ５
的 纸 质档 案 资 料 ．无 论 是 各 项 信 息 资 料 数 据 的 查 找 还 是 资料 的
更新 ． 都存在着程序繁琐与查 找困难的问题 ． 采 用 电 子 档 案 形 式
（ ２ ）对 于 相 关 工 作 没 有 得 到 有 效 开 展 的基 层 图 书 馆 ．除 了 部 门 认 为 考核 缺 乏公 正 性 ． 或者考核结果存在一定偏 差 ． 那 么 就 要扣减拨付资金 ． 还 应 严 格 追 究 相 关 部 门 及 负 责 人 的行 政 责 任 ． 应 有 相 关 的 申诉 渠 道 或 部 门 在 对 制 度 进 行设 计 时 ． 应 建 立 相 关 促 进 基 层 图 书馆 免 费 开 放 工 作 的顺 利 与有 效 开 展 的 免 费 开 放 工 作 委 员 会 ．并 尽 可 能使 委 员 会 中 的人 员 组 成 具 备 定 的 多 元性 ．委 员会 可 按 照 相 关 条 例对 申诉 情 况 进 行 严 格 审 ３ ． ２ 权力 制 衡 原 则 若 申诉 与 实 际 相 符 ． 那 么 委 员 会 有 权 要 求 考 核 部 门对 被 考 核 （ １ ）拨 付 资 金 的过 程 中 ， 应 充分 体 现 权力 制衡 理 念 ， 让 多个 核 ． 同时 ． 考 核 部 门 及 其 相 关 负 责 人 还 应 对 考 核 结 部 门 参 与 到相 关 的 考 核 工 作 中 ， 并使他 们相互配 合 ， 相互制 约 ． 者进 行 重 新 考 核 ． 从而在一 定程度上避 免权力 “ 寻租 ” 现象 ． 使 资 金 能 够 在 免 费 开 果所 产生 的不 良后 果 承 担 相应 的行 政 责 任
浅谈高校电子档案的管理
ｕｏ ｕ
１１ 、 ¨ １加 ， １棚 心 ．
浅 谈 高校 电 子 档 案 的 管 理
冯 玉 成
（ 内蒙古 电大 教务 处 ， 内蒙 古 呼和 浩特 ０ ０ １ ） １ ０ １
［ 摘 要 ］随着计算机及现代化通讯技术的普及， 电子档案 已成为高校档案工作者工作中的重要组成部分。但我 国电
政务系统 ， 一共 已产 生各 种类 型 电子 文件 近 ２ 件 ， 为各 亿 成
项工作真实记录 的重要组 成部 分 。 目前我 国在纸 质文 件和 档案的管理 中形成 了一整套业务标 准和技术规 范 ， 在 电子 但
文件 、 电子档案 管理 的标 准研制工作方 面仍刚 刚起 步。管理
好 电子文件 件 、 档案 ， 必须 由具备 高科技 素质 的管理 型和 复合 型人才
队伍来管理 。因此 在加 强档 案管理人 员队伍建 设 中， 除提高 其政治素质 、 文化素质 和档 案业务 素质 外 ， 还应着 重提 高其 档案管理计算机 使用操 作技 能 。在 电子文 件 日益发展 的今 天， 档案人员要想管好 它 ， 必须 了解形 成 电子文件 的相 应技
子档案管理标准的制定仍 处于起 步阶段 ， 管理好 电子 文档 、 电子档案成为档案部 门面临的新课题 。
［ 关键 词 ］高校 电子档案 业务标准 技术规范
［ 中图分类号】 ４２４［ Ｇ ７． 文献标识码 ］ ［ Ａ 文章编号］ ７ — ４３２０）１ ０９— ２ １ ２ ３７（ ８１— ００ ０ ６ ０
一
项 中注 明相应 的电子文 件 的编 码及 存址 ， 同时 ， 在电子 文件
归档 目录“ 备注” 中注 明相应 的纸质文件 的档号及存址 ， 项 以
高校电子文件归档及其管理研究
高校电子文件归档及其管理研究【摘要】本文从电子文件的涵义出发，从归档范围、归档时间、归档要求、归档方式四个方面概括了高校电子文件归档的内容，最后总结高校电子文件归档及其管理工作中存在的问题，并提出解决这些问题的策略。
【关键词】高校电子文件；电子文件归档；电子文件管理随着信息技术、网络技术在各高校的普遍应用，大学校园的办公自动化、网络化日趋完善，不少高校已形成了电子校务环境。
在这种趋势下，传统的档案管理模式已越来越难以适应新形势发展的需要，档案信息资源的新需求对档案工作提出了更高的要求。
而高校档案工作要适应档案事业发展的要求，首先要加快档案信息化基础建设，加强电子文件的归档及其管理。
一、电子文件的涵义所谓电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数据形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
二、高校电子文件归档的内容1.高校电子文件的归档范围电子文件归档范围是指在电子环境中从大量电子信息里鉴别哪些属于文件、哪些具有保存价值。
在高校电子文件中，所形成的各种稿件、文件以及有关电子文件内容、结构和背景的各种元数据都应属于归档范围。
在信息化时代，许多外来的文件都以电子邮件的形式接收，笔者认为这也应该纳入归档范围中。
2.高校电子文件的归档时间按照《电子文件归档与管理规范》的要求：“逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
”高校电子文件的归档一般分为实时归档与定期归档两种时间范畴。
实时归档是指电子文件生成之时或在网络中首次传递时进行归档；定期归档是指按照纸质文件归档时间规定，在电子文件处理完毕一段时间后再向档案部门移交，进而进行归档。
而在实际归档管理过程中，高校应根据具体情况选择实时归档、定期归档或者两种归档相结合的方式对电子文件进行归档。
3.高校电子文件归档要求首先，高校在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多，如文本文件、图形文件、数据库文件等，将如此种类多样的电子文件进行收集归档，必须靠制度约束，使电子文件归档工作变成归档主体的自觉行动。
高校电子文件管理研究
读 与 写 杂 志
Ｒ ｅ ｄ ａ ｒｔ ｒｏｄ ｃ ｌ ａ ｎｄ Ｗ ｉｅＰｅ ｉ ｉ ａ
２１ ０ Ｏ年 ７月
Ｊ ｌ ２ ０ ｕｙ ０１
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同 电子文件 管理研 究 校
