我在从事文稿写作与文秘工作中的粗浅体会

我在从事文稿写作与文秘工作中的粗浅体会
一、关于文稿工作
不说大话套话，开门见山，直入主题。

第一、文稿写作很重要。

其一，文稿是行政的手段。

典型如文件、领导讲话稿；其二，文稿是辅政的工具。

典型如调查报告；其三，文稿是宣传的媒介。

新闻稿不用说，机关信息同样是宣传本单位工作的重要载体。

搞清楚了这些，自然就会感觉“自己是在做事业，而不是做纸上文章”，成就感、荣誉感才会调动起来，工作热情才会激发起来，才会愉快地面对文稿写作。

否则，愁眉苦脸，了无生趣，也很难说称职。

第二、文稿写作有规律。

“文无定法”，说的是行家里手可以得心应手，对初出门的人来说，却要从常规抓起，把握文稿写作的基本规律。

我这不是主张八股文，而是说，依据人们的认知特点，从普遍性抓起。

文稿规律在哪里？其一，框架有大体格式。

文件不用说，找一本书看看一目了然。

讲话稿多种多样，“三段论”却是长篇讲话稿的基本程式。

为什么要做，做些什么，怎么做，表述虽然千变万化，内容终归万变不离其宗。

其二，文法有大体特点。

上对下提要求用“要”字句，下对上的汇报材料用“是”字句。

其三，标题有大体讲究。

标题应当有概括性，应当体现观点，这是一定的。

具体一点，拿汇报材料说，如果主要是汇报落实情况，正文内大标题可以是“思路＋措施＋成效”，比如“以增加税收和扩大就业为核心，大力推进招商引资，开放型经济长足发展”；如果主要是汇报下一步打算，正文内大标题就不必提成效了，把思路和措施讲清楚就可以了。

各段内小标题同样如此，不详说了。

第三、文稿写作在积累。

平时不留心，临时抱佛脚，必然是“叫天天难灵”。

之所以说文秘工作很能锻炼人，之所以说文秘工作很辛苦，关键即在于不可一日空闲过。

从事文稿写作，一定要眼观六路、耳听八方。

其一，要做文稿的收藏家。

看到自己可能用得上的文稿，要及时收藏起来，以便届时参考之用。

其二、要做会议的留声机。

会议是推进工作的重要手段，是领导阐述观点的重要场所，可能有用的东西要用笔记录下来。

其三、要做报刊的好读者。

党报党刊，经常看看，以提高理论水平，确保与时俱进。

第四、文稿写作重取巧。

“取巧”不能靠“偷机”，而靠好的写作习惯。

其一，学会发散思维。

先围绕主题胡思乱想。

其二，善于有机组合。

将自己所思所想适当整合。

其三、潜心精雕细刻。

成品出来了，打磨刨光。

二、关于文秘工作
关键在于把握两点：第一，思考问题时要临时把自己提拔一级。

过度谦虚，不站在领导的高度上，此时便是不称职。

第二，为人处事时要低调平和。

领导身边的人，很容易被世俗的眼光视为狐假虎威，不可不低调。

注：原本不打算多谈，因为署的是真名，免得引起不必要的误会，但想想，如果自己的体会能够惠及别人，也是一件大好事，所以还是简要奉上。

请指教！另外，如果帖子或博客中有不妥当的地方，请予指出。

是管理员或版主的，还请及时帮我处理好。

谢谢！
另外，鉴于此处不宜放长篇大论，刚刚我把自己有关写作文稿方面的一篇文章放在博客里了，有兴趣的可以去看看（/blog/htm/do_showone/tid_429379 .html）。

