会计电算化教案1

【课题】报表格式设计
【教材版本】
赵合喜，王吾.中等职业教育国家规划教材——会计电算化，第二版.北京：高等教育出版社，2005
赵合喜.中等职业教育国家规划教材配套教学用书——会计电算化上机指导.北京：高等教育出版社，2003
孙万军.中等职业教育国家规划教材配套多媒体课件——会计电算化.北京：高等教育出版社，2003
【教学目标】通过本节学习希望学生能够：
1，掌握报表格式设计的操作流程
2，熟练设计固定报表
3，熟练设计可变表
【教学重点、难点】
重点：
1，设计固定报表的实际操作
2，设计可变表的实际操作
难点同上。

【教学媒体及教学方法】
应用媒体：配套多媒体课件报表格式相关内容
教学方法：本课内容以实际操作为主，为有效实现教学目标我们采用讲授、图示、列举法、演示法等教学方法交替处理教学过程。

【课时安排】
2学时（90分钟）
【教学建议】
本节内容应以实际操作为主，尽量让学生自己尝试着去建立各种报表的格式，充分发挥学生的创新能力，同时多举例子，尤其是以实际例题为好，因此本节里教师设置了许多例题，有的例题让学生自己练习，学生很大程度的提高了实际动手能力。

【教学过程】
一、导入（3分钟）
UFO报表具有强大的格式管理功能是因为在该系统中，报表格式的设置采用一次设置，长期有效的工作方式。

这种整表设置模式，具有“所见即所得”的特性，用户可根据需要自行设计报表格式。

会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。

根据《企业财务会计报告条例》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。

UFO报表系统强大的实用功能之一是它提供了21个行业的标准财务报表模板,用户只需稍加改动便可快速生成标准的会计报表.
报表的格式是在格式状态下设计，一般包括设置表尺寸、定义行高和列宽、画表格线、定义组合单元、设置单元属性、设置关键字等项操作。

企业常用报表的格式比较固定，被称为固定表。

如资产负债表、利润表。

本节以“利润分配表”为例讲述固定表的格式设置。

二、新授内容（67分钟）
板书：
一、设计报表格式
一）报表格式的设计操作流程
讲述：
报表的格式是在格式状态下设计的，报表格式设计完成后，对整个报表都有效，报表格式的设计流程具体为：
第一步启动UFO，建立报表
如前所述，建立一个空的报表，名称为REPORT1，这时可以在这张报表上开始设计报表格式。

第二步设置表尺寸，即设定报表的行数和列数
第三步画表格线
第四步设置单元属性，即把报表的固定内容的单元如“项目”、“行次”、“期初数”、“期末数”等设定表样单元，把需要输入数字的单元设定为数值单元，把需要输入字符的单元设定为字符单元。

第五步设置单元风格，即设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案等
第六步定义组合单元，即把几个单元作为一个单元使用
第七步设置可变区，即确定可变区在表页上的位置和大小
第八步设置关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月等
板书：
（二）、设置一个固定报表
1、设置报表尺寸
讲述：
设置报表尺寸是指定报表的大小，行数范围为1-9999，默认为50；列数为1-255，默认为7。

