开标前准备工作要点21条

开标前准备工作要点21条
提要：开标前的准备工作十分重要。

它极大的影响着开标能否顺利进行。

由于目前政府采购、建设工程以及国际和国内各种招标的具体要求都不相同，很难写出一个通用的完整的标准做法。

以下是以机电设备国际招标为主的本人的几点体会。

1、必要的准备会。

在开标日前一两天，由单位或者部门负责人召集，有关人员参加。

项目负责人提出具体工作任务，人员需要和安排以及问题等等，充分进行协调，准备和安排妥当。

特别要明确：主持人，唱标人和记录人。

任务一定要落实到人，同时大家注意团结配合。

A谁主持？b谁负责签到和“接标书”？（如果人多，应该分开，投标方不能和评委等等在一块签字）；c谁负责收投标保证金？d谁负责在外面接，引导？e谁负责“留守”（招标公司人员都到开标会议室去了，万一有事，原办公室是否需要留人以便于不间断联系。

）f谁唱标?（特别国际招标投标书常常是英文写的，要求熟悉英文和有关专业词汇；）g谁记录？等等。

目前我们一般不再用双语唱标了，如果需要，应该考虑唱标人的英语口语能力。

H谁负责分发投标文件？一般我们保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分发给评委……
2、必要时，核实能够参加投标的潜在的供应商。

特别是在特殊情况下，投标人可能只有3家的情况下，一定要争取做到事先心中有数。

万一不够法定的家数，提前向上级有关部门汇报请示，避免临时被动。

反之，如果投标商来的很多，就要多组织人力，做到人再多也能有条不紊。

3、根据投标方的情况，综合估算评标工作量；并据此安排会议室、评标时间以及询标时间等进度安排和必要的人员食宿等等生活措施。

4、准备开标会议室、开标会议的布标（也可用计算机加投影仪打在大屏幕上显示），有关的投影仪，大屏幕，计算机，实物投影仪，话筒音响，电源和插座、接线板（必要时，要有较长的连线）以及座椅等等。

（在外面开标，有时会遇到有比较复杂功能的系统，需要事先弄清其功能，包括接线端子的情况。

）
5、抽取评委并通知确认能够参加。

事先，要考虑到回避问题。

（部分工程招标和政府采购招标工作，完全由计算机抽取和通知，强调保密，事先谁也不知道评委情况，我以为那是有点片面的。

导致只强调程序公正，不管实际效果和评标质量。

）以及落实评委的活动细节：自行到达？外地需要接站？安排住宿？等等。

如果，专家库里面评委人数不足或者缺某专业，还需赶紧补充。

6、落实“业主”单位参加开标大会和评标工作的代表以及其他工作人员名单和大致人数。

如果，业主单位有领导或者上级领导同志（集团公司等）参加以表示重视，则应该汇报，安排招标公司相应的领导也参加。

7、落实其他监管、公正部门参加的人员。

如果，招标项目需要请公证处派员参加，事先应该落实人员，清楚地告知时间，地点等等，通知公证处人员必须“着装”，提前到达。

（ 8、落实本单位参加开标工作的财务人员。

如果在外开标，需带好有关的空白收据（盖章）；点钞验钞机等等。

9、落实所有开标、评标需要的印刷、打印材料：投标签到表；投标文件收到登记表；评委和其他人员签到表；投标文件密封情况检查表（有时与前述合一）；唱标记录表；投标情况（或者分包情况）汇总表；以及13号令规定的和国际招标范本使用的几种评标表格：符合性检查表；商务评议表；技术参数比较表；评标价格对比表；授标建议表等等。

