高校和谐办公室协调工作的探讨

闽西职业技术学院学报Journal o f Minx i Vocational and Technical Co lleg e
第10卷第3期2008年9月
Vo l.10No .3September 2008
[收稿日期]2008-04-08[作者简介]林华英(1976-),女,福建连城人,助理研究员,主要从事高校办公室秘书工作。

高校和谐办公室协调工作的探讨
林华英
(闽西职业技术学院院长办公室,福建龙岩364021)
摘要:协调工作是高校办公室基础性的工作,是办公室的一项基本职能。

高校办公室协调工作在构建和谐社会、和谐校园中起着巨大的作用,其协调内容分为工作协调和关系协调。

为了充分发挥协调功能,高校办公室在协调工作中应遵循坚持原则、统一领导,和谐社会目标规约,客观公正,以人为本、服务至上和维护团结原则,并且在营建和谐办公室中应提高办公室人员的职业素养;构建和谐、融洽、健康向上的人际关系;认真对待、做好每一件信访工作;建设办公室现代化办公环境;营造和谐的办公室文化等。

关键词:高校办公室;协调工作;和谐校园中图分类号:C931.4
文献标识码:A
文章编号:1673-4823(2008)03-0060-04
高校办公室是学校的综合管理部门,妥善处理好各方面的关系,做好协调服务是办公室基础性的工作。

协调工作是高校办公室的一项基本职能。

做好办公室协调服务,对提高整体工作效率,在领导决策以及部门之间工作的协调配合和学校和谐发展上有着重大意义。

一、和谐办公室的基本内涵
“和谐”一词从字面上理解,是配合、和睦、融洽的意思,是多样性相互包容、相互协调而形成的一种状态、境界和目标。

“和谐”贵在“和而不同”。

《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》提出的“努力形成全体人民各尽其能、各得其所而又和谐相处的局面”,就是一种尊重“不同”、保护“不同”、协调“不同”的理念和意识。

就社会而言,构建和谐社会意在构建一个团队,它要求构成社会的各个团队和各个团队的成员之间要和谐相处,人与自然之间要统筹兼顾、协调发展,体现出团队与个人的根本利益和共同愿望。

构建和谐校园是构建和谐社会的重要组成部分。

构建和谐校园,就是要把高校建设成一个能实现师生和谐相处,实现学校和师生
双赢的理想、稳定、融洽的团队。

和谐办公室是以和衷共济、内和外顺为核心的办公室工作各要素间的全面自由、整体优化、协调运转的管理服务系统。

办公室的“和谐”源于协调和默契,表现为水乳交融的自然状态,营造的是融洽的人际关系,协调的是各方面的利益。

[1]
二、高校办公室协调工作的意义
高校作为培养社会主义现代化建设合格者和接班人的重要基地,在我国构建社会主义和谐社会的进程中,担负着重要任务。

高校办公室是综合办事机构,是承上启下、联系左右、沟通内外的桥梁和纽带,具有参与政务、管理事务、搞好服务的职能。

它所处的地位和工作性质,决定了办公室是学校的核心部门,是总参谋部、总协调部和总服务部,在学校工作中具有特殊的地位。

因此,高校办公室协调工作在构建和谐社会、和谐校园中有着巨大的作用。

[2]
随着我国经济体制改革和教育体制改革的进一步深化,以及高等教育本身的不断发展,一方面是高校内部组织结构趋于复杂、内部分工越来越细、协同公关及合作趋向明显;另一方面,市场游戏规则对高
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校也产生了一定的影响,高校之间及高校内部各部门之间竞争加强、利益分配存在一定的冲突,资源分配条块分割明显,短期效益、局部利益与长期发展、整体利益矛盾突出,一些新的社会和谐因素和不和谐因素并生出现。

办公室作为协调关系的中间人的角色,协调并处理好各方面的关系并确保学校工作的正常运转,是其承担的十分重要的工作任务。

[3]
三、高校办公室协调工作的内容
所谓协调,就是利用协商、说服、调解、指示等多种方式或手段来调节上下、左右及内外的关系,使组织内部达成共识、相互配合、化解矛盾,形成良好和谐的工作环境,共同促进组织目标的实现。

