公文处理实施细则.(修改稿)

公文处理实施细则
第一章总则
第一条为使公文管理工作规范化、制度化和科学化，结合我公司实际情况，制订本细则。

第二条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列的相互关联、衔接有序的工作。

第三条公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第四条办公室是公文处理的管理部门，主管行政公文处理，指导、检查、督促各职能部门行政公文处理工作。

第二章公文种类
第五条公司行政公文种类主要有：
一、决定：适用于对重要事项或重大决定预先做出安排，奖惩
有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项，人员职务任免。

二、通知：适用于指导下级的公文，转发上级机关或不相隶属
机关的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

三、通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和情况。

四、报告: 适用于向上级部门汇报工作、反映情况、答复上级部门的询问。

五、请示：适用于向上级部门请求指导、批准。

六、批复：适用答复下级单位、部门的请示事项。

七、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和决定事项。

九、会议纪要：适用记载、传达公司会议主要精神和决定事项。

第三章公文格式
第六条公文主体是公文写作的主要部份，包括公文标题、主送单位、正文、发文机关、附件、文件生效标志和附注。

一、公文标题
应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

二、主送单位
指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方顶格。

下行文的主送机关可以有若干个，排列时同类型相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。

三、正文
四、发文机关
是公文的法定作者，其署名要用全称或规范化的简称，位于正文下方偏右。

有的行政公文也可以不署名，如不署名公章盖在成文日期上。

署名和下面的成文日期之间要有一定的间隔。

五、附件
公文如有附件，应当在正文之后，发文机关属名或成文时间之前，注明附件件数、顺序和名称。

附件位置应放在公文主体之后并与主体装订在一起。

六、公文生效标识
包括成文时间及印章。

成文时间：单个机关发文，以领导签发时间为准；联合名义发文，以最后签发机关领导人签发日期为准；会议纪要则以会议通过的日期为准。

成文日期要写明年、月、日不得简写，要用汉字书写，其中“零”写成“0”。

位于发文机关下方。

会议通过的重要公文，如决议、决定以及条例、规定等法规性公文，成文日期不在文后而是加括号标注于标题下方居中位置。

印章是发文机关的责任标志，也是公文生效的必要标志，除会议记要外，公文匀应加盖公章。

七、附注
是对公文印发传达范围、使用范围以及其它注意事项的说明。

加括号标注于成文日期下方左边。

无须特别说明者，可以省略此项。

第四章行文规则
第七条行文应当确有必要，注重效用，行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第八条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要几个部门协调解决的事项，其他用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送其下级单位。

第五章发文办理
第九条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发、督办等程序。

第十条公文草拟
公文草拟由各职能部门依据其职责或领导人授意进行。

（一）草拟公文要在调查研究的基础上进行，重要的公文应当由主管领导亲自主持起草。

（二）草拟公文的基本要求
1、符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针政策及公司的有关规定。

2、情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。

3、准确使用公文的文种，应当根据行文的目的，行文单位的职权和与主送单位的行文关系而确定。

4、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先印标题，后印发文字号。

日期应当写明具体年、月、日。

5、结构层次序数、第一层为“一”，第二层为“二”，第三层为“1、”，第四层为（1）。

6、应当使用国家法定计量单位。

7、公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中国译名。

8、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）草拟公文应当使用统一规定格式的稿头纸，按要求逐项注明需填写的内容，并由草拟部门领导签字认可。

第十一条公文审核
公文审核由部门负责人、主管厂领导进行。

（一）凡正式行文，均应由办公室统一办理。

送审稿应书写工整，经办公室初审后送有关领导签发，未经审核的公文不予签发。

杜绝公文草拟部门将送审稿直送领导签发的公文“倒流”现象。

如出现“倒流”的公文，办公室有权退回重新办理。

（二）公文审核内容
1、把好行文关。

确定是否需要行文，向谁行文，以什么形式行文。

2、把好内容关。

公文应当观点明确，符合实际，有的放矢，切实可行。

3、把好政策、法规关。

公文要符合现行法律法规、方针政策。

4、把好文字关。

文字力求简明、通顺、数字准确无误，杜绝空话、套话。

5、把好审批、签发手续和公文体例格式关。

公文的送审是否符合本细则程序，公文的体例和各组成部分的标识是否合格标准格式。

（三）初审文稿如需较大修改时，应退回草拟部门重新起草；如做重要修改，应通知草拟部门认可。

第十二条公文签发
（一）以公司名义制发的上行和下行公文，一般由起草部门的主管领导审阅、总经理签发。

特别重要的公文，视情况组织讨论会通过后，再送总经理签发（需会签的公文，应在提交会议讨论前履行会签手续）；
（二）中层领导签发公文，应当明确签署意见并写上姓名及时间。

