杜单位内部控制规范第讲讲义交稿

三、合同业务的基本流程
合同业务流程主要包括： （一）合同订立 （二）合同登记归档 （三）合同履行 （四）纠纷处理
合同管理流程(举例)
法律等专家 归口管理部门
草拟合同初稿
业务部门
主管领导
审核
复核 审定
制作正式合同 组织合同订立
合同变更 解除等程序 是
合同履行
是否发生合同变 更、解除等 否
合同归档保管
(4)未按规定的程序办理合同变更、解除等。
四、主要的风险
3、合同登记归档环节的主要风险
(1)合同及相关资料的登记、流转和保管不善
导致合同及相关资料丟失，影响到合同的正常履行
和纠纷的有效处理。 (2)未建立合同信息安全保密机制，致使合同 订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商 业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-8
5、有关领导：合同审批 （1）慎重对待审核意见，必要时应当责成对 合同条款做出修改并再次提交审核。 （2）应当明确重大合同事项，对于重大合同 应当实行集体审批制度或联签制度。 （3）审批人员应当对做出的审批结果负责并 明确签署意见。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-9
五、合同业务具体环节及主要管控措施-5
3、合同的拟订岗位：合同文本拟订 （1）合同文本一般由单位业务承办部门起草，由合同归
口管理部门组织审核；重大合同或法律关系复杂的合同应当
由法律专业人士参与起草。 （2）除即时结清方式外，应当订立书面合同。 （3）合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思，保证 合同内容和条款的完整准确。 （4）国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，对 涉及权利义务关系的条款可根据实际情况进行适当修改。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-13
(三）合同履行
第五十六条 单位应当对合同履行情况实施有效监控。 合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按 时履行的，应当及时采取应对措施。 单位应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中 签订补充合同，或变更、解除合同等应当按照国家有关规 定进行审查。 第五十七条 财会部门应当根据合同履行情况办理价 款结算和进行账务处理。未按照合同条款履约的，财会部 门应当在付款之前向单位有关负责人报告。
记等手续之后方可生效的合同，单位应当及时办理相关手
续。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-11
（二）合同登记归档
第五十八条 合同归口管理部门应当加强对合
同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归 档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实 行对合同的全过程管理。与单位经济活动相关的 合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。
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4、合同归口管理部门：组织合同审核 （1）建立会审制度，合同归口管理部门组织业务部门、 财会部门等相关部门审查违约责任、争议管辖权等实质性条 款是否合法、完整、明确、具体，文字表述是否无歧义；业 务部门对质量条款、技术要求等内容进行技术审查；财会部 门对支付条款等内容进行经济审查。 （2）对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条 款做出修改并再次提交审核。 （3）每位审查人员应当对做出的审查结果负责并明确签 署意见，合同归口管理部门应当对合同审查的结果负全面责 任。
四、主要的风险 1、合同订立环节的主要风险
（1）未明确合同订立的范围和条件，违规签订担保、投资 和借贷合同。 （2）故意将需要招标管理或需要较高级别领导审批的重大 合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同，规避国家有关 规定。 （3）对合同对方的资格审查不严格，导致合同无效或引发 潜在风险。 （4）将不熟悉技术、法律和财会知识的人员参与谈判等相 关工作，对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼 的风险或造成经济利益损失。 （5）未明确授权审批和签署权限，合同专用章保管不善， 可能发生未经授权或者超越权限签订合同形。
（一）合同订立 第五十五条 单位应当加强对合同订立的管理，明确合 同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术 或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等工 作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。 谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当 予以记录并妥善保管。 1、合同的拟订岗位：合同调查 （1）了解合同对方的主体资格。 审查合同对方的法人登记证书、资质证明、身份证件、 授权委托书等证明原件，包括营业执照是否有效、拟签订 的合同内容是否在对方的经营范围之内。
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（二）合同登记归档 7、合同归口管理部门：合同登记 （1）明确合同登记岗位职责，明确合同流转、借阅和归还的职责 权限审批程序等有关要求。 （2）应当建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早 发现合同文本的遗失。 （3）建立合同管理信息系统，加强对合同登记的管理。如合同的 订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况，合同终结应及时办理 销号和归档手续，实行对合同的全程管理。 （4）跟踪合同履行情况，督促财会部门在临近结算期限的合理时 间办理合同价款结算。 （5）加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄 露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
四、主要的风险
4、合同纠纷处理环节的主要风险 (1)未建立有效的合同纠纷处理机制，纠纷处理 不当，可能损害单位利益、信誉和形象。 (2)未收集充分的对方违约行为的证据，导致本 单位在纠纷处置过程中处于不力的地位。 (3)未按照合同约定追究对方的违约责任，导致 单位经济利益遭受损失。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-1
二、合理设置合同内部控制机构及岗位
第五十四条 单位应当建立健全合同内部管理制 度。
单位应当合理设置岗位，明确合同的授权审批和 签署权限，妥善保管和使用合同专用章，严禁未经授 权擅自以单位名义对外签订合同，严禁违规签订担保、 投资和借贷合同。 单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与 合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与 预算管理、收支管理相结合。
