物业公司档案管理分类表

一级类目编号备注行政管理类 1
人力资源管理类 2
财务管理类 3
品质管理类4
物业前期介入类 5
物业承接验收类 6
业主入伙管理类 7
顾客关系管理类 8
工程管理类 9
公共秩序管理类 10
环境管理类11
一级类目二级类目
文件材料归档基本范围
类号类目名称类号类目名称
1 公司章程、验资报告、注册资料
1-1 组织机构 2 股东会文件、董事会文件、监事会文件
3 机构变革记录、公司大事记
1 证照原件
2 证照申办资料
1-2 证照管理 3 证照使用记录
4 证照变更记录
5 证照年检记录
1印鉴制作、变更、废止记录
1-3 印鉴管理
2 印鉴使用记录
1 内发文件、外发文件、行文审批记录
2外来文件及归档记录
1-4 行文管理
1 行政管理 3 请示、报告、函件
4 介绍信、授权书、委托书以及各种证明等
1 标准合同范本
1-5 合同管理 2 各类合同、协议原件及评审记录
3 各类合同、协议的执行记录
1各类会议记录、记要和会议签到记录
1-6 会议管理
2 会议决议处理记录
1 物资需求计划和采购计划
2 采购比价记录
1-7 采购管理
3物资验收记录
4 供方评价记录和合格供方名录
1 物资出入库记录
1-8 库房管理
2 库存物资台帐保存期限长期长期长期长期长期
3 年长期长期长期3 年长期长期长期长期长期长期长期长期长期3 年3 年3 年3 年3 年3 年
一级类目
类号类目名称1 行政管理
二级类目
类号类目名称
1-9 物资管理
1-10 宿舍管理
1-11 法律事务
1-12 新闻媒体
1-13 书刊档案
1-14 档案管理
1-15 内刊管理
1-16 水电管理
1-17 通讯管理
1-18 参观接待
1-19 外协单位管理
1-20 企业文化
1-21 声像档案
1-22 实物档案
文件材料归档基本范围
3 库存物资盘点记录
4 库存物资月报表
1 固定资产、低值易耗品和员工个人台帐等
2 办公设备、设施和工机具维修保养记录
3 物资盘点、调拨、转让、报损记录
1 住宿人员情况及分布情况
2 宿舍检查记录
1 法律纠纷记录
2 律师函件
3 讼诉材料、公证材料
1 新闻发布记录
2 专题新闻报导
1 书刊目录
2 定阅及购买记录
3 书刊借阅记录
1 档案目录清单
2 档案借阅记录
3 档案接收及移交记录
4 档案销毁记录
1 内刊原件
2 内刊稿件记录
3 内刊发放记录
4 内刊投稿奖励记录
1 办公水电使用记录
2 宿舍水电使用记录
1 办公电话申办记录
2 办公电话分布记录
3 办公电话费额管理
4 挪移电话费额管理
5 通讯录，包括各公司通讯录
1 参观接待材料
2 来访领导题辞签名册
3 来访者赠送礼品登记
1 外协单位名录
1 企业文化活动记录
1 照片档案
2 光盘档案
3 硬盘档案
4 录音带档案
5 录相带档案
1 证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等
保存
期限
3 年
3 年
长期
1 年
长期
长期
1 年
长期
长期
长期
长期
长期
长期
3 年
3 年
长期
3 年
长期
长期
长期
3 年
3 年
3 年
1 年
1 年
长期
1 年
3 年
3 年
1 年
1 年
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
一级类目
类号类目名称
2 人力资源
管理
2
人力资源
二级类目
类号类目名称
2-1 人力资源规划
2-2 招聘管理
2-3 教育培训
2-4 考勤管理
2-5 绩效考核
2-6 薪资管理
2-7 福利管理
2-8 员工管理
文件材料归档基本范围
1 人力资源配备计划
2 工作分析和职位说明书
1 招聘申请
2 招聘计划
3 招聘启示
4 人材库
1 培训需求调查
2 员工培训计划
3 内部培训记录
4 外送培训记录
5 培训讲议集
6 培训考核试题集
7 培训评估记录
8 内部讲师选拔、评审和管理记录
1 员工排班记录
2 员工出勤记录
3 员工加班记录
4 员工换班记录
5 员工休假记录
6 员工考勤月报表
1 绩效考核方案
2 绩效考核原始记录
3 绩效考核结果及应用记录
4 员工奖惩记录
5 优秀员工评比资料
1 工资表
2 工资调整记录
3 工资发放记录
4 个人所得税报表
5 工资卡办理及领用记录
6 行业薪资调查情况
1 员工保险开户记录
2 员工养老保险办理记录
3 员工医疗保险办理记录
4 员工失业保险办理记录
5 员工工伤保险办理记录
6 员工生育保险办理记录
7 员工住房公积金办理记录
8 员工商业保险办理记录
9 员工福利费发放记录
10 员工福利用品发放记录
11 员工体检记录
1 员工花名册
保存
期限
5 年
5 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
长期
长期
