铁路站段物资计划提报标准化流程作业指导书

铁路站段物资计划提报标准化流程作业指导书
1.编制依据
依据《物资采购供应管理办法》、《物资采购供应实施细则》编制本作业指导书。

2.适用范围
适用于运营维修物资、大修更改及其他专项物资计划提报管理。

3.流程说明
3.1物资采购预算编制
按照集团公司要求结合业务预算和财务预算，综合考虑库存数量、物资价格等因素，认真分析核算，站段物资、业务、财务等相关部门协调配合，编制物资采购预算和主要物资类别预算，经单位主要领导批准后上报。

3.2需求计划编制
运营维修计划运营维修需求计划分为“常备计划”和“临时计划”。

3.2.1常备计划。

常备计划是指可预测，并按照一定时间有规律编制的物资需求计划，主要为年度“三定”采购需求计划。

年度“三定”采购需求计划于每年末按集团公司要求由站段物资部门牵头各相关部门根据年度工作量、物资消耗定额、物资预算等因素综合测算后编制，已有“三定”采购结果的物资需求计划由车间（班组）或其他需求部门按照
物资采购预算进行编制。

3.2.2临时计划。

临时计划是指因临时工作任务而新增的物资需求计划。

临时计划由车间（班组）或其他需求部门按照物资采购预算进行编制。

3.3更改、大修计划及更改工程甲供物资计划
更改、大修计划由站段业务主管部门根据项目预算编制物资需求计划。

更改工程甲供物资计划由项目执行单位或牵头单位根据工程预算编制工程项目物资需求计划。

3.3.1需求计划审批流程及相关要求
需求计划审批流程：
物资采购预算范围内的物资采购需求计划：相关业务部门审核→财务计划部门审核→业务分管领导审批→报物资部门。

无物资采购预算、但急需的物资采购需求计划：相关业务部门审核并对接财务计划部门→主要领导签批→物资部门上报集团公司物资部审批调整预算。

有“三定”采购结果物资审批流程：相关业务部门审核需求数量→财务计划部门审核物资采购预算→业务分管领导审批→报物资部门。

3.3.2需求计划审批相关要求
3.3.2.1 相关业务部门审核相关业务部门负责拟定或
审核本专业物资需求计划的需求数量、技术及资质标准。

资格条件是否合理。

资格条件的设定应严格执行行政许可、认证管理、质量抽查等相关规定设置，根据该包件类型、技术标准及市场供求关系，合理确定投标人及所投物资设备的资质，满足资质的依法合规性、优质性、竞争性的要求。

技术规格书是否符合要求。

技术规格书内容编写完整，技术参数明确，设计、选型满足经济性、适用性、可靠性以及方便维修和升级改造等要求。

技术规格书中不得要求或标明特定生产供应商，不得含有倾向性及排斥潜在投标人的其他内容（特殊情况需说明原因），不得含有资格、商务等非技术条款的内容。

技术规格书原则上为 Word 文档，一个包件的技术规格书编辑在一份文档内，并按照包件顺序清楚标明包件号、包件名称后顺序编排。

3.3.2.2 财务计划部门审核
财务计划部门根据年度或季度物资采购预算审核物资需求计划，重点审核需求计划是否超物资采购预算，需求计划内容与预算内容是否一致。

3.4 计划确定
物资需求计划中有以下几种情况须经履行集体决策程序进行明确，履行集体决策时可同步决策采购方案。

（1）需与既有设备配套；
（2）采用单一来源采购方式；
急需采购、推荐品牌（电商采购商品除外）等特殊要求的。

履行集体决策程序方式包括站段物资部门牵头或提议，以会签、签报、组织召开物资管理领导小组会议、段长（总经理）办公会或同级党政联席会议等方式。

3.4.1采购计划编制及相关要求
3.4.1.1采购计划编制
物资部门根据需求部门提报的需求计划，结合物资消耗规律、技术状态，同时核对库存、修旧利废、储备定额等因素编制采购计划，经主管物资领导审核签字后上报或实施。

