秘书的电话礼仪

秘书的电话礼仪
秘书的电话礼仪
秘书的电话礼仪1
1、前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。

接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。

接起电话首先要说“您好，×××(公司名称，假如公司名称较长，应用简称)”，忌以“喂”开头。

假如因故迟接，要始终电者说“对不起，让您久等了”。

对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。

2、假如要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。

假如是如广告、变相广告之类的电话，应当用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

前台接待代表着公司的形象，接听电话时应当热情，通过电话，给来电者留下这样一个印象，公司是一个礼貌、温和、热情和高效的公司。

接电话应当留意以下礼仪。

3、适时接起电话。

一般以铃响二次后，接起电话。

假如电话一响起就马上接听电话，会让对方觉得仓促，但让铃响太久才接会让对方久等而显得不礼貌。

4、左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。

在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很简洁夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。

为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的到达与客户沟通的目的。

5、留意声音和表情。

通话必需清晰，正对着话筒，发音精确。

通电话时，接线员不能大吼也不能喃喃细语，而应当用正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。

通话者还应当调整好表情，保持微笑。

使用礼貌用语如“感谢您”，“请问有什么可以关心的吗?”“不用谢。

”
6、保持正确姿态。

接听电话过程中应当始终保持正确的姿态。

一般状况下，当人的身体略微下沉，丹田受到压迫时简洁导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样简洁口干舌燥，假如运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会损害喉咙。

因此，保持端坐的姿态，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和悦耳。

此外，保持笑脸也能够使来电者感受到接待员的愉悦。

7、复诵来电要点。

电话接听完毕之前，不要遗忘复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。

例如，应当对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避开错误。

8、最终的道谢也是基本的礼仪。

来者是客，以客为尊，千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。

事实上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往亲热相关。

因此，公司员工对客户应留神存感谢，向他们道谢和祝福。

9、让客户先收线。

不管是制造行业，还是服务行业，在打电话和接电话过程中都应当牢记让客户先收线。

因为一旦先挂上电话，对方确定会听到“喀嗒”的声音，这会让客户感到很不舒适。

因此，在电话即将结束时，应当礼貌地请客户
先收线，这时整个电话才算圆满结束。

10、当接待员正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先款待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到容许后挂断电话。

不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

秘书的电话礼仪2
接听电话的步骤
1、接听电话前：
⑴、预备笔和纸：假如大家没有预备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让来宾在等待，这是很不礼貌的。

所以，在接听电话前。

要预备好笔和纸。

⑴、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

⑴、使用正确的姿态：假如你姿态不正确，不留神电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。

⑴、带着微笑快速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。

2、接听电话
⑴、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。

此外，接听电话还要留意：
①、留意接听电话的语调，让对方感觉到你是特殊情愿关怀他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;
②、留意语调的速度;
③、留意接听电话的措辞，确定不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
④、留意双方接听电话的环境;
⑤、留意当电话线路发生故障时，必需向对方确认缘由;
⑥、留意打电话双方的看法。

⑦、当听到对方的谈话很长时，也必需有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

⑴、主动问候，报部门介绍自己;
⑴、假如想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗?”;
⑴、须搁置电话时或让来宾等待时;应给予说明，并至歉。

每过20秒留意一下对方，向对方了解是否情愿等下去。

⑴、转接电话要快速：每一位员工都必需学会自行解决电话问题，假如自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。

⑴、对方需要关怀，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去关怀来宾，对于每一个电话都能做到以下事情①、问候②、愧疚③、留言④、转告⑤、马上关心⑥、转接电话⑦、直接回答(解决问题) ⑧、回电话
⑴、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用主动的看法，同时要使用对方的名字来感谢对方。

⑴、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方敬重。

留言五要素
致：即给谁的留言
发自：谁想要留言
日期：最好也包括具体时间
记录者签名：有助于查找线索，或弄清不明白的地方
内容：具体的说话内容
打电话的一些简洁技巧
1、假如接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和或许意图，然后说帮您找一下。

将所了解的状况告知你的上级，由他推断是否接电话。

2、打电话时，列出要点，避开浪费时间。

3、在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿态。

4、假如你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告知对方。

5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避开对方因为询问你的状况而浪费时间。

秘书的电话礼仪3
秘书的电话礼仪中表示，电话作为现代通讯联络的手段，在企业运作中起着十分重要的作用，当客户第一次打电话到某公司时，秘书明朗的声音。

清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词会给对方留下深刻而又奇妙的印象，同时也会使对方对该公司产生深刻而奇妙的印象。

