浅谈电力秘书标准化

浅谈电力秘书标准化
浅谈电力秘书标准化
因接触秘书工作仅一个月的时间，作为新手的我，经过30天左右的磨练，现已勉强能够适应工作的节奏；只是对于秘书工作的认识还很肤浅，更加谈不上如何使工作“标准化”。

在此，我想就这一个月以来工作开展的情况，向领导作一个简单的汇报，并浅谈一下自己的体会： 1. 会议（事务）接待刚到办公室报到时，正好赶上局年中会议的召开，因首次接触会议（事务）接待工作，对其流程和程序根本不了解，基本上所有的准备工作都是由接待秘书苏姐全权负责完成。

直至陈继军主任告诉我作为办公室秘书的责任和职责，我才明白自己该做的工作。

随后，我协助苏姐加班至晚上11点才完成会议场地布置任务。

[ ~课件 ] 通过此次事情，我对秘书工作有了一个新的认识：一个合格的秘书不单单只是负责公文和新闻通讯的写作，还需了解会议接待工作的程序，掌握会议通知及会议资料的基本要求，同时需要做好会议记录。

（1）一个会议的召开，不管规模的大小，秘书都应做好会前筹备、会中服务、会后落实三个部分的工作。

（2）秘书应根据与会者的身份和地位合理安排会议座次，其原则是位高者居中，先左后右，由前到后。

（3）会议通知要及时发布，其内容应包括：会议的名称、主办者、会议内容、参加对象、时间、地点以及联络员的联系电话，给人一目了然的感觉。

[ ~课件 ] （4）会后应形成会议纪要并分发与会人员，并及时将纪要归档保存。

2. 协同办公系统局年中工作会议之后马上面对的是协同办公系统在全局的上线运行。

一个全新系统的上线，对于我来说非常的陌生，虽然经过了两次培训，但总感觉这个系统不如老OA方便，而且环节众多，处理繁琐。

单姐在了解我的想法后告诉我，以工作适应流程，方能进步；而要流程来适应工作，只会被淘汰。

于是，在接下来的日子，我一边通过查看说明书强制自己熟悉协同办公系统的操作，一边通过局内各种公文的流转来记录出现的问题并及时咨询信息中心的专责，以提高自己对协同办公的掌控力度。

从7月19日协同办公系统正式上线运行以来，到8月上旬，基本上每天有1/3的来电是咨询新系统使用方面的问题。

因为自己是计算机专业毕业，对于熟练运用该系统比较
容易，因此，我想就如何运用协同办公系统简要的谈谈个人的使用心得：（1）了解系统流程是基础。

掌握一个全新的系统就好比建房，如果没有合适的地基作为支撑，房子势必难以达到设计要求。

使用者如果不知道软件系统的流程运转，即便知道系统该从哪里开始，但却会在下一个环节卡住――不知道接下来要做些什么，切入点在哪里。

（2）运用是关键。

熟悉了系统流程，相当于学习了理论基础，只有多通过实际操作，将理论与实际相结合，才能明白自己在整个流程环节当中所处的位置，才能熟练掌握系统中每个环节的工作任务。

（3）认真细致是重点。

目前协同办公系统中运用最多的是公文流转和会议管理两个子模块。

系统上线一个月以来，局办公室已多次处理文字格式错误、公文模块套用错误、模板使用错误等问题，并多次请求信息中心专责以管理员身份进入后台，对执行错误流程的公文进行回执处理。

（4）责任心是保障。

协同办公系统是国网公司要求统一使用的办公系统，作为湖南省第一批系统上线运行的单位，省电力公司高度重视xx局对该系统的运用情况，并决定11月份就使用情况进行考核通报。

希望各部门、各级单位的文秘和办公室主任加大对员工的培训力度，提高该系统使用率，确保在老OA完全退出历史舞台之前，[ ~课件 ]所有员工能够100%熟练使用新系统。

目前在使用协同办公系统中发现了一些问题：（1）印章无法显示。

在“编号、排版、用印、转版”环节，出现了几次点击“盖章”按钮后，相关印章出现在版面上，但点击“保存”并选择“保存在服务器上”之后，再次打开文件却发现印章显示不出的问题。

（2）流程环节有BUG。

一个部门的负责人作为拟稿人形成一份公文后，不能发给另外一位负责人审核（无法进行“部门负责人审核”这个环节），只能以“会签”的形式，发给本部门另外一位负责人或其他部门的领导（只能进行“其他部门负责人会签”环节），因此，在流程跟踪图中“部门负责人审核”环节依然为蓝色，即本部门负责人未进行审核。

（3）附件无法批量保存。

有些使用者想将协同办公系统中的文件保存到本地硬盘，方便自己查阅，但该系统缺少“全部下载”控件按钮，必须将附件一个一个的点击保存，比较麻烦。

上述问题均已反馈给局信息中心小许，由小许上报省电力公司相关专责。

因该系统是由国家电网公司研发，
目前，省电力公司正将各二级单位反应的问题进行汇总，届时，统一提交至国家电网公司。

3. 市民咨询和投诉的处理单姐在休假之前告之需重点关注市长信箱中的动态，如有邮件需及时通过OA发送局相关部门进行调查核实，并就调查后的结果对市长信箱进行回复。

8月初，市政府办公室列出了7月份全市各单位就市长热线以及市长信箱的处理情况表和得分表，其中显示我局有11条市长热线超期未处理（具体是哪些热线单超期限，市政府办没有告诉我，只是要我局以后多注意，别因为一些小问题导致被扣分），1封市长信箱中邮件超期未处理（单姐交代工作时忘记告诉我邮件回复有时限要求：市政府要求各单位对市长信箱中咨询类邮件于5个工作日之内回复；政务类邮件于15个工作日内回复；信访类邮件于20个工作日内回复，否则会在月底考核扣分），我局综合得分为99分，在全市83个机关部门、企事业单位中排名15。

