提高中职学校低值易耗品管理效能的研究

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提高中职学校低值易耗品管理效能的研究
◎文/黄 宏
摘 要：随着政府对中职学校的建设力度加大，办学规模日益扩大，低值易耗品作为学校开展教育教学的重要保障，其占比也在增加，但由于它的特性复杂，学校往往在管控上不予重视，从而导致使用效能低下。

具体阐述低值易耗品在管控上出现的问题，并采用帕累托法则、5M 因素分析法和任务分解法等管理工具进行分析，建议对低值易耗品重新分类核算，科学管理运转环节，以实现资源的合理利用，提高低值易耗品的使用效能。

关键词：中职学校；低值易耗品；管理效能0 引言
低值易耗品是指价值达不到固定资产标准，且有一定使用期限的各种用具和物料。

材料是指在1次使用后即消耗、不能复原的物资，是产成品的一个组成部分，低值易耗品和材料均属于存货。

在中职教育办学条件中，固定资产和存货都是学校财产物资的重要组成部分，是确保教育教学正常开展的重要物资基础。

通过对多所职业教育学校在资产管理方面的调查，对比了这些学校在低值易耗品管理方面的异同点，发现各中职学校在管控上均存在着一定的盲区和漏洞，有的甚至给学校造成了一定损失。

因此，如何对低值易耗品进行科学管理，提高使用效能，是当前中职学校需要迫切需要解决的问题。

1 中职学校低值易耗品的现状和面临的问题
1.1 低值易耗品的核算范围扩大，但管理要求没有相应提升
2012年，财政部对固定资产的标准重新拟定，一般设备由单位价值500元以上提高到了1000元，专用设备由800元提高到了1500元，这就导致了原来属于固定资产设备的就被划到了低值易耗品，核算范围有所扩大。

而与此匹配的管理要求和管理规范却一直没有变化，这就从客观上要求学校必须加强低值易耗品的明细核算，以提高物化管理质量。

1.2 低值易耗品的分类太笼统，不利于掌控其管理重心
由于低值易耗品具有数量大、品种多、单价低、使用
频繁、易损耗、使用年限短的特点，所以既包含了能多次使用且保留实物形态、可能有残值的物品，如服装、椅子、体育及音响器材等，又包含有玻璃器皿、实验小动物、办
公耗材等易损耗无残值的物品［1］。

如果依据传统分类，把这些物品仅作为“存货-低值易耗品”来核算，就无法重点关注那些金额相对较大且使用年限在一年以上的物品运转情况，故将低值易耗品进行重分类管理势在必行。

1.3 预算太粗放，没有相应的费用控制标准
中职学校在做预算时，除了保证正常的办公经费
和教学经费外，重点考量的是工程及其他固定资产的购建，往往忽略了低值易耗品的预算。

这一方面源于大家认为这些物品品种多、金额小、易损耗，可以临时性采购。

另一方面，也因为低值易耗品的使用部门较多、耗用量大，费用控制标准很难确定，特别是实训课的一些耗材，如元件配件、汽车维修仪器工具、烹饪食材、艺术插花耗材、美容美发用品、舞蹈服装等，导致预算粗放、难以量化，进而影响后续的采购、使用和管理。