报表一般包括表头（标题、编制单位、日期等）、表体（报表的数据）、表尾（辅助说明）。

表的尺寸大小与这三部分所占据的行、列数有关。

表的尺寸可根据需要通过增加或减少报表的行、列数进行修改。

实例：
将报表的行数设为20、列数设为4。

演示与说明：
操作步骤如下：
①启动UFO表系统后，执行文件/新建，出现一张空表。

②执行格式/表尺寸，在弹出的对话框中，输入所需的行数20、列数4。

行、列数直接输入，也可通过点击上下按钮增减其默认的行、列数。

③点击【确认】。

提示：
✧经过上述操作后只有20行4列在屏幕上以白色灰格显示，其余的部分是一片灰色。

✧表尺寸一定要在格式状态下设置或修改，如果在设计过程中发现表尺寸有误，如上例是21行3列，可通过编辑/插入（追加）增加行数，通过编辑/菜单下的删除命令减少列数。

板书：
2、定义报表的行高和列宽
讲述：
行高范围是0-160毫米，列宽范围是0-220毫米；默认的行高为5毫米，列宽为26毫米。

对于一些输入内容，可以对其行高或列宽重新定义。

如表的标题行，因字体较大，需增大标题行的行高。

实例：
将上表的第1行行高设为13毫米。

演示与说明：
操作步骤如下：
①选定需要调整行高的单元所在行，本例中选定第1行。

②执行格式/行高，在弹出的行高对话框中输入“13”。

③点击【确认】。

练习：
将上表的其余行行高设为6毫米。

提示：
✧从第2行到20行的行高均为6毫米，可一次调整。

点取多个行标，选中多行区域。

在弹出的行高对话框中输入6毫米。

✧如果所设置的行高不要求绝对准确的话，可使用工具栏中的。

✧可把鼠标移动到两个行标之间，鼠标变为由两横和上下箭头样时，拖动鼠标可调整上面一行的行高，直到满意的行高，松开鼠标。

实例：
将上表的第1列列宽设为74毫米。

演示与说明：
①选中需定义列宽的列，本例为第1列。

②执行格式/列宽，在弹出“列宽对话框”中输入需要的列宽74毫米。

③点击【确定】按钮。

练习：
1、将本表的第2列列宽设为18毫米。

将本表第3、4列列宽设为26毫米。

板书：
3、画表格线
讲述：
画表格线是指在选中的区域中画表格线。

画线类型包括：网线、框线、横线、竖线、正斜线、反斜线6种。

样式中包括：空线、细实线、虚线、粗实线等8种。

单元和区域的周边格线由各种线型绘制。

默认线型为空，即报表中没有格线。

画表格线可以使显示或打印输出的报表清晰而美观。

实例：
为上表第4行起到20行止的区域画表格线。

画线类型为网格线。

样式为细实线。

演示与说明：
①选中报表需画线的区域。

②执行格式/区域画线。

在弹出的域划线对话框中确定画线类型和样式，选择“网线”、“细实线。

”
③点击【确定】按钮。

提示：
✧经过以上操作后将得到一张空的表框。

✧区域画线后如想取消，需执行格式/单元属性/在弹出的对话框中点击“边框”选项卡，点击“无边框”按钮。

再按“确定”按钮。

板书：
4、定义组合单元
讲述：
表是由若干单元和组合单元所构成。

在第一节概述中给出了单元、组合单元的概念及单元的类型，这里不再重复。

有些数据如标题、编制单位等数据在一个单元中往往容纳不下，所以为了输入这些数据需要定义组合单元。

定义组合单元指的是由相邻的两个或更多的单元组成。

实例：
将单元A1：D1区域按行组合。

命名为Ａ１。

演示与说明：
①选中A1：D1的单元区域，单击格式/组合单元，系统弹出“组合单元”对话框。

②选择组合方式“整体组合”，或“按行组合”，该单元即合并成一个整体。