目
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吴
（ 州 体 育学 院 广
勤
１ 电子 文 件 的特 点
面 对 日益 增 长 的 电子 文 件 。高校 档 案 部 门 应加 强 电子 文 件 管 理 标 准 的 宣 传 ，努 力 提 高 电 子 文件 形 成 部 门 归档 与 管 理 的 意
识 ，加 大 对 电 子 文件 形 成 部 门兼 职档 案 人 员 电 子文 件 归 档 与 管
将 电子 文 件制 成 纸 质 文 件 一并 归 档 。 能 的情 况下 ， 可 同步 收 集 可 证 明电 子 文件 真 实 性 的 信 息 。 目前 高 校各 部 门使 用 的 计算 机 硬 件 和 软件 不 同 ， 由此 生 成
的 电子 文 件 的存 储 格 式 也 不 相 同 。 因此 ， 电子 档 案 管理 中要 特 在 别 注 意 确 保 其 可读 性 ， 电子 文 件 存 储 应尽 可能 按 通 用格 式 保 存 ， 当检 查 到 电 子 文件 未 按 通 用格 式 存 储 时 ，应检 查 是 否 保 存 相 应
信 息 形 态 的 数 字 化 ； 硬 件 、 件 及 数 据 标 准 的依 赖 性 ； 对 软 电
子 文件 载体 的机 读 性 ；电子 文 件 的物 理结 构 与 逻 辑 结 构 关 系 的
复 杂性 及 对 元 数 据 的 依 赖性 ： 息 与载 体 相 分 离 性 ； 息 共 享 性 信 信
高校电子档案管理工作初探
类 无法凭 借 自身器 官来 识读 文 件信 息 。
２ 信 息 的 系统依 赖 性 。对 特 定 系统 （ ． 电子 文 件
占有 的不公 平 ， 实现 人 们 在 更 加公 开 的环 境 下从 事
经 济社 会活 动 的美好 愿望 。 ２ 电子 档案 可 以提 高工作 效率 实现 资 源共 享 。 ．
度。 三、 电子 档 案归档 管 理 中存 在 的 问题
的存 放位 置 不是 固定 的 ， 以从 一 个 载 体 转 换 到 另 可
一
个 载体 ， 可 以通 过 网络传 给 一个 或多 个接 收者 。 还
４ 电子档 案 管理 的非传 统性 。与传 统 档案 管 理 ．
相比， 电子 档案 在归 档 时 间 、 归档 方式 、 件保 管 、 文 分 类 和编 目等方 面与 传统 档案 有较 大 区别 。
高校 电子档 案 管 理 工 作 初 探
施 维
（ 山东省 青年管理干 部学院 ， 山东 济 南 ２ ０ １ ） ５０ ４
摘要 ： 随着信息产 业的飞速发 展， 电子档案领 导部 门要加大对 电子档案 的重祝程度 ， 为保 证 电子 档案 啦完整、 准 、 标
【浅谈电子文件档案管理】档案管理制度
【浅谈电子文件档案管理】档案管理制度1 电子文件的概念与特征电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
2 电子文件的种类如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。
目前，主要有以下几种划分方法：按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件、多媒体文件、超文本文件。
按文件功能分类，可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。
按文件的生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
3 电子文件的特点电子文件的特点有：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性。
电子文件管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，采用计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行分级或文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。
本着服务社会，有效利用的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件管理模式采取先进的技术和理念，以虚拟、开放的手段来管理电子文件档案。
档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等技术手段对各子单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。
探讨高校电子档案管理
探讨高校电子档案管理摘要：高校档案记录着高校学生的求学及成长经历，将伴随他们一生的成长。
本文针对高校档案管理的工作特点，着重分析了电子档案管理的现状，强调加快电子档案建设，以及如何解决高校电子档案管理中问题的有效途径和方法。
关键词：高校电子档案档案管理1.高校电子档案管理的现状1.1当前高校电子档案管理理念电子档案具有不同的优、缺点，其优点如：电子档案接收方便，归档及时齐全，具有信息存储的高密度性，有体积小但容量大的特点；它由多种信息媒体集成，便于统一管理，可提高工作效率，通过限制性的网络具有共享性。
同时也存在一些缺点，如：储存在的信息资料易更改、数据易丢失，存储材料易破坏，对计算机软硬件环境依赖性强，同时还存在比较大的网络访问的风险。
相比之下其传统的纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势，但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小有等不足之处。