“官样文章”本该“官样”
写好领导讲话稿的几点体会
按：最近，我所注册的一个关于工作方面的论坛中一些朋友光临指导我的博客。

为着诚挚地感谢他们，特将自己的一篇工作体会文章放在这里，供他们参考。

本来，这是文学博客，我是不打算插进来的。

但，一来是我在本网系统分类中找到了一个文学之外的“其他”，二来自己没有精力另外搞一个博客，只好将就安排吧。

需要大家帮助的是，因为本博客使用实名，为了避免失当语句对工作、对单位、对身边同志带来任何影响，如有不妥之处，有劳大家及时指出，以便修正！
领导讲话稿难写，很多文秘人员对此深有感触。

笔者从事办公室工作多年，有如下体会，在此拿出来与大家交流。

体会之一：功夫在平时，闲在不闲间
俗话说，“养兵千日，用兵一时。

”打战如此，写文章同样如此。

“巧妇难为无米之炊”，如果没有平时的日积月累，储备不足，肚子里没货，一旦接到文稿任务，决不可能很好地满足工作要求。

从这个意义上说，一篇讲话稿的写作，并不是从接受任务这一刻才开始的，此前的一系列日常工作都属于酝酿准备阶段，是必不可少的程序。

对一个优秀的秘书而言，秘书工作辛苦，这是一个重要的体现。

当然，从另一个角度说，秘书工作轻松，也体现于其中。

因为平日花了功夫，关键时刻就能从容应对，显得“清闲”，反之，平时积累不够，面对文稿则会一筹莫展，折腾来折腾去，总写也不对路。

平时的积累主要在于三个方面，一是阅读文件报刊。

广泛阅读文件报刊，有助于及时领会上级精神，学习外地经验做法，把握上情、了解外情。

目前已步入网络时代，要学会利用网络拓宽视野、增长见识。

“好记性不如烂笔头”，要善于作笔记，把有价值的信息摘录下来，以备将来拿来为己所用。

二是深入调查研究。

领导讲话稿是对当地工作的要求、布置，必须紧密联系实际，突出针对性。

调查研究是谋事之道、成事之基，要掌握本地实际情况，不能不经常性地开展调查研究。

要围绕上级精
神的贯彻落实和本地重点工作，深入基层调研，并形成理论调研文章，其中的素材在今后的讲话稿中常常能派上用场。

三是学会“听会”。

讲话稿如何把握领导的思路，贴近领导，“听会”是重要渠道。

实际上，领导在大型会议上所作的讲话，往往是前一阶段点滴观点的“集成”，而这些观点主要体现于平时小型会议领导的即兴讲话中。

要善于在“听会”中捕捉有价值的信息，记录下来，有些具有较大利用可能性的内容予以标注，以便需要时及时、迅速地查找。

上述工作做好了，就为既快又好地写作讲话稿奠定了坚实基础，稿子不仅有望早日拿出来，而且比较容易实现上情与下情的结合，创造性地落实上级方针政策，正确体现领导者的意图。

体会之二：前开后聚合，放收两相宜
任何文章的写作都有两个运思过程，即起笔时的发散性运思和定稿时的收敛性运思。

在面对讲话稿时，要先根据会议主题、讲话场合、参会对象等，明确具体要求，在此基础上大胆地“放”，打开思路“胡思乱想”，罗列出与主题相关的讲话观点及相应素材。

这些内容准备好了之后，接下来就是予以整合，紧扣主题确定可用的材料，并按照一定的布局形成写作提纲，作一些展开即成为富有条理的文章，这个过程就是“收”，也是正式行文。

人们常说“文无定法”，这是不错的，但写作大体上还是有一定的规律，这就是所谓的“文章无法又有法”。

讲话稿的结构，一般有两类。

一是3W承接式。

即为什么（why）、做什么（what）、怎么做（how），也就是重要性、具体措施、保障条件。

比如一篇谈领导干部事业心的讲话稿，分三个层次，第一层是“具有强烈的事业心，是对每一个领导干部最起码、最根本的要求，是加快发展的迫切需要”；第二层是“强烈的事业心，最终要体现在励精图治、加快发展上”；第三层是“增强事业心，需要加强学习和党性锻炼，需要营造干事业的良好环境”。

