人事档案接收函

人事档案接收函
尊敬的XXX公司领导：
您好！经过双方协商，现将我方转岗人员的人事档案交接事宜告知如下：
我方转岗人员XXX（姓名、员工编号）将转岗至贵公司担任XXX（新岗位），根据公司规定，我方需将其人事档案交予贵公司保管。

为了保证工作的顺利进行，特事先致函进行沟通和确认。

一、人事档案内容
该人事档案包括但不限于以下内容：
1. 员工个人信息：包括个人身份证明文件、联系方式等；
2. 员工入职资料：包括入职申请表、入职考勤卡等；
3. 员工劳动合同：包括人员的劳动合同、续签合同等相关文件；
4. 员工考勤记录：包括请假记录、考勤异常情况等；
5. 员工绩效评估：包括绩效评估表、绩效考核结果等；
6. 员工培训记录：包括培训申请单、培训证书等；
7. 员工奖惩记录：包括奖励记录、处分记录等；
8. 员工离职手续：包括离职申请表、离职手续办理等相关文件。

二、人事档案交接流程
为了确保人事档案的安全、完整和准确，按照双方共同商定的流程进行交接：
1. 我方将人事档案打包整理，并在档案上加盖公章，确保档案的真实性和合法性；
2. 我方安排专人将人事档案送至贵公司指定的地点，交予指定人员，并与接收方进行确认；
3. 贵公司接收人员将对所接收的人事档案进行仔细核对，确保档案的完整性和准确性；
4. 贵公司接收人员对人事档案进行保管，并建立相应的保密制度，确保档案的安全性。

三、人事档案保密责任
为了保护员工个人信息的隐私和机密性，贵公司需严格遵守相关法律法规，承担以下保密责任：
1. 对员工个人信息进行保密，不得私自泄露、篡改或传播；
2. 建立健全的档案管理制度和权限控制体系，确保只有授权人员能够查阅和处理相关档案；
3. 严格执行数据安全措施，保护员工个人信息的安全和完整性；
4. 未经员工本人书面同意，不得将人事档案用于其他非工作目的。

四、补充约定
在人事档案交接过程中，如有疑问或需要进一步沟通的事项，请及时与我方人力资源部联系，我们将竭诚配合，确保双方的利益和顺利的转岗工作。

请贵公司领导签收本函，并于XX年XX月XX日前回函，以确认人事档案交接事宜的进展。

非常感谢贵公司对人事档案交接工作的支持与合作！
XX公司（人力资源部）
日期：XX年XX月XX日。