10、上述这些表格，尽可能做成针对本项目的，含有评标细节内容的对照表格。

如果招标项目是有分包的，表格也要作成按照分包的。

把事先可以填写的内容，如具体的技术指标，交货期、质量保证期、投标保函和履约保函等等商务要求，都一一列上。

以便评委可以很容易的把投标方的情况对比填入，那样可以大大节省时间，还可避免不应有的错误。

项目的标书，最好能带2份，一份自用，一份给评委或者其他人传看。

技术规格部分，可以多印几份，使得评委和业主代表都人手一份。

11．开标一览表（唱标表格），事先做好电子版。

最好是有一个数据库式的专门软件；起码，用word模板做一个。

省得届时每一项都得打字输入，浪费时间。

12、国际招标的投标保证金有多种形式：保函、汇票、支票、现金等等。

其中，有些国外的投标商是采用国外的银行开出保函，通过中国银行提交的（最正规的）。

这些保函，需要在接到中国银行的通知后，派人到银行去领取。

先要安排好人做这项工作。

13、国际招标需要公布开标当日的“外汇牌价”，主要是中国银行公布的外汇卖出价。

一般需要的是几种国际流行的“硬通”货币：美元，欧元，英镑，瑞士法郎，日元，澳元等等。

当日的汇率一般要在早上8：30，中国银行的网站才公布。

如何保证及时得到，保证大家知晓和评委依据此汇率进行计算？必须有专人负责。

14、落实开标会议主持人的致辞和说明。

一般有几个要点：对出席会议的领导、专家、监督公正人员以及投标方代表，表示感谢和欢迎；说明投标情况符合法定，可以开标；或者，有什么特殊情况，某一个“包”不能开标，或者审批部门已经同意另办法处理等等。

开标会场纪律，如，关闭手机，请勿喧哗，有问题举手请求发言说明等等。

重申投标方代表留下临时通讯联络方式（如手机号码）等等，以便及时联络和询标。

15、落实开标会议室场地。

特别是在外面宾馆或者其他场地开标时。

租用多大的开标场所以及评标用的会议室？大致多长时间？要不要“拖晚”？要不要提前布置好？
16、在预计好几天才完成评标定标工作的情况下，需要安排外地评委的住宿和其他生活措施。

17、事先预领开标用的支票，现金等。

准备付给专家评委的咨询费以及签收条、信封等；准备预付给专家的交通费用报销费用，等等。

需有专人负责。

18、准备开标、评标当天中午的定餐，一般是“盒饭”，也可能是宾馆的餐厅。

一般事先考虑到出席人员中是否有回民或者其他特殊需要者，有个意向性，记住餐厅的联系电话。

开标后，及时统计人数，打电话定餐，并说明特殊需求，数量上可稍稍留有余地。

19、准备和带齐有关文具用品，如：计算器（最好多个）、白板笔、记号笔，碳素笔、信封、档案袋、胶带、订书器、剪刀、开标用笔记本电脑和备份资料的U盘、打印机（打印复印一体机）、打印纸；专家评标用的纸和笔；等等。

经办人最好象willzhao所说那样，先想好，用一张纸写下来，备用后划勾；也可请其他人帮助自己想全、备全。

20、项目的主要经办人最好也带上有关投标人，评委，业主联系人的电话、手机号码（也许带上其名片），以备万一联系时用。

21、必要时，带上英汉技术词典和专业词典。

虽然，一般笔记本电脑安装有“金山词霸”等工具软件，但是，恐怕届时不够使用，也不方便。

开标过程
开标过程包括：宣布参会供应商代表名单；当众验明投标文件密封情况；宣读所有投标文件的有关内容并作记录存档；投标人就唱标内容发布异议；公证人员宣布公证词。

开标应当按招标文件规定的时间、地点和程序，以公开方式进行。

开标时间与投标截止时间应为同一时间。

唱标内容应完整、明确。

只有唱出的价格优惠才是合法、有效的。

唱标及记录人员不得将投标内容遗漏不唱或不记。

六项措施防范废标
所谓废标，说得通俗一点就是因招标采购违反《政府采购法》的规定，应宣布作废的招标采购活动。

它无论是对于采购人，还是对于集中采购机构、供应商来说，都应当是很痛心的，因为它至少有三大害处：一是使各方前一阶段所作出的努力和劳动白费，每一方都会发生一定的人力、物力损失；二是延长了招标采购时间，本来可以结束的，不得不重新进行招标采购；三是使造成废标的责任方大伤信誉，甚至会失去再参加政府采购的资格。

因此，防止废标，应当引起政府采购当事人各方的高度重视。

依笔者之见，采取下列六项措施，可以有效防范废标。

一、加强政府采购法规的学习和宣传。

《政府采购法》第三十六条明确规定，在招标采购中，出现下列情形之一的应予废标：⑴符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；⑵出现影响采购公正的违法、违规行为的；⑶投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；⑷因重大变故，采购任务取消的。

