高校实验室文档资料管理建设的思考
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如下 ：
１实验室文档资料 的管理没有得到足够 的思想重视 ’ 、 部分高校对实验室文档资料 的建设管理 的重视度不够 ，特别 是对 新 时期 文 档 资 料 的 重 要 性 认 识 不 足 ， 理 意 识 不 强 ， 理 机 制 不 健 全 ， 管 管 没有形成一个完整的管理体系 ， 导致实验 资料保 管不善 ， 分具 有保存 部 价值的资料丢失或残缺不全 ，一些珍 贵的文献 资料 往往被 淹没在旧纸 堆 中而处理掉 ， 时常会 出现 资料不全或无 资料 可供参考 的被 动局面 ， 不 能及时提供详细的数据信息 ， 给实验室工作带来 极大的不便 。 ２ 职 责 不 明 确 ， 作 不 规 范 、 操 不少高校实验教学体 系不健全 、 不规 范 ， 对实验室档案的管理分工 不明； 再加上缺乏足够 的重视 ， 使得高校实 验室人员更换频繁 ， 少专 极 门配备文档资料管理人 员， 多文档管理 人员是 兼职的在职人员 ， 许 他们 对 文档资料管理的工作 职责不 够明确 ， 作不 规范 ， 操 导致文档资料的管 理混乱 ， 用率低。 利 ３ 文 档 资 料 的 管理 方法 不 科 学 、 些工作人员缺乏文档管理的专业知识 ，思想上也不愿提高资料 管 理的水平 ，对实验室文档 资料的管理仅 停留在单纯对传统的纸质文 档资料 的收存保管和对实验数 据简单 的人 工记录阶段 ， 管理手段单一 、 落后 ， 没有对文档资料进行综合 、 方位 、 全 科学地管理 ， 缺乏科学的文档 管 理方 法 。 三 、 强 高 校 实 验 室 文 档 资料 管 理 的 建 议 加 为 了提高文档资料管理水 平 ， 对实验室文档进行科学有效地管理 ，
资料 的 收 集 、 整理 和科 学 管理 实验 室 文 档 资料 等 方 面 来加 强 实验 室 文 档 管理 的几 点 建 议 。 ［ 键词 ］ 关 高校 实验 室 文 档 资 料 管 理
高校 实验 室是实验教学 、 养操作技能 、 培 科学 研究 、 学生课外 科技 活动 的重要基地 ，实验 室文档资料作 为信息宝库中的重要信息资源之 它以知识原载体 的形式 ， 广泛地反映 了各种实践活动 的状况 ， 使人 们今后处理与此相关的活动能够进行必要的分析对 比，并为其提供借 鉴 和依据 。 实验室文档资料 的管理是实验室工作的一个重要部分 ， 体现 了实验室 的管理水平。 建立 齐全 的文档资料 ， 是实验室进行正常工作的 重要保证 。因此 ， 做好 实验室 的文档工作 ， 能提高实验室 的管理质量 ， 使 实 验 室 的 管 理 更 加 科 学 、 范 、 效 ， 于 加 强 实 验 室 建 设 和 改 进 实 验 规 高 对 室工作都具有重要的作用。 实 验 室 文 档 资 料 的 管 理 内容 实 验 室 的文 档 资 料 的 管理 可 以 看 成 是 平 时 工 作 的 一 个 缩 影 ，在 实 验室的文档管理方 面 ， 本人以为 ， 应该先 明确其管理范 围， 明确了实验 室文档资料 的管理 内容 ， 就可 以针对这些 内容分类管理 ， 收编归档 ， 做 到有的放矢 ， 使其井然有序 ， 目了然 ， 一 实施科学系统的管理。 实验室的 文档资料从 内容上可以分为以下几个类别 ： １ 实验室建设类 ： 、 包括 国家教育部 、 省教育 厅等有关 的行政 法规 、 工 作 管 理 条 例 、 章 制 度 、 理 办 法 和 实 施 细 则 等 ， 大 型 精 密 贵 重 仪 规 管 如 器管理办法 ， 材料 、 低值易耗品管理制度 ； 实验室建设与改革等文件 ， 如 实 验 室 的 发 展 规 划 、 设 计 划 ， 验 室基 础 设 施 图纸 ； 建 实 实验 室 安 全 管 理 制度 ； 实验室使用记录本 ； 实验室检查 、 考核 、 评估 、 总结等资料 。 ２仪器设备类 ： 、 主要包括实验室现有设备的产品 目录 ， 特别是 固定 资产的档案 ， 保修 卡 ， 说明书 ， 价格表 ， 安装调试及验收 ， 检修记录等材 料。 ３ 实验 教 学 类 ： 含 实 验 教 学 大 纲 ， 验 教 学 计 划 ， 验 指 导 书 ， 、 包 实 实 各 专业 、 各年级实验课 时数 ， 验开 出率 ， 实 实验教学 数据表 ， 生实验报 学 告， 实验教学质量考试考核办法等资料。 ４、 研 论 文 类 ： 科 主要 包 括 科 研 项 目和课 题 ， 研 开 发 项 目 ， 研 成 科 科 果； 实验研究论文 的题 目、 刊物名称和级别 ， 论文获奖情况等资料。 ５ 其他相关 资料 ： 、 如实验室学术队伍 ， 学术交流 ， 实验室开放记 录， 实验室卫生检查记 录等资料 。 二 、 验 室 文档 资 料 管 理 的 现 状 分 析 实 目前 ， 一些高校实验室文档资料的管理状况不太尽人意 ， 具体 表现
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使之 能为 院校提供完整准确的资料 ， 应注意以下几点 ： ｌ提 高 思 想 认 识 ， 强专 业 素 质 人 才 队 伍 的建 设 、 加 思想是行动的先导 ，实验室领导和工作 人员都 应站在时代发展 的 高度 ， 解决思想认识问题 ， 从思想上认识 到实验作为教学科研 的一个 重 要组成部分具有的特殊意义。在教学 中实验是对课 堂所学 知识的直 观 认识、 自然规律 的直 接体 现 ； 在科学研究 、 科学探索 中是理论验证 和基 本数据 的来源 。 实验在教学 和科研 中具有不可替代 的重要地位 ， 作为实 验 室信息记 录载体的文档资料管理同样具有举足轻重的作用 ，故此应 高度 重视实验室文档资料的管理。如组织相关人员进 行培训 、 指导 ， 到 兄弟院校参观学习等 ，培养具有较高的知识层次和先进技术水平的文 档 资 料管 理 人 才 ， 高 实 验 室 文档 管 理 人 员 的 综 合 素 质 。 提 ２ 明确 职 责 ， 范 操 作 、 规 指定具体责任人管理文档 资料 ， 负责对文档进行 收集 、 整理 、 归档 等。建立文档管理的具体制度和规范 ， 规范文档资料的操作 。建立统一 的操作标准 ， 能使 文档资料 的管理有章 可循 ， 可参考《 实验室基本 信息 收集统计 和档案管理制度》 实验室使用规范》 和《 等进行 操作 ， 使实验室 文档资料 的管理规范化 、 条理化。 ３ 注 意 实验 室 资 料 的 收 集 和 整理 、 实验 室文档资料的管理是动态的 ，是实验室 日常运行和建设中得 到 的 相 关 资 料 ， 反 映 实 验 室 工 作 的动 态 情 况 ， 要 随 时 进 行 收 集 、 其 需 整 理。因此， 实验室工作资料的收集和整理是实验室资料 管理 的一项基本 工作 ， 必须细心做好每个基础工作环节 ， 通过多种途径多种方式广泛收 集实验室工作过程 中形成 的各类资料 ，特别要注意有针对性地收集与 实验室建设 、 管理相关 的专业性的资料。再者 ， 资料的收集要注意时效 性和连续性 ，实验室资料是一种信息 ，信息的一个重要特征是其时效 性 ， 此 ， 集资 料 应 该 及 时 快 速 ， 提高 资 料 的 情 报 价值 。注意 资 料 保 因 收 以 存 的 连 续 性 ， 行 连 续 收 集 ， 成 系统 ， 免 资 料 的 丢 失 或 残 缺不 全 。 