探析电子文件在线归档原则

案工作 人员需要充分 意识到对文件形成 初期管理 的重要 性，
情况如何，要监控工作流 的执行状态 。
由此可见，工作流是一种计算机化的表示模型 ，它 由一
系列不 同的计算机程序和人共同参与，并实现全部功能必须
采取多种措施完成 电子文件 的前端控制工作 。
电子文件的前端控制，指 的是把原有的纸质档案管理流 程 中后部分 的处 理过程及方式 ，调整 到管理流程的最 前端， 用 关注 文件 自身及其相关 问题，来代 替传 统理论 中对实体保
档 案现 代 化
探析电子文件在线 归档原则
文／ 吕 文波
通过对 电子政务系统的开发与利用，全面实现政府 的无 纸化、 自动化 办公，为保证所产生的 电子文件进行 即时 的收 集、 存储及利用等管理活动 ， 各个机构必须使用档案管理系统 ， 并将其完整地融入 到整个 电子政务系统当 中， 以此为文件 的 归档做好准备。为 了确保 归档工作 的顺利进行，档 案工作者 要把 电子文件的归档要求贯 穿到文件 的撰发至归档 整个 工作 流程中去 ， 也就是我们所说的文档一体化。 这一超 前控制做法 ， 能够更好地保障归档后档案的真卖陛、完整性。
一
实性和完整性受 到破坏 ，需要在文件形成之前就采取控制措 施加以控制 。前端控制是系统分析整合整则，尽可能在文件形成阶段实现全部管理 功能 。
由于电子文件具有 易修改、易流失且无法恢复等特点，所 以，
进行前端控制对于电子文件 的管理来说十分重要。为 了有效 防止 电子文件的损伤，保证 电子文件的真实与完整，在文件 形成 的初期就需要对其加 以管理、控制及维护，坚持 “ 预 防 为主，补救为辅”的原则。
、
全程管理原则
三、无缝集成原则
所谓 无缝集成 原则，就是在 系统 引入 工作流 的技术 思
对电子文件进行全程管理 ， 需要做到全面 、 系统、 动态。 这种 全程管理是 一种 过程管理 ，它要求对 电子文件 的流程 、
想。作为 电子政务的一个主要内容 ，电子文件的存储 系统需 要嵌入 其中，并借助于互联网提供 的协作办 公平 台，完成文 件 与档案 的一体化管理，进而确保机构 内电子文件的科学产 生、流 转并及时 收集、归档。只有引入工 作流的技术 思想， 才能实现如上整个系统的运转过程。 工作流是一类 能够完全或部分 自动执行的业 务过程 。这 是工作流管委会给它 的定义。工作 流系统的主要功能及特征 包含三点，分别 是 自动、监察和控制。这就规定 了工作流系 统能够 按照相应 的原则，保证数据、文档 以及工作任务可 以 在多个工作人员之 间完成操作与承接。想要确保全部工作流
工作任务应当包含 哪些 具体 的任务 ； 第二 ，通过何种途径
实施这一工作，也就是实施这一工作需要遵 循哪些原则 以及 具备何种前提，控制流和信息流的定义即所交互的信息如何 ； 第三 ，工作的执行者是谁 ，角色定 义如何 ； 第四，工作执 行
档案的优劣。要想得到真实、完整 、高质量的 电子档案，档
程的顺利进行，首先要掌握流程 中各个环节的涵 义，也就是
管理规则 与方法 、质量要求进行完整 管理 。全程监控电子文
件 的产生 、存储、保管以及提供利用等管理活动中的全部流 程，实现档案管理各流程的无缝化 ，进而保证档案管理质量，
做到及 时地认识并 改正遇到 的问题。紧密联系 电子记录与职 能活动 ，来保证 电子文件的真实与完 整，通过对 电子文件的 过程控制来实现对结果 的控制，建立 目标体 系、技术方法体 系和程序 体系，涵盖整个 电子文件管理活动。这就 需要档案 工作人员，能够对 电子文件生命周期的全过程 予以即时 的监 督与控制，保证 电子文件管理工作的高质量完 成。只有在档 案的全程管理原则，切实融入到文件管理系统的各个流程 当 中时，才可以确保 归档 电子文件 的质量，也才 能为 人们所利 用。 有鉴于此 ， 我们必须制定全程管理的对应管理法规与机制， 来规范电子文件 的管理工作 。
各个环节的负责人以及每个活动所使用的应用程 序。一个完 整的工作流程应当包括 以下四方面 的内容 ： 第一，针对特定 的工作任务而言，要搞清它 的处理程序 ，明确想要处理好这
一
二、前端控制原则
在 文档一体化的过程 当中，文件和档案 已经无法进 行明 确 的区分。各单位 所形成 的电子文件 ，在进行归档 保存后 即 为 电子档案 ，所 以，电子文件的质量直接影响到归档后电子
具备的全部服务 以及完 成活动全过程 时会 用到的所有参数 ，
即对 于各个环节 的界定 ，操作前提，操作步骤 ，操作环节的
具体工作人员以及活动全过程使用到的应用程序 。
管对象 的控制 。为 了保证归档后档案 质量 ，预防 电子文件真
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（ 作者单位 ： 四平 市房屋 市场服务 中心 ）