公司电话使用管理制度

公司电话使用管理制度
一、总则
为了加强公司电话使用的管理，保证通信畅通，提高工作效率，合理控制费用，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有员工及与公司有业务往来的外部人员在使用公司电话时的管理。

三、管理部门及职责
（一）行政部门负责公司电话系统的整体管理和维护工作，包括电话线路的铺设、设备的采购、安装、调试和维修等。

（二）财务部门负责电话费用的核算和支付，并对费用进行监控和分析。

（三）各部门负责人负责本部门员工电话使用的监督和管理，确保员工遵守本制度。

四、电话设备管理
（一）公司电话设备包括电话机、电话线、交换机等，由行政部门统一管理和维护。

（二）新员工入职时，由行政部门根据工作需要配备电话机，并进
行相关的登记和设置。

（三）员工离职时，应将电话机交回行政部门，如有损坏或丢失，
应照价赔偿。

（四）行政部门定期对电话设备进行检查和维护，确保设备正常运行。

如发现设备故障，应及时安排维修或更换。

五、电话费用管理
（一）公司电话费用实行定额管理，各部门根据工作需要制定每月
的电话费用预算，经财务部门审核后执行。

（二）财务部门每月对电话费用进行核算和支付，并将费用明细发
送给各部门负责人。

如发现费用超支，应及时通知相关部门进行调整。

（三）员工因工作需要拨打长途电话或使用特殊业务（如传真、语
音信箱等），应提前向部门负责人申请，并在通话后填写《长途电话
申请表》或《特殊业务申请表》，经部门负责人签字后交财务部门备案。

（四）严禁利用公司电话拨打私人长途电话或进行与工作无关的特
殊业务，如发现此类情况，费用由个人承担，并给予相应的处罚。

六、电话使用规范
（一）员工应爱护电话设备，保持电话机的清洁和完好。

不得私自
拆卸、改装电话机或损坏电话线。

（二）员工在接听电话时，应使用文明用语，态度亲切、热情。

如“您好”、“请问”、“谢谢”等。

（三）员工在拨打电话时，应简明扼要地表达自己的意思，避免长
时间占用电话线路。

通话结束后，应及时挂断电话。

（四）上班时间内，员工应将电话铃声调整到适当的音量，以免影
响他人工作。

如离开座位，应将电话机设置为呼叫转移或请同事代为
接听。

（五）严禁利用公司电话进行闲聊、传播小道消息、散布谣言或进
行其他违法违规的活动。

七、监督与处罚
（一）行政部门和各部门负责人定期对员工电话使用情况进行监督
和检查，如发现违反本制度的行为，应及时予以纠正。

（二）对于违反电话使用规范的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职等处罚。

如因违反本制度给公司造成经济损失的，应承担
相应的赔偿责任。

（三）对于举报违反本制度行为的员工，公司将给予适当的奖励。

八、附则
（一）本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由行政部门负责
解释和修订。

（二）本制度的修订和完善应经过公司管理层的审批，并及时通知全体员工。