基层水利档案工作的信息化建设探究

基层水利档案工作的信息化建设探究
作者：罗红丽
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第5期
一、引言
随着我国信息化建设的不断发展，也加快了我国传统水利向现代水利转变的步伐，如何确
保水利工程的质量，适应现代化水利发展的要求，是基层水利档案管理部门所面临的新课题与
新任务。

因此，本文首先分析了基层水利档案工作中信息化建设的发展现状，然后又对其基层
水利档案工作信息化建设的意义进行了简要的探究，最后提出了建设基层水利档案工作信息化
的具体建议，促使我国的水利档案管理工作更加的规范化，确保水利工程建设可以在稳步中取
得更为长远的发展。

二、基层水利档案工作中信息化建设的发展现状
（一）硬件投入不够。

之前的基层水利档案的管理工作往往都是跟随着其建设而建立的，
并没有专门的办公场地，档案管理现场的条件较差，根本没有配置可以达到标准的库房。

再加
上水利工作往往是在较为偏远的地区进行建设的，在采购方面具有诸多的不便，因此其所采用
的存档装具也不能够达到相关标准的水平，经过长时间的存放，某些纸质的存档资料会发生被
虫鼠噬咬的现象，一些电子的档案，倘若不能得到妥善的保存，则会发生无法读取的情况。

此
外一些火灾、水灾等不确定因素，也会威胁着基层水利档案管理的工作，对其资料造成不同程
度的损坏。

（二）对信息化的认识不足。

在我国基层水利档案管理工作中，往往存在着对其档案信息
化建设认识不足的现象，多数从业人员对于信息化的概念并没有十分清楚的认识，也没有熟练
地掌握其信息化的技术，而且大多的从业人员都是一些比较年轻的新员工，对基层水利档案资
料了解的不是特别的全面，经验也没有特别的丰富。

虽然各级水利部门关于其档案管理工作，
已经出台了相关的文件，但是“重工程，轻档案”这一理念始终还是存在着，因此这些规范性
的文件仅仅是停留在上传下达的口头形式，并在行动中没有得到足够的重视，所以，一些高素
质的水利管理人才往往不愿意留着这些岗位上，最终导致基层水利档案管理工作信息化建设的
进程十分的缓慢。

（三）档案管理混乱。

由于在我国的水利工程建设中，会存在较多的参建单位，而在每一
个参建单位中信息化管理水利档案的程度也是不相同的，因此便导致了我国基层水利档案工作
十分混乱的现象。

另外，需要分段分期对点多线长的工程进行施工，在这种情况下，设计施工
在不同时期、不同阶段都是不同的，这便导致档案管理更加混乱。

面对如此众多的参建单位以
及不同单位对其水利档案管理的规格也是不一致的等现象，也会导致水利档案资料管理的不当。

三、基层水利档案工作信息化建设的意义
由于我国基层的水利档案需要较长时间的保存与管理，在管理的过程中为了避免发生腐蚀、潮湿、火灾等不安全因素对档案纸张造成的不良影响，便需要投入大量资金，用于文档的保管。

在信息化大力发展的当今社会，随着新材料、新科技、新技术在社会各个领域的应用与推广，我国社会的各个方面都朝着信息化的方向不断地发展着。

在这种全新的社会经济活动中，
随着自动化技术的应用与推广，人们也将越来越多的注意力放在了基层水利档案信息管理工作
中去，基层水利信息化管理的工作也得到了全面的开展。

在基层水利档案管理工作中，传统的管理方式显然早已无法适应当今社会的发展需求，在
基层水利信息量快速激增的当下，计算机信息网络平台以及信息技术系统的出现，将可以更加
数字化、准确化与信息化的获取各种资源信息，为我国的水利工程的建设提供更加可靠、准确、及时的档案信息，实现了档案信息资源的共享。

依据科学的管理方式，合理的管理制度，完善我国的基层水利档案管理，改良现有管理措施，不仅可以优化其工作的质量，而且还可以提高其工作的效率。

因此，结合我国现阶段基层
水利档案管理的办公条件与实际需求，实现档案的信息化管理，拟定可行性强的而又合理科学
的规章制度，使档案的管理工作有章可循，可以极大地提高我国基层水利档案管理工作的整体
效益。

四、基层水利信息化建设的具体建议
（一）完善制度。

根据实际的工作情况，去制定与完善相应的档案管理制度。

首先需要对
其档案存放环境的安全有足够的重视，对于一些纸质档案资料，要注意采取防霉、防虫、防火
等措施；对于一些非纸质的档案资料，要注意其软件的更新情况，读取信息设备的更新情况，
采取一些防磁措施，确保档案可以进行有效的识读；另外还要注意档案室的湿度、温度等情况
是否达到了相关规定的要求。

其次还要预防由于自然灾害而给档案带来的不安全因素。

制定有
针对性的应急预案，并进行演练，倘若真的遇到了某些紧急情况，可以将损失控制在最小的范
围内。

最后，在提供利用档案时，要制定并履行相关的借阅手续与规章制度，对于某些核心内
容的档案或者是涉及密级的档案资料，则需要严格执行水利部以及国家相关的保密规定，确保
档案的安全。

（二）整合各种有利的资源。

在进行基层水利档案信息化建设中，新科技、新方法的使用，可以为其档案资源的管理工作，提供了更多的方式与渠道。

建立起基础水利档案资源的信息化
平台，可以有效地整合各种信息化的项目档案，通过合理地开发以及科学地利用，可以将其各
个技术的优势都得到充分的发挥，共建、共享其优质的资源，引导着我国基层水利档案工作向
着又快又好的方向发展。

五、结语
综上所述，建设信息化的基层水利档案工作对提高其档案管理工作的效率与质量都有着十
分重要的影响。

因此，我国的相关部门需要密切关注基层水利档案工作，重视基层水利档案工
作的建设，提高其档案工作中信息化的水平，使我国的基层水利档案工作更加的科学化与规范化，有效地推动其发展，可以为我国的水利工程建设更好地服务。