1.4 采购程序不规范，缺少科学的“购、领、盘”管理模式
预算粗放导致低值易耗品的采购具有临时性。

因为采购部门无法在年初根据各部门的物品需求提前做好市场调查，了解行情，无法合理安排采购计划和选择适当的采购方式，从而出现之后“化整为零”“就近购买”的行为。

2019年，按照《政府会计制度》的要求，中职学校的财务核算改为了“双基础”的平行核算方式，目的是为了更好地反映学校的运行成本，科学评价学校管控资源的能力和绩效。

据统计，95%的中职学校财务在核算“低值易耗品”时，采用的都是“以报列支”的方式，致使后续的领用、盘点成为一纸空谈。

1.5 日常管理制度不健全，管理队伍跟不上
没有一套完善的低值易耗品管理制度，对领用的低值易耗品，大家都是随拿随放，故经常出现丢失、损坏率高的现象。

再加上缺少信息化管理手段，库存信息不准确，极易造成低值易耗品重复购买、积压严重的情况。

资产管理员的职业技能不强、队伍不稳定。

长期以来，由于学校对资产管理工作的认识不足，聘用的大多是新人、兼职教师，或即将退休的教辅人员，因专业不对、管理意识又薄弱，严重增加了资产的管控风险。

2 引入管理工具进行问题分析2.1 管理工具的介绍
（1）帕累托法则，又名二八法则，指在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局［2］。

即80%的价值是来自20%的因子，其余20%的价值则来自80%的因子。

意义：善于找出影响资产管理效率的主要矛盾，理清工作头绪，集中精力把工作流程梳理清晰。

（2）鱼骨图法（5M 因素分析法）。

5M 因素包括人、机、料、法、环5个方面。

“人”指的是造成问题产生人为的因素有哪些；“机”通指软、硬件条件对于事件的影响；“料”指基础的准备以及物料；“法”指与事件相关的方式与方法问题是否正确有效；“环”指的是内外部环境因素的影响。

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意义：能够辨识导致低值易耗品管理不善的所有原因，并且分析各原因之间相互的关系。

（3）任务分解法。

原则：将主体目标逐步细化分解，最后融入日常的工作中去。

意义：找到科学管理低值易耗品的方法和流程，并在工作中形成闭环，相互监督共同管理。

2.2 引入管理工具对低值易耗品的现状进行分析
（1）采用帕累托法则，发现目前低值易耗品管理现状所折射出的主要矛盾，是低值易耗品的规范化管理要求与学校实际存在的主客观因素之间的矛盾。

（2）采用5M因素法分析。

“人”：一方面，资产管理人员素质参差不齐，技术水平薄弱；另一方面，学校对低值易耗品的管控意识薄弱，导致员工工作责任心差、态度消极。

“机”：由于资金和时间的问题，部分学校目前还不具备彻底实现信息化管理的条件，硬件设施需要资金支持，软件需要开发磨合，时间较长。

“料”：包含三点，即概念理解有偏差；管理制度不健全、执行力度不到位；管理环节缺少监督，财务科及督导部门的监督控制职能没有充分发挥。

“法”：目前“以报列支”的方式不利于低值易耗品的管控，也不符合权责发生制的原理。

另外，定期盘点工作不到位，账实不符、管理效能低下。

“环”：就外部环境，《事业单位国有资产管理暂行办法》的修订、《事业单位成本核算基本指引》的即将实施，从客观上都需要学校重视低值易耗品的管理，提高资金使用效率。

就内部环境，学校领导层对低值易耗品的管理不予重视，造成盲目购买、库存积压，既挤占了资金，又降低了单位内部管理水平和运行效率［3］。

（3）采用任务分解法确定目标、分解任务。

首先，为了快速解决低值易耗品的管控问题，直接途径就是重新梳理管理制度，扭顺流程，找出管理关键点和风险点（见表1）。

表1 管控风险点表
业务类型环节（类别）主要管控风险点
预算业务模块1.预算编审与批复◆预算编制不科学、不合理，业务活动与其财力支持相脱节
2.预算执行与分析◆未按规定的额度和标准执行预算
采购业务模块1.采购预算及采购计划编审◆采购预算与业务活动不相符，出现资金浪费或资产闲置等问题
2.采购执行申请与审核◆采购需求审核不严格，需求参数不公允
3.采购组织形式确定◆采购活动不规范，未按规定选择采购方式、发布采购信息
4.采购方式确定及变更◆采购方式不合理、不透明，采购方式变更未经有效审核
5.采购合同与采购档案管理◆采购业务相关资料管理不善，信息缺失
6.采购验收与支付◆采购未经有效验收
支付模块1.报销管理◆报销时单据审核不严格，存在使用虚假票据套取资金的风险
2.支出申请与资金支付◆支出申请未按相关规定进行审核审批
日常管理模块1.岗位设置管理◆岗位设置不合理导致错误或舞弊发生
2.配置管理◆领用未履行审批手续、发出未正确登记
3.使用与维修管理
◆因保管不善、操作不当导致被盗、发生毁损等
◆因日常维护不当造成提前损耗、使用时间缩减等
◆长期闲置，造成使用效率低下、资源浪费
4.清查盘点管理◆缺乏有效的记录和清查盘点机制
5.处置管理◆处置行为不合法、不合规或者存在舞弊
管理流程：了解需求→预算→请购→采购→验收入库→付款→领用→日常维护→盘点→处置。