反之，对方就会对接电话者甚至该公司产生不好的印象。

1、秘书电话礼仪
因此秘书必需具有“我代表公司”的意识，这样，不但树立了自己的良好的形象，同时也把自己公司的良好形象留给了对方。

接听电话第一声应说：“您好”，然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。

作为秘书，应把握接电话的规范：
随时保持笑容
打电话是从语言和声调开始的。

在接电话的过程中，你的眼睛、手势以及各种形态的动作，对方都看不到，因此这时打电话的语气和声调就显得特别重要。

人在微笑时说话的声音，会使人感到柔软、舒适。

所以，在接听电话时，应随时保持笑容。

姿态正确，声音清朗
在接听电话中，虽然通话双方互相看不到对方，但你的心理状态、当时的心情和心境，都会特殊微妙而又特殊真实地反映到语调、语气上来，所以，在接听电话时，不行以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。

这样，会使对方明显地感觉到你对他的不敬重。

不要让电话铃响的太久
电话铃声响两下时，要快速拿起电话，这时一种避开让对方久等的礼貌做法。

假如在特殊状况下，铃声响几声后才接电话，应向对方致歉，这样才会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时也会对你的单位产生良好的印象。

用左手我电话，右手执笔
接听公务电话时，确定要用左手持话筒，右手执笔，一边交谈，一边记录电话内容。

正确记录所要传达的事
企业电话讲究效率第一，电话的记录传达宜求简洁明了，最忌讳拖泥带水，不得要领。

在做电话记录时，要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

理智地回答一般性的'询问
对打错的电话表示谅解；对个人私事的来电简要回答；对电话骚扰不予理睬；对员工家庭急事予以紧急处理；对看法粗暴语言粗鲁的来电，仍应保持你的礼貌和职业性语言，不和他争辩和顶撞。

记准电话，以免打错
假如拨错号码，应礼貌地向对方愧疚，不行顺手挂机，然后向对方说：“对不起”。

选择恰当的拨打时间
如无紧急状况，一般白天应在8点以后〔假日在9点以后〕，夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。

有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，削减占用时间。

拨打电话前应做好充分的预备
通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避开词不达意，结结巴巴的通话。

发传真时的礼节
如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：“您好，请打开传真机，我有传真件发给您，感谢。

”待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节
假如是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告知对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请托付者来接电话。

在办公室内避开打私人电话
不行占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。

2、秘书手机礼仪
手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。

关于手机礼仪，秘书们应当留意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。

尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊状况下可以调成静音或震动状态。

在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在全部公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被群众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极
大不敬重。

同时在短信的内容选择和编辑上，应当和同行文明一样重视。

秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，使用手机通话等礼仪方面进行具体的介绍。

希望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。

秘书的电话礼仪4
电话作为现代通讯联络的手段，在企业运作中起着十分重要的作用，当客户第一次打电话到某公司时，秘书明朗的声音、清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措辞会给对方留下深刻又奇妙的印象，同时也会使对方对该公司产生深刻而奇妙的印象。

记准电话，以免打错
假如拨错号码，应礼貌地向对方愧疚，不行顺手挂机，然后向对方说：对不起。

选择恰当的拨打时间如无紧急状况，一般白天应在8点以后〔假日在9点以后〕，夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。

有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，削减占用时间。

拨打电话前应做好充分的预备通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避开词不达意，结结巴巴的通话。

发传真时的礼节如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，感谢。

待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节
假如是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告知对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请托付者来接电话。

在办公室内避开打私人电话不行占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。

秘书手机礼仪
手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。

关于手机礼仪，秘书们应当留意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。

尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊状况下可以调成静音或震动状态。

在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在全部公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被群众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不敬重。

同时在短信的内容选择和编辑上，应当和同行文明一样重视。

秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，使用手机通话等礼仪方面进行具体的介绍。

希望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。

秘书的电话礼仪5
〔一〕重要的第一声
当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里确定会很快乐，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。

在电话中只要略微留意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。

同样说：“你好，这里是XX公司”。

但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。

因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。

〔二〕要有喜悦的心情
打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的转变，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。

〔三〕清晰明朗的声音
打电话过程中确定不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿态对方也能够“听”得出来。

假如你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。

因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能留意自己的姿态。

〔四〕快速精确的接听
现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应精确快速地拿起听筒，最好在三声之内接听。

电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的单位会给他留下不好的印象。

即便电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有其他人，应当用最快的速度拿起听筒，这样的看法是每个人都应当拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应当养成的。

假如电话铃响了五声才拿起话筒，应领先向对方愧疚，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会十分不满，会给对方留下恶劣的印象。

〔五〕认真清楚的记录
随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指① When何时② Who何人③ Where 何地④ What何事⑤ Why为什么⑥ HOW如何进行。

在工作中这些资料都是十分重要的。

对打电话，接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于5WIH技巧。

〔六〕了解来电话的目的
上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不行敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。

接电话时也要尽可能问清事由，避开误事。

首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

〔七〕挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不行只管自己讲完就挂断电话。