基于信息化的事业单位档案归档整理分类技巧

基于信息化的事业单位档案归档整理分类技巧

发布时间：2022-05-20T07:44:47.727Z 来源：《中国科技信息》2021年20期作者：刘艳华

[导读] 如今，对于事业单位而言，档案管理已逐渐向信息化模式发展

刘艳华

哈尔滨市南岗区教育局校舍建设维护中心

摘要：如今，对于事业单位而言，档案管理已逐渐向信息化模式发展，传统模式下的纸质版档案管理形式已逐渐不适合于现在的事业单位整体发展。信息化管理模式能适应现在时代的发展，为事业单位的档案管理提供一个新的思路。从档案管理整体的质量和效率上，信息化的管理形式能够更加具有实践意义。

关键词：事业单位，档案管理，信息化模式

对于我国的事业单位发展来看，文书档案的内容以及类型越来越丰富，事业单位的整体发展形式也是呈现一个多元化的状态的。所以，利用信息化技术，对事业单位的档案整体内容进行分类管理，可起到高效率，高质量的管理作用。另外，纸质版的档案形式，其存储困难的同时不利于收集，所以需利用新时代的科技手段，合理化的融合电子管理形式，能让事业单位档案管理更加具有针对性且更全面。

1.我国事业单位档案管理的现状分析

1.1信息化档案管理的模式普及不全面

从我国的事业单位发展情况来看，事业单位的发展过程中涉及到的内容现在也越来越丰富，同样，其档案的丰富性上也会随之增加，对于传统模式下的档案管理，采用纸质版的人工管理形式，已不适应现在的事业单位发展，在我国诸多的事业单位在发展过程中，对于信息化档案信息的管理仍然处于前期比较模糊的阶段，不了解也不适应信息化的档案管理形式。一定程度上，电子档案的信息化平台的建立及监管体系的形成及完善现在仍然处于起步的阶段。档案管理的传统模式，现在也会给事业单位档案信息的查询等带来一定的困难。传统模式下，倘若想根据时间或者某一个类型的档案信息内容进行分类查询，会存在比较大的困难。特别是档案存储时间比较长的情况下，档案信息很可能会因为纸张保存不妥当而造成信息丢失等严重问题。为后续的档案查询及检查等造成很大影响。所以利用电子信息管理模式，建立智能化的档案信息管理平台是有必要且重要的。因事业单位的信息管理仍较保守，对于智能化档案管理的相关技术上也没有专业的技术人才培养及培训，导致信息化的档案管理模式仍然没有完全实现及应用。

1.2事业单位档案管理人员对于信息化管理模式的不适应

事业单位档案管理人员对于信息化管理模式的不适应，这也是档案管理技术人员的更新不及时的问题。因现在处于信息化发展非常迅速的时代，事业单位的档案信息类型不仅仅非常多样且信息的数量也是非常庞杂的，为此，利用电子信息化的管理手段，能有了解和掌握大数据信息化搜索及管理的档案信息管理人才是非常重要的。很多的事业单位因传统模式下的档案信息管理人才队伍建设的较全面，为能适应新的信息化管理模式，会存在有一定的队伍建设改变，因没有及时的进行队伍的合理化建设，传统模式下的档案管理人员也没有主动和积极的意识去学习和了解信息化时代的档案管理模式及内容。长此以往，事业单位档案管理模式就会没有深入推进的机会，档案管理人员的整体素质也不会进步和提升。而对于事业单位而言，也没有积极的进行档案信息化管理的人才聘用及培训，在管理人才队伍建设上缺乏主动和发展的意识。当然，档案管理不仅仅是其中一个技术人员掌握即可，也需要所有的管理人员有学习的意识，所以这也是事业单位在进行信息化档案管理培训的主动性上有所欠缺的问题存在。

1.3事业单位对于档案管理的信息化管理形式的发展意识缺失

事业单位整体对于档案管理的信息化发展模式处于一个较保守的阶段，针对档案管理的模式变化的发展意识是有所欠缺的。换言之，在档案信息管理中，事业单位没有给予其针对性的了解及重视，没有看到档案管理的问题所在，比如说在传统纸质版档案存储中的档案纸张发黄导致的档案信息丢失或模糊的情况，以及纸质版档案的放置随意，后期的查找和检查比较困难等问题，继而对整体事业单位某一类型档案信息真实性造成影响。信息化时代，通过建立完善的档案信息管理平台，能为事业单位的整体发展带来便捷，分类管理，网络监管，远程的数据传输及文件查找，能快速且准确的提升档案管理的效率，信息安全也能有所保证。事业单位需从多个角度看到信息化档案管理的优势及发展的趋势。切实提高信息化档案管理的发展意识。

2.在时代发展背景下如何进行事业单位信息化档案管理

2.1提高事业单位对于信息化档案管理的发展意识

首先，就是事业单位的信息化档案管理意识问题，无论是管理层还是基层管理人员，都需要了解到大数据时代的优势和便捷性，进而能够积极且快速的进行信息化管理模式的普及，这对于事业单位信息化档案管理的相关内容的推进是必要且重要的。从事业单位的管理层开始，根据事业单位的发展情况制定合理的档案管理信息化管理策略，以及对档案信息的分类给予清晰的定位，为后续的档案管理信息化平台建立打下基础。此外，从基层员工来看，需提升对于信息化档案信息管理的主动学习意识，尤其在信息化平台应用的初期，档案信息化管理的技术人员需全面且系统的进行了解及操作该平台，对于所有的档案信息管理内容都能够熟练掌握。尽可能提升事业单位档案信息的管理效率。

2.2培养全面的信息化档案管理技术人才

其次，就是全面培养信息化档案管理的技术人才，在传统事业单位档案管理的人才队伍稳定的前提下，引进对于信息化档案管理的专业技术人才，是事业单位信息化档案管理的重要一步。专业技术的理论知识是基础，同样，在事业单位聘用人才后也需针对性对其进行人才培训，针对性的对事业单位的发展情况和档案信息内容进行培训。可以定期组织事业单位信息化档案管理的一些考察或者是知识竞赛等，提高员工的工作积极性。此外，为能全面且系统进行信息化档案管理的普及，事业单位可进行企业考察等，对于已在信息智能化管理的企事业单位进行考察，了解其信息化管理的优势及工作策略是有一定必要的。

2.3结合电子信息技术融合档案管理进行综合实践

再次，结合电子信息技术融合档案信息进行综合实践管理，这也就是形成属于不同事业单位的信息化档案管理平台，完备的信息化档案管理平台，能够分类分层级的进行档案信息的归纳及收集，不同的进入端口可以设置不同的加密模式。放置档案信息泄露的同时设置档案管理的权限。此外，结合信息化管理平台，事业单位档案管理也能够更加的正规，公开公平公正的实现档案信息的管理，让基层员工也