如图所示。

组合单元
提示：
✧能够组合到一起的单元必须是同一种单元类型（表样、数值或字符）。

✧可以画线后定义组合单元，也可定义单元属性后再定义组合单元。

✧可以组合同一行单元以及同一列相邻的几个单元，也可以将一个多行多列的区域设为一个组合单元。

✧组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元名称来表示。

✧设置组合单元后，在格式状态下也可取消组合单元。

✧UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。

板书：
5、定义单元属性
讲述：
单元属性指的是单元的类型、字体图案、对齐和边框。

（1）单元类型
指定单元类型是在格式状态下指明每个单元（或组合单元、单元区域）在表中以表样、数值、还是字符的形式出现。

数值单元：是报表的数据，在数据状态下直接输入或由格式下定义的公式生成。

字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入，也可以由单元公式生成。

字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种符号。

表样单元：是报表的格式，是定义一个报表结构所需的所有文字、符号和数字。

格式对所有表页都有效，表样单元在格式状态下输入且在数据状态下不允许修改。

实例：
将组合单元A1的属性设为表样；
演示与说明：
①点取“格式／数据”按钮，进入格式状态。

②单击选中组合单元Ａ１。

③执行格式／单元属性命令，在弹出的对话框中选择“单元类型”选项卡中的“表样”列表框。

④点击【确定】按钮。

如图所示
单元属性-表样
实例：
将单元区域Ｃ５：Ｄ２０的属性设为数值。

有逗号分隔，小数位数为２位。

操演示与说明：
①点取“格式／数据”按钮，进入格式状态。

②选中单元区域Ｃ５：Ｄ２０。

③执行格式／单元属性命令，在弹出的对话框中选择“单元类型”选项卡，在“数字格式”选项区选中逗号复选框，在小数位数文本框中输入“２”。

④点击【确定】按钮。

如图所示
单元属性-数值
提示：
✧建立新表时，所有的单元都默认为数值型。

✧一般情况下表头、表尾及表中的固定项目所在的单元的类型为表样；表体中的大部分单元区域的类型为数值，或是字符。

✧只有当单元类型为数值时，可进一步设置其“数字格式”。

数字格式包括：逗号（即分节号“，”），它的作用是把数据每３位用逗号分隔，缺省时无分隔；百分号（％）加上它后数值将是原数值的１００倍；货币符号（＄、￥、、、）定义后，在数值前会出现指定的货币符号。

小数位数（０－７位）定义后，小数点后会出现数值，缺省时取整数。

（2）字体图案和对齐
为了使报表更加美观、清晰、易读，需设置单元内容的字体、颜色图案、对齐方式和折行显示。

即通常所说的单元风格。

字体包括宋体、仿宋、楷体等１６种，默认为宋体。

字形包括普通、粗体、斜体下划线等8种，默认为普通。

字号是9号至120号，默认为9号。

颜色图案前景色指的是单元内容的颜色，前景色有16种，默认为黑色。

背景色指单元填充的颜色背景色，有16种，默认为白色。

图案指单元的背景图案，有4种，默认背景图案为空。

对齐是指单元内容在单元中的对齐方式，有水平方向上的自动、居左、居中、居右和垂直方向上的自动、居上、居中、居下，对齐方式选择自动则表示自动根据单元类型来对齐，即表样、字符居左，数值居右。