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
长期
3 年
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
3 年
3 年
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
二级类目
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
2 员工月报表
3 员工个人档案
4 员工导动记录
5 劳动合同签订记录
6 员工满意度测评记录
一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围
类号 类目名称 类号 类目名称
3-1 会计凭证
3-2 会计账薄
3 财务管理
3-3 会计报表
3-4 预算管理
3-5 其它会计档案
一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围
类号 类目名称 类号 类目名称
4-1 体系建设管理
品质管理
4-2 体系文件管理
品质管理
1 原始凭证
2 记账凭证
3 汇总凭证 1 总帐 2 明细账 3 银行日记账
4 现金日记账
5 固定资产账
6 物业服务费
7 其它辅助账薄
1 月、季度会计报表
2 年度会计报表
3 其它会计报表 1 年度收支预算
2 月度资金计划
3 预算执行情况
4 年度收支决算 1 会计移交清册 2 会计档案销毁清册
3 会计档案保管清册
4 银行余额调节表
5 银行对帐单
1 体系建设计划
2 体系诊断记录
3 体系建设记录
1 体系文件正本
2 体系文件审批记录
3 体系文件更改记录
4 体系文件发放范围
5 体系文件发放回收记录
6 体系文件作废记录
保存 期限 长期 长期 长期 长期 5 年
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
保存 期限 5 年 5 年 5 年 长期 长期 长期 5 年 5 年 5 年
一级类目 类号 类目名称
管理
4
4
一级类目
类号类目名称类号
4-3
4-4
4-5
4-6
4-7
4-8
4-9
4-10
4-11
4-12
4-13
4-14
4-15
4-16
4-17
4-18 二级类目
类目名称
体系运行控制
发展规划
计划总结
创优资料
资质管理
CI 管理
推广宣传
法律法规
服务质量控制
顾客满意度测
评
管理评审
内部审核
不合格控制
外部审核
数据分析
纠正预防措施
文件材料归档基本范围
7 体系文件销毁记录
1 体系运行检查计划
2 体系运行检查记录
3 体系运行报告
1 发展规划
1 工作计划
2 工作总结
1 创优申办资料
1 资质申办资料
1 CI 手册
2 CI 产品制作申请
3 CI 产品使用管理
1 宣传资料制作
2 宣传资料使用管理
3 推广渠道管理
1 国家法律
2 国家及部委法规
3 地方法规
4 国家及地方标准
5 合用法律法规清单
1 服务质量检查计划
2 服务质量检查记录
3 服备质量分析记录
1 顾客满意度测评计划
2 顾客满意度调查记录
3 顾客满意度调查报告
1 管理评审计划
2 管理评审资料
3 管理评审报告
1 年度内审计划
2 内审实施计划
3 内审员名录
4 内部审核记录
5 不符合项报告
6 内部审核报告
1 不合格处置记录
2 外审迎检资料
2 外部审核记录
3 外部审核报告
4 外部审核整改记录
1 数据分析记录
1 纠正措施
2 预防措施
保存
期限
5 年
3 年
3 年
3 年
长期
长期
长期
长期
长期
长期
3 年
3 年
长期
长期
3 年
长期
长期
长期
长期
长期
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
长期
3 年
3 年
长期
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
长期
3 年
3 年
3 年
长期
3 年
3 年
3 年
3 年
一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围
类号 类目名称 类号 类目名称
1 项目调研资料
2 项目可行性分析资料 5-1 物业招投标
3 投标方案和文件
4 投标过程中的相关文书资料
5-2 规划设计介入 1 项目规划设计建议资料
物业前期 1 项目施工进度
5
介入 5-3 项目施工介入 2 项目施工过程中的建议资料
3 项目施工跟进计划及跟进记录资料
1 营销活动配合记录
5-4 营销配合介入
2 营销过程中有关物业法律文书 1 竣工验收中存在的问题 5-5 竣工验收介入
2 竣工验收中问题处理意见记录
二级类目
文件材料归档基本范围
类目名称
1 建设征用土地文件
2 建设用地批准文件
3 固定资产投资许可证