这是最为常见的三段论模式。

二是观点并列式。

即以几个并行的观点统领内容，组合成篇。

比如一篇谈树立和落实科学发展观的讲话稿，分别从科学发展
观的四项内容，即“发展这个第一要义”、“统筹兼顾这一根本要求”、“以人为本这个核心”、“坚持科学发展观与正确政绩观的统一”四方面展开。

“放”和“收”是辩证统一的，“放得开”才能有话可说，“收得拢”才能说所当说。

一“放”一“收”，是讲话稿写作中必须认真把握的两个过程。

体会之三：不厌百回改，千锤始成金
好文章是改出来的，翻来覆去多打磨打磨，才能臻于至善。

杜甫“语不惊人死不休”、韩愈“唯陈言之务去”、贾岛“二句三年得，一吟双泪流”、卢延让“吟安一个字，捻断数茎须”等，仅唐朝就可找出如此之多有关选词炼句的经典名言，可见写文章是要舍得下力气锤炼的。

如何改文章，这是一个难题，尤其是对于写作者自身来说，自己的文章要让自己看出问题来，并进行纠正，还真是不容易。

笔者认为，在修改过程中，不妨从“五看”入手，静下来看一看，潜心揣摸，反复敲打。

一看主题是否扣紧。

离题万里，这稿子就是废稿。

要先看文章大标题是否紧扣会议主题，再看各大标题下的小标题是否紧扣所属的大标题，层层围绕中心，文稿主题鲜明，这是最基本的要求。

没有扣紧的，要通过增加过渡性语句等适当的方式予以补救。

二看框架是否合理。

审视一下，看有没有一个清晰的逻辑顺序，内容的安排有没有错位，文章整体结构有没有做到环环相扣、周密严谨。

三看内容是否遗漏。

阐述道理的，观点准不准、全不全，道理讲得透不透；讲举措的，办法够不够、实不实，措施有没有到位。

四看重点是否突出。

面面俱到的讲话，看起来八面玲珑，其实，由于平均着墨，难免如蜻蜓点水，让人不知所云。

“浓妆淡抹始相宜”，要着眼于增强讲话的针对性，本地实际工作中极需解决的方面予以“浓妆”，一般性要求予以“淡抹”，甚至略去不提。

必须注意的是，一定要有忍痛割爱的气度，即使是自己冥思苦想的所谓神来之笔，如果有可能因辞害意，也要毫不犹豫地舍弃。

五看文句是否准确。

检查一下有没有错别字，有没有语病，同时，还要看看哪些表述不太符合领导的语言风格。

这个过程可以采用“模拟演练”的方法，即自己多念几遍，这样更能够发现问题。

优秀的讲话稿“成如容易却艰辛”，需要付出很多努力，但如果思路对头、方法正确，平时又肯用心，写作时会比较顺利一些。

后记：我以“话说‘官样文章’的‘官样’”作为博客标题，是借用某些人的说法。

关于这一说法，我认为，任何文章都有它的特点，机关公文包括讲话稿自不例外，鉴此，我以为“官样文章”自然该有“官样”，不“官样”反而不对了。

也鉴此，正文我没有讲究“扣题”，因为觉得必要性不大。

必须说明的是，我讲的“官样”，并非指党八股。

大量事实表明，优秀的“官样文章”照样可读性强！
写作能力提高六要素
勤于练笔
文章非天成，妙手靠实践。

“文贵于精，精在于练”。

清朝唐彪在《读书作文谱》一书中说：“谚云读书十篇不如作一篇”,“学人只喜多读文章,不喜多做文章;
不知多读乃藉人之工夫, 多作乃切实求己工夫, 其益, 益相去远也”。