1.2对电子档案的认识存在一定局限性以前为了保护档案的机密性，往往把档案贴上封条放在档案室里，其实这种做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众的理念，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥充分利用高校档案应用于学校管理与建设以及服务于学生的宗旨。
目前在高校中还是存在对于档案的不重视，只有在需要时才会找档案而不是有意识主动的去利用档案促进学校管理和建设水平的提高。
同时，高校中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与网上利用了[1]。
1.3电子文件档案管理面临的主要问题首先，电子文件档案的易被破坏性。
在高校档案电子化建设的过程中，完全保证电子文件的原始性、真实性和完整性是技术上及工作上难度比较大的，这些主要由于在电子化及信息化过程中存在可能被修改或操作失误等人为因素。
纸质文件内容的原始性很容易被辨认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，源于其可以利用相关的计算机软件进行修饰和修改，且不留下任何痕迹，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征可辨认。
关于电子文件及其档案化管理的研究
惹。
科披风关于电子文件及其档案化管理的研究冯(张家港市城建档案馆，岚江苏张家港215600)睛耍】作者根据多年工作经验对电子档案管理的相关问题进行了分析。
饫；键词】档案化；电子文件；制度；共享平台；管理随着电子信息技术的迅猛发展，已经渗透到了社会活动的所有方面，人们对办公自动化的要求也越来越高，促使档案电子化成为潮流。
电子档案不可能完全取代传统的纸质档案，但它为人们提供了纸质档案无法比拟的便利。
电子档案就是将档案的内容记录在计算机能够阅读的介质上，包括数字的、图形的及文本的各种信息，并且可通过计算机将这些信息进行传输和处理的文件。
一、电子文件的特点电子文件有以下几个特点：1)电子档寨可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
2)电子档案不再是直观的纸质文件，它需要借助档案管理系统才能阅读利用。
3)电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
4)电子档案的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。
二、电子文件档案化管理电子文件档案化管理，就是采用先进的计算机和局域网，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理，从而实现高效快捷的电子档囊管理模式。
档案部门通过电子政务系统、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子档案通过电子政务传递给档案部门，由档案部门进行整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，并做多个备份，避免自然因素损坏。
发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为利用者提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
三、电子文件档案化管理区别于传统档案管理的五方面第一，电子文件的归档时间。
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间统一归档，由文件形成部门通过档案管理系统传送给档案部门，由档案工作人员接收，按部门原则给出档案归档号，以便将来用户查找利用。
高校电子文件档案管理的研究
目前 ， 高校 电子文 件 和电子 档案愈来 愈 多 ， 但 由于没有统 一 的规 范 出 台 ， 目前 高 校 的 电 子文 件
归档 和 电子 档案 管 理存 在 不 少 问题 ： 一些 学 校 ① 的草稿 性 电子文 件几 乎 处 于 “ 自生 自灭” 态 ， 状 绝
作 者对 电子文 件 的认 识 比较 肤浅 ， 产 生 的 电子 对
顾， 强调 各项管 理 内容和要 求 的无 缝链接 、 系统事
例 和总体 效应 。注重 充分 利用管 理系统 的各种 资
源， 以知识管理 的理 念 ， 追求 系统 资源和 信息资源
最 大共 享 和 最大 效 益 。③ 过 程 的管 理 ： 通过 过程
过程依 电子文 件 的功能和 价值形态 的变化 可 以划 分 为若 干 阶段 （ 如现 行 期 、 半现 行 期 、 非现 行 期 ） ，
摘要 ： 随着高校电子文件和电子档 案愈来愈 多， 给档案管理 工作 带来 了新 的挑 战和 问题 。从分析电子文件档案管
理 的 原则 人 手 ， 们 提 出 了解 决 电子 文件 档 案 的策 略和 方 法 。 我
关 键 词 ：高校 ； 电子文 件； 研究
中图分 类号 ： ２１ Ｇ７
器上 ， 的散 存在各 部 门的计 算机里 ， 阅相 当不 有 查
便， 而且 随着 学校教 学科研 和 管理人 员 的变动 ， 计 算 机 的更 新换 代 ， 些 电子文件 遭到破 坏 ， 响 了 有 影 今 后 电子 档案 的开发 利用 。④还 有 的学校档 案工
程及规 律 的理论 ， 在 客 观描 述 文 件 运动 过 程 的 它 基 础上 准确 、 科学地 揭示 出 了文件 的运动 规律 ， 为
探析高校电子档案管理的问题与对策
、