当选中“对齐”中的“折行显示”时，如果单元的内容的宽度超过了单元的宽度之后，多出的部分自动随着单元的宽度分几行显示。

实例：
在组合单元Ａ１中输入文字：“利润分配表”；字体：“宋体”；字型：“粗下划线”；字号：“１６号”；水平、垂直对齐：“居中”。

演示与说明：
①点取“格式／数据”按钮，进入格式状态。

②在组合单元Ａ１中双击鼠标，输入文字“利润分配表”。

③执行格式／单元属性命令，在弹出的对话框中选择“字体图案”选项卡，在“字体“字型”“字号”选项区中的下拉列表中选择“宋体”“粗下划线”“16”。

再选择“对齐”选项卡，选中“居中”单选按钮
④点击【确定】按钮。

如图所示
单元的显示风格
提示：
✧定义表头、表体。

表头及表体中的有些项目是固定不变的，这些项目所在的单元一般被定义为表样。

其内容是在格式状态下输入或修改的。

在数据状态下这些单元只能显示不能修改和输入。

✧定义表尾。

表尾中的有些项目后需输入表尾内容，表尾内容所在的单元的属性设置为字符型，以便在数据状态下输入字符。

✧在格式状态下直接输入的内容如标题内容、表间项目等，系统将默认为其单元属性为表样。

✧字体、字号、对齐等属于单元的风格，可利用格式工具栏上的工具快速地完成其设置。

（3）边框
边框是指单元的四条边线。

边框线有细线、虚线等８种。

缺省时为空，即没有边框线。

提示：
✧定义边框线的操作与上述操作类似，选择边框页签，再选择右边的一种线型，点击左边边框的外边框，则可在边框栏中看到实际效果。

本表已在画表格线操作中完成。

✧如果要在单元中画斜线，需使用上面讲到的区域画线功能。

而不能在单元属性的边框
中定义。

✧要取消边框线则需在单元属性中进行。

而不能使用区域画线功能。

总编制。

板书：
6、设置关键字
（1）定义关键字
讲述：
用友UFO报表系统是一个立体报表系统，一个结构相同的报表可以拥有若干表页，最多可达99，999张。

关键字是区分不同表页的标志，通过录入关键字可在大量表页中快速找到所需的表页。

共有以下六种关键字。

1、单位名称：字符型（最多30个汉字），为该报表表页编制单位的名称。

2、单位编号：字符型（最多10个汉字），为该报表表页编制单位的编号。

3、年：数字型（1904-2100），该报表页反映的年度。

4、季：数字型（1-4），该报表表页反映的季度。

5、月：数字型（1-12），该报表表页反映的月份。

6、日：数字型（1-31），该报表表页反映的日期。

除此之外还有一个自定义关键字可用于业务函数中。

实例：
在单元B3中设置关键字“年”
演示与说明：
①点取“格式／数据”按钮，进入格式状态。

②单击选取B3单元。

③执行数据/关键字/设置。

④系统弹出“设置关键字”对话框，选择“年”，单击【确定】按钮。

如图所示。

设置关键字“年”
提示：
✧关键字所在单元的属性不必单独设置。

✧每张报表可以定义多个关键字。

但每一次操作只能定义一个关键字。

✧关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入。

✧设定的关键字在单元中以红色字体显示。

（2）调整关键字的位置
为避免关键字重叠在一块，需要对关键字的位置进行调整。

关键字位置是指关键字在某单元中的起始位置。

在需要调整位置的关键字后面输入偏移量，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。

取值范围是-300到+300间。

实例：
改娈关键字“月”的位置，向右偏移50。

演示与说明：
①点取“格式／数据”按钮，进入格式状态。

②单击选中需改变关键字位置的C3单元。

③执行数据/关键字/偏移。

系统弹出“定义关键字偏移”窗口。

如图所示。

定义关键字“月”偏移
④选择“月”，在文本框中输入50，单击【确定】按钮。

提示：
✧同定义关键字不一样。

在同一个窗口下可同时对已设置的关键字定义其偏移量。

（3）取消关键字
取消关键字是指将已设置的关键字删除。

实例：
取消关键字“月”。

演示与说明：
①点取“格式／数据”按钮，进入格式状态。

②单击选中要取消的关键字“月”。

③执行数据/关键字/取消。

系统弹出“取消关键字”窗口。

如图所示。

取消关键字“月”
④选中“月”复选框，单击【确定】按钮。

提示：
✧同定义关键字不一样。

在同一个窗口下可同时取消已设置的多个关键字。

✧经过上述操作一个报表新的格式建立起来了，它会自动覆盖新建时默认的报表格式。

✧以“长城工业公司利润分配表”为名存盘。

✧与报表模板中的“新会计制度科目”下的“利润分配表”的格式对比。

板书：
（三）、设计一个可变表
讲述：
表页上由一组单元组成的区域，是一个自起点单元至终点单元的方形矩阵。

最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。

如果组成一个区域的行数和列数是固定的数目，被称为固定区，固定区一经设定，该区域内的单元总数是不变的。

（除非在格式状态下增加行或列）如上所述的资产负债表、利润表、及利润分配表，因其单元数固定被称为固定表。

但是在很多情况下，报表内的记录数是不固定的，不能确定表的大小。

如原材料明细表，如果每次购进新材料都在格式状态下修改表的大小会很麻烦。

为解决这个问题需设置可变区。

设有可变区的表被称为可变表。

板书：
（一）设计表头与表体的格式
讲述：
与固定表的设计基本相同
板书：
（二）定义可变区
讲述：
可变区是指屏幕显示一个区域的行数或是列数是不固定的数字，其最大行数或列数是在格式设置中设定的。