4 建设工程规划许可证
5 规划报建文件
6 建造设计防火审核文件
7 物业各分项工程设计方案
8 建设工程规划验收合格证
9 建设工程竣工验收质量认定书 10 建造工程竣工消防审核意见书 11 单位工程质量综合评定表 12 供水协议书 13 供用电合同 14 允许供电通知 15 申请门牌呈批表 16 通邮申报表 17 其它相关资料 1 拆迁资料
2 销售资料
3 其它相关资料 1 地质勘察报告
2 工程合同
3 开竣工报告
4 建造施工图
5 图纸会审记录
6 工程设计变更通知
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
一级类目 类号 类目名称
6 物业承接
验收
建造工程技术 资料
物业产权资料
项目建设资料
6 验收
物业承接 类号
6-1
6-2
6-3
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
7 隐蔽工程验收签证 8 沉降观察记录 9 竣工验收证明书 10 建造材料质量保证书
11 新材料与构配件的鉴定合格证书 12 砂浆与混凝土试块试压报告 13 建造竣工图 14 其它项目竣工图
15 各分项工程施工单位资料 16 其它相关资料 1 供电系统 2 给排水系统
3 电梯系统
4 消防系统
5 弱电系统
6 其它相关资料 1 物业接收验收方案 2 房屋接管验收记录 3 设备设施接管验收记录 4 管理用钥匙移交记录
5 顾客钥匙移交记录
6 各类房屋及公建配套的产权清册
7 项目接管验收会签记录
8 接管验收相关往来文件
9 物业接管验收中发现的问题记录 10 物业接管验收中遗留问题处理意见记录
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
交房手续流转单 购房合同复印件 房屋验收交接记录 业主入伙交费记录
前期物业管理服务协议、暂时管理规约、 消防安全承诺书签订情况 钥匙借用和领取记录
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
长期
入伙方案
与开辟商对接工作记录 入伙物资与资料的准备情况 入伙现场布置及商家布展情况 入伙统一说辞和入伙培训记录 入住通知书 二级类目 类号 类目名称
二级类目 类号 类目名称
业主入伙
7
业主入伙
7
1 2
3 4 5 1 2
3
4 5 6 7
6-4 设备设施资料
6-5 接管验收档案
7-1 入伙准备
7-2 业户档案
一级类目
一级类目
管理
管理
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
钥匙托管记录及托管协议 验房问题记录和整改记录
业主资料，主要指业主身份证复印件、联
系方式、家庭成员情况等 其它物品领用记录
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
1 房态信息记录
2 空置(空关)房清册
3 空置(空关)房巡查记录
4 出租房清册 1 业主基本信息
2 重点业主情况
3 出租房暂住人员情况 1 业主代表大会形成的文件 2 业主委员会章程、公约、合同 3 业主委员会的决定
4 历届业主委员会名单
5 物业维修基金使用管理情况
6 业主的意见、建议及处理情况
7 其它
1 业主访谈记录
2 业主意见和建议
3 业主纠纷处理记
4 业主回访记录
5 小区各种公告、通知、温馨提示等 1 装修申请及审批记录 2 装修管理协议签订记录 3 装修许可证签发记录 4 装修施工人员登记记录
5 施工人员出入证办理记录
6 装修现场监控记录
7 装修费用收缴情况
8 装修违章及处理记录
9 装修验收记录
1 物业服务费用申请、请示、批复
2 物业服务费用收缴情况
3 物业服务费用催缴记录
IC 卡月度整理
8-7
IC 卡发放(异常)情况记录
1 居家服务策划记录
保存 期限 长期 长期 长期 长期
保存 期限 长期 3 年 3 年 3 年 长期 长期 3 年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
二级类目 类号 类目名称
二级类目 类号 类目名称
8 顾客关系
管理
IC 卡管理
居家服务
8-6 物业服务费用
8-3 业主自治管理
8-4 业主沟通记录
8-5 装修管理
8-1 房态管理
8-2 业主管理
8 9
10
11 8 管理
顾客关系 一级类目
一级类目
8-8
文件材料归档基本范围类号类目名称
2 居家服务项目及价目表
3 业主报修记录
4 业主报修派工记录
5 业主报修处理结果记录
6 业主邮件报刊定阅及分发记录
1 社区文化活动计划
2 社区文化活动方案
3 社区文化活动记录
4 社区活动总结汇报
1 顾客投诉记录
2 顾客投诉处理记录
3 顾客投诉分析报告
一级类目二级类目
文件材料归档基本范围类号类目名称类号类目名称
