试论电子档案管理的现状及对策

中图分类号 ： ２ Ｇ７
文献标识码 ： Ａ
文章编号 ：０ ６ ４ １（ ０ ００ —０ ６ Ｏ １０ — ３ １ ２ １ ）３ ０ ９ 一 １
由于 电子 文 件档 案 的 出 现 和 发 展 时 间 短 ，暴 露 的 问题 较 多 ， 网 数 ， 有 的防 火 墙 等 技 术 对 黑 客 高 手 往 往 防 不 胜 防 ， 电 子 文 件 档 现 使 络 环 境 下 电子 文 件档 案 管理 正 面 临 非授 权 访 问 、信 息 泄 漏 或丢 失 、 案 信 息 的安 全 受 到 严 重威 胁 。
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价值工 程
试 论 电子档 案管理 的现状及对 策
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关键 词 ： 案 管理 ； 档 电子丈件 ； 问题 ； 策 对
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（ 黑 龙江 省农 垦 总局 九 三分 局党 委组织 人 事部 ， 江 １ １ １②龙 江省 农垦 总局九 三 分局 尖山 农场组 织部 ， ① 嫩 ６４ ； 嫩江 ｌ １４ ） ６４ １ （ ）ｅｏｇａｇ ｒ ｉｃ ｌ ａｄ ｅｌ ａ ｏ ｕｅｕ９ ｉ ｓ ｎ ｔｅ ｅ ｏｎｌ ｅａｔｅｔｏ ｒ ｏ ｍ ｔｅ，ｅｊ ｎ １４ ，ｈｎ （ Ｈ ｉｎｊｎ ｏ ｎｉ ｎ ｃ ｍ ｔｎＢ ｒ ，３ ｖ ｉ ，ｈ ｒ ｎ ｅＤ ｐｒ ｎ Ｐ ｔＣ ｍ ｉｅｓＮ ｎｉ ｇ ６ ４ １Ｃ ｉ ￣ ｌ ｉ Ｐ ｖ ａＬ Ｒ ａ ｉ ａ Ｄ ｉｏ Ｐｓ ｍ ｓｆａｙ ｔ ａ １ ａ （ Ｈ ｉ ｎｊ ｎ ｒｖ ｃ ａｄ ｅｌ ａｏ ｕｅｕ ９ ｉｓ ｎ Ｊ ｎｈｎＦｒ ｒａｉ ｔｎ ｅ． ｅｊ ｎ ６４ １Ｃ ｉ ） ￣ ｅ ｏｇａｇ ｏｉ ｅ ｎ ｃ ｍ ｔｎ ｒ ， ３ ｖ ｉ ，ｉ ｓａ ａｍＯｇｎｚ ｉ ｐ， ｎｉ ｇ １４ ，ｈ ａ ） ｌ ｉ Ｐ ｎ Ｌ Ｒ ａ ｉ Ｂ ａ Ｄ ｉｏ ａ ａ。 Ｄ Ｎ ａ １ ｎ 摘要： 电子政 务 系统 中大量 的政 府公 文 通 过 Ｉｔ ｎｔ 布 、 ｎ ｒｅ发 ｅ 高效 流转 ， 可避 免地 面 临非授 权 访 问 、 息泄 漏或 丢 失 、 据 完整 性被 破 坏 、 不 信 数 利 用 网络传播病毒的威胁等， 通过对电子文件档案的概念、 特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。
数据完整性被破坏 、 利用网络传播病毒的威胁 ， 因此 ， 电子文件档 对 ３ 解 决 电子 档 案 管 理 中 问题 的 对 策 案的科学管理 已成为一个全球面 临的急待解决的重要课题 。 ３１加 强 电子 文件 全 过 程 管 理 。 由于 电子 文件 的特 性 决 定 了 电 ． １ 电子档案管理的现状 子 文 件 的 收集 、 累 的 方法 和 要 求 不 同于 纸 质 文件 。 草 稿 文 件 由于 积 １ ． 电 子档 案 的认 识 存 在 一 定 局 限性 。 以往 把 档 案 贴 上 封 条 不具备正式文件 的功能 ， 以一般情况下可不保 留。 １对 所 但是 ， 如果 出于 放 在档 案 室 里 的做 法 严 重 阻 碍 了档 案 信 息 公布 于 社 会 、 服 务 于 大 保留文件重要修 改过程的 目的 ， 则应对原稿进行收集和积累。对起 众， 给想要使 用档 案的人 员带来极大的不便 ， 不能 发挥档 案管理 的 辅助作用或正式作 用的文件 ， 应及时收集和整理 ， 并与其相 应的纸 社 会 效 益 和 经 济 效 益 。 随 着 市 场 经 济 体 制 的 建 立 和 商 品 经 济 的 发 质 文 件 之 间 建 立标 识 关 系。 要 时 应 在 收集 积 累过 程 中 制作 成 纸 质 必 展， 人们 的价值观念发 生变化 ， 识到档案在经济发 展中的作用 以 拷 贝件 或 者 制咸 微 缩 品 ， 免 系统 发 生 意 外情 况 时 电子 文件 信 息 丢 意 以 及档 案信息 资源所带来的经济效益。