2-03合约订单审查管理办法--修订

1. 目的：確保訂單內容係本公司所能履行，以如期如質完成交貨，保障客戶權益。

2. 範圍：所有訂單之審查、變更及處理作業皆包括。

3. 作業說明：
3.1 接單管理
3.1.1 市場資訊的取得有下列方式：
A. 廣告或展覽。

B. 商會、外貿協會等處取得資料。

C. 市場上產品或類似產品。

D. 代理商或分公司代為搜尋資料。

3.1.2 訂單種類：
A. 間接外銷：經由貿易商與國外客戶聯絡業務者即屬之。

B. OEM (代工)：客戶委由本公司開模生產，模具使用權屬於客戶。

3.1.3 接單前作業：
A. 客戶諮詢的內容包含產品種類、用途及規格、包裝明細、價格、交期、
交易條件及索取樣品等。

B. 規格品的報價：當業務單位接獲客戶對公司規格品之諮詢時，由業務依
客戶所需型號填寫「報價單」（附件1）註明交易條件，經總經理或業
務主管簽核後提出報價。

C. 非規格品的報價：當業務單位接獲客戶對非公司規格品之諮詢時，依「品
質規劃管理辦法」評估後由總經理決定是否提出報價。

D. 寄圖面：需要時為使客戶對本公司產品能有概略了解，先行寄圖面供參
照。

圖面繪製及分發依「工程資料、圖面管理辦法」規定辦理。

E. 對於新客戶的查詢，業務單位應充分了解客戶的需求，如產品用途等，
確保客戶購得適合之產品。

3.1.4 樣品：
A. 來源為現有庫存，其它生產訂單中取得或特製。

B. 客戶要求樣品供確認時，業務先行判定是否提供，可提供時由業務主管
開立「製造命令單」（附件4）交製造與品管單位準備樣品。

C. 業務人員應於樣品寄出時，登記於「樣品記錄表」（附件2），必要時
將特殊事項記錄於備註欄內，以便利日後查閱。

3.1.7 訂單審查：
A. 當業務單位接獲客戶訂單（格式不拘）時，由總經理或業務主管對內容
中之型式規格、數量、價格、交貨日期、法令法規要求及其他客戶特殊
要求等加以審查後，簽回訂單副本以為確認。

B. 若客戶對品質之要求上，無特別要求者，依本公司之品質管理重點為依
據，若有特別要求時須配合客戶之要求一併執行。

C. 本公司規格產品外之特殊訂單，應會同品管、設計、製造等技術單位評
估檢討後，由總經理決定是否接單。

D. 如有客戶提供品時，則依「客戶供應品管理辦法」辦理。

E. 訂單審查無誤後，由業務人員登記訂單明細於「訂單記錄表」（附件3），
訂單出貨後，再做銷單記錄。

F. 訂單號碼的編碼原則：以年度流水號，如98001~98999。

G. 當客戶訂單有額外服務之要求，例如售後維修、回收處置或提供保固責
任等，應一併列入審查。

3.2 製造通知：
3.2.1 業務依訂單內容開立「製造命令單」，分發給資材單位以作為安排生產、
托外加工、採購原物料的依據，若有特別要求事項時，應於該表單說明。

3.2.2 「製造命令單」影印分發給品管單位，作為檢驗內容的參考。

3.2.3 「製造命令單」影印分發給製造單位，通知組立與加工包裝。

3.3 訂單變更：
3.3.1 訂單尚未開始生產之情況下：
A. 業務接獲客戶書面通知變更訂購內容時，仍由總經理或業務主管審查簽
署後，將通知書附於原訂單。

B. 業務接獲客戶口頭通知變更訂購內容時，須詳細記錄於原訂單，仍由總
經理審查並簽署。

C. 若於訂單變更前已有發出該單之「製造命令單」，則應自相關單位收回，
修改後重新分發。

3.3.2 訂單已開始生產之情況下：
A. 業務接獲客戶口頭或書面通知變更訂購內容時，業務應會同相關單位決
議是否接受變更或估算可能的損失，雙方協商降低至最小損失，以做為
接受要求賠償或取銷變更的依據。

B. 訂單變更處理結果應於原訂單詳加記錄。

3.4 出貨參照「搬運、包裝及出貨管理辦法」。

3.5 P ED、API 6D、ATEX產品於報價及訂單審查階段均須一併參考相關法規標準及公司規範。

4. 相關文件：
4.1 品質規劃管理辦法(2-02)
4.2 工程資料、圖面管理辦法(2-05)
4.3 客戶供應品管理辦法(2-08)
4.4 搬運、包裝及出貨管理辦法(2-20)
5. 附件：
附件1 報價單(403-001)
附件2 樣品記錄表(403-002)
附件3 訂單記錄表(403-003)
附件4 製造命令單(410-001)。