国有企业档案管理现状及改进思路

国有企业档案管理现状及改进思路
发布时间：2022-01-05T07:00:52.612Z 来源：《中国科技人才》2021年第21期作者：刘秋艳[导读] 档案管理是指对档案实体和信息进行统计、保管、收集、整理的活动，国有企业档案具有历史再现性、多样性、海量性等特点，在国有企业发展过程中扮演重要角色。

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摘要：创新国有企业档案管理是提升企业效益以及适应新形势的要求，可以让企业获得稳定、持久的发展。

文章通过行动研究法、查阅资料法探讨国有企业档案管理情况，发现现下国有企业档案管理存在重视程度不够、管理体系不够完善、管理人员素质偏低、信息化管理水平低等问题。

基于此，针对管理现状提出具体的改进措施：提高对档案管理工作重视程度；建立完善的档案管理制度体系；重视并加强档案管理队伍建设；有机结合档案管理与信息技术。

关键词：国有企业；档案管理；现状；改进思路
前言：档案管理是指对档案实体和信息进行统计、保管、收集、整理的活动，国有企业档案具有历史再现性、多样性、海量性等特点，在国有企业发展过程中扮演重要角色。

然而，由于各种主客观因素的影响，现下国有企业档案管理现状不容乐观，存在诸多问题，因此有必要采取相应的解决措施，加强档案管理，这可以为企业的持续、平稳发展提供强有力的支撑，还能给企业决策者提供可靠的依据。

基于此，文章通过对现下档案管理现状的分析就如何改进管理体系进行探讨。

一、国有企业档案管理现状
在社会不断发展的背景下，国有企业档案管理工作也进行了调整与改革，取得一定的进步，但远远不能满足国有企业的发展需求。

现下，国有企业档案管理还存在以下问题： 1.重视程度不够。

档案管理工作有一定的系统性、繁琐性、复杂性，涵盖的信息量大，覆盖范围广，涉及到诸多部门，企业需要持续投入人力、物力、财力等资源，但是这些资金的投入很难直接、快速转化为经济效益[1]。

因此，当下国有企业仍然存在重业绩效益轻档案管理的现象。

2.管理体系不够完善。

档案管理具有系统性、复杂性，需要完善的管理体系作支撑。

然而，就当前国有企业档案管理局面来看，体系制度还不够完善，比如岗位责任制度，没有具体落实到每一位管理人员、每一个环节上，这给档案管理工作的开展造成一定的阻碍。

3.管理人员素质偏低。

或是为了节省人力资源，又或是存在认知模糊问题，认为档案管理是一项很简单的工作，所以国有企业的一些档案管理人员由临退休的员工担任或者由现任的员工兼职，这些管理人员未接受过系统化的培训，加上缺乏档案管理经验，所以在工作中往往遇到各种障碍，面对一些突发的问题也不知道如何应对[2]。

4.信息化管理水平低。

在互联网技术渗透到社会各个角落的今天，利用信息技术进行档案管理已经成为不可阻挡的趋势。

然而，就当下国有企业档案管理情况来看，信息化程度并不高，部分企业在档案管理工作中仍然沿用传统的管理方法，管理过程吃力且管理效果不理想。

二、国有企业档案管理工作的改进措施
（一）提高对档案管理工作重视程度
思想决定了行动，要想从根本上改进国有企业档案管理工作，使其取得更大的成就，必须要提高对它的重视程度。

现如今，国有企业有关领导和管理者没有重视档案管理工作，最根本原因是他们没有认识到这项工作的重要性。

档案管理工作十分重要，一方面，它给企业决策者做出相关决策提供了可靠的参考依据。

国有企业档案记录了长期以来企业生产发展的数据，所以它具有数据支撑作用，企业领导和管理者在做决策时可以参考这些数据。

同时，开发利用企业档案数据能够帮助企业领导和管理者清晰地看到企业一路走来的状况尤其是发展趋势，让他们能够有依据地总结发展经验、梳理发展教训，这有助于促进企业发展目标的完成[3]。

