档案出库流程

档案出库流程
一、背景介绍
档案出库是指将存放在档案库房中的档案资料按照规定的程序和要求，移交给申请者使用或送往其他单位使用的过程。

在实际工作中，档案
出库流程的规范化和标准化管理是保证档案安全、有效利用和管理的
重要手段。

二、档案出库流程
1. 出库申请
（1）填写《档案出库申请表》。

申请人需详细填写出库目的、数量、时间等信息，并加盖单位公章。

（2）提交申请表。

申请人需将填好的《档案出库申请表》提交给所在部门主管或负责人审核。

2. 审核批准
（1）审核。

所在部门主管或负责人对《档案出库申请表》进行审核，
确保所提交资料真实、合法并符合相关规定。

（2）批准。

审核通过后，主管或负责人需签署《档案出库审批意见书》，并加盖单位公章。

3. 档案查找
（1）查找。

根据《档案出库审批意见书》上所列明的资料名称和编号，在档案馆内查找相应文件及资料。

（2）核对。

查找到相关文件后，需核对文件名称、编号、日期等信息是否与《档案出库申请表》上所列明的一致。

4. 出库备案
（1）备案。

档案馆工作人员需在《档案出库备案表》上填写有关出库资料的名称、编号、数量等信息，并加盖单位公章。

（2）记录。

工作人员需将《档案出库备案表》记录在册，并将相关资料放入专用袋中，加盖封条并签字确认。

5. 出库移交
（1）移交。

工作人员需将准备好的专用袋移交给申请人或负责人，并告知其注意事项，如保管期限、使用范围等。

（2）签收。

申请人或负责人需在《档案出库备案表》上签字确认收到相关资料，并保证按照规定使用和保管。

6. 出库归还
（1）归还。

借阅期限届满后，申请人或负责人需将资料按照规定时间和程序归还档案馆。

（2）检查。

档案馆工作人员需对归还的资料进行检查核对，并填写《档案入库登记表》，记录相关信息并加盖单位公章。

7. 档案入库
（1）分类整理。

工作人员需将归还的资料进行分类整理，并按照编号、日期等信息进行归档。

（2）入库登记。

工作人员需在《档案入库登记表》上填写有关资料的名称、编号、日期等信息，并加盖单位公章。

三、注意事项
1. 出库申请需真实合法，严禁出现虚假情况。

2. 出库资料需核对清楚，确保与申请表上所列明的一致。

3. 出库备案和移交过程中，需加盖单位公章并签字确认。

4. 归还时需按照规定时间和程序进行，不得延误或违规操作。

5. 档案入库时需分类整理并按照编号、日期等信息进行归档，并在《档案入库登记表》上记录相关信息并加盖单位公章。

四、总结
档案出库流程是保证档案安全、有效利用和管理的重要手段，对于提高工作效率和保障档案安全具有重要意义。

在实际工作中，我们需要严格按照规定程序和要求进行操作，并注意事项，确保出库流程的规范化和标准化管理。