9-1 设备资料管理
9-2 设备运行管理工程管理
9-3 设备维护管理工程管理
1 设备设施台帐
2 设备设施使用说明
3 监视和测量装置台帐
4 监视和测量装置周期校准记录
1 供配电系统运行记录，含操作票记录
2 柴油发机电运行记录
3 电梯运行及年检记录
4 给排水系统运行记录
5 空调、通风设备运行记录
6 制冷站运行记录
7 热力交换站运行记录
8 消防设施运行及年检记录
9 智能系统设备运行记录
10 设备故障处理记录
1 设施维修申请单、委托书
2 设施维修计划、批准文件
3 供配电系统维修保养记录
4 柴油发机电维修保养记录
5 电梯维修保养及年检记录
6 给排水系统维修保养记录
7 水箱清洗记录
8 化粪池清掏、隔油池清洗记录
9 空调、通风设备维修保养记录
10 制冷设备维修保养记录
11 消防设施维修保养及年检记录
12 停车设备维护维修保养记录
13 防雷系统维修保养记录
保存
期限
长期
3 年
3 年
3 年
1 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
3 年
保存
期限
长期
长期
长期
长期
2 年
2 年
2 年
2 年
2 年
2 年
2 年
2 年
2 年
2 年
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
长期
二级类目
类号类目名称
8-9 社区文化建设
8-10 顾客投诉一级类目
9
9
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
14 智能系统设备维修保养记录 15 电讯系统设备维修保养记录 16 室内照明系统维修保养记录 17 室外照明维修保养记录 18 设施维修质量验收记录 19 设施维修委托施工文件 20 设备设施抢修(大修)记录 21 设施更新、更改记录
1 房屋维修、维护申请单、委托书
2 房屋维修、维护计划、批准文件
3 房屋本体及其附属设施维修、维护记录
4 外墙清洗记录
5 房屋维修、维护质量验收文件
6 房屋维修、维护预算、结算文件
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
1 来访人员情况登记
2 物资进出情况登记
3 物资搬运放行凭证 1 中控室值班记录 2 中控室交接班记录 3 消防主机运行记录
4 各种报警及处理记录 1 安全巡逻路线 2 安全巡逻记录 3 安全巡逻签到
4 安全巡逻中发现问题及处理记录 1 停车位服务协议 2 车辆出入记录 3 车辆异常情况记录 4 车辆进出凭证遗失记录
5 车场票据记录
6 车场收费用记录
7 未收费车辆记录
8 重要车辆情况记录
1 ERT 成员及紧急沟通电话
2 ERT 成员培训记录
3 应急设备清单
4 紧急应变预演计划
5 紧急应变演练纪录
6 突发事件调查和处理报告
保存 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期
保存 期限 1 年 1 年 1 年 3 年 3 年 3 年 3 年 1 年 1 年 1 年 1 年 长期 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 长期 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 长期
二级类目 类号 类目名称
10-1 出入口管理
二级类目 类号 类目名称
10 公共秩序
管理
10 公共秩序
管理
10-2 控制中心管理
10-3 安全巡逻管理
9-4 房屋维护管理
10-4 停车管理
10-5 应急响应
一级类目
一级类目
二级类目
文件材料归档基本范围
类号 类目名称
1 秩序维护人员培训记录
2 秩序维护人员值班记录
3 秩序维护人员交接班记录
4 夜间查岗记录
5 安全工作检查记录
一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围
类号 类目名称 类号 类目名称
1 洗手间定时清洁记录
2 垃圾收倒、转运记录
3 环境消杀计划、消杀记录、消杀效果
4 清洁药剂使用记录
5 保洁设备维修记录
6 保洁用品消耗记录
7 保洁工作检查记录
8 其它清洁记录 1 绿化植物养护计划
2 绿化植物养护记录
3 绿化消杀计划、消杀记录、消杀效果
4 绿化改造计划、批准文和改造记录
保存 期限 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年
保存 期限 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 3 年 1 年 1 年 长期
一级类目 类号 类目名称
10-6 内部管理
11 环境管理
清洁维护
园林绿化
11-1
11-2。