实现档案 电子信息化是实现档案＾ 作现代化 ，提高档案系统整体 ｒ 功能的物质技术基础和重要手段。电子档案既可以避免纸质文档已损 坏的问题 同时也 可以节约空间 ， 提高 工作效 率 ， 节约社会资源 ， 优势 显 而易见 ， 是现代社会和现代生 活不可缺少的 工具 。 传统档案管理为提高 存储环境 ， 避免可 能造成 文档纸张受潮 、 虫蚀 以及 火灾等灾害 ， 每年 需 投入大量文档的保管经费， 而且由于档案需 反复查 阅 ， 不可 避免的存 在 原件受损或遗失 ， 给文档的保管与利用带来管理上 的困扰 。 电子档 案不 需要 占用大量的存储空间 ，它主要借助 于硬盘 、光盘 等存储 介质来实 现， 这些存储介质体积小 、 容量大 ， 仪需要少量 的消磁 柜等 专用设备进 行 存放 即可 ， 并且不会浪 费大量的纸张 ， 避免查询 、 借阅时繁琐的手续 和复杂 的程序 ， 档案信 息化在对 电子文件归档的 同时进行 主题词标引 、 著录， 技术条件允许 时， 以编制多角度 、 可 全方位的检索工具 ， 方便检索 查询信息 。 只须给出文件分类号或主题词 ， 即可以找出相应 的文件和相 关 的上下级行文及 附件 ，从而大大减轻档案工作人员 的劳动强度 。同 时， 档案可以通过复制并存储 于不同介质之中 ， 利用 者只要获得允 许，
就 可 以随 时 随 地调 出查 阅所 需 的档 案 信 息 。无 论 在 时 问 还 是 空 间 上 都 显得更为方便简洁， 极大的减轻了工作人员 的负担。
二、 高校电子档案工作面临的问题 １高校档案管理 的信息化重视程度不够 、 长期以来 ， 当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识 相 都存在一些误区， 认为档案工作就是保管的事务性工作 ， 不是学校的主 要工作 ， 不会对学校 的发展起到实质性的作用 ， 其效果只能体现在上级 有关部门检查 、 评估 的时候 ， 所以平时行政领导很少会去关心档案信息 管理工作。而且 由于计算机和网络管理与传统档案管理的方 法有很 大 的 区别 ，陌生的新工作方法与熟悉的传 统＿作 方法 之间在使 用上存 在 Ｔ 较大的差异 ， 并且 受封闭 、 旧的档案管理 观念的影响 ， 守 对档案管理 网 络化的重要性认识不足 ， 档案管理人 员会产生 “ 抗拒 ” 心理 ， 档案管理 使 信息化建设受到影响。 ２ 高校对档案的信息化管理硬件投入不足 、 大多数高校都将主要资金投人 到教学设施和实验室 的建设 上， 很 少将重点放在档案馆 ， 致使档案 室硬 件环境设施不齐全 ， 直接影响到档 案的电子信息化建设。很 多发达国家 的政府机关 和高校 的档案管理拥
浅议高校电子文件的归档与管理
作一个急需解决 的新课题。 高校电子文件是 以代码 形式在高校 的教
学、 科研 、 管理活动中形成的记录于磁带、 磁盘 、 光盘等载体、 依赖计算机 系统存取并可在通信
在 以往的高校档案载体中， 占绝大多数 的
是以纸质文件形式存在的纸质档案， 因此， 管理 原则与管理方法也是与此相适应的。而电子文
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４ ０
科 技 文 献 信 息 管 理
２６ ０ 年第４ ０ 期
浅议高校 电子文件 的归档 与管理
汤海英
（ 广州大学 综合档案室 摘 要 广东 广州 ５ ０ ６ ） １２ ０
随着电子 文件在 高校 的大量 出现 ， 对高校 档案工作提 出了新 的要 求。针对 电子 文件
进行保存与维护 ， 使其安全可靠。
１ ３ 电子文件处理手段 的特殊性给档案管理 ． 队伍素质提出了新的要求 档案工作的客体和技术的变化必然带来档
电子文件生成在什 么位置 ， 归档后 的物理位置
仍保持不变 。这种方式尤 其适用 于高校 各单
位、 部门的电子文件 ， 它能够及时甚至实时地进 行归档和纳入规范 的管理体系， 而保证原始 从 档案资料 的完整 、 实现资源共享 ， 也有利于档案 管理部门能够对这些电子文件的安全保管和合 法存取进行有效地监控 。但是 ， 对于档案管理 部 门来说 ， 为保证文件的安全完整 ， 应该对这些 文件进行备份甚至是脱机保存。
化系统 的开发应 用及信息处理 技术 的广泛实 践， 电子文件 日益成为高校教学、 科研、 管理等
１ 电子 文件 的产 生对 高校档 案工 作的影响
电子文件的产生给高校档案工作带来的冲 击是巨大的， 同时也对高校的档案管理理念、 管 理原则和管理方法带来了严峻的挑战以及对高
高校电子文件归档管理中存在的问题与对策
Ｃ Ｎ ＳＮ Ａ ＧＡＧ
高校电子文件归档管理中存在的问题与对策
周晖蓉 摘 要 电子文件 归档 管理 已成为高校档案 管理 的一项新技 术工程。 目前 ， 这项 工程还存在着一些亟待解决的问题 ， 如何做好电子文件 的归档 管理工作是高校档 案管理面临的新挑战。针对 电子文件归档管理工作 中存在 的问题 ， 需要我们 提 出相 应 的对 策 ， 采取 有 效 的措 施 。 关键词 高校 电子文件 档案管理 随着 电子信息技术 的飞速发展 ， 高等学校 的办公 自动化 、 信 成和处理是在计算机等 电子设备支持下运作和完 成的 ，具有载 息 网络化 日趋完善。快捷便利 的办公 自动化系统 已经逐渐取代 体的非 直读性和对设备的依赖性 ，物理结构与逻辑结构 的复杂 了过去传统 的手续繁杂的办公行文 和来往 函件 。随着信息化的 性及对元数据和背景信息 的依赖性 ， 信息与载体 的相分离性 ， 电 推进和办公 自动化 、 无纸化的发展 趋势 ， 许多 电子文件在高校的 子文件的多媒体集成性。因此 ， 电子文件的归档管理 比纸质文件 各项工作 中应运而生 ， 并且数量不断增 加 ， 类型也不断丰富。电 的归档管理要复杂很多 ，它不仅要求档案管理人 员掌握档案管 子文件是指在数字设备环境 中生成 ， 以数码形式存储于磁带 、 磁 理基础 知识 ， 练地 掌握 档案工作 的基本原则和方法 ， 熟 而且还要 盘、 光盘等载体 ， 依赖计算机等数字设备阅读 、 处理 ， 可在通讯 求档案管理人员熟练掌握计算 机 、 并 网络和多媒体知识及技术 ， 对 网络上传输的文件 。 主要包括电子信件 、 它 电子文书 、 电子 图纸 、 档案管理人员的素质要求很高。但 目前 不少 高校现有 的档案管 电子报表等等。 