因担心此成绩对我局有不良影响，因此，我主动联系了市政府办公室，询问了扣分的原因――主要是由市长热线12345转接至95598的关于用电质量、停电信息、投诉等电话，而客服人员虽及时将问题反馈至局相关部门，但却没有对市长热线12345进行回复，导致至少有7起热线单被视为超期未处理。

在与政府办进行沟通和解释，并告之我是新上任的秘书，对很多工作还不了解之后，政府办重新审定了《市长热线及市长信箱7月份情况统计表》，最终我局综合得分129.75分，排名全市第一。

7月份回复市长信箱中邮件有：《麻园地区用电质量的投诉》等共6封，所有市长信箱中的邮件和局相关单位的回复均保存在电脑中，以备随时查询和有据可依。

7月份处理的电话投诉和咨询：已全部告之来电人拨打24小时服务热线95598，由客服人员进行处理，未进行统计；从8月12日已开始记录投诉情况，以后会坚持做好这方面的工作。

因市长热线均转接至95598处，而市政府办又不肯给我具体热线单，我能看到的只有数据（重新审定后）：7月份共处理市长热线75起，超期未处理4起。

通过对7月份市长信箱邮件的处理和众多市民电话投诉及咨询用电
情况的回复，我有了新的认识：[ ~课件 ] （1）作为局办公室秘书，每天至少应登陆一次政府门户网，查看市长信箱中是否有新邮件；如需外出，尽量请办公室其他员工进行代劳。

（2）对于市民发送至
市长信箱中的邮件应尽快发送相关部门，并根据邮件的类型，督促相关部门在规定时间内完成该项工作，及时将各部门反馈上来的处理情况、意见或是建议以一种柔和的语气回复写信人，并告之写信人如有用电方面的疑问，可以致电电力系统的24小时服务热线95598。

（3）对于客户的电话投诉，一定要耐心，切忌和为维护电力部门的利益而对客户进行指责或是辱骂，必须百分之百确保事态没有恶化的趋势；如在自己知识范围之内，可以耐心的与客户进行解释、沟通和疏导；如不能解决的，可以告诉客户致电电力系统的24小时服务热线95598；如客户不愿意致电95598，可以记录下客户反应的情况，并请客户留下姓名和联系方式，并将客户所反应的情况反馈至相关部门领导或是办公室主任，要求各部门在规定的期限内答复客户，并通过OA或者
是电话将信息反馈至局办秘书处保存，以备查询和有据可依。

4. 其他工作档案管理方面：到局办公室报道的第一天，陈继军主任就告诉我，除了担当秘书的重担之外，在协同办公系统的上线运行后还需多多帮助付辉熟悉、完善其公文处理流程及档案的管理。

通过一个多月的接触，虽然付辉对协同办公系统的操作及运用仍然有待提高，不过作为一名即将急流勇退的局资深档案管理员，付辉可以说是尽职尽责，从她身上我学到许多知识，也懂得了作为一名档案员应尽的职责。

（1）档案工作必须做好档案存放管理和维护档案完整与安全。

（2）档案管理员必须严格执行保密法规，做好保密工作。

（3）档案借
出使用时要履行审批手续、应要求按期归还。

（4）各种印章必须
妥善保管，无特殊情况，不得携章外出。

（5） xx局二级单位的发文，均应按公文处理流程，经局办公室主任审查合格后，方可用印。

（6）印章保管要坚持原则，按规章制度办事。

（7）坚持用印登
记制度，每处理一份公文需详细登记用印时间、事由、批准人、用印人。

业务咨询方面： 8月15日，市政府经委办公室工作人员在政
府工作群中问我：你是电业局的秘书，请问你们工业用电的电价是多少钱一度？当时我就懵了――我从来都未接触过营销方面的事情，怎么可能知道！心里虽然有这样的想法，但实际却不能这么回答。

我当即打电话咨询了营销部的专责，然后再告诉市经委办公室：工业用电价格分为很多种，一般需根据专变的容量来定，最低为0.62元/度，
最高不会超过0.78元/度。

虽然在xx局工作将近5年的时间，但通过这件事，我发现自己的电力知识局限性非常大，应加强以下方面的学习：（1）熟悉营销方面的知识。

牢记居民用电、农村用电、非普工业用电、大工业用电等各种供电方式的电价，<莲~山课件>以及现有的电费的缴纳方式。

（2）明确95598的工作模式和工作性质。

（3）了解电力法律法规，特别是恶意破坏电力设备、设施和窃电的处罚要清楚。

（4）强化检修方面的专业知识。

因本人才疏学浅，接触秘书工作又只有30来天的时间，以上观点和看法定有不足之处，请领导多多批评指导！
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