2004年9月11日实施的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（以下简称）《管理办法》），也对如何界定废标作出了许多比较详细的规定。

作为政府采购的各方当事人来说，如果，大家都能加强对上述这些政府采购法规的学习和宣传，就会从思想上重视招标采购，增强防范废标意识，就会熟知哪些环节容易发生废标，哪些环节应当谨慎操作，从而不会人为地发生废标的情形，所以，加强政府采购法规的学习和宣传，应当成为我们时刻坚持的一项工作任务，尤其是在每次开标前，由集中采购机构组织采购人和投标的供应商一起学习上述法律法规，并对应注意的一些细节问题进行强调，非常必要，这等于为采购当事人各方防止废标，注射了一剂“预防针”。

二、规范招标信息发布。

这是保证符合专业条件的供应商都能充分参加投标，使符合投
标条件的供应商不少于三家的必要手段。

可以设想，仅仅在一家指定的新闻媒体，或在集中采购机构门前公告栏上发布招标信息，是很难让所有符合专业条件的供应商及时掌握招标信息的，因此，规范招标信息发布也是从源头上防范废标的一个重要方面。

这就要求我们，一要规范地方财政部门指定的政府采购信息发布媒体的数量，应规定达到三家（含三家）以上，尽快改变只指定一至二家政府采购信息发布媒体，使信息发布不充分的现象；二要克服招标信息发布不当的问题。

现实中，仍有不少招标采购单位认为，所有招标信息只须在同级财政部门指定的政府采购新闻媒体上发布，这是片面的。

《管理办法》规定，采用邀请招标方式采购的，招标采购单位应当在省级以上人民政府财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布资格预审公告，公布投标人的资格条件，资格预审公告的期限不得少于七个工作日。

在实际操作中，不少招标采购单位就忘记了上述规定，只在本级指定的信息发布媒体上公布资格预审公告；三要规定地方上凡有大数额的（一般指500万元以上）的招标公告还须在中国政府采购网等财政部指定的信息发布媒体上公布，以提高政府采购信息发布的覆盖面，确保一些特殊项目的招标采购能满足符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不少于三家的法定条件。

四要保证自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日起，不得少于二十日。

三、细心制作招标文件。

实践告诉我们，只要招标文件达不到《政府采购法》和《管理办法》的规定要求，就容易出现影响采购公正的违法、违规行为，就容易出现符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家。

例如，许多事实证明，只要招标文件明确的评标方法或评标标准不具体，不恰当，就会被人混水摸鱼，就容易出现影响采购公正的违法、违规行为，以至于被依法宣布废标。

因此，细心制作招标文件十分必要。

就是在实际制作中要做到“不漏”、“不粗”、“不错”。

在“不漏”方面，要避免遗漏投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）的表述，避免遗漏投标报价要求（包括投标保证金的金额和交纳方式）、合同主要条款及合同签订方式、交货和提供服务的时间等的表述，避免遗漏省级以上财政部门规定的其他事项的表述。

在“不粗”方面，就是要详细明确投标人应交的各种资料，如资信证明的种类和名称；详细明确技术规格、要求和数量，包括具体的附件、图纸等；详细明确投标文件的实质要求和条件。

在“不错”方面，就是要保证制作的纸质招标文件和在指定的网络媒体上发布的电子招标文件应当保持两者一致，招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准，明确的废标条款不能超越《政府采购法》和《管理办法》等法律、法规所规定的范围。

(待续)
四、认真编制投标书。

《政府采购法》、《招标投标法》、《管理办法》等法律法规都规定，投标文件（本文称投标书）应当对招标文件提出的实质要求和条件作出响应。

这意味着所有参加的投标者，如果大家对招标文件中所明确的实质要求和条件未能作出全部响应，你遗漏这一条，他遗漏哪一条，就有可能使作出实质响应符合专业条件的供应商不足三家，从而导致废标。

这就要求投标者必须认认真真编制，来不得半点马虎。

除了对招标文件所要求的实质性要求和条件作出全部响应、一条也不能遗漏外，还必须注意两方面：一方面是“招标须知”莫弄错，弄错了就是无效标，倘若大家都是无效标，岂不就成了废标。