高校 电子文件是信息化时代高校教学 、 科研 和管 理 队伍 尚不完全适应新形势下档案 工作发展 的需要 。高校 电子 理活动 中的原始记录 ，它具有与纸质文稿同等的利用 和参考价 文 件归档 管理工作 的 目的是 更好地 推动高校 档案 管理 的现代 值。 同时又具有 比纸质文稿更多的优点 ， 比如电子文件的利用是 化 ， 更好地提高高校档案人员 的信息素质水平 。可是 ， 对高校档 共享 的， 不再受时间和距 离的影 响； 电子文件保存 场地 的面积要 案工作人员缺乏必要的业务培训 ，使得 大多数档案工作人员对 求也很小。 可以说 ， 电子文件已成为 当今高校信息化建设的基本 电子文件 的归档管理工作本质 、内容及 目的都缺少基本的 了解 构成要素。 但是 ， 目前一些 高校 的电子文件归档管理中还存在着 和认识 ， 所以一些高校 的信息化建设表面上热热闹闹 ， 实际上却 不少 的问题 ， 因此 ， 对于各高校档案部 门来说 ， 做好 高校的 电子 没有真正发挥出它的应有效益。比如 ， 许多档案工作人员缺乏相 文件归档管理工作是十分必要 的。 关 的基本档案理论 、 电脑操作技术 、 电子文件归档方法 以及信息 化管理模式等方 面的知识 ，信息技术不能真正与档案管理者相 手段相对落后 ， 相关业 高校 电子文件归档管理工作 中存在 的问题 契合 。不能适应档案现代化管理的需要 ， 务知识不够熟悉 ， 造成整理的案卷质量 参差 不齐 ， 存在着有的档 １高校 电子文件归档 管理工作意识淡薄。 ． 排列次序十分混乱 ， 材料技术加工不 与纸质文件相 比，电子文件的归档管理是一项更为艰苦细 案材料分类不够精细 准确 ， 够规范等问题 。 电子文件有保存却没有管理 ， 电子文件 的物理形 致且难度较大的工作。 主要原 因就是因为囿于传统观念的影响 ， 大多数 电子文件形成者误 以为电子文件不是文件 ，因而忽视其 态被保存下来 ， 但没有保证其真实 、 完整 、 可用 的系统管理 ， 不 有 归档管理工作 ， 或者担心增加工作量而不愿 承担此项工作 ， 导致 少重要的电子文件 因为软硬件环境的不配套而丧失可用性。还 电子文件 的归档管理 常常处于失控状态 。随着电子计算机的广 有不少年龄偏大 的档案管理人员计算机 、 网络和多媒体知识 、 技 难以应 对电子文件归档管理工作 ， 无法随时解决 电 泛应用和办公 自动化 系统 的普及 ， 各高校在教学 、 科研和管理工 术水平 偏低 ， 作 中已经形成和积累了大量 的电子文件 ，但一些高校却缺乏相 子文件 归档工作 中的各类技 术问题 。 ３高校 电子文件 归档 管理工作规章制度 不够健全。 ． 应的电子文件管理新型思维 ， 电子 文件 的归档管理意识不强 ， 对 档案信息化建设 的重视力度也不够。 在电子文件 的管理方 面， 存 高校电子文件归档管理是一项技术性要求很高的信息管理 在着档案部 门被排除在 Ｏ Ａ系统 以外 ，档案管理人员没 有资格 工作 ，若要正常运作 ，需要建立一套规范的工作规章和管理制 参加 Ｏ Ａ系统 应用 培训 ， Ａ系统只考虑电子文件的运转是否及 度。因此 ， Ｏ 健全 电子 文件 的归档管理工作规章制度 ， 落实电子文 时与 便 捷 ， 而忽 略 了 电 子 文件 最 后 归属 的设 置 ， 子 文 件 处理 系 件运行过程各环节工作责任措施就显得尤为重要 了。规章和制 电 统与档案管理系统彼此孤立存在 ， 相互脱节 。 一些档案管理现代 度 的制定和落实 ， 于高校 的电子文件归档管理工作来说 ， 对 起到 化软硬件设备仍 比较落后 ，电子文件归档管理的主要技术装备 的是重要的保障作用。 但是 自《 电子文件归档与管理规范》 电子 《 也不能满足需求 ， 电子文件归档滞后于高校 的信息化建设 ， 档案 公文归档管理暂行办法》 等规章制度颁布以来 ， 虽然不少高校 已 部 门在大量 电子文件不断形成的情况下束 手无 策，至今无法很 经意识到电子文件科学归档管理 的必要性 ，但在具体 的实施过 好地开展电子文件的归档管理 ，电子文件仍然分散 于形成部 门 程 中，一些高校却并没有制定出电子文件 归档管理 的工作规章 的计算机网络设备或脱机保存的存储 载体 中。这些 电子文件如 和管理制度 。 由于缺乏相应的规范和制度保障 ， 这些高校 的电子 果 没 有 得 到及 时 归 档 管 理 ， 着 时 间 的 推 移 ， 子文 件 生 成 设 备 校务势 必会 存在着诸如重现行 、 随 电 轻长远 、 重公文运 转 、 归档保 轻 和存储 载体 的淘汰更新 ， 大量 电子文件很有可能会流失 ， ， 没有档案管理人员参 高校造成难 以弥补的损 失。 与 ， Ａ系统未设置 电子文件归档模块 ， Ｏ 电子文件 收集 、 归档和管 ２高校 电子 文件 归档 管 理 工 作 专 业人 才缺 乏 。 ． 理工作长久无法正 常启动和实施 。 高校 电子文件归档管理 ， 是一项巨大的档案技术工程。电子 ４高校 电子文件归档管理 工作 资料手续不够齐全 。 ． 文件是数字化信息技术 的产物 ， 其信息形态是数字化 的， 它的形 高校的档案工作是一个动态性的管理工作 ， 根据教学 、 科研
高校电子文件归档管理的思考
一
化 建设 造 成 不 可 弥 补 的 损 失 。 因 此 ， 好 电子 文 件 迅 速 地 收 集 、 理 、 工 、 储 和使 用 日常 工 作 形 成 做 整 加 存
电子 文件 的特 性
、
《 电子文 件 归档 与 电子档 案 管 理规 范 》 电子 档 将
用， 以实 现 档 案信 息 资源 共 享 最 大 化 的 目的 的一 种 重 组 ， 将保 证 文 件属 性 的 需求 嵌入 到 业 务流 程 中 ， 并