高校办公室是各种意见输出和意见反馈的汇合点,是一个沟通上下、协调左右的综合管理机构,承担着综合性、整体性的协调职能。

[4]其协调工作的主要内容分为两大类。

1、工作协调
一是办文协调。

要按照收发文的有关规定,广泛征求各方面的意见,完善公文内容,提高公文收发的质量,为领导、部门提供优质、高效的服务。

特别是在发文时,涉及到多个部门工作的文件需要进行会稿,当意见不一致时,办公室就要出面协调,在统一意见后才能将公文呈送校领导签发。

二是会议协调。

主要是协调落实会议的时间、地点、与会人员、会议内容和议定事项,保证会议的召开达到预期目的。

三是事务协调。

主要是根据校领导的意图或授权,协助领导处理有关日常事务,使领导能够腾出更多的时间和精力抓大事、议大事、办大事。

四是管理协调。

主要是发挥办公室调度和枢纽的作用,及时对各个职能部门和下级单位的工作要点、工作任务、实施步骤、工作办法进行指导和规范;妥善处理好师生反映的热点难点问题、重大突发事件等,消除不稳定因素,确保学校全局工作的顺利开展。

2、关系协调
一是横向关系。

这是学校内部最经常、最大量出现的矛盾关系协调。

由于思考问题的角度和利益关系的调整,往往引起部门之间的工作不协调,从而影响领导决策的实施。

办公室要把握动向,合理引导,沟通关系,畅通政令,促进部门之间精诚合作,防止推诿扯皮等不良现象的发生。

二是纵向关系。

协调好校领导之间的关系是一件棘手的工作,如果处理不当,就会影响到领导之间的团结。

办公室在协调校领导工作关系时,应维护好领导之间的团结,要谨慎行事、灵活变通、顾全大局,对协调过程中的有关事项还要做好保密工作。

对校领导与下级干群之间的矛后,办公室要及时沟通信息,做好解释工作,消除分歧和误解,发挥好领导决策中的“催化剂”作用和上下之间的“润滑剂”作用,增强相互的凝聚力和战斗力。

三是内外关系。

在办公室内部,办公室的领导要带头搞好协调,充分调动各方面的积极性,使各个环节协调互补,和谐、有序、高效运转。

对上级主管部门要多请示、多汇报,努力完成好任务,创造性地开展工作。

对基层办公室要交任务、压担子、勤联系、重培训、多鼓励、少批评,促进办公室系统各项工作的深入开展。

四、高校办公室协调工作中应遵循的原则
1、坚持原则、统一领导原则
政策是协调工作的准绳和尺度,要依靠政策办事,发挥政策效力。

办公室处理的许多问题都带有较强的政策性,所以应坚持原则,按程序办事、按规章办事,分清主次,分清职责,尽可能做到处理问题有依有据。

办公室的协调工作是为了保证领导的决策意图顺利实施,保证政令统一,因此,在有领导明确指示和要求的事项协调中,应按领导的意图在领导授权范围内进行。

在上传下达的过程中,办公室人员应该实事求是,不能随便将自己个人的观点和意图强加给领导或是有关当事人,歪曲事实,影响上下级和各部门之间,以及个人与个人之间的正常关系。

并且,办公室要正确把握领导决策的实质,在统一领导下同各部门积极配合,协调一致地实施好领导的决策。

[4]
2、和谐社会目标规约原则
在处理任何工作时,办公室都应以大局为重。

这个大局从宏观看是构建和谐社会,从中观看是构建和谐校园,从微观看则是建立和谐办公室。

这是做好协调工作的基本原则。

当局部工作和全局工作发生矛盾时,必须牺牲局部利益,服从全局利益。

对待有关部门基础建设规划的请示中,办公室要统筹考虑,
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进行协调,以学校的整体发展和长期发展为重,使局部利益服从整体利益。

3、客观公正原则
客观公正是办公室协调关系的基本前提,要做到客观公正,则必须始终坚持实事求是,平等协商。

在校内资源分配的协调过程中,要实行公平公正的原则。

在资源配置的协调过程中,要力求打破条块分割,使校内资源(包括人力资源)最大化实现共享,提高资源的利用率。

要认真调查研究,耐心听取不同意见,取得协调对象各方的信赖与合作,力戒作风轻率、方法草率、偏听偏信及感情用事,保证协调的客观公正。

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4、以人为本、服务至上原则
管理就是服务。

协调是管理的一项重要职能。

因此,在进行协调时,要坚持服务的原则,有机地将为领导服务、为师生服务、为部门服务、为教学和科研服务结合起来,高质量高水平高效率地完成办公室服务工作。

5、维护团结原则
协调要从团结的愿望出发,做好矛盾各方的工作,对相互之间的矛盾要“冷处理”,不要急于求成。

在受到误解时,要设法沟通,消除误会,避免内耗。

只有这样,才能完成学校的目标任务。

办公室协调工作的目的在于使矛盾双方在工作过程中和谐地共处、共谋和共享,进而提高工作效率,推动整体工作向前发展。

因此,在协调过程中,要坚持热情主动、谦虚谨慎、平等待人、细致周到、实事求是、化解矛盾、公平公正、求得共识的原则,决不因个人嗜好和私欲,踢皮球、卸责任、偏袒某方而打击另外一方。