进 形 避 除 了纸质资料的收集整理外 ， 还要收集 以数字形式存在的各种相关资料 ， 如光盘 、 软件 、 数据库等 。 对收集 到的文档资料进行合理的分类整理 、 编 制 目录 ， 并且装订成册 ， 尽量把分散 、 零乱的资料形成集 中成套 ， 科学有 序的资料体系。 ４ 科学管理实验室文档资料 、 实验室文档材料 的管理应该做到准确完整 、 连续统一 ， 要应用多种 方法进行全方位科学管理 。 科 技 的 不 断 发展 促 进 文 档 工 作 的改 革 和 创 新 ，现 代 化 的管 理 手 段 提升实验室资料 收集整理 的数量和质量 ， 高实验室管理水平。 提 文档资 料 的管理不能仅局 限于传统 的纸质文档 的管理 ，应该采取 电子文档和 纸质文档双保存的形式 。 面对大量的信息 资料 ， 采用人力处理既浪费时 间、 又浪费人力和物力 ， 并且数据的准确性低 、 不方便查询。 计算机具有 手工管理 无法 比拟的优点 ： 检索迅 速 、 查找方便 、 可靠性 高 、 存储量大 、 保密性好 、 寿命长 、 成本低 等。这些优点 能够极 大地提 高文档 资料管理 的效率 ，数字化管理资料实现 了实验 室管理 的现代化 、科学化和正规。 化。 因此 ， 应该采用电子文档进行综合管理。 例如 ， 文档资料以电子文档 的形式再加以保存 ， 归档后 为方便检索 ， 还可按 时间和分类等 编制检索 工具 ， 实行计算机统一管理 ， 提高 实验 室文档 资料的利用水平 。为便 于 �
科技信息
专题 考
集 关大学 吴 玉娴
［ 摘 要］ 本文从 高校 实验 室文档资料的管理角度 出发 ， 结合 自己的实际工作 经验 ， 论述 了高等院校 实验 室文档管理的重要性和主要 内容 ， 分析 了实验 室文档 资料管理的状况， 并提 出从提 高思想认识 ， 加强专业素质人 才队伍的建设 ； 明确职责 ， 规范操作； 注意实验 室
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１实验室文档资料 的管理没有得到足够 的思想重视 ’ 、 部分高校对实验室文档资料 的建设管理 的重视度不够 ，特别 是对 新 时期 文 档 资 料 的 重 要 性 认 识 不 足 ， 理 意 识 不 强 ， 理 机 制 不 健 全 ， 管 管 没有形成一个完整的管理体系 ， 导致实验 资料保 管不善 ， 分具 有保存 部 价值的资料丢失或残缺不全 ，一些珍 贵的文献 资料 往往被 淹没在旧纸 堆 中而处理掉 ， 时常会 出现 资料不全或无 资料 可供参考 的被 动局面 ， 不 能及时提供详细的数据信息 ， 给实验室工作带来 极大的不便 。 ２ 职 责 不 明 确 ， 作 不 规 范 、 操 不少高校实验教学体 系不健全 、 不规 范 ， 对实验室档案的管理分工 不明； 再加上缺乏足够 的重视 ， 使得高校实 验室人员更换频繁 ， 少专 极 门配备文档资料管理人 员， 多文档管理 人员是 兼职的在职人员 ， 许 他们 对 文档资料管理的工作 职责不 够明确 ， 作不 规范 ， 操 导致文档资料的管 理混乱 ， 用率低。 利 ３ 文 档 资 料 的 管理 方法 不 科 学 、 些工作人员缺乏文档管理的专业知识 ，思想上也不愿提高资料 管 理的水平 ，对实验室文档 资料的管理仅 停留在单纯对传统的纸质文 档资料 的收存保管和对实验数 据简单 的人 工记录阶段 ， 管理手段单一 、 落后 ， 没有对文档资料进行综合 、 方位 、 全 科学地管理 ， 缺乏科学的文档 管 理方 法 。 三 、 强 高 校 实 验 室 文 档 资料 管 理 的 建 议 加 为 了提高文档资料管理水 平 ， 对实验室文档进行科学有效地管理 ，