管理关键点：预算编审环节要求部门列清单（物品类别、品种、数量），交由相关部门汇总、审核、询价，财务纳入部门预算；请购环节要规范请购流程，避免无序采购和盲目采购；采购环节流程要透明化，分清类型选择合适的采购方式，接受监督；验收与付款环节安排专业人员进行有效验收，资产管理人员入库登记，财务付款；领用环节填写“出库单”或“调拨单”，登记账本；日常保养和维修环节，每月最少检查一次低值品，及时报修，防止毁损；定期盘点，每月一小盘，每年一大盘，及时查找账实不符的原因后上报处理，处置环节，报废手续齐全，残值上缴财政。

其次，开辟信息
化渠道加强对低值易耗品的管理。

最后，加强人员培训与
教育，建立稳定的专业化资产管理人员队伍。

3 针对当前中职学校低值易耗品管理现状提出具体解决
措施
3.1 对低值易耗品进行二级分类，整理常用物品清单
低值品，指不够固定资产标准但使用年限在一年以上，一般设备单位价值200~1000元之间，专用设备单位价
值在500~1500元之间，并在使用过程中基本保持原有物
质形态的资产。

单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时
间在一年以上的大批同类物资，如学生礼仪服、椅子等，
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也作为低值品管理。

易耗品，指单位价值和使用年限均不够低值品条件的物品，如：小仪器仪表、小工具量具、一般办公耗材、实验实训耗材以及劳保用品等。

罗列常用低值易耗品清单，如：后勤用的低值易耗品：泵类、管类、锁、风扇、各种设施配件、清洁用具等。

教学实验类低值易耗品：实训耗材、多媒体教学的备品备件、实训低值设备、体育器材等。

行政办公用低值易耗品：笔墨纸砚、硒鼓、打印机、传真机、移动硬盘、U 盘、食堂设备等。

3.2 实行管理责任制，健全低值易耗品管理制度，强化监督和内控，建立管理评价体系
（1）实行管理责任制。

校领导应加强对资产管理重要性和必要性的认知，合理分工、明确责任。

校领导全面负责，主管副校长主要负责，部门领导直接负责，资产管理员规范执行，明确各层级人员的资产责任范围，各司其职，以保证资产的安全与完整。

（2）健全管理制度，严格贯彻“统一领导、分工管理、专人负责、合理调控、节约使用”的原则，完善《实训室工作条例》《资产管理员岗位职责》《低值易耗品管理办法》等管理制度，让每一项物资从预算到使用，流转到处置完成都有一套制度措施掌控，环环相扣，有效管理。

（3）强化监督与内控。

首先，建立预算监督控制，合理编制定额预算（办公定额和实训材料定额）。

其次，健全内部督导，发现资产流失、报废过多等异常事项，应及时报告并
从严查处。

最后，定期盘点，保证账账相符、账实相符［4］。

（4）建立资产管理评价体系。

资产运行既有人为因素也有物流因素，建立评价体系，从物品流通的各环节进行标准化考核，并将考核结果纳入绩效考评范畴，作为晋升、晋级的重要依据，这样有利于提升资产管理水平。