人 工化 向 自动 化 、 能化 转 变 ， 智 实现 档 案 信 息 的快速 产 生 安 全 问题 。 （） ４ 电子 文 件 信 息 与 载 体 的相 分 离 检 索， 程传输， 远 资源 共 享 ， 大地 提 高 了档 案 管 理 性 。信 息 可 以被 复 制 、 除 、 改 而 不 留 痕迹 ， 极 删 修 物质 的工 作效 率 。 够 的重 视 ， 多 教 学 、 研 、 理 方面 的重 要 的 电子 很 科 管 载 体 的完 整 无损 已不 再 是判 断其 信 息真 实 可靠 的重 但 是， 目前 电子 文 件 的归 档 工 作 还 没 有 得 到 足 要 依据 。
章 ， 于 网络 环 境下 的档 案 管 理从 电子文 件 的 生成 、 写 。 （） 基 ３ 电子 文件 的运 作 、 管理 是 建 立在 一套 标准 化
采 集 、 证 、 档 ， 电子 档 案 的 利 用 等 流程 可 以通 体 系之 上 的 ， 验 归 到 其严 格 程度 和 对 系统 性 的要 求 ， 均远 远 过 开 放 的 网络 平 台完 成 ， 档 案 管 理 工 作 由传 统 的 超 过 纸 质 文件 的 标准 化 体 系 。一 旦 管 理 不 严 谨 ， 使 会
浅析高校电子文件档案管理
近几年， 子信息技术取得飞速发展， 电 办公自 动 化、 标准化、 网络化渐趋完善， 高等院校开始用办公 自 动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、 来 往函 许多日 件， 常工作可以直接在计算机和网络上 办结， 文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和 笔， 这样就产生了大量的电子文件。从电子文件形 成的 过程和特点看， 电子文件像普通文件一样具有 形成阶段、 管理阶段和处置阶段。根据文件生命周 期理论， 电子文件的处置阶段( 归档) 仍应由 档案部 门 集中 统一管理， 这是《 中华人民共和国档案法》 的 规定， 也是电 子文件形成部门的必然选择。
2( 7 年 10 月 ) X
吉林工程技 术师范学院学报
o m f i i e c e s s iu f n i e ig n e h l y J u d o J l n T a h r In t t e o E g ne r n a d T c no og
o c t. 2 00 7 Vo 23 No. 10 L
【 收稿日 2以 5 一 期」 拓一 1 0 〔 作者简介1马淑馨( 196 一 6
Байду номын сангаас
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展， 越来越多的重要文件被传输上网。上网前， 又按着 信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换， 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性， 是归 档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的 具有保存价值的电子文件， 应由电子文件形成部门 编目 整理， 也可利用网络技术向档案部门传输， 可以 借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之 间开通电子文件归档专递网线， 建立依附在信息管 理网上的归档专用子系统。通过此系统将上网与未 上网的具有保存价值的电子文件传输给档案部门。 档案部门经与办公 自动化和信息管理部门协商后， 对归档的电子文件提出格式要求， 但不能是惟一性 的， 应认可几种通用性较强的软件， DBF、 、 如 Doc
高校电子文件管理探析
子文 件 的原 始性 、 实性 。所 以 ， 真 如何 将 电子文件 进 行原 始性 、 实性 的鉴定 ， 真 是我 们在 实际 工作 中遇 到 的最 大难题 。
文件 。它 主要 有 以下 几个 特点 ：
能在 档案 管理 部 门的计 算机 上调 用 。这些 问题 的存 在就 是 由于 高校 内部 缺 乏 完 善 的 电 子 档 案 规 章 制
度 ， 而 导致 电子 文 件 形成 部 门或 承 办 部 门对 电 子 从
文档 的重 要性 认识 不够 。 ２ ２ 电 子 文 件 的 形 成 与 归 档 脱 节 ．
４ 整 合 高 校 内部文 件 管理 的技 术 难 题
电子文 件管理 长期 处于 理论 与实践 严重脱 节 的 根 本原 因 ， 于技 术 问题 。档 案 部 门 的人 员 一 般 从 在
“ 档断 流 ” 文 的局 面 ， 致 电 子 文 档 、 案 管 理 系 统 导 档
（ ） 放 电子 文 件 载体 的 不 稳 定 性 ， 电子 文 ５存 为 件 的管 理带 来一定 困难 。
均是 孤立 的 、 相互 脱节 的 ， 档案 管理 部门处 于被 动地
收 稿 日期 ： ０ １— ９— ５ ２ １ ０ ２
兼容 ， 导致 归档 的电子 文件脱 离 其软件 支 持系统 ， 不
管理 ， 选择 适 于长 期保存 的电子 文件 格式 。
１ 电子 文 件 的 特 点
电子 文件 是指 在 数 字 设 备 及 环 境 中生 成 ， 以数
关于高校教务电子文档管理的探讨
并 探 索一 些新 路 子 。
【 关键词 】 电子文档 管理 高校教务 ：
软 其 磁 随 着 信 息 网 络 技 术 的 不 断 发 展 ．高 校 文 件 的 管 理 逐 步 采 用 断 更 新 。 件 技 术 日新 月 异 ； 存 储 载 体 性 能 也 不 甚 耐 久 ， 性 电子化。 大量 的 电 子文 档 的 出现 。 得传 统 的 文档 管 理 方 式 面 临 存 储 载 体 常 有 退 磁 、 连 等 现 象 。 盘 也 有 矫 变 和保 护膜 遭 受 划 使 粘 光 伤 等 现 象 。 些 都 是 影 响 电 子档 案 长期 保 存 的不 利 因 素 ， 要 电 这 需 新 的挑 战 。 给 我 们 带 来 了新 的 课 题 。 也 子 档 案 的 管 理 人 员 认 真对 待 ． 且 要 有 一 套 整 的 对 策 、 术 和 措 并 技 １ 高校 教 务 管理 电子 文件 档 案 归档 的特 点 ．