例如某招标文件要求投标者在投标文件中提供近三年的“成功交易记录”，结果参加投标的五家符合专业条件的供应商中有三家将“近三年”，误以为是近年，只提供了近年的“成功交易记录”，结果使本次招标成了废标；另一方面是“细小项目”莫大意。

如未在投标书的每一页上签字盖章，或未在所有汇总标价旁签字盖章，或未将委托授权书放在投标书中，或投标者填写的法人姓名与注册证书上的法人姓名不一致，将“王有余”错写成“王有佘”等等不一一列举，其结果也造成了废标。

所以，在编制投标书前要反复学习招标文件，编制中要对照政府采购法规和招标文件要求，一项一项细心编制，投标书制成后要认真校对，万无一失后再投出，否则就有可能导致全盘皆输。

五、精心测算采购预算。

按照《政府采购法》规定，当出现投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的，就应予废标。

这就提醒我们，测算采购预算，既不能“丢头去尾”，也不能不留有余地，一定要精心测算。

首先，测算采购预算要全面考虑，要着眼于采购项目的全过程测算，决不能把采购项目的运输成本、安装成本、调试成本等全部或部分寄托在供应商的免费售后服务上；其次，预算价格不能低于市场价太大。

要把预算价格确定在优质优价的起点上，决不能把预算价格一味确定在低价格的起点上；再次，备足采购资金，防止市场行情发生变化。

一方面向财政部门申请资金时，要先征求集中采购机构的意见，使采购资金数额比较准确，另一方面本单位也应准备一定数额的自有资金，从而不管市场行情发生多大变化，都能保证不会发生采购人不能支付的情形。

六、严格执行招标采购程序规定。

由于《政府采购法》等法律法规明确规定，当出现影响采购公正的违法、违规行为的，就应予废标，而在政府采购实务中，影响采购公正的违法、违规行为，大多发生在各道招标采购程序中，并且许多是因未执行相关程序规定，被人钻空子造成的。

这些未执行的规定，概括起来，主要表现在下列方面：在招标程序中，招标采购单位未根据需要，就招标文件征询有关专家或者供应商的意见；未针对招标采购项目的特殊情况，组织潜在投标人现场考察或者召开开标前答疑会，且未执行不得单独或者分别组织只有一个投标人参加的现场考察的规定；对已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的，未在提交投标文件截止时间十五日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。

在投标程序中，一种情况是投标人未执行“不得相互串通投标，不得妨碍其他投标人公开竞争，不得损害其他投标人合法权益”的规定，搞“小动作”；另一种情况是以联合体形式投标的，联合体各方之间未按规定签订共同投标协议，或未详细明确约定联合体各方承担的工作和相应的责任。

在开标程序中，未执行开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点的规定；未执行开标过程应当由招标采购单位指定专人负责记录，并存档备案的规定。

在评标程序中，未执行初审分为资格性检查和符合性检查的规定；要求投标人作出必要澄清的书面形式，未执行应当由评标委员会专家签字的规定；采购代理机构未执行应当在评标结束后五个工作日内，将评标报告送采购人的规定；投标采购单位未认真执行应当采取必要措施，保证评标在严格保密的情况下进行的规定。

因此，我们务必要严格执行这些招标采购程序规定，为防范废标筑起“防火墙”。

(完)
招标公证的内容简介
招标公证的内容是公证机构在招标投标活动中的任务和需要确认、证明的事项。

根据规定，公证机构在招标投标活动中的任务是从法律角度引导、帮助招标人、投标人、评标人依法进行招标投标活动，规范招标投标行为，并依法证明招标投标行为的真实性、合法性。

公证机构的各项工作都是为实现这一任务而实施的。

具体的说，包括以下几个方面：
1.查明招标方是否具有规定的招标资格。

包括查明招标方是否具有法人资格，招标项目是否符合其法定的经营范围和经营方式，招标方是否符合国家有关规定要求的其他条件，申请公证的招标项目是否已获得有关部门批准并已具备其他规定的条件。

