南京大学财务报销基本业务介绍资料

5、会议费 ●在举办会议之前应做好会议预算，列明会议基 本情况及会议经费来源（包括会务费收入），根据不 同经费由相关管理部门和财务部门审批。 ●收取会务费收入的，应开具合法票据专户核算， 实行收支两条线管理 ，不允许坐支现金。 ●会议不得在高档酒店、度假村、会所等举办， 不得发放礼品及组织旅游、考察等活动。 ●借款须带审批后的会议预算复印件办理。 ●支出须与预算及不同经费管理规定相符合。 ●会议结束后须及时进行会议决算。国际会议预 算及决算均须经国际交流合作处审批。 ●会议费须一次性集中报销，不得分次拆零报销。
11、固定资产购置 ●家具类：单价在500元及以上须办理固定资产 入账手续；通过招投标购置的大宗办公家具等（批量
总价5万元及以上）应按规定全部作为固定资产入账。 ●通用设备单价超过1000元（专用设备单位价值
在1500元以上），须办理固定资产建账手续。 ●购置单价5万元以上的设备须进行可行性论证。 ●购置2万元以上的设备须通过国资处签订合同，
3、预借款项必须办理借款手续，根据实际用 途填写借款凭据，借款金额、借款事由、借款时间 及借款人等信息齐全。借款人应在规定报销时间内 冲账报销，报销票据内容应与借款事由一致。借款 人必须是校内在编或经身份认证的非编教职工或研 究生。
4、网上购买物品的，除提供正式发票外还须 附上商品发货单或购物清单。
（ 4）竣工验收：由相关部门组织验收，装修决 算金额5万元以上（含5万元）的，须按规定送审计 处审计。
（5）报销：凭装修（或维修）工程发票（须房产 处综合科科长签字）、工程决算、 《南京大学公用 房装修审批与竣工验收表》及合同原件办理报销手续。 决算金额在5万元以上的，须同时提供审计报告。
（6）质保金：如合同规定有质保金的，报销时须 根据质保金金额填写一式三联的《校内经费转单》， 财务人员做暂存账务处理。待质保期满无质量问题时， 由装修（或维修）单位出具质保金支付申请，并附 《校内经费转账单》二、三联办理余款支付手续。
款单及《出国用汇申请书》办理借款手续。 ●核销：出国回来后携带相关票据到国际合
作与交流处办理《出国用汇核销单》，到财务处 综合科核算外汇后办理报销手续。
●组团方式出国：参加上级单位组团出国的， 凭上级单位相关通知函件办理付款手续；因特殊 情况须通过旅行社组团出国的，应出具与旅行社 签订的合同、预算（费用）明细，经国际处审核 签字后办理借款或报销手续。
（3）去外地租车当天来回：须书写租车情况说 明，包括出差人员、地点、事由等信息，并附租车 费用报销清单。
（4）会议租车：须凭发票及租车费用清单与会 议费用一并办理报销手续。
（5）校外产学研平台、研究院等发生的交通用 车：报销时须提供租车发票及费用清单。
●设备租赁费 报销时须根据项目预算，提供设备租赁发票及 租赁合同。
凡在校内办理的各项经济业务，原则上实行校 内转账，不得支付现金。
8、票据遗失的情况处理：①从外单位取得的 发票或收据如有遗失，应当取得原票据记账联复印 件，加盖开票单位财务或发票专用章并由教师本人 注明“发票遗失，保证不重复报销否则责任自负”， 经本单位批准后，才能作为报销凭证。②火车票、汽 车票遗失需写情况说明，注明车次、卧铺等级、票 价等事项，单位财务一支笔签字并加盖单位公章可 予以报销。③飞机票遗失需写情况说明，取得售票单 位出具的购票证明，单位财务一支笔签字并加盖单 位公章，经财务处长签字后报销。
●具有野外工作性质的专业在外埠进行野外实
习、工作、考察的，须提供野外津贴申请，根据野 外实际工作天数发放伙食补助费。
●具体政策以国家和学校差旅费管理办法及补 充规定为准。
2、市内交通费 ●市内交通费要求全部在网上预约报账，需将 小票横向粘贴在专用的票据粘贴单(A4复印纸的二 分之一)上，排列顺序要与所列支出明细一致。 ●月票（50元定额）充值发票一般不予报销。 ●外地的交通费原则上不予单独报销，须与 出差旅费一同报销。 ●同一出租车号且时间连续明显不合常理的 出租车票不予报销且予以收缴。