资料 的 收 集 、 整理 和科 学 管理 实验 室 文 档 资料 等 方 面 来加 强 实验 室 文 档 管理 的几 点 建 议 。 ［ 键词 ］ 关 高校 实验 室 文 档 资 料 管 理
高校 实验 室是实验教学 、 养操作技能 、 培 科学 研究 、 学生课外 科技 活动 的重要基地 ，实验 室文档资料作 为信息宝库中的重要信息资源之 它以知识原载体 的形式 ， 广泛地反映 了各种实践活动 的状况 ， 使人 们今后处理与此相关的活动能够进行必要的分析对 比，并为其提供借 鉴 和依据 。 实验室文档资料 的管理是实验室工作的一个重要部分 ， 体现 了实验室 的管理水平。 建立 齐全 的文档资料 ， 是实验室进行正常工作的 重要保证 。因此 ， 做好 实验室 的文档工作 ， 能提高实验室 的管理质量 ， 使 实 验 室 的 管 理 更 加 科 学 、 范 、 效 ， 于 加 强 实 验 室 建 设 和 改 进 实 验 规 高 对 室工作都具有重要的作用。 实 验 室 文 档 资 料 的 管 理 内容 实 验 室 的文 档 资 料 的 管理 可 以 看 成 是 平 时 工 作 的 一 个 缩 影 ，在 实 验室的文档管理方 面 ， 本人以为 ， 应该先 明确其管理范 围， 明确了实验 室文档资料 的管理 内容 ， 就可 以针对这些 内容分类管理 ， 收编归档 ， 做 到有的放矢 ， 使其井然有序 ， 目了然 ， 一 实施科学系统的管理。 实验室的 文档资料从 内容上可以分为以下几个类别 ： １ 实验室建设类 ： 、 包括 国家教育部 、 省教育 厅等有关 的行政 法规 、 工 作 管 理 条 例 、 章 制 度 、 理 办 法 和 实 施 细 则 等 ， 大 型 精 密 贵 重 仪 规 管 如 器管理办法 ， 材料 、 低值易耗品管理制度 ； 实验室建设与改革等文件 ， 如 实 验 室 的 发 展 规 划 、 设 计 划 ， 验 室基 础 设 施 图纸 ； 建 实 实验 室 安 全 管 理 制度 ； 实验室使用记录本 ； 实验室检查 、 考核 、 评估 、 总结等资料 。 ２仪器设备类 ： 、 主要包括实验室现有设备的产品 目录 ， 特别是 固定 资产的档案 ， 保修 卡 ， 说明书 ， 价格表 ， 安装调试及验收 ， 检修记录等材 料。 ３ 实验 教 学 类 ： 含 实 验 教 学 大 纲 ， 验 教 学 计 划 ， 验 指 导 书 ， 、 包 实 实 各 专业 、 各年级实验课 时数 ， 验开 出率 ， 实 实验教学 数据表 ， 生实验报 学 告， 实验教学质量考试考核办法等资料。 ４、 研 论 文 类 ： 科 主要 包 括 科 研 项 目和课 题 ， 研 开 发 项 目 ， 研 成 科 科 果； 实验研究论文 的题 目、 刊物名称和级别 ， 论文获奖情况等资料。 ５ 其他相关 资料 ： 、 如实验室学术队伍 ， 学术交流 ， 实验室开放记 录， 实验室卫生检查记 录等资料 。 二 、 验 室 文档 资 料 管 理 的 现 状 分 析 实 目前 ， 一些高校实验室文档资料的管理状况不太尽人意 ， 具体 表现
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使之 能为 院校提供完整准确的资料 ， 应注意以下几点 ： ｌ提 高 思 想 认 识 ， 强专 业 素 质 人 才 队 伍 的建 设 、 加 思想是行动的先导 ，实验室领导和工作 人员都 应站在时代发展 的 高度 ， 解决思想认识问题 ， 从思想上认识 到实验作为教学科研 的一个 重 要组成部分具有的特殊意义。在教学 中实验是对课 堂所学 知识的直 观 认识、 自然规律 的直 接体 现 ； 在科学研究 、 科学探索 中是理论验证 和基 本数据 的来源 。 