办公室收发文管理制度

办公室收发文管理制度
第一章总则
第一条为规范办公室收发文管理工作，提高工作效率，保证信息的及时传达和存档，根据国家法律法规和公司规章制度，制定本管理制度。

第二条本管理制度适用于公司内各部门的办公室，包括收发文、文件归档、信息传达等各项工作。

第三条办公室收发文管理应遵循公开、公平、公正的原则，保障信息安全，强化工作责任。

第四条办公室收发文管理工作由办公室主管负责，并在各部门的负责人的直接监管下进行。

第五条办公室收发文管理制度应当与公司相关制度相衔接。

第二章文档的分类和编号管理
第六条办公室的文件应当按照其性质和用途进行分类，分为公文、函件、会议纪要、报告、通知、公告等不同类别。

第七条针对不同类别的文件，办公室应当建立相应的编号管理制度，确保文件的唯一性和追溯性。

第八条文件编号应当包括文件名称、编号、日期等基本信息，编号要规范、统一，便于查阅和管理。

第九条文件的保存期限应当根据文件性质和重要程度进行区分，对于不同的文件应当制定相应的保存期限，严格按照规定进行归档管理。

第十条对于机密文件，办公室应当建立专门的存储空间，并制定严格的存取和保密措施，保证信息的安全性。

第三章收文管理
第十一条办公室应当设立专门的收文岗位，由专人负责收文工作，对于日常收到的文件，应当及时进行登记和分发。

第十二条对于公文、函件等有重要意义的文件，应当及时进行归档，并建立相关的档案管理系统，确保文件的追溯和查阅。

第十三条收文岗位负责收集、整理并保存公司内外发来的文件，对于需要进一步处理的文件，应当及时交由相关部门或人员处理。

第十四条对于重要的公文，办公室应当建立文件查阅制度，明确查阅权限和程序，保证信息的安全性和机密性。

第四章发文管理
第十五条发文工作由办公室主管负责，并根据部门工作需要进行统筹安排。

第十六条发文应当根据工作需要确定文件的内容、形式和发送对象，并由相关负责人签署确认。

第十七条发文应当按照规定的格式和编号进行，保证文件的规范和统一。

第十八条发文应当分发给相关部门或人员，办公室负责人要做好跟踪和督促工作，确保文件的及时传达和处理。

第十九条对于涉及机密信息的文件，办公室应当制定保密措施，并采取相应的加密、传输和存储措施，保证信息的安全性。

第五章信息传达和存档
第二十条办公室应当建立信息传达和存档制度，对于重要信息要及时传达给相关部门或人员，并进行相关记录。

第二十一条对于重要信息的存档，办公室应当建立档案管理系统，存放在指定的档案室内，保证文件的安全和整洁。

第二十二条对于需要归档的文件，办公室应当及时进行整理并进行相关分类，确保文件的规范和可查阅性。

第二十三条对于需要销毁的文件，办公室应当严格按照规定进行销毁，确保信息的安全和彻底性。

第六章工作责任和监督
第二十四条办公室负责人应当加强和完善收发文管理制度，提高工作效率和质量，确保文件的规范和有效传达。

第二十五条对于工作中出现的问题和难点，办公室负责人应当及时进行分析和总结，推动工作的持续改进和提高。

第二十六条对于违反收发文管理规定的行为，办公室负责人应当及时进行纠正和处理，确保工作的规范和有序进行。

第七章附则
第二十七条本管理制度经办公室主管批准后生效，如需修改，应当报办公室主管审批。

第二十八条本管理制度由办公室主管负责解释。

第二十九条本管理制度自颁布之日起实施。