3.4.1.2采购计划相关要求
基本内容：物资编码、物资名称、规格型号、计量单位、数量、单价、到货地点、到货时间、推荐投标人（及联系方式）、技术规格书、资格条件、合同文本、提报单位（部门）集体决策记录等。

内容要求：物资编码必须准确，不得套用、代用“物资目录”；所含内容必须完整准确且逐项填报，有特殊要求必须注明。

最高限价设置：实行网上竞价方式采购的，计划单价视为采购最高限价。

包件划分：在市场情况调查充分的基础上，采购需求计
划的包件划分应坚持以下原则，做到科学合理：
坚持以物资品类作为划分依据，发挥集采规模优势；
坚持有利于形成有效市场竞争，降低采购成本；
坚持有利于减少重复采购工作，压缩采购实施成本；
集采“三定”采购需求计划物资建议单项为单包件采购，如确需分包采购，则应说明包件划分理由。

集中提报：各单位按适度集中、统一安排的原则，集中提报计划，确保生产需要和采购工作有序进行，集体决策记录应和采购计划同时上报集团公司物资部计划部门。

3.5其他要求：
纳入《重点物资设备及服务价格目录和标准的通知》的集团公司重点物资设备及服务价格目录的物资，提报采购计划时须对此进行相应标注。

属于《公司关于加强移动和固定检测、监测、监控类设备应用数据集成的通知》范围内的物资，须在采购计划中明确，经该文件要求的部门审核确认后提报采购计划。

属于特种设备、消防设备、防溜防撞专用器材的物资应按《物资处关于加强特种设备、消防设备、防溜防撞专用器材采购管理的通知》文件要求，须在采购计划中明确并经该文件要求的部门审核确认后提报。

其中总公司或集团公司有特殊要求的物资，使用站段须在采购计划中明确并按相关文件要求办理。

铁路总公司集中采购和联合采购物资的申请计划按铁路总公司要求的时间、格式等规定执行。

3.6 采购计划提报时间及到货时间
3.6.1 采购计划提报时间
已有“三定”采购结果的物资采购计划由各需求单位每月三次（每月 10 日、20 日、30 日）；其他新增物资采购计划每月 25 日提报物资需求计划。

3.6.2 到货时间
各单位在提报物资采购计划时，新增物资采购计划应根据集采流程所需时间（不含采购合同签订时间，正常情况招标采购最少需 35 天，其它采购方式一般需 15-30 天）和生产、运输周期等因素合理设置到货时间和交货周期要求。

已有“三定”采购结果的物资采购计划则按已签订合同的交货周期要求办理。

3.7 采购计划提报要求
3.7.1 年度“三定”采购需求计划经单位主管领导审核签字并加盖单位公章（报纸质表格或 PDF 扫描件），通过集团公司物资部网页上报。

3.7.2 已“三定”物资采购计划由站段单位物资部门通过铁路物资管理信息系统，模块编制物资采购计划。

计划对应物资管理信息系统上“三定”合同按系统要求编制、审核后报送集团公司采供所。

3.7.3 临时新增物资采购计划由站段物资部门通过物资管理信息系统或书面、邮件等方式向集团公司物资部计划部门报送采购计划，相关采购申请计划明细、技术规格书、资格条件、集体决策记录等需签字、盖章后书面或邮件（扫描件）报送集团公司物资部计划部门。

3.7.4 更改、大修物资采购计划由站段物资部门向集团公司业务主管部门提报。

其中更改工程甲供物资采购计划由项目执行单位或牵头单位物资部门，报集团公司业务主管部门及专业管理部门审核，并经项目下达部门及概算审批部门签认后报集团公司物资部计划部门。

3.7.5 段管物资采购计划履行相关审批程序后自行组织实施。