新时代档案信息化工作的探讨

□东港市档案和史志服务中心秦迎春
党的十九大作出了“中国特色社会主义进入新时代”的论断。

进入新时代，我国信息技术飞速发展，数字化、智能化在推动经济社会发展、实现国家治理体系和治理能力现代化方面发挥着越来越大的作用。

站在新的起点上，档案部门信息化工作就要践行新发展理念，依靠科技手段破解档案发展矛盾，提升信息技术在档案管理中的应用。

档案部门加大档案信息化工作，促进档案管理科学化、规范化，使档案工作更加高效地满足社会的需要。

一、档案信息化工作的重要性
1.做好档案信息化工作是顺应信息时代发展的需要。

随着信息时代的到来，信息技术发展水平高低已经成为世界各国综合国力的象征，各领域信息技术的运用成为科技发展水平的标志。

新时代的中国，运用大数据、人工智能等信息技术推动经济社会发展已经是数字城市、智慧城市的标志，电子政务、电子商务、办公自动化的日益普及，网上审批、“一网通办”在各地的实施，使档案工作面临着新的机遇和挑战。

档案部门加强档案信息化工作，推动档案信息化管理，不仅是迎接信息化时代的挑战，也是顺应信息时代发展的需要。

各级档案部门应更新观念，充分认识档案信息化工作的重大意义，做好档案信息化工作，推动档案科学管理。

2.做好档案信息化工作是适应档案事业自身发展的需要。

传统的档案管理模式，耗费了大量的人力、物力，但效率不高。

随着信息技术在社会上的发展和应用，电子政务在各部门的广泛使用，电子档案也将会成为未来档案馆的馆藏主体部分。

档案管理人员必须打破旧有的管理思维，改变过去使用人力对档案进行收集、整理、提供利用等方式，推行现代信息技术管理手段。

各级档案部门要适应新时代信息技术快速发展的需求，变被动为主动，积极探讨档案事业发展的途径，加快档案信息化工作，做到档案管理信息化，进而提高档案服务社会的水平。

3.做好档案信息化工作是实现档案资源共享、提高工作效率的需要。

档案管理最终目的就是为人民群众提供方便有效的利用，发挥档案的价值。

实行档案信息化管
理，能够打破信息提供者和使用者之间的
壁垒，实现室与室、室与馆、馆与馆之间的
信息共享，达到足不出户跨地域查询档案
信息的目的。

另外，档案工作者可以根据利
用者的需求，借助计算机快速、准确地找到
所需的内容，提高了效率和质量。

二、档案信息化工作的原则
1.统筹规划原则。

档案信息化工作是
一项巨大的系统工程，需要投入大量的人
力、物力、财力。

因此，档案部门要用科学发
展的观点统筹规划档案信息化工作，立足
全局和长远，总体规划、分步实施。

要根据
自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考
虑馆藏档案的利用率，把握轻重缓急，分步
分阶段实施，切记好高骛远。

就东港市档案
馆而言，我们优先建立了婚姻、土地、宅基
地、复员退伍军人等民生档案数据库，进行
了档案条目级录入,在完成条目级录入之
后又根据需求，我们优先进行了上述民生
档案原文数字化扫描。