维普资讯
２０ ０ ６年 第 ７期
福
建 电
脑
７ １
关 于 高 校教 务 电子 文档 管 理 的探 讨
温 红 叶
（ 建 工 程 学 院计 算 机 与 信 息科 学 系 福 建福 州 ３ ０ １ ） 福 ５０ ４
【 摘
要】 本 文对高校 电子文档的特 点和发展 趋势进行介 绍， ： 分析 了当前高校电子文 档管理面临 的挑 战 ， 出应 时措 施 提
图 像 、 像 、 音 等 信 息 。 照 一 定 的格 式 转 换 为数 码 或 符 号 。 影 声 按 进 格 意 义 的 数 据 备 份 系 统 ． 据 安 全 性 十 分 脆 弱 ， 数 如何 解 决 值 得 很 行 存 储 、 输 。通 过 相应 的 软 硬 件 技术 还原 后 才 能 知 晓 。 、 档 好 地 研 究 。这 就 要 求 我 们 必 须 从 实 际 出发 。 变 观 念 ， 管 理 理 传 ２文 转 从 管 理 现 代 化 。文 书 工 作 人 员 依 据 文 件 运 动 周 期 理 论 和 统 一 的程 念 、 理 制 度 、 构 职 能 等 方 面 全 面 创 新 。 管 机 序 、 准 将 文件 信 息 和有 关 数 据 输 入 计 算 机 ． 过 计 算 机 的数 据 标 经 挑 战 之 二 ： 全 问 题 — — 电 子 文 件 “ 理 生 命 ” “ 息 生 安 物 与 信 处理程序 ， 自动转 换 成 具 有 档 案 管 理 特 征 的信 息 资 源 。 然后 根据 命 ” 保 护 。 保 护 电子 文件 的 “ 理 生 命 ” 要 是 防磁 、 制 环 境 的 物 主 控
高校文件档案的管理对策
浅谈高校电子文件档案的收集与管理[摘要]：高校办学模式的转变，越来越多的教学活动和管理活动的记录将产生于电子工作环境，从而形成大量的电子文件。
笔者针对电子文件产生、形成的特点，分析其收集的“难点”，就如何保障电子文件的原始性、真实性、齐全性的问题，提出了在档案收集过程中必须把握的“三个原则”。
[关键词]：电子文件档案收集随着计算机技术及网络技术的发展和普及，各高校逐步实现自动化、网络化和无纸化办公形式。
高校的教学、科研活动和管理活动的记录越来越多地产生于电子工作环境，高校传统的档案手工管理模式正逐步被计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，电子文件的产生和应用已成为必然。
电子文件既生成环境特殊，又分散在各个部门或个人手中，如师生使用计算机撰写论文、著作，起草管理性文件，制作课程多媒体课件及各种图形、报表和网络上采集的有保存价值的各类文件等等，这都是在电子工作环境下产生的电子文件，是学校的宝贵财富。
目前，电子文件不但应用日益扩大，而且数量日益增多，对它的收集归档是档案管理中的“难点”。
因此，如何做好电子文件的收集已是档案工作者的当务之急，若不及时进行收集归档，任其“自生自灭”，会给档案工作带来无法挽回的损失。
如何收集这些电子文件，并保障其应有的原始性、真实性、齐全性，经过多年的实践、探索，笔者认为要从如下几方面入手。
一、明确电子文件的概念电子文件是伴随计算机技术及网络技术的普及应用而衍生的一个新生事物，目前还没有一个明确的和被公认的定义[1]（P20）。
一般认为电子文件是二十世纪中期以后产生的新名词。
早先人们大多使用“机读文件”这个概念，近年才被“电子文件”所替代。
我国1994年出版的《档案学词典》把电子文件解释为“由应用软件控制处理、进行编辑或输出信息的计算机文件”。
2003年5月1日实施的中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》中，对电子文件的定义是：“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。
数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究
数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究随着信息技术的快速发展，数字化已经成为高校科研电子档案管理与服务的主要趋势。
本文通过文献综述的方式，探讨了数字化高校科研电子档案的组织管理与服务研究的现状和存在的问题，并对未来的发展趋势进行了展望。
本文介绍了高校科研电子档案的概念和特点。
高校科研电子档案是指高校在科研活动中产生的各类电子文档的集合，包括科研项目申报、研究成果发布、科研资金管理等方面的信息。
与传统的纸质档案相比，科研电子档案具有容量大、保存周期长、检索速度快等优点。
然后，本文分析了数字化高校科研电子档案的组织管理与服务的现状。
目前，高校科研电子档案的组织管理主要集中在建设统一的科研电子档案管理平台，包括数据的采集、存储、处理和分发等环节。
科研电子档案也提供了一系列的服务功能，如信息查询、数据分析、科研项目协作等。
接着，本文讨论了数字化高校科研电子档案组织管理与服务存在的问题。
首先是数据质量问题，包括数据的准确性、完整性和一致性等方面的问题。
其次是系统安全问题，包括数据的保密性和可靠性等方面的问题。
科研电子档案的服务功能还比较简单，需要进一步提升用户体验。
本文展望了数字化高校科研电子档案组织管理与服务的发展趋势。
未来，科研电子档案的组织管理将更加智能化和自动化，通过人工智能和大数据技术提升数据的质量和系统的安全性。
科研电子档案的服务功能也将更加丰富和个性化，满足用户不同层次和需求的需求。
数字化高校科研电子档案的组织管理与服务是一个重要的研究领域，目前仍存在一些问题需要解决。
通过努力，未来的科研电子档案管理与服务将更加智能化、安全性更高，并提供更加丰富和个性化的服务。
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2014年第6期
高校电子文件档案管理探究
□叶楠赵清秀
【摘 要】对电子文件及归档后的电子档案进行管理、开发、利用、长期保存是信息时代档案工作者的职责。