3.3 梳理工作流程和关键点、风险点
低值易耗品管理流程：（1）由需求部门或者归口管理部门按照历史经验值，预估次年的低值易耗品定额标准或需求量→主管领导审批→总务科根据审批清单确定合理的采购方式、数量及单价，并报财务科纳入部门预算初稿→校领导审批→正式纳入部门预算。

（2）财务科将批复的预算反馈给各需求部门或者归口管理部门→依据业务活动和办公需求，有关部门填写“请购单”进行请购→主管领导依据预算进行审批→总务部门视库存情况决定是否安排采购→需要采购的，上报主管校领导审批→依制度上报校班子会讨论通过。

（3）总务科依据物品采购清单分类型选择采购方式→提请财务和督导参与监督→签订采购合同。

（4）供应商送货→总务科通知需求部门或者归口部门派专业人士和资产管理员验货，确认“送货单”→资产管理员领货后填写“入库单”登账，实物入库→财务科凭借相关单据付款记账。

（5）使用者根据工作需要领用低值易耗品→资产管理员填写“出库单”或者“调拨单”且登账。

（6）资产管理员每月对低值品最少进行1次日常维护和检查，及时报修；对低值品和易耗品进行1次盘点，及时查找盘亏、毁损、报废的原因，填
写“资产盘点报告”，报批后交财务进行账务处理。

（7）每年最少进行一次全校资产盘点，由财务科、总务科、督导处、各使用部门共同盘查低值易耗品，核实账目与实物的差异，查找原因上报领导，报批后财务进行账务处理。

（8）资产管理员对报废资产进行整理，上报部门领导后填写“处置单”交财务科、总务科，总务科统一汇总上报主管副校长和校长审批后联系收购方进行回收，残值上交非税并将单据交给财务科账务处理。

关于关键点和风险点，已在任务分解法中详述，此处不再赘述。

3.4 优化信息化渠道加强对低值易耗品管理
传统的手工单据或电子表格记录只能解决各存放点的收发存问题，不能达到整体数据共享、快速决策的作用。

应用ERP 办公系统或在智慧化校园系统中开发低值易耗品的应用程序，对低值易耗品的预算、采购、入库、领用、结存、借用、维修、调拨、处置、盘点等进行动态管理，及时反映超储、积压、不合理库存的情况，以此优化库存结构，帮助领导决策，提高管理效率。

3.5 加强人员培训与教育，建立稳定的专业化资产管理人员队伍
（1）强化对全体教职工的廉政教育。

反腐倡廉是一项长久工作，学校应定期对全体教工开展反腐学习，增强廉政意识和法制观念，防止思想腐化，行动贪腐。

（2）加强対资产管理人员的职业技能培训。

低值易耗品管理有赖于一定的专业常识。

学校应加强对资产管理人员的政策学习、业务学习、考核上岗，并创造多种方式提高他们的工作激情，提高岗位待遇，以有利于资产管理工作的长效机制建设，形成稳定的专业化队伍。

4 结束语
物资基础始终是中职学校教育教学的必备条件。

虽然在学校的物化管理中，低值易耗品价值占比相较固定资产值低，但种类繁多、领用频率高、工作量大的特点，易让人在思想上放松，降低管理要求。

作为一个基础性的系统管理工程，低值易耗品的管理水平优劣直接影响着学校教育科研水平。

面对管理低值易耗品的难题，资产管理人员要不断探索创新、总结经验，确保资产的安全完整，提高管理效率，以促进教育教学的顺利开展。

参考文献：
［1］黄赛勤.中小学校低值耐久品与低值易耗品内部控制与管理［J ］.行政事业资产与财务,2020(03):15-16.
［2］林新园.高校低值易耗品管理的问题和对策［J ］.市场论坛,2017(08): 39-41.
［3］占丽萍.提高学校低值易耗品管理效能的研究［J ］.行政事业资产与财务,2017(06):20,19.
［4］刘志明.谈技工院校固定资产与低值易耗品的区别与管理［J ］.中小企业管理与科技(下旬刊),2015(10):80.
作者单位：广西桂林市旅游职业中等专业学校。