加快企业档案信息化管理的思考

加快企业档案信息化管理的思考
孙慧君
(内蒙古自治区档案局，呼和浩特010010)
摘要:信息化建设是企业档案工作必不可缺少的条件。

领导的重视、档案工作者的综合素质、软硬件设施的好坏，
是衡量一个单位档案管理工作水平的重要因素。

因此，企业档案管理工作要顺应信息时代发展的要求，为企业的生产建 设和发展提供优质高效的信息服务。

关键词：企业档案；信息化管理；思考中图分类号:F 272.9;G 27
文献标志码:A
文章编号：1000-8772(2017)07-0117-02
【科技与管理】Technology and Management
2017年3月刊(总第&5(期)
随着信息技术的迅速发展和广泛应用，以计算机、网络和 存储技术为核心的现代信息技术发展已经极大地影响到经济 发展、人民生活、国家安全和社会发展进程。

企业作为国家经济 建设的主战场，企业信息化建设对促进企业发展、创新的作用 越来越明显，信息化已经成为企业现代化的重要标志和企业生 存、发展的重要保障。

而企业档案及其管理利用横跨资源、信息 两大方面，档案管理信息化工作既是企业信息化的必然要求， 也是档案信息化建设的重要组成部分。

实现档案信息化，应首 先在企业档案信息化管理技术上有所突破，将信息化作为企业 档案工作改革和管理创新的首要任务。

如何做好企业档案信化 建设，实现档案信息资源的最大共享，根据多年工作实践，对企 业信息化建设提出几点看法。

一、充分认识档案信息化建设的重要意义和作用
档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心， 全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理和提 供服务的过程，也即档案管理模式从面向档案保管向重点以档 案数字化为社会提供服务转变。

通过档案管理的信息化、网络 化可以给档案部门及公司带来显而易现的效果和收益。

1.
提高档案工作效率。

档案管理不再费时费力，查询利用更
便捷、快速、准确。

档案数据录人一次能够进行共享，可打印多 种检索工具及各类报表(如备考表、脊背等），方便快捷，大大提 高了工作效率。

检索查询时，可利用多种查询手段，根据管理权 限，通过网络自行查询档案信息，对过期不还的借阅者还可进 行有效的催还，极大地减轻了工作人员的负担。

2.
对原始档案进行有效保护。

档案管理网络系统启用后，原 始档案的使用率下降90%，使得档案保存时间大大延长，避免 其因频繁利用而遭到损毁，确保原始档案的安全性。

3.
部门职能变保管为服务。

档案管理信息化以后，公司的无
形资产(企业档案，包括文书档案、科技档案等)可以在网络上 方便浏览(有相关的权限控制），为公司领导和设计部门提供优 质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公 司内部信息的信息中心。

4.
方便二次利用、提高利用率。

一般的单位形成的档案总是 要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求
上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既 已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在 浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免地要造成损坏， 而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他 借阅完毕后才能再续借。

而档案的信息化建设成功之后，档案 信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用。

5.企业档案管理业务流程不断优化，管理水平不断提升。

通 过档案网络化建设，不仅提高了档案管理人员的管理理念、业 务素质和技能，使档案员掌握了微机、网络、软件等操作技能， 而且使管理流程发生了根本的转变，档案管理更加规范先进。

二、 档案管理系统所应具备的功能特点
档案管理网络系统应具备以下特点:⑴极高的安全性和稳 定性，用户进人系统需进行身份验证，只有注册了的人才能登 陆进人系统。

所有用户都被赋予特定的工作权限，用户登陆后 只能执行在其权利范围内的操作。

⑵安全的系统运行平台，系 统在数据灾难恢复、数据访问方面采用SQL 2000技术，使得数 据库具有极好的稳定性和安全性，能承载大用户量的并发工 作。

所有用户不能直接操作数据库，也无权接触到程序本身。

⑶ 具有功能扩展接口，系统功能可以进一步扩充，综合管理，为曰 后软硬件升级提供便利。

⑷强大的系统管理与维护功能，通过 严谨的权限控制，按照不同用户、不同功能、不同部门的权限， 实现功能的数据层级权限控制，避免了非法操作带来的数据安 全性困扰。

系统还拥有用户管理、数据库管理、数据备份与恢复 等功能，特别是在备份方面可以进行整体备份、局部备份和定 时备份等多种备份方式，系统能够定时自动进行数据备份，能够
从备份介质进行数据恢复，可随时进行数据传输与库同步，能 够随时对档案数据进行备份，以防系统灾难造成的数据丢失。

三、 要做好企业档案信息化建设前期工作
企业档案信息化建设的根本，是为了适应企业信息化发展
要求，及时有效地为企业生产、经营和管理服务。

推进企业档案 管理信息化建设工作，对企业档案管理部门来说是一个全新的 课题，为确保档案网络化建设工作规划明确、层次清晰、效果明
显，应重点做好几项工作。

收稿日期:2017-02-20
作者简介:孙慧君(1965-)，男，内蒙古通辽人，馆员，本科，从事档案管理研究。

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1. 加强领导。

为推进档案网络化建设工作的开展，必须要统 筹规划，成立以分管领导任组长,企业相关部门负责人为成员 的企业信息化领导小组，具体负责协调解决档案网络化工作中 的重点、难点问题,解决方案制定、费用保证、技术支持、信息采 集、资料收集、物资供应等方面的问题。