南京大学财务 报销基本业务介绍
财务处 2013年10月25日
一、财务报销票据的有关要求 ：
教学及科研活动中发生的支出应按照政策相符性、与 教学科研任务相关性及经济合理性的原则，取得真实、合 法的报销凭证进行财务报销。
1、合理性：发票或收据上的付款单位、客户名称或交 款人必须注明“南京大学”，其他要素如票据开具日期、 内容及其数量、单价、金额、开票人签字等齐全 ；金额大 小写应相符；发票上的内容一律不得涂改。
购置国产设备还须办理退税手续。
●购置单价1万元以上的软件须进行可行性论证， 单价800元以上（含800元）的计算机软件，需在国资 处办理软件资产验收手续。
12、两用物资的购置 ●两用物资指既可用于教学、科研、行政等公 用又可用于私人、家庭生活的物资。 ● 凡购买冰箱、彩电、洗衣机、相机等两用物 资须写书面报告，注明用途、经费来源等，纵向科 研须有项目预算，经财务处长审批后办理报销手续。 ● 购买8000元以上的高档相机、摄像机，要进 行可行性论证，主管校领导、财务主管校领导批准 后方可购买。 ●日用品、服饰、化妆品、包等家庭生活用品 一般不得购买，确因公用需要，应书面说明，本单 位领导审批。
9、论文答辩费 ●论文答辩费是支付给参与论文评阅的校内 外老师的劳务性费用，应按规定缴纳个人所得税。 ●存在误区：有部分研究生认为论文答辩费 是以其名义领取的，财务处不应该扣税。 ●支付标准：硕士≤1100元，博士≤ 4500元。 ●支付渠道：教学经费、横向科研经费、纵向 科研间接费用。 由于该费用开支与科研工作缺乏一 定的相关性，因此，不允许从纵向科研经费或专项 经费支付。
个标准间或200 /人·天；参加会议并由会议统一安 排住宿的，原则上可凭票据实报销。
●乘坐飞机的规定：原则上从严控制，出差路
途较远或出差任务紧急的，须书面说明情况，单位 领导批准方可乘坐，副教授以下使用财政资金报销 的，须财务处核算科科长审批。
●出差人员一般不得租赁车辆出差。如遇出差
任务紧急且交通不便、路途较短的，须书面说明情 况，经批准方可租赁车辆，须与出差旅费一并报销。
三、财务报销基本业务介绍 1、国内差旅费 ●报销差旅费时，应按规定填写《出差旅费报 销表》和《车船费详细记录表》，各要素填写齐全、 完整。 ●办理差旅费借款2万元以上，须财务处核算科 科长签字，5万元以上须提交差旅费预算，财务处处 长签字。 ●学生出差原则上只能报销硬座车票，如因科 研工作需要代替教师出差的，须导师注明“同意学 生享受教师待遇”，方可按照教师待遇办理报销。 ●住宿费标准：教授及相当职务人员：标准间 或300元/人 ·天；处级、副教授及以下人员：两人一
●出国人员费用报销标准按照国家和学校临 时出国人员费用开支标准和管理办法执行。
4、租赁费 ●租车费 租车费报销分以下几种情况： （1）市内租车：须提供出租方单位出具的费用 清单，办理转账或付款手续； （2）去外地（含当地）租车：须填写《出差旅 费报销表》，列明出差人员、地点、事由等信息， 并附上出租单位或个人出具的费用清单或合同（金 额超过两万元），与出差其他费用一并进行报销。 （一事一报）
二、财务报销手续的基本要求：
1、各类财务报销业务严格执行“三字一章”制 度，即经手人、验收（证明）人、审批人签字，加 盖单位公章；所有人（含经费审批人。
2、对票据报销的时间要求：所有财务事项的 报销应在经济业务发生或票据开具之日起一年内办 理，超过一年的不予报销。
8、助研费 ●助研费自2011年3月全部实行网上自助发放。 ●支付渠道主要是横向科研、纵向科研、教学 经费及某些专项经费等。 ●标准：横向经费取消上限，每人每月超过1 万元，须报研究生院、科技处审批；纵向科研根据 项目预算执行，实行总额控制；教学经费硕士每月 ≤800元，博士≤ 1500元。 ●网上自助发放须注意：每人每月只能发放一 次，不能预发，不能跨年度发放。