然而 ， 社会 中也确 实存在 少数 失 。 人 的 极 端 看 法 ， 为 单 位 档 案是 单位 的 私 有 财 产 ， 档 案 信 息 的 开 认 使 ３２采 取 切 实 可行 的信 息 保 护 措 施 。信 息 安 全 技 术 对 于 维 护 电 ． 发 处于 封 闭状 态 ， 谈 不 上 电子 档 案 的 开 放 与 上 网 了 。 更 子 档 案 数据 的原 始 性 和 真 实 性 至 关 重要 。 电子 档 案 上 网 后 必须 从 人 １ ． 案 管 理 的标 准 化 进 展 缓 慢 制 约 电子 文 件 的 整 理 与 归档 。 口、 输 、 用三 个 方面 采 取 安 全 保 护 措 施 。 目前 ， ２档 传 使 为防 止 档 案 信 息 档 案管理 的标准化是对全系统 实施计算机管理 的前提与基础。 多 被窃取、 许 删除和修改 ， 防止 网络 “ 黑客 ” 的进入 ， 常用 的技术 方法有签 单位 因实施现行分类法有一定 难度 ， 仅仅从微观上考虑本单位 的现 署 技 术 、 密 技 术 、 份 验 证 、 写 、 案 备 份 、 机 专 用 、 置 防 火 加 身 防 档 专 设 状， 实施 奉单 位制定 的分类方法 ， 没有从全局利益考虑档 案工作 的 墙、 安装 杀毒软件等。 这些技术措施对于证实 电子档案 内容 的真实、 规 范 化 对 未 来 档 案 电子 化 的 影 响 ， 出现 了各 自为 政 ， 行 其 事 的局 可靠 ， 各 确保 电子文件在 存储 、 传输过程 中的安全 、 保密 ， 防范对 电子 面 ， 档 案 工 作 的标 准 化 、 范 化 难 以 实 现 。 使 规 文件 的非 法 访 问和 随 意删 改 ， 具 有 很 好 的 效 果 。 应 当 不 断 改进 现 都 努 １ ． ３计算机技术尚未大规模应用于档 案管理 。由于档 案管理 部 代 化 管 理 手 段 ， 力 提 升馆 藏档 案 的安 全 保 护 水 平 。 门的人力、 物力有限 ， 有些档案部 门至今仍没有配备计算机 ， 或者 即 ３ ． ３重视 和 加 强 对 档 案 管理 人 员 的 培 养 。 在 电子 文 件 日益 发展 使 有 了计 算 机 ， 一 些重 要 的 电子 档 案 也 在 传 递 、 办 之 后 ， 辅 以 的今 天， 对 承 又 培养和造就 一批通 电子技术、 懂档案管理 的人员是 当务之 纸 质档 案 加 以保 存 ， 成 两 种 类 型 文 件 共 存 共 用 的局 面 。 因 电子 档 急。档 案部门和 各级政府要重视和加强对档案管理人 员的培养 ， 形 一 要 使 思 责 案 的推 广仍 处于 初 级 阶 段 ， 多管 理 人 员 没有 受过 关于 使 用和 保 存 方面 ， 多渠 道 引 进 专 业 技 术 和 管 理 人 员 ， 用 素质 高 、 想 好 、 很 电子档 案 的 系统 教 育 ，档 案 人 员 尚 不 能 娴 熟 使 用 电子 档 案 软 件 ， 或 任 心强 的人 员做 文 书 、 案 工作 。 档 另一 方面 ， 对 现 有 的档 案 人 员 进 要 者在选购软件时带有一定的盲 目性 ， 从而 不能充分发挥计 算机和计 行专业培训 ， 特别是加大对现代科技知识和 电子技术的培训。 ３ ． ４加强对 电子文件所依赖 的计算机软、 硬件设施管理。 软件管 算机网络在档案管理 中的作用。 理 上 ， 积 极 开辟 电 子 档 案 存 储 的 新途 径 ， 要 为档 案 管 理 部 门 配 备 必 ２ 电子 文件档案管理面临的主要问题 要的计算机刻录设 备 ， 对应 归档 的 电子文件 、 数据资料采 用通用格 ２１电子文件档案的原 始性 、 ． 真实性容易被破坏。 保证 电子文件 对 的原始性、 真实性、 完整性 的技术难度较大。 案的本质属性是原始 式 的 光盘 存 储 。 要 及 时修 补 管理 软 件 的 安 全 漏 洞 ， 防火 墙 和 防 病 档 搞好档 案上传、 下载的安全等 级和访 记录性。纸质文件 内容原始性很容 易被确认 ， 电子文件具有可变 毒软 件实现全 天候 自动 升��