档案管理制度—下发正式版

档案管理制度—下发正式版
尊敬的全体员工：
为了加强我司档案管理工作，并达到更加高效的管理和保密效果，我司决定制定档案管理制度。

现将制度正式发布如下：
一、制度目的：
为强化档案管理工作，规范档案整理、管理和使用，建立健全的档案管理体系。

二、适用范围：
适用于我司财务、人事、采购、行政等部门的相关档案。

三、档案的定义：
档案是指由我司各部门制作、收到、管理的全面记录公司各项工作活动的非材料质品、资料。

四、档案管理的职责、权限与变更：
1.所有部门要建立完善的档案管理机制，明确档案管理职责、权限，规范档案管理行为，确保档案的完整、及时、准确、保密。

2.档案管理工作涉及机密内容和信息披露等问题，档案管理部门需要根据实际情况建立健全保密管理制度，严格执行保密规定。

3.档案管理部门要对档案进行定期检查和维护，及时发现问题并处理。

4.若需修改、变更本制度，需要由公司负责人进行审核并报上级领导批准后执行。

五、档案分类与归档
根据档案性质，我司档案分为：机要档案、行政文档、合同档案、人事档案、劳动合同档案、财务审计档案、采购档案、项目管理档案等。

六、档案整理与管理
1.各部门应根据工作实际情况，每个月对各类档案进行整理，通过系统分类、编目和装订等方式保存好档案。

同时，档案管理部门要对所属部门的档案进行定期检查
和维护，防止档案出现损失、遗失、误毁等情况。

2.要做好档案的保密工作，将存储的档案室定为机密区域，未经授权人员严禁进入。

七、档案借阅管理
1.档案借阅要经过档案管理部门的审批，不得私自调取档案信息。

2.档案借阅必须遵循保密规定，不得泄露保密信息。

3.借阅到期后要及时归还，发现问题及时上报。

八、档案销毁管理
1.根据法律法规和公司内部规定，对于不再需要保留的档案，应按照公司要求进行销毁，不能随意处理。

2.档案销毁需经过档案管理部门的审批，并且可行性分析和评估，以确保销毁工作的正确性和安全性。

3.要将销毁记录及时汇总并制定销毁报告，做好销毁工作的管理记录。

九、制度执行及督促工作
为确保本制度实施效果，我司将由档案管理部门进行制度实施的督促工作，对档案管理工作中出现的问题进行立即解决。

希望全体员工能遵守本制度，切实落实各项制度规定，加强档案管理，确保信息安全、保密，加强合规管理，为我司的发展提供有力保障。

此致
敬礼
_____________________（公司章）。