3、国际旅费 ●出国前须办理出国任务批件，出国目的地、 天数、费用承担方式及经费来源渠道等应与批件 一致，持因私护照不得报销出国费用。 ●机票购买：因公出国人员在国内（外）购买 国际机票，应凭售票单位出具的航空旅客运输行程 单（发票）及登机牌办理报销手续；在国内购买国 际机票，应以转账支票结算， 刷卡支付的应提供付 款依据。 ●借款：先到国际合作与交流处办理《出国用 汇申请书》，再到财务处综合科核算外汇，再凭借
提供刷卡记录单或银行支付凭据的零星购物、住宿、 餐饮等业务事项金额在5000元以下的，可以直接办 理报销手续；5000-10000元的，需财务处会计核算 科科长签字；10000-20000元的，需财务处处长签字； 20000元以上的须各业务分管校领导签字。
银行转账支付时，收款单位名称、账号等信息 必须与所提供发票上的信息一致。
10、维修费 ●仪器设备维修：金额较大的需提供维修清单。 维修金额超过2万元，须附维修合同。维修更换配件 如只有发票须做简要说明，不需要做固定资产增值。 ●公用房装修改造： （1）立项：需填写《南京大学公用房装修审批与 竣工验收表》并审批；签订合同；单项合同预算10万 元以上的装修项目，需由招标办组织招投标。 （2）借款：须凭相关部门审批的《南京大学公用 房装修审批与竣工验收表》及合同复印件（财务人员 在合同原件上登记）办理借款手续。 （3）装修项目预付款总额不得超过合同总价的 60%，余款待工程决算后按合同执行。
13、原材料、试剂、易耗品等专用材料 ●购买专用材料须填写《材料入库单》。 ●对批量采购的专用材料，报销时须附采购清单， 金额在2万元以上的须通过国有资产管理处签订采购 合同。 ●购买单价在500-1500元（未达到固定资产标准 即通用设备1000元、专用设备1500元）的低值仪器， 须附低值仪器建账单。 ●购买贵重金属、放射性同位素等，须填写《材 料入库单》并经国有资产管理处处长签字才能办理报 销手续。 ●所有材料购置均需有验收人签字。
7、劳务费和专家咨询费。 ●劳务费、专家咨询费支出均须填写专用申领表， 包括姓名、工作单位、职称职务、身份证（护照）号、 工作时间、发放事由等，本人签收或发至本人银行账 户，不得由他人代签，并依法缴纳个人所得税。 （专项经费须提供身份证或护照复印件）。 ●科研经费支付劳务费（助研费除外）须科技 处审批，专项经费须各经费管理部门审批。 ●专家咨询费支付标准严格按相关经费管理办 法执行。一般分为会议和通讯两种形式。也包括其他 咨询方式。 ●专家咨询费不得支付给参与项目研究及课题 管理的相关人员。
6、业务招待费、礼品费： ●横向经费在一定额度（20%）内开支（与改 善工作条件及汽油费额度打通使用）。 ●纵向经费一般不予列支，但有间接费用的按 照学校间接费用管理办法及其实施细则执行。院系 单位业务招待费在单位特支费专户中列支，捐赠经 费应根据经费使用方向按照捐赠协议执行。 ●高档烟酒和贵重礼品及娱乐场所发票不予报 销。 ●严格控制各类商业预付卡、购物卡的购买。 ●外事接待费须经国际合作与交流处审核后报 销。
2、合法性： 要求 “两章”齐全：即发票上应有税务 局的发票监制章和开具单位的财务（或发票）专用章；收 据上应有财政部门收据监制章和开具单位的财务专用章。
3、真实性：发票或收据开具内容与实际经济业务一 致并与开票单位的经营范围相符；开票单位与付款单位相 一致；开票单位与合同或协议上列明的单位一致。不得虚 构经济业务或通过违规、违法手段取得票据或使用假发票 套取现金。
5、不论乘坐国内还是国际航班，报销时均须 提供机票与登机牌原件。
6、各类项目经费支出必须严格按照项目预算 或计划书规定的支出项目、范围和标准使用经费； 不得违反规定自行调整预算。
7、按照国家现金管理条例规定，单位之间发 生的经济业务结算起点金额在1000元以上，应当通 过银行办理转帐结算，不得支付现金。根据目前的 实际情况，特做如下规定：1000元以上付款，如不 能通过银行转帐支付的，需通过银行POS机刷卡支 付或网上银行支付，报销时提供刷卡记录单或银行 支付凭据。