房地产开发有限公司行政管理制度

陕西华尊立达房地产开发有限公司行政管理制度
中国·西安
2013年10月
目录
第一章会议管理制度 (1)
第二章公文管理制度 (7)
第三章证件管理制度 (12)
第四章保密管理制度 (15)
第五章信息管理制度 (17)
第六章档案管理制度 (19)
第七章办公用品管理制度 (25)
第八章车辆管理制度 (28)
第九章卫生管理制度 (35)
第十章附则 (38)
附件： (38)
第一章会议管理制度
第一节总则
第一条目的
为提高会议效率，会议质量，特制定本制度。

第二条原则
强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实的四项原则。

第三条适用范围
本制度适用于公司所有正式员工。

第二节会议内容和形式
第四条周例会
1、周例会于每周一下午2：00召开，如有变动由办公室负责通知。

2、周例会出席人员为公司中高层，根据情况增加列席人员。

会议由办公室主任主持，办公室主任因故不能出席时，授权公司其他领导主持。

3、周例会会议内容主要包括汇报各部门及上周工作情况；制定本周的工作计划；并就一些重大事项做出决定。

4、周例会由办公室秘书做好会议记录，在会议上形成决议的由办公室根据会议记录拟定《周例会纪要》，报总经理签发。

5、周例会的材料、记录、纪要等均为公司涉密文件，由办公室妥善保管，并于每年年底前归档。

查阅会议材料、记录等须由办公室主任批准。

第五条部门例会
1、部门例会每周召开一次，原则上，各部门于每周一下午4：00召开。

特殊情况下，各部门例会具体召开时间可由各部门自行安排，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等不得与公司会议冲突。

2、部门例会由部门负责人主持，部门内部全体人员参加，部门负责人因公出差无法主持时，由部门指定人员主持。

3、部门会议内容主要包括总结汇报本部门及各岗位上周工作情况；制定本
周的工作计划，提出本周工作具体安排和有关要求；传达公司有关精神，并就本部门的一些重大事项做出决定。

4、部门会议由部门负责人安排专人进行会议记录，会议记录资料留存，由办公室每月进行一次不定期检查，并报人力资源部作为考核依据。

第六条现场工作会议
1、由总经理召集中高层相关管理者与施工单位参与的现场工作会议。

2、现场工作会议不定期召开。

3、现场工作会议主要解决项目施工现场急需解决的问题，以及与施工单位协调、协商的问题。

4、由总经理助理负责会议记录，并形成会议纪要，报总经理签发后执行。

第七条经营分析会
经营分析会分为年度经营分析会、半年度经营分析会、季度经营分析会。

1、年度经营分析会
由办公室组织，于每年1月份召开，总经理主持。

参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结上年工作；对本年工作做出计划；对各部门的工作做出评价；确定公司的发展战略；并就公司的一些特大事项做出决定。

2、半年度经营分析会
由办公室组织，于每年7月份召开，总经理主持。

参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结半年工作；对下半年工作做出计划；对各部门及所属公司的工作做出评价；并就公司的一些特大事项做出决定。

3、季度经营分析会
由办公室组织，于每季最后一个月的最后一个星期的星期五下午召开，总经理主持。

参加人员为中高层管理人员，会议内容包括总结上季度工作；对下季度工作做出计划；对各部门及所属公司的工作做出评价；并就公司的一些特大事项做出决定。

若集团召开年度经营分析会，邀请各分公司参加的，各分公司应邀参加集团年度分析会，本公司年度经营分析会取消；反之则自行组织召开并邀请集团公司相关领导参加。

第八条专项会议
1、公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。

2、专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。

3、专项会议由专项工作牵头部门负责组织和记录，办公室配合。

4、专项会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作牵头部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。

第九条临时会议
公司及部门其他的临时会议，另行安排。

第三节会议程序和执行标准
第十条会议通知
1、常规会议，无变更情况，不再另行通知。

2、其他会议，按“谁主办，谁通知”原则进行会议通知。

3、会议通知期一般应提前一天通知与会人员和会务服务部门。

4、会议通知形式一般为电话通知。

但需特别说明的会议，应以会议书面通知单形式通知。

第十一条会议其他准备工作
1、根据需要，会议主办部门应提前准备好会议资料（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、与会人应提交的资料等）；落实布置会场，准备会议所需各种设施、用品等。

2、公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。

3、各部门召开部门例会需用会议室的，应向办公室提出，由办公室统筹安排。

第十二条会议组织
1、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则
2、会议主持人须遵守以下规定：
（1）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