目前，我馆已完成了
全部馆藏档案数字化扫描工作，正在研究
资源共享问题。

坚持以需求为导向，以利用
促开发，统筹规划，才能使档案信息化工作
创造更大的效益。

2.规范标准原则。

档案信息化是一项
以规范化、科学化为基础的建设，需要在系
统、规范的环境下开展，不能各自为政。

在
信息化建设中，档案数据库的建立、数字化
加工、电子文件的接收等都需要有一套统
一的标准。

档案部门要制定和实施档案信
息化工作标准和规范，这是档案信息化工
作的需要，也是提高工作质量和效率的需
要。

此外，在档案的著录、编目等方面，也要
有统一的规范和标准，否则也会影响档案
信息化工作的开展。

例如，以前我馆部分档
案目录著录不准确、文件目录不完整等，在
开展档案信息化工作时就受影响，有的甚
至导致档案信息化工作无法进行。

3.安全可靠原则。

档案信息化离不开
计算机和网络，目前，网络上非法窃取信息
时有发生，这就给我们档案部门通过网络
提供档案信息带来安全隐患。

因此，我们必
须重视档案信息化的安全管理，要采用科
学、有效的措施保证档案资料的安全。

注重
网络信息的安全,最大限度防止档案信息
泄露，保证档案信息绝对安全。

我们要在重
视应用现代信息技术手段开发档案资源的
同时，还要完善档案安全保密制度，防止档
案信息的泄露。

三、推进档案信息化工作的思路
1.增强意识，树立档案信息化观念。

大
力加强档案信息化工作，是档案事业发展
的必然趋势，也是档案部门一项长期的工
作任务。

在这种情况下，档案部门要充分认
识到推动档案信息化工作的重要性，树立
档案信息化观念，适应新时代档案工作发
展模式、管理理念。

一是要转变工作思路，
从传统的档案管理模式向现代化管理手段
转变，根据本地区信息化建设情况，构建适
合自身发展的档案信息化管理模式，同全
地区信息化建设同规划、同发展。

二是增强
档案信息化建设意识，加大宣传力度，积极
争取党委、政府的重视，树立危机意识，正
视信息化环境下档案工作面对的挑战。

三
是要加大投入，满足档案信息化建设所需
的设施、设备等方面的费用。

2.掌握标准，建立标准、规范的档案管
理体系。

档案信息化工作离不开信息化工
作标准和规范的支撑，只有按照统一的档
案信息化工作标准和规范，才能确保本地
区档案信息化工作有序开展。

因此，档案部
门要掌握标准，建立标准规范的档案管理
体系。

一是要坚持档案基础业务的规范和
标准。

档案部门在平时的业务指导中，要严
格要求，督促基层单位在档案工作各个环
节中按照标准、规范去执行，这样就会避免
因平时档案业务基础差而影响档案信息化
工作。

二是坚持档案信息化工作过程中档
案软件和硬件的技术规范和标准。

一个地
区应使用统一的档案管理软件，档案部门
在档案信息化工作过程中，无论是在数据
库建立、数字化扫描，还是在电子文件管
理、信息共享等方面，应坚持“统一流程、统
一著录、统一数据结构”原则，确保档案信
息化工作可持续发展，促进档案信息化工
作规范化运行。

三是要形成科学合理的规
划体系。

档案信息化工作是一项长期的、全
面的、系统的工作，档案部门要结合实际，
统筹长远规划，分期分步骤制定长期、中
★业务研究yew u yan jiu 6
2020第2
2020第2期、短期的工作目标，统筹推进、持续进行。

3.强化培训，建立适应档案信息化工作的人才队伍。

信息化人才队伍是档案信息化可持续性发展的前提和保障。

档案部门一定要加大档案信息化工作的人员培训力度，营造学习新技术和应用新技术的浓厚氛围，培养档案工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识，适应档案信息化工作的需要。

还要多渠道引进档案专业技术人才，
创造条件，让德才兼备、既懂现代科学技术、又懂档案管理的复合型人才从
事档案管理工作，这样才能适应新时代档
案事业发展的需要，
更好地服务社会。

4.加强管理，建立档案信息化安全保障体系。

确保档案安全在档案信息化工作中尤为重要。

档案部门要提高安全防护意识，
完善规章制度，落实好档案信息化安全保障措施。

一是要确保档案实体安全。

档案部门在档案数字化过程中，要做好档案出入库登记，安装监控设备，严禁把档案带出工作场所，
确保数字化过程中档案完整、有序。

二是要确保档案数据安全。

在信息化建
设中，档案部门要对所有产生的档案数据采取多种方式做好防护和备份，做好异地备份，确保档案数据安全。

三是要保护好档案的信息安全。

做好保密工作，最大限度降低安全隐患,防止信息泄露。

四是保护好网络安全。

档案部门要加强档案网络管理，采取必要的网络防护措施，安装网络防火墙、防病毒软件等，并不断地更新、升级，注意网络信息在安全层面的有效保护,提高工作人员的安全意识，加大档案信息的保护力度。

□绥中县档案馆晋军
目前，中央和地方国家机关机构改革基本完成。

档案部门机构改革是推进档案工作体制机制创新和职能转变的一场深刻变革，是完成地方机构改革的重要组成部分。

在这种改革背景下，全国市县级档案部门也进行了改革，行政职能划转到党委办公室。

但由于各地实际情况不同，市（县）、区档案局往往没有或有很少的人员从事档案行政管理工作，面临着档案人员业务熟练程度不够、人手不足、档案指导工作不到位，甚至依然由档案馆行使原档案局的职能等问题，
存在着档案行政部门职能弱化、上下贯通不力的被动局面。