如果属于委托招标，还要查明受托招标方是否具有规定的招标条件、合法的代理身份和代理权。

2.审查招标程序安排、招标章程、招标文件、招标公告等是否符合法律，是否符合公正、公平、平等，诚实信用、择优中标的招标原则，并帮助招标人完善上述招标法律文件。

3.审查评标委员会的组成和工作程序是否符合合理、合法，是否具有权威性、公正性、超脱性。

4.审查招标方提供的证明材料是否真实、合法、完备、有效。

5.查明投标方是否具有规定的投标资格，所提交的资格证明是否真实、合法、有效，代理
人的身份和代理权是否真实、合法。

6.对招标投标活动的全过程进行现场监督。

包括以下内容：
(1)招标阶段。

①公证人员应监督招标单位在此阶段所进行的发布招标公告(通知)或招标邀请函，发出资格预审文件，对投标方进行资格预审，出售招标文件，对投标方有关招标文件的询问进行解答等项活动是否符合国家有关规定和招标投标活动的一般原则，对招标单位违反规定的行为，公证人员应及时予以纠正。

②需要对投标方进行资格预审的，公证人员应按照资格预审文件的要求对投标方进行资格预审。

主要是审查投标方所提交的有关证明材料是否齐备、真实，是否符合招标文件规定的手续，以确定投标方是否具备国家有关规定和招标方所要求的投标资格。

(2)投标阶段。

①在投标开始前，公证人员需对招标单位设置的投标箱进行检查，检查投标箱是否完好，是否符合规定的要求。

如果投标箱不符合要求或有残损，公证人员应当要求招标单位予以更换。

检查完毕后，公证人员需同招标单位一起对该投标箱加封。

②在投标方投递标书时，公证人员应同招标单位委派的接标人密切配合，共同做好以下几项工作：A、查验招标单位委派的接标人的身份。

B、逐一查验投递标书人的身份。

主要是审查投递标书人是否持有合法、有效的授权委托书，审查投递标书人的身份证件。

对不具有合法的投递标书人身份的人所送标书不予接受。

C、对投递标书人所送标书的密封情况进行检查，并做出记录。

对标书未密封或密封袋上未封好的标书不予接受。

D、记录投递标书人投送标书的时间。

如果标书是通过邮寄方式投送的，则应记录收到标书的时间。

E、将符合规定条件的标书投入投标箱。

F、在投标时间截止时，公证人员应会同接标人一起将投标箱投标口密封并加贴封条。

对在投标截止时间以后送达的标书不予接受。

(3)开标阶段。

开标是招标投标活动的一个重要阶段，公证人员应监督招标单位按照规定的时间、地点举行开标会议。

在开标会议中，公证人员应当作好以下几项工作：①查验投标方代表的资格证件和身份证明，确认其身份。

②检查投标箱的密封情况，并宣布检查结果(包括投标前的标箱检查和密封情况)。

③监督投标箱的启封，检查标书份数和密封情况，并宣布检查结果。

④检查标书的启封，验明投标书是否有效，并宣布查验结果。

⑤监督唱标人所唱标书是否与标书正本一致，不一致的，应予以纠正。

如在开标结束后不立即开始进行评标定标，公证人员应监督招标单位将投标书重新密封，投入标箱，并将标箱密封。

(4)评标定标阶段。

①查验评标组织成员的资格，核实其身份。

再次审查评标组织成员是否与投标方有利害关系。

对与投标方有利害关系的评标组织成员，应让其回避。

②监督公布评标定标标准、评标定标活动的程序、原则、方法、纪律及注意事项。

③检查标底密封情况，监督标底的开启，公布标底。

对标书已重新密封并投入标箱的，检查标箱密封情况，监督标箱和标书的开启。

④监督评标委员会按照招标文件规定的原则、标准、程序和方法进行评标、定标。

⑤检查定标结果是否与评标定标记录一致。

⑥监督评标委员会成员在评标定标记录上签字，并在定标决议上签字。

招标公证的方式和程序
招标公证的方式是指公证机构采用什么证明形式完成招标公证工作任务。

鉴于招标公证的特殊性，为了维护招标当事人的合法权益，确保公证质量，防止工作差错。

司法部对招标公证的方式作了特别规定，并专门制定了《招标投标公证程序细则》，根据规定，公证处办理招标公证，"应当派两名以上公证人员(其中应至少有一名公证员)参加整个招标投标活动,进行现场监督和证明"。

对公证员确认招标投标活动真实、合法的，应当当场宣读公证词,并在七日内制成公证书发给当事人，该公证证明从公证员宣读之日起生效。

根据招标投标活动规模和阶段安排的不同，公证实践中，通常采用两种公证证明方式：。