（2）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

（3）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

（4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。

对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

（5）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

3、参会人员须遵守以下规定：
（1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
（2）会议发言应言简意赅，紧扣议题；
（3）遵循会议主持人对议程控制的要求；
（4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
（5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请到会场外接听；
（6）必须做好本人的会议纪录。

第十三条会议记录
会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，且公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录。

1、会议记录应遵守以下规定：
（1）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
（2）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
（3）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；
（4）负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；
（5）做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

2、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
（1）公司会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；
（2）各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；
（3）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

第十四条会议跟进与落实
1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；
2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；
3、主办部门或会议主持人负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况；
4、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第四节会议处罚规定
第十五条如确有特殊情况不能按时参会的，需向会议的主持人请假，并获得准许，否则依然按迟到处理。

第十六条处罚
1、关于会议迟到问题的处理：会议迟到10分钟内，高管每人每次罚款100元，各部门经理每人每次处罚款50元，普通员工处罚款20元；迟到超过10分钟的，高管每人每次罚款200元，各部门经理每人每次处罚款100元，普通员工处罚款40元。

2、无故缺勤处理：会议参加人员无故缺席会议的处罚款300元并给予行政处分。

3、处罚方式：被处罚人当场交纳处罚金。

第十七条免罚规定
1、关于会议迟到问题的处理，凡是事先向会议主持人请假并获得批准的参会人员，迟到免于处罚；没有接到会议通知的（即不知情）的情况下免予处罚。

2、确有特殊原因的，须经公司总经理特批才能免予处罚。

第二章公文管理制度
第一节总则
第一条目的
为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本制度。

第二条管理部门
公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。

第二节行文规则
第三条公文的种类
公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。

第四条公文的要求
1、公文必须简明扼要，一文一事，语言措词力求准确规范。

2、公文应注明以下事项：文号、发文日期、发文组织（发文者）、收文组织（收文者）、文件标题、文件拟稿人及有关责任者。

3、公文标题应简洁明了、准确地体现文件内容。

4、文字表达应尽可能标准化、规范化，切忌口语化。

5、行文要层次清楚，重点突出。

6、对于文书中引用的其他相关文件，要注明其文号及日期。

第五条公文的格式
公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位（单位公章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

后附通报、通知、会议纪要等公文具体行文格式。

1、标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2、主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均
为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。

如需要同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

3、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

4、发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

5、发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以签发人签发日期为准。

6、抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7、文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“陕西华尊立达房地产开发有限公司文件”，下面加一道红线，通常称为红头文件。

所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。

8、公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。

9、机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”字样。

10、附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

第六条公司发文字号
集团：宁华尊集字（╳╳年）╳╳号，由办公室办理，董事长签署，使用“宁夏华尊立达房地产开发集团”印章。

陕西公司：陕华尊立房字（╳╳年）╳╳号，由办公室办理，总经理签署，使用“陕西华尊立达房地产开发有限公司”印章。

第三节发文程序及要求
第七条发文程序
包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

1、公文的草拟、打印、校对
（1）经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。

草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。

人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

（2）起草公文后，到办公室统一打印，办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。

（3）公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。

2、公文审核
文件起草后，由经办部门经理审核、签字。

如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。

把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交办公室。

3、公文的核稿
所有公文呈批前由办公室负责核稿。

核稿的主要内容包括：
（1）文件呈批单是否填写准确，完整。

所有相关部门是否都已签字。

（2）公文打印、排版格式是否符合公司要求；
（3）公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。

4、公文的呈批
办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。

在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。

按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

办公室不得积压文件，要及时呈批或下发。

5、公文批阅
（1）公司相关领导批阅文件，“特急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。

所有文件的必须在两个工作日之内阅批完毕。

（2）公司相关领导认为文稿与原意不符，由办公室退回拟稿人重写。

如果仅涉及文字问题，直接由办公室负责修改。

（3）拟稿人重写后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室副主任或秘书电话查询）。

6、公文打印
（1）公文签发后，交办公室主任。

办公室主任审查后交办公室副主任或秘书登记、打印正式文稿；打印前办公室副主任或秘书浏览文件内容，检查所打印文件的合法性、并在打印登记簿上详细登记文件名、份数、页数、经办人等；
（2）对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由办公室副主任或秘书填写“发文登记簿”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

（3）对于需要盖章的文件见下一步。

7、公文盖印、登记
（1）需要盖章的文件，打印后由办公室副主任或秘书履行盖章手续。

对两张以上的文件另外加盖骑缝盖。

“文件呈批单”由办公室副主任或秘书留存备查，办公室副主任或秘书须在文件呈批单上签字。

（2）文件盖章后，将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