定义可变区，即确定可变区在表页上的位置和大小。

一个报表只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。

行可变区指的是表中的行数是可变的。

列可变区是指表中的列数是可变的。

（1）设置可变区
实例：
在“销售毛利分析表”第4行设置行可变区，可变区数量为10行。

以原文件名存盘。

演示与说明：
①启动UFO表系统后，执行文件/打开，“销售毛利分析表”。

②点击“格式／数据”按钮，进入格式状态。

③选中第4行，（或第4行中的某个单元）执行格式/可变区/设置。

如图。

设置可变区
④在“数量”编辑框中输入可变行数10。

⑤点击【确认】。

如图
⑥单击常用工具栏上的“保存”按钮。

提示：
✧一个报表中只能定义一个可变区。

✧设置可变区后，在格式状态下屏幕只显示可变区的第一行或第一列，（本列第4行是可变区的第1行，以红色字体显示）其他的行或列是隐藏的。

（本列隐藏了10行，行号4后即为行号14）。

行可变区
练习：新建表，在B列设置列可变区，可变区数量为20列。

以“临时表”为名存盘。

提示：
✧可变区行数和固定区行数相加不能超过表的最大尺寸（9999行）；同样，可变区列数和固定区列数相加不能超过表的最大尺寸（255列。

）
✧要修改可变区的大小，可重新设置可变区。

（2）输入表中数据
可变区是为数据增多时预留的行数或列数，行或列中有数据才显示出来。

实例：
该企业6月份销售甲、乙、丙3种产品，其销售收入分别为1658900、637380、408420，销售成本分别为1023883、557982、379960。

并以“6月份销售分析表”为名存盘。

演示与说明：
①启动UFO表系统后，执行文件/打开，“销售毛利分析表”。

②选中A4单元，点击编辑/插入/行，系统提示输入要插人的行的数量，输入2。

③点击【确认】。

④在相应的单元格中输入数据。

关键字/录入/6月，如图所示。

产品销售毛利表
⑤点击【确认】。

⑥点击文件/另存为，在出现的文本框中输入名称及存放路径。

单击“保存”按钮。

提示：
✧上述操作是在"格式/数据"切换按钮，切换到"数据状态"。

下进行的。

板书：
(三)表页排序
讲述：
现在6、7月的数据已经输入完毕，但是第1页是7月份的数据，第2页是6月份的数据，为和平时习惯一致。

对表页重新排序。

实例：
将所建的表页按时间先后排序。

并存盘。

如图所示。

演示与说明：
①点击数据/排序/表页
②第一关键值等于"月"，顺序为"递增'。

③点击[确认]。

④单击常用工具栏上的“保存”按钮
板书：
(四)格式保护
讲述：
为避免设置好的格式被修改，可以给格式加上保护口令，即格式加锁。

表的格式加锁后，想要进入格式状态修改格式，必须输入正确口令。

否则只能在数据状态下操作。

加锁后，若想改变格式，需进行格式解锁的操作，解除格式的锁定状态。

实例：
为上例“产品销售毛利分析表”的格式加锁。

如图所示。

演示与说明：
①启动UFO表系统后，执行文件/打开，“销售毛利分析表”。

②点击“格式／数据”按钮，进入格式状态。

③点击格式/保护/格式加锁。

④在“新口令”及“确认口令”编辑框中输入同样的数值。

⑤点击【确认】。

提示：
✧上述操作是在"格式/数据"切换按钮，切换到"格式状态"。

下进行的。

✧两次输入的口令应一致。

✧报表格式加锁之后，在进入数据状态之前，可以进行任何操作；进入数据状态之后，
想要回到格式状态，将弹出“验证格式口令”对话框。

口令输入正确后，才能进入格式状态修改报表格式。

提示：
✧“格式解锁”在格式状态下进行的，加锁后，再次进入格式状态，需输入正确的口令。

✧执行格式/保护/格式解锁。

格式加锁
三、课堂练习
1，完成演示实例的操作。

四、本课小结（10分钟）
教师总结：本课主要内容有：
1，报表格式设计的操作流程
2，设计固定表格式。

3，设计可变表格式。

教师边归纳总结边演示，同时把每一项内容的详细设计再重复一遍它的操作技巧和注意事项。

五、作业（5分钟）
讲述：课后请同学们思考这样几个问题：
1，报表格式设计的操作流程是怎样的。

2，设计一个固定表要做哪些工作。

3，设计一个可变表要做哪些工作。

【板书设计】。