另一方面，它可以确保国有企业持续、平稳的发展。

档案管理实际上就是记录企业在生产和发展过程中形成的具有保存意义的视频、音频、图片、文件等，这些对于企业完整保存内部数据、制定工作制度、树立社会形象有重要意义。

此外，部分档案还涉及到国有企业的一些核心机密，所以档案管理工作尤为重要，档案内容的完整性、准确性、安全性直接影响企业的可持续与平稳发展。

（二）建立完善的档案管理制度体系
完善的制度体系是创新档案管理工作的约束与保障，因此，国有企业在档案管理工作中要加根据实际情况建立科学、完善的管理制度体系。

首先，在企业中设立专门的用于管理档案的机构，由能力高、资历深的人员为领导，严格监管档案管理工作中的每一个环节。

其次，根据档案管理需要建立岗位责任制度，确保每一个工作人员都能在严格的制度下树立高强的使命感与责任心，清楚地认识到自己的义务与职责。

通过这样的制度将档案管理工作切实落实到每一个工作人员的身上，贯穿到每一个环节，做到责任明确、权责分明、有章可循、有法可依。

除此之外，国有企业还要根据档案管理工作需要制定具体、详细、明确的档案管理细则、实施规范和管理标准等，如《XX 国有企业档案管理保密实施办法》《XX 国有企业档案管理人员考核细则》等，同时要根据档案管理形势的变化和发展不断修缮、补充相关的规章制度，保证档案管理制度的可执行力与可操作性[4]。

（三）重视并加强档案管理队伍建设
档案管理人员的业务能力与综合素质是创新档案管理的基本要素，所以，对档案管理工作的改进离不开档案管理队伍的建设与强化。

队伍的建设无外乎是两种方法，一种是“请进来”，另一种则是“走出去”。

国有企业除了通过从外面聘请的方式引进档案管理人才，更重要的是加强对现有管理人员的培训。

首先，在培训内容上，要合理安排《企业档案管理办法》《保密法》《档案法》等专业知识培训，同时要紧跟时代潮流，适当地安排云存储、云计算、大数据、计算机等信息技术教育，以此提升档案管理人员的业务能力与管理水平[5]。

其次，在培训形式上，要运用差异化培训方式，针对档案管理岗位上的老员工、新员工制定不同的培训方式，如邀请专家开设讲座、外出学习等。

尤其是对年轻的管理人员，要派他们外出学习，积极借鉴国内外先进的档案管理方法与经验。

而对资历较深的管理人员，可以鼓励他们建立专门研究小组，定期沟通、交流。

通过这些方式提升档案管理人员综合水平，为改进档案管理工作提供可靠的人力资源保障。

（四）有机结合档案管理与信息技术
21 世纪是数字化。

信息化时代，国有企业在创新、改进档案管理工作的过程中要积极跟上时代潮流，科学应用先进的现代化技术。

首先，在企业内部全面覆盖局域网与无线网，确保企业各个部门、岗位都实现智能化、信息化办公，为档案管理人员在第一时间全面、准确收集资料提供可靠的保障。

其次，通过大数据技术、云计算技术等建立数据库，在数据库中存入纸质档案资料，方便各部门人员调用，实现数据共享与资源优化配置。

除此之外，需要定期更新硬件设备，定期升级软件设备，同时要科学使用数据加密技术，最大程度防止档案资料与信息的损坏、丢失，并且与专业维修人员合作，让他们定期清理、杀毒、维护，以此提升档案管理工作质量与效率。

结论：综上所述，国有企业实现管理创新以及提升管理效益离不开档案管理模式的创新与信息化建设，在管理档案过程中，国有企业应树立服务意识，及时找到当前管理工作中存在的问题，在这个基础上根据国有企业发展特点采取相应的解决措施，通过提高对档案管理的重视程度、建立完善的管理制度体系、加强档案管理队伍建设、引进信息技术等方式提升档案管理水平，促进企业发展目标实现。

参考文献：
[1]唐绮蔓,胡高强.新档案法视角下国企档案管理发展路径研究[J].西藏科技,2021(05):39-41.
[2]居华峰.浅谈国有企业文书档案管理效率的提升策略[J].办公室业务, 2020(19):102-103.
[3] 韦雄鹰 . 国有企业档案规范化管理的重要性研究 [J]. 法制博览,2020(17):233-234.
[4]刘冰洁.论新时代档案管理工作在企业中的地位与作用[J].机电兵船档案,2020(01):34-36.
[5]黎广培.国有企业改制档案管理现状分析与改进策略[J].东方企业文化,2016(16):139-140.。