当前和今后一段时期内，如何最大程度发挥档案行政管理部门的职能，确保档案指导、监督检查、重点项目档案验收、档案教育培训、职称评定等诸多行政业务工作正常有序开展，成为我们急需解决的问题。

作者根据多年来从事档案行政管理和档案业务的实践经验和掌握的理论，从以下几个方面对做好档案行政管理工作提出可供参考的方式方法。

加强学习，提高档案人员的业务能力。

档案工作是一项技术性的管理工作，既要掌握国家档案方面的法律法规，也要熟悉和准确运用档案的各种业务规范标准，同时还要有一定的解决实际业务问题的工作经验。

因此，需要通过各种途径和向老同志请教等方式加强学习，提高自身的业务水平和工作能力，掌握国家关于档案方面的各种规范标准，运用到实践中，做好区域内的档案指导工作。

强化协作，开展监督检查工作。

监督检
查是档案行政管理工作不可或缺的一项职
能，
主要依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》
《国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见》《辽宁省档案条例》及《档案管理违法违纪行为处分规定》等相关法律法规规定，对辖区内的立档单位开展执法监督检查工
作。

《档案执法监督检查工作暂行规定》第三条规定：“国家档案局和县级以上档案行政管理部门是国家贯彻并监督执行档案法
规的机关，
依法行使档案执法监督检查权，并依法对违反档案法规的行为进行查处。

”面对这项工作，仅仅依靠档案行政机构人员远远不够，可通过在本行政区域内调动市（县）、区内的档案行政人员或跨区域的
方式协调市级档案行政人员组成监督检查组共同开展工作，解决人员不足的问题。

组建专家库，发挥专家业务优势。

通过遴选一批在档案领域业务水平高、实践能力强、科研成果多的专家，建立全市或全县档案专家库。

经过一定的程序将各级综合档案馆、
部门档案馆、各机关档案室、企事业单位档案室从事档案工作满五年以上，具有档案专业中级或副高级职称，具有一定的理论知识和实践经验的档案工作者纳入本行政区域内“档案专家库”（如江苏扬州市）
，从专家库中随机抽取专家，参与本行政区域内的档案事业决策咨询、课题研究、
项目评审、人才培养、档案教育培训、职称评定等项业务工作，为推动档案事业高质量发展提供支持与保障。

专家库要采取动态管理机制，每隔两三年调整一次。

开展研讨，提高档案管理水平。

研讨是
开展各项工作的有效方式之一。

作为档案行政管理部门，面对档案指导、项目验收等各项业务工作，由于人员不足、业务能力有一定差距，在工作中会遇到难以解决的专业性较强的问题。

在这种情况下，通过定期举办各种专题性的工作研讨会，组织本行政区域内的各单位档案人员交流讨论档案工作中出现的问题、
困惑、经验、教训等，形成明晰的共识，达到互通有无、共同促进的目的。

这样，就可以有效解决档案工作中出
现的问题，为档案工作提供技术支撑。

树立典型，发挥示范引领作用。

档案业务指导工作在档案行政管理中处于主体地位、前沿位置，直接关系到档案事业的兴衰成败。

因此，在档案行政管理工作中，尤其是在档案指导方面，要站在本行政区域的高度，经过与周边区域档案工作的对比分析，
找出本行政区域内的优势和劣势，在本行政区域内树立各种典型，如在农村档案工作、
机关档案工作、企业事业领域上的典型，在科技档案、专门档案、文书档案工作专业上的典型，
在现代化管理上的典型。

然后，通过现场会、片会的形式，做到典型引
路，发挥指导引领作用，弥补短板，提高档案行政管理水平，同时，达到促进基层档案工作有效开展的目的。

总之，档案行政管理工作任重而道远。

在新形势下，尤其是当前情况下，档案行政管理部门要更新观念，与时俱进，大胆创新，不断探索，使档案行政管理部门在本行政区域内档案事业发展中发挥更大的作用。

yew u yan jiu 业务研究★
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