只有这样,协调工作才能取得应有的效果。

五、充分发挥高校办公室协调职能的对策与建议
1、不断提高办公室人员的职业素养
要树立“以人为本”的管理理念,不断提高办公室工作人员的政治素质、思想素质、文化素质和业务工作水平。

首先,要加强政治思想工作,提高办公室人员的政治素质,增强办公室工作人员的责任感和使命感,培养不求名利、甘于奉献的助手意识和精神。

其次是加强学习和培训,不断提高办公室人员的业务素质和文化素质,促进办公室管理理念的现代化。

三是要建立科学的用人机制,选拔高素质的人才到办公室工作。

创造良好的工作环境,鼓励积极向上的良性竞争,促进大家不断学习,共同进步。

2、构建和谐、融洽、健康向上的人际关系
和谐办公室,从根本上说应该着眼于人,这不仅仅是因为社会是以人为细胞组成的,而且因为人的自由全面发展是社会和谐的本质。

办公室工作面广量大,不确定因素多,这就要求和谐的办公室要有和谐的人际关系,这种关系既能让个人自由发展自己的潜能,充分展现才华,创造性地工作,又能构建全员紧密配合,互守诚信、相互促进的团队精神。

而要构建和谐的人际关系,就必须有人文关怀,促使新老同志互相帮助,共同进步。

同时,要体现平等竞争,搭建每一个人都能发挥自己聪明才智的平台,使大家在思想上要求进步,业务上努力提高,进而提高办公室的整体水平。

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3、认真对待、做好每一件信访工作
学校信访工作是办公室一项协调载体、为民办事的重要工作。

在信访接待工作中,不时的要面对部分同志在反映情况时的牢骚和不满情绪,这些情绪是个人内心不和谐的表现,也是进而影响人际关系、个人与集体和谐关系的潜在因素。

这就要求办公室信访接待人员对来访者热情接待,积极疏导,平和信访者的情绪。

对其所反映的问题,认真做好记录和答复,并协调相关部门解决问题。

如不能解决的问题,做好解释工作,达成理解。

4、建设现代化的办公环境
办公室管理理念和方法的现代化,需要有现代化的办公设备支撑。

办公设备的更新也会促进工作方法的演变和效率的提高。

高校办公室应实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公模式的转变,真正体现办公室工作的节能、方便、快捷、高效。

利用校园局域网,可以开发办公室工作软件、编辑网页,将校外信息、学校党政和办公室印发的各类文件材料放在网上,提供校领导及师生员工查找、调阅、学习,促进办公室工作质量和效率的提高,促进参谋、协调、服务职能的发挥。

5、营造和谐的办公室文化
高校办公室组织文化的建立直接影响着自身工
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Coordination on harmonious office in colleges and univer sities
LIN Hua-ying
(Office of President,M inx i Vo cational and Technical Co lleg e ,Longy an ,Fujian ,364021,China )
Abstr act :Coo rdinatio n is the daily work of office in colleges and univ ersities and is a basic function of office.The coo rdinatio n of o ffice in colleges and univ ersities play s an impo rtant ro le in the construction o f harmonio us so ciety and harmonio us university campus.Its co ntent is divided into w ork
co ordination and relatio n coo rdinatio n.
In order to fully play a coo rdinating function,
the o ffice in
co lleg es and univ ersities should follow the principle of adhering to principles,unify ing leadership,statue of harmo nio us so cial objectiv es,
being objective and fair,
people -oriented and service-oriented and
maintaining unity.And in the co nstructio n of harmonious office,w e sho uld raise the occupatio nal quality o f office staff,build a harmonious and healthy interperso nal relatio nship,take serio usly and do ev ery petition w ork w ell,build modern office environment and create a harmonious office culture,etc.
Key words :office in co lleg es and univ ersities ;co ordination ;harmonious university campus
作绩效以及职能部门工作的协调配合。

在办公室文化建设中,和谐是办公室建设的基础,塑造和谐的文化氛围就是要在工作中讲团结、讲大局。

讲团结就是要在思想上讲团结,达到思想统一、步调一致、令行禁止;要在工作上讲团结,做到拾遗补缺、协调配合、形成合力;要在成员之间讲团结,相互沟通、相互配合,保证工作的高效、协调运转。

讲大局就是在工作中牢固树立“一盘棋”的思想,坚持一切从工作实际出发,互相支持,互相理解,日常工作做到分工明确、权责合理,突发工作做到分工不分家,时时事事以大局为重,团结协作,增强工作的凝聚力和向心力,营造充满活力、安定有序的氛围。

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