实验在教学 和科研 中具有不可替代 的重要地位 ， 作为实 验 室信息记 录载体的文档资料管理同样具有举足轻重的作用 ，故此应 高度 重视实验室文档资料的管理。如组织相关人员进 行培训 、 指导 ， 到 兄弟院校参观学习等 ，培养具有较高的知识层次和先进技术水平的文 档 资 料管 理 人 才 ， 高 实 验 室 文档 管 理 人 员 的 综 合 素 质 。 提 ２ 明确 职 责 ， 范 操 作 、 规 指定具体责任人管理文档 资料 ， 负责对文档进行 收集 、 整理 、 归档 等。建立文档管理的具体制度和规范 ， 规范文档资料的操作 。建立统一 的操作标准 ， 能使 文档资料 的管理有章 可循 ， 可参考《 实验室基本 信息 收集统计 和档案管理制度》 实验室使用规范》 和《 等进行 操作 ， 使实验室 文档资料 的管理规范化 、 条理化。 ３ 注 意 实验 室 资 料 的 收 集 和 整理 、 实验 室文档资料的管理是动态的 ，是实验室 日常运行和建设中得 到 的 相 关 资 料 ， 反 映 实 验 室 工 作 的动 态 情 况 ， 要 随 时 进 行 收 集 、 其 需 整 理。因此， 实验室工作资料的收集和整理是实验室资料 管理 的一项基本 工作 ， 必须细心做好每个基础工作环节 ， 通过多种途径多种方式广泛收 集实验室工作过程 中形成 的各类资料 ，特别要注意有针对性地收集与 实验室建设 、 管理相关 的专业性的资料。再者 ， 资料的收集要注意时效 性和连续性 ，实验室资料是一种信息 ，信息的一个重要特征是其时效 性 ， 此 ， 集资 料 应 该 及 时 快 速 ， 提高 资 料 的 情 报 价值 。注意 资 料 保 因 收 以 存 的 连 续 性 ， 行 连 续 收 集 ， 成 系统 ， 免 资 料 的 丢 失 或 残 缺不 全 。 进 形 避 除 了纸质资料的收集整理外 ， 还要收集 以数字形式存在的各种相关资料 ， 如光盘 、 软件 、 数据库等 。 对收集 到的文档资料进行合理的分类整理 、 编 制 目录 ， 并且装订成册 ， 尽量把分散 、 零乱的资料形成集 中成套 ， 科学有 序的资料体系。 ４ 科学管理实验室文档资料 、 实验室文档材料 的管理应该做到准确完整 、 连续统一 ， 要应用多种 方法进行全方位科学管理 。 科 技 的 不 断 发展 促 进 文 档 工 作 的改 革 和 创 新 ，现 代 化 的管 理 手 段 提升实验室资料 收集整理 的数量和质量 ， 高实验室管理水平。 提 文档资 料 的管理不能仅局 限于传统 的纸质文档 的管理 ，应该采取 电子文档和 纸质文档双保存的形式 。 面对大量的信息 资料 ， 采用人力处理既浪费时 间、 又浪费人力和物力 ， 并且数据的准确性低 、 不方便查询。 计算机具有 手工管理 无法 比拟的优点 ： 检索迅 速 、 查找方便 、 可靠性 高 、 存储量大 、 保密性好 、 寿命长 、 成本低 等。这些优点 能够极 大地提 高文档 资料管理 的效率 ，数字化管理资料实现 了实验 室管理 的现代化 、科学化和正规。 化。 因此 ， 应该采用电子文档进行综合管理。 例如 ， 文档资料以电子文档 的形式再加以保存 ， 归档后 为方便检索 ， 还可按 时间和分类等 编制检索 工具 ， 实行计算机统一管理 ， 提高 实验 室文档 资料的利用水平 。为便 于 �
科技信息
专题 考
集 关大学 吴 玉娴
［ 摘 要］ 本文从 高校 实验 室文档资料的管理角度 出发 ， 结合 自己的实际工作 经验 ， 论述 了高等院校 实验 室文档管理的重要性和主要 内容 ， 分析 了实验 室文档 资料管理的状况， 并提 出从提 高思想认识 ， 加强专业素质人 才队伍的建设 ； 明确职责 ， 规范操作； 注意实验 室