当前信息技术快速发展，促进高校档案管理的数字化、网络化、检索自动化的发展是日益重要。
文章对高校
电子档案管理的优势进行分析，并对档案管理中的问题提出了相应对策。
【关键词】高校电子文件档案管理问题对策
管理能促进档案体系化管理的发展，实现档案资源的共
享，使得查找、翻阅、阅读等变得更加便捷。
3、储存更加稳定。
与高校传统的纸质档案管理比
较，高校的电子档案管理可以对现代科技进行充分应
用。
如，可以使用光碟、U盘、内存卡、移动硬件等储
存和传递信息。
而这些设备很难受到外界环境的影响，
存储量多且时间长，稳定性也很强。
二、高校电子档案管理过程中出现的问题
（一）高校的领导和基层人员缺乏档案管理的
意识
高校的领导和基层人员缺乏档案管理的意识，体现
在：不按照《档案法》和《档案法实施办法》的相关规
定严格高校档案管理的行为；部分基层人员不和档案机
构的工作人员相配合对档案进行管理；在起草和签发公
文时使用不符合档案管理要求的书写工具等。
（二）高校电子档案服务的对象不够广泛
很多高校对电子档案进行管理主要是为学校的党
政部门服务，其服务的对象少，降低了电子档案的利
用率。
同时电子档案的管理人员在服务时不积极，
对业务也不够熟悉，查阅电子档案的效率低。
这些
对电子档案的利用率也有影响。
高校电子档案没有进
行大量的宣传，导致教师和学生缺乏利用电子档案当前社会信息技术快速发展，已广泛应用于各个领
域，高校在管理档案的时候也逐渐应用信息技术，现在
电子档案已经在高校电子档案管理中占有重要地位。
因
为电子档案的载体是特殊的，所以在管理电子档案时的
要求就更高，尤其是电子档案信息的安全。
一、高校电子档案的概述
（一）高校电子档案的含义
高校在进行教学、科研、管理活动的过程中形成的
类型多样的，具有保存价值的，同时已经归档的电子文
件以及相关软件，还有其他有关的数据就是高校电子档
案，包括电子书、电子报、电子声像、电子信件等。
（二）高校电子档案管理的优势
1、提高归档效率，降低工作量。
高校电子档案的
管理，将传统纸质档案的繁琐程度最大限度的降到最
低，并且对档案进行归档和整理。
例如搜集、分类、整
理、储存、统计、筛选文件资料等，将档案的归档速度
提高了很多，同时也降低了档案管理人员的工作量。
2、在资源共享时更加快捷、方便、实效。
网络技
术和信息技术的应用，就能根据情况的不同对高校电子
档案进行搜索、分类、优化、过滤等，促进高校电子档
案管理的发展，将信息技术储存信息量大、传输信息
块、应用能力好等优势充分体现出来。
高校电子档案的
交流Ex c h a n g E
90
的意识。
（三）缺乏专业的管理人才和先进的技术水平有关调查显示超过90%的高校电子档案的管理人员没有接受过正规、专业、系统的计算机网络基础知识和技能的培训，在电子档案管理方面也缺乏一个系统的认知。
同时，高校没有引进先进的电子档案管理的技术设备和软件。
很多高校的电子档案管理在计算机方面的水平与丰富先进的教学资源相比是落后的。
（四）在对电子文档归档的过程中不对其价值进行鉴定，不对其真伪进行辨别
高校中很多电子文档的管理人员在对电子文件进行归档的过程中一般都不对其价值进行鉴定和对其真假进行辨别，只是将计算机上的所有文件都存到存储设备中，这样会导致真正有价值的文件埋没在大量的文件中，从而降低了归档的效果。
（五）电子档案的安全性不高
电子档案的储存设备可以被阅读和复制，如果被盗，其负面影响大于传统的纸质档案。
同时在应用信息化技术以后，因为都是使用一样的字体和标识，不易辨别真假，即使文件受到了损害也不易被发现；电子文件有很多格式，在转换格式的过程中也易丢失信息；利用网络传输信息时不安全的，在网络上传输的任何信息时，信息可能被拦截、读取，甚至破坏。
所以，电子档案的管理是不安全的，会导致信息泄露，影响了电子档案的管理。
三、针对电子档案管理过程中所出现问题的对策
（一）提高高校领导电子档案管理的意识
高校的领导应当将电子档案管理的工作加入议事日程，使高校档案管理工作更加的有目的、有计划、有程序；满足电子档案管理工作对财力、物力、人力的要求；建立健全电子档案管理的制度，成立专门的部门管理对电子档案管理负责，关心电子档案管理工作，使电子档案管理工作进行的更加顺利。
（二）扩大电子档案的服务人群和提高服务水平高校电子档案的管理人员应该更新自己的服务理念，形成一种良性竞争、专业服务、主动服务的意识。
在对高校的教师和学生的需求进行全面的了解以后，创新服务的类型，例如跟踪服务、预约服务、查询服务等。
现在高校不断的改革和发展体制，提高了电子档案管理的重要性。
所以电子档案管理的工作人员就要整理出那些重要的、频繁使用的电子档案。
（三）提高电子档案管理人员的专业素质
电子档案的管理人员要充分认识到档案管理的重要；还要具备良好的计算机知识和技能、责任心、创新能力；不断的学习相关的专业知识和技能；并要拓展自己的知识领域，提高自己的综合素质。
（四）加强对电子文件的鉴定、辨别、整理在对电子文件进行归档的过程中一定要对其进行鉴定和辨别，将无关的文档删除，然后对有用的文档根据其使用价值进行分类，分别建立一个文件对其进行保存，在使用的时候就搜索和查询起来就更方便。
（五）提高信息的安全性
提高信息安全性的首要任务就是保证存储设备的安全，要使用专门的计算机对其进行处理，然后定期的更新计算机的硬件设备和软件，确保存储设备一直处于最佳状态；要对存档的文件进行定期的备份，即使丢失，也还有备份可以替代。
对网络进行加密，在传输电子档案的过程中应用“双密钥码”，就是说对其进行加密和解密时的秘钥不同。
为了避免不相关的人进入管理电子档案的系统，需要进行身份验证以后才可以进入系统。
可以应用防火墙技术，避免外部的网络用户在未经允许的情况下访问网络和查看信息，确保高校电子档案的安全。
现今，信息技术快速发展，在高校中应用信息技术并对其电子档案进行管理，给高校的管理工作带来了很大的便利，也促进了高校电子档案管理工作的发展。
作者单位：西南民族大学档案馆。