公司合同存档管理制度

公司合同存档管理制度
第一章总则
第一条为规范公司合同存档管理工作，加强合同管理，保障公司合同权益，提高公司合同管理效率，制定本制度。

第二条公司合同存档管理制度适用于公司全体员工，包括公司内外签订的所有合同文件。

第三条公司合同存档管理制度的宗旨是严格执行法律法规，规范合同管理程序，确保合同的安全、完整、准确。

第四条公司合同存档管理工作的指导原则是便于管理、便于检索、便于保管。

第五条公司合同存档管理工作由公司办公室负责执行，全体部门及员工必须配合执行。

第六条公司合同存档管理工作坚持原则性、程序性、波行性相结合，确保合同管理工作的顺利进行。

第二章合同存档管理
第七条公司合同存档管理方式主要采用电子存档和纸质存档相结合的方式。

第八条公司合同电子存档主要通过公司内部网络或专用合同管理系统进行存储，确保合同的安全性和保密性。

第九条公司合同纸质存档主要采用归档柜、文件袋等物理存储设备进行存档，确保文件的整洁、分类、齐全。

第十条公司合同存档管理工作应当由专人负责，制定明确的存档管理计划和流程，确保合同能够及时存档和检索。

第十一条公司合同存档管理工作要建立合同档案清单，规范存档路径，确保合同的归档有序。

第十二条合同存档管理人员应当认真履行职责，及时更新合同信息，确保合同文件的准确性和完整性。

第十三条公司合同存档管理工作应当保证合同文件的机密性，不得将合同文件外泄，严格遵守相关法律法规。

第三章合同存档管理流程
第十四条公司合同存档管理流程主要包括合同存档、合同检索、合同变更等环节。

第十五条合同存档流程：符合条件的合同经过审核后，由合同管理人员进行二次确认，然后按照规定的存档路径进行存档。

第十六条合同检索流程：当需要查阅合同文件时，由申请人提出申请，由合同管理人员根据存档清单进行检索，并确定合同的存档位置，提供给申请人查阅。

第十七条合同变更流程：合同发生变更时，应当及时通知合同管理人员，由合同管理人员更新合同档案，并保留原始文件和变更文件。

第四章合同存档管理责任
第十八条公司领导要高度重视合同存档管理工作，加强对合同存档管理工作的监督检查。

第十九条合同管理人员要认真负责，严格执行合同存档管理制度，保护合同机密，做好合同的存档和管理工作。

第二十条公司全体员工要严格遵守合同管理规定，不得私自查阅、更改、借阅合同文件，保障公司合同权益。

第二十一条违反公司合同存档管理制度的单位和个人，将受到相应的处罚，情节严重的将追究法律责任。

第五章附则
第二十二条本制度自发布之日起正式执行，如有需要修改，须经公司领导审批。

第二十三条公司所有合同文件均须按照本制度的要求进行存档管理，不得违反规定。

第二十四条本制度未尽事宜，由公司办公室负责解释。

第二十五条本制度解释权归公司所有。