（三）更改规章类公文时，原则上应由原审批领导人签发。

如原签发人工作变动，起草部门应向现任领导人提供相关背景资料。

第十三条公文复核
公文正式印制前，办公室应当进行复核。

重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第十四条公文缮印
公文打字完，应进行校核。

一般一校由公文草拟部门负责，二校、三校由办公室文员负责。

重要的公务付印前应由办公室负责人终审无误后方可付印。

第十五条公文用印
公文用印由文员进行，并以领导人是否签发作为用印的依据。

第十六条公文分发
公文的分发由办公室文员进行，分发前应检查公文名称与发文单位分配单是否一致，印发份数是否准确，再按草拟部门填制的《发文分配单》进行分发。

第十七条公文督办
如以公文形式发布重大决策和重要工作部署，责任部门要负责组织督办，做到事事有着落，件件有结果。

第六章收文办理
第十八条收文办理指收到的公文的办理的过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

收到公文（含参加会议人员带回的公文），应以签字或盖章的方式给发方以凭据。

签收公文应逐件点清，发现问题及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。

急件应注明签收的具体时间。

经审核，对符合规定的公文，办公室文书应当按件存、阅件、办件分别作出标记，并提出拟办意见，送办公室负责人审定。

对不符合本细则规定的公文，可退回呈报单位并说明理由。

1、存件：指与公司工作无直接关系，但具有参考价值的公文。

由文书提出建议报办公室负责人批准后，加盖存查印章留存。

2、阅件：指与工作无直接或重要关系，但须有关领导知晓的公文。

由文书附传阅卡后，送有关领导传阅，阅后退回。

3、办件：指必须办理的公文，对上级的下行文由文书加盖批办印章，注明缓急程度后，送有关领导批办。

第十九条公文的办理
（一）需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送负责人批示办理。

（二）承办部门收到交办的公文后应该及时办理，不得延误、推诿。

一般公文应在收到公文三日内办结，最迟不得超过五日，紧急公文最迟在二日之内办结，特急公文应在当日办结。

（三）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门的主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。

（四）上报公司的请示、报告类公文，由公文制发部门负责跟踪查询，掌握公文运转信息。

第二十条公文办理完结后，文员应加盖办结专用章，对领导人关注的公文，应同时将办理结果向主管领导反馈。

公文办理完结的界定：
（一）主管领导批办的公文，已按领导人批示认真承办，履行了处理程序并有结果。

（二）上级下发的公文，通过行文或其他方式贯彻执行已有着落。

（三）同级机关来函，已经输出并有答复。

第二十一条公文的催办查办
送领导人批示或交有关部门办理的公文，办公室要按办文的时限负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文归档
第二十二条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）归档。

没有存档或存查价值的公文，经过鉴别和办公室负责人批准，可以销毁。

个人不得保存应该归档的公文。

第二十三条归档范围内的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十四条机构合并时，全部公文应随之合并管理；机构撤销时，需归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门，其他公文按有关规定登记销毁；工作人员调动时，应将本人暂存借用的公文按有关规定移交、清退。

第二十五条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定向档案部门移交。

第二十六条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理
第二十七条公文由办公室统一收发、审校、用印、归档和销毁。

办公室应当建立健全本公司的公文处理有关制度，提高文员的综合素质。

第二十八条文员要按年度对公司制发的现行有效地公文进行清理鉴定，及时宣布废止（或执行结束）失效文件清单，以保证在用公文的有效性。

第二十九条公文复印件作为正式公文使用时应当加盖出文单位公章。

第三十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十一条公司的公文，除绝密和不准翻印以外，经公司主管领导批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的地点、日期、份数和印发范围。

第三十二条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。

第九章附则
第三十三条本细则适用于＊＊＊＊公司。

第三十四条本细则自发放之日起实行。

二零一一年月日。