所以我们不仅要多读,
更要重苦练,任何好文章都离不了苦练。

公文等文稿的写作才能、技巧，也是从刻苦实践中锻炼出来的，天道酬勤，勤能补拙。

只有多写常练,坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

当然，练习公文写作是有一个过程的，不可能一蹴而就的。

工作中，常常听到一些人说；“我们想是想写，就是不知道从何写起”。

笔者认为，不妨从写“火柴盒”、“豆腐块”，整理会议记录、情况
反映做起，做到勤写、多写且长期坚持下去。

比如，可以先从通知、大事记、会议纪要等相对来说内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作意见、工作规划、工作汇报、工作总结等相对复杂的文体拓展，也可以先从办法、规定、条例等相对来说规范性较强、模式化程度较高的文体学起，逐步向领导讲话、调查报告、经验材料等非规范化、模式化的文体拓展，也可以先从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展，这样可以发挥自己知识和业务方面的优势，增强写作信心。

有道是：“常看胸中有本，常写笔下生花”。

通过练笔可以锻炼我们的思维能力，开阔知识面，只要坚持勤于练笔，不怕失败善于总结经验教训，自己就会慢慢“入门”，写作水平就一定能在“日不见长”中逐渐得到提高。

二、巧于借鉴
提高公文写作水平，到底有没有“秘诀”？我们的回答是否定的。

那么，公文写作有没有规律可循、方法可求呢？我们的回答又是肯定的。

任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，公文写作当然也不例外。

要提高公文写作能力，应有意识地选读一些范文，以作借鉴。

只有读多了，读熟了，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。

如，总结、报告、汇报材料的开头，通常会用到“在×××的正确领导下”，“在×××的大力支持下”，“在×××的亲自过问下”；在总结成绩时，通常都会用，“取得良好的经济效益和社会效益”或者是“各项工作呈现良好态势”等等进行归纳；以领导为主角的新闻报道，通常会有“×××领导亲自到会并发表重要讲话”，“×××领导不辞辛苦（根据天气变化可相应改为“冒着大雨”、“冒着严寒”、“顶着烈日”等）
走访和慰问了×××”等语句；在分析问题时，一般都会用“在认真总结工作的同时，我们要清醒地看到，仍然存在一些突出的矛盾和问题”必用此语来增强危机感，类似的语句还有：机遇与挑战并存，压力与困难同在；在结尾通常都会“以更加昂扬的斗志、更加饱满的热情、更加务实的作风和更加勤奋的工作，推进各项工作再上新台阶”来鼓舞干部职工的士气，增强信心。

但我们也应认识到，读书是读他人之书，作文是作自己之文；借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，依葫芦画瓢。

三、乐于思考
理论观点是文章的命脉，它是文章生命所系，价值所关。

因此，必须切实注意材料的思想性和观点的正确性。

只有从理论和全局的高度，注意理论与实践的结合，提炼出鲜明的观点，文章才有方向、有深度，指导性才强，才有生命力。

而深邃透彻的观点、闪光发亮的思想来自在掌握客观事物之后的深入思考。

常言：“道得人人意中语，千回百折费寻思”。

所以，在写文章之前，必须静观默察，烂熟于心，凝神结想，深思熟虑，只有这样才能把思想、材料变成系统的语言，把系统的语言变成书面文字。

在公文写作前，谋篇布局是思路的重要表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。

毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。

”只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。

要列好提纲，或打腹稿。

这是起草公文的一
道重要工序。

按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，写时吃力不讨好。

列提纲，一定要在掌握领导意图的基础上进行。

提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，也要考虑清楚。

比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。

打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇布局也要想明白。

有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。

四、博于选材
撰写公文通常有两条最基本的要求：“上要着天，下要着地”。

着天就是知上晓上；着地就是掌握信息、立足现实。

公文重在实用，鲜明的实用性是公文首要和最本质的特点，也是公文的出发点和归宿。

因此，公文写作之前，必须掌握大量的信息材料，经过鉴别、筛选、分析、综合，将相关的材料转化为公文的内容。

收集材料，需要搞好材料的积累, 努力建立自己丰富的“材料库”：一个直接材料的仓库,
装从生活中得来的材料，；一个间接材料的仓库,装从书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库。