6、合同归口管理部门：合同签署 （1）严格划分各类合同的签署权限 对外正式订立的合同应当由单位法定代表人或由其授 权的代理人签名或加盖有关印章；授权签署合同的，应当
签署授权委托书。
（2）严格合同专用章保管制度。只有符合合同管理程 序的合同文本才能加盖合同印章。合同专用章必须由专人
保管，记录合同专用章使用情况以备查。用印后保管人应
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2、合同的拟订岗位：组织合同谈判 （1）组建素质结构合理的谈判团队 谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有 法律、技术、财会等方面的人员参与谈判。（必要时聘请 外部专家参与） （2）收集与谈判内容相关的信息 收集国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类 产品或服务价格等与谈判内容相关的信息。 （3）关注合同核心内容和关键细节 具体包括合同标的数量、质量或技术标准，合同价格 的确定方式与价款支付方式，履约期限和方式，违约责任 和争议的解决方法、合同变更或解除条件等。
按照合同规定及时办理价款结算、监控资金的收
二、合理设置合同内部控制机构及岗位
（二）行政事业单位应当根据单位的实际情况合理设置合 同业务岗位。 1、设置合同业务相关岗位。
合同的拟订 合同的审批 合同的审核 合同的执行 合同的签署 合同的监督
2、确定不相容岗位相互分离。合同业务的不相容岗位 一般包括： （1）合同的拟订与审核， （2）合同的审核与审批， （3）合同的审批与签署， （4）合同的执行与监督等。
二、合理设置合同内部控制机构及岗位
2、建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现 合同管理与预算管理、收支管理相结合。
经济活动的承办部门：行政事业单位的各业务部门，按照职
能分工在其职能范围内承办相关合同业务。 例如，政府采购部门 物资和服务的采购合同业务；
基本建设部门
财会部门 支业务。
建设项目勘察、设计、施工等合同业务；
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(三）合同履行
8、业务部门：合同履行监控 （1）明确责任人，落实合同执行的责任。 （2）强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验 收，全面适当执行本单位义务，敦促对方积极执行合同， 确保合同全面有效履行。 （3）因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行 的，应当及时采取应对措施。一旦发现有违约可能或违 约行为，应当及时提示风险，并立即采取相应措施将合 同损失降到最低。
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（5）合同使用标准文本，没有标准文本的要做到： 条款不漏项；标的额计算准确、标的物表达清楚；质量 有标准、检验有方法；提（交）货地点、运输方式、包 装物和结算方式明确；文字表达要严谨，不使用模棱两 可或含混不清的词语；违约责任明确；违约金（或赔偿 金）的计算方法准确。 （6）由签约对方起草的合同，单位应当认真审查， 应留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不 存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约 定”，防止合同后续被篡改。 （7）单位合同文本须报经国家有关主管部门或同级 财政部门审查或备案的，应当履行相应程序。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-2
（2）了解合同对方的资信情况 获取合同对方经审计的财务报告、以往交易记录等财务 和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评 估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其 资信变化。 （3）了解合同对方的履约能力 对合同对方进行现场调查，实地了解和全面评估和分析 其合同履约能力。 与合同对方的开户银行、主管税务机关和工商管理部门 等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-4 （4）做好记录和保密工作 对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的 主要意见，应当予以记录并妥善保存，建立严格 的责任追究制度和谈判保密制度。 （5）选择恰当的洽谈方式 应当根据国家规定和市场实际情况选择恰当 的洽谈方式，对于应当招标的物资采购项目和建 设项目要在内部监督检查部门的监督下，严格按 照招标程序进行招标。
四、主要的风险 2、合同履行环节的主要风险
(1)合同生效后，对合同条款未明确约定的事项没有及时 协议补充，导致合同无法正常履行。 (2)未按照合同约定履行合同，如未按照合同规定的期限、 金额和方式付款，可能导致单位经济利益遭受损失或面临诉讼 的风险。 (3)对合同履行缺乏有效的监控，未能及时发现已经或可 能导致单位经济利益受到损失的情况，
二、合理设置合同内部控制机构及岗位
（一）行政事业单位应归口管理部门：办公室作为（法律部门）
（1）对合同业务实施统一规范管理，负责确定合同业务 的程序和要求； （2）参与重大合同的起草、谈判、审查和订立；管理合 同专用章； （3）参与或组织合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动；对 合同进行登记和归档； （4）定期检查和评价合同管理中的薄弱环节，采取相应 控制措施，促进合有效履行。
具体的合同类型包括买卖合同，供用电、水、气、热力
合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承 揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，
仓储合同，委托合同，经纪合同以及居间合同等。
合同业务是行政事业单位经济活动的重要组成部分，行 政事业单位政府采购业务、工程建设、取得财政拨款以外的 其他收入等一般都涉及合同的订立与履行。
第六节 合同控制 一、建立健全合同内部控制制度 二、合理设置合同内部控制机构及岗位 三、合同业务的基本流程 四、主要的风险 五、合同业务具体环节及主要管控措施
一、建立健全合同内部控制制度
第五十四条 单位应当建立健全合同内部管理制度。
变更、终止民事权利义务关系的协议。
合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、
立即收回，妥善保管。如果发生合同专用章遗失或被盗现 象，应当立即报告单位负责人并采取妥善措施，如向公安
机关报案、登报声明作废等。
五、合同业务具体环节及主要管控措施-10
（3）防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间 加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可 编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对 方单方面改动合同文书。 （4）按照国家有关法律法规等规定，需办理批准、登