2.
要在档案管理网络建设过程中要向档案网络化建设工作 先进企业进行学习,认真学习他们在档案管理网络建设过程中 的先进经验。

3.
进行全面细致的调查摸底工作。

项目建设之前，要对本企 业各单位档案管理情况进行调研，在充分考虑各单位实际需 要、档案工作要求及其发展趋势的基础上，制订本企业档案信 息化建设方案。

4.
要以“三库”建设为重点扎实推进企业数字档案工程，使
企业档案信息化建设必须与企业信息化建设同步协调发展。

要 加快档案目录数据库、原文数据库和多媒体数据库建设。

进一 步加强企业档案数字档案信息采集、存储、传输、应用等基础平 台的建设，完成重要档案的文件级机读目录制作，完成部分馆 藏档案全文数字化。

要大力实施档案室数字档案工程。

要加强 电子文件的收集、归档和管理，防止和避免电子文件与纸质文 件脱节的现象，在向档案馆报送现行文件、移交档案时，同时报 送电子文件和机读目录。

档案信息化建设是社会信息化的重要 组成部分，我们要抓住企业加快信息化建设步伐的机遇，积极 搞好档案信息化建设规划。

争取将企业档案信息化建设纳人企 业信息化建设规划,使企业档案信息建设与企业整体信息化建
设有机结合同步实施，努力实现档案信息化建设的跨越式发展。

四、 在档案信息化建设过程中要注意的问题
当前我国档案信息服务的现状，主要有以下几个方面:一 是档案部门经费紧缺、设备落后，建设档案网站必须有一定的
财力支撑:二是网站建设缺少统一的规定和标准。

对于网站建
设如何适应数字化发展的需要，站点应提供那些类型信息、以 何种方式提供信息、如何保证上网信息的安全等问题,至今没
有统一的规定:三是档案部门缺少高素质的网络人才，目前多
数档案人员网络知识是个空白，真正懂网络知识的屈指可数。

人才的匮乏，给档案网站建设、维护带来困难。

五、 做好档案信息化工作的宣传工作
企业档案部门要在企业网上设立档案网站。

同时要做好档
案网站的建设，通过丰富多彩的网页，提高档案网站的点击率，将 档案网站建设成为集档案知识学习、工作、宣传于一体的多功 能网站,充分提高企业员工档案意识和档案工作者的业务素质。

总而言之，档案管理信息化建设是一个渐进的过程，在企 业档案信息化过程中，一定要做好信息化的前期准备工作，争 取领导重视、要把企业档案信息化纳人企业整体信息化工作之 中,在信息化的过程之中，一定要高标准、严要求，要在企业档 案信息化建设的基础上，不断提升企业档案管理、档案利用水 平，为企业改革发展提供优质服务，做出更大的贡献。

(责任编辑：陈喜辉）
【科技与管理】Technology and Management
2017年3月刊(总第551期)
(上接116页)具体的实行流程，第一是全面提升企业的内部管 控，第二是打造针对住户的智慧服务，第三要整合社区商家，将 线上和线下相结合。

(二) 在日常工作中，树立互联网思维
互联网思维，指的是依托互联网、大数据、云计算等科技， 对物业管理公司从运作团队、到服务产品、再到客户需求以及 企业价值，进行全面的重新审视的思考方式。

这不仅仅是一种 技术，更是一种理念。

互联网思维包括的思维方式也非常广泛， 比如业主思维，以业主为中心，时刻站在业主的角度考虑问题； 迭代思维，密切得实时关注业主的生活需求;极致思维，时刻致 力于给用户提供超越他们预期服务和体验等。

具体到技术运用，物业管理公司可以从三个方向去实现 “互联网#物业管理”的模式。

第一个是利用互联网技术，打造内 部管控平台，方便物业管理公司管理，比如说远程考勤、0A 办 公、设备巡检、电子巡更等;第二个是利用互联网技术,打造业 主服务平台，为业主提供智能化服务，比如自助查询及缴费、手 机报事报修等;第三个是利用互联网技术，为业主的购物消费
提供便利，构建智慧商务平台，实现社区的电子商务#互联网模 式，如网上购物、购票、商家比价等。

(三) 谨记以物业服务为中心
尽管“互联网#物业管理”模式对于提高物业管理水平至关 重要，但毕竟“互联网+”仅仅是将互联网技术运用到物业管理 之中。

但是，无论采用的技术手段是什么样的，物业服务企业只 有圆满完成基础服务，取得业主的信任和肯定,才能强化客户
黏度，才能保障企业的稳健发展，才能确保项目资源的稳定。

对于物业管理公司而言，物业服务是全部工作的重中之 重，是满足业主需求，取得企业稳健发展的基础，脱离优质的物 业服务,无法取得业主的信任，一切皆为空谈。

无论是万科物 业、碧桂园物业、还是蓝光物业、绿城物业等，这些知名的房地 产开发企业的物管公司，都是全心全意为业主提供优质服务， 以此来提升产品附加值，不但实现了企业的多元化增值经营， 还因此为集团房产树立了良好的客户口碑，实现了整个集团公 司的销售和增值。

如果能将互联网技术正确地运用到物业管理公司日常运 用中,不仅能帮助物管公司提升自己的管理水平，强化其基础 服务达到开源增收,更能够取得良好的社会效益，构建和谐社 区,推动和谐社会建设。

参考文献：
[1] 毛志远互联网+物业管理”热的几点思考[J ].住宅与房地产， 2016,(Z 1)：18-19.
[2] 马云燕.“互联网+”背景下住宅小区物业管理创新探索[J ].产 业与科技论坛,2015 ( 24) ~ 253-254.
[3] 张竹婷基于互联网+的住宅小区物业管理模式研究与创新[D ]. 杭州：浙江工业大学,2015.
[4] 刘娜.互联网环境下物业管理公司创新商业模式初探[J ].经济 研究导刊，2015(1) :20-21+45.
(责任编辑：陈喜辉）
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