通过积累材料，一是能从中学习他人的写作经验和写作技巧。

我们在看书读报时，对重要的、好的文章要进行认真思考和分析，它好在什么地方？怎样立意？怎样布局谋篇？怎样开头和结尾？有哪些不足？假如换我来写篇文章又会是怎样？这样一对照，自己也就慢慢有提高。

二是可以从中获取信息，积累各种资料。

具体的积累方法是：把自己一本书后的最大感想和书中好语句记录下来，把它抄在本子上；把报纸上的有关资料，如好的观点、标题、典型事例及数据等你感兴趣的东西记下来，条件许可时，最好剪集成册，分类保存；把自己在日常工作、下基层
调查和同他人聊天时的一些好想法，他人的好语言记下来。

如此长久坚持下去对写作文章是大有好处。

有人说，写文章的过程就是收集、整理、研究和利用资料的过程，这话是有一定道理的。

只要你觉得是有用的、有价值的材料就摘录、收集，并经过消化吸收，转化为自己知识的有机组成部分。

五、善于比较
学习公文写作，需要根据行文意图去辨析文体，准确使用公文文种。

怎样辨识运用的文种呢？首先能够区分行文的方向，依据隶属关系来确定适用文种。

例如，“请示”和“函”都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。

向具有隶属关系的上级机关行文，应该用“请示”；向无隶属关系的机关行文，应该用“函”。

如，关于购置**设备的请示，**公司关于与**单位建立合作关系的函。

其次能够区分公文功能的相同点和相异点，依据公文的具体事由来确定适用文种。

报告与请示两种文件，因为同是上行文，人们往往分辩不清，在工作中常常混用、错用。

我们通过比较，是完全可以将两者区别开来，区别是：第一，从性质上看，报告是陈述性公文，是阅件；请示却是请求性公文，是批件、办件；第二，从内容上看，报告是汇报工作、反映情况、提出建议和答复上级询问用的，不能写请示事项；请示重在请求，要写清请示事项，要求上级批复。

第三，从时限上看，报告是事后说明，请求是事前陈文，请示的发出机关，要等上级批复之后才能把请示事项付诸实施，决不能“先斩后奏”。

如，关于2006年通行费收入情况分析报告，关于**所工会委员改选的请示，这样一比较，请示与报告的不同也就一目了然了。

一个事物特点，总是在同别的事物比较中显示出来的。

具有以上
辨体能力，是正确使用公文文种的前提条件。

为此，善于运用比较来学习，是辨识公文文种特点，掌握公文写作的重要途径。

六、精于修改
公文写作多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。

多修改自己的文章也是提高写作能力的一个重要环节。

多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。

文章频改，功夫自出。

事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。

学习公文写作，要养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

公文修改的内容主要包括：一是斟酌主题，看是否正确、深刻和突出；二是研究结构，看前后是否衔接，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，照应是否紧密，过渡是否自然；三是检查素材，看是否真实、典型、新鲜、生动，是否恰到好处地说明了主题；四是推敲文字，看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。

一旦发现毛病，无论大小，都要严肃对待，认真修改。

修改的方法有很多种，比如，可以拿自己写的初稿同领导修改后或报刊发表后的定稿进行比较，看一看领导和编辑都做了哪些修改，琢磨一下为什么这样修改，修改后的高明之处在哪儿，从中体会出一些门道；也可以自己写了文章以后，请高手帮助修改。

有的时候，人家改动几句关键的话，可以使文章上一个档次，提出几条修改意见，可以使你受益匪浅，甚至受益终生；也可以自我修改，边读边思考，边读边修改或者先读一些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，
然后回过头来再对文稿进行思考和修改。

这样，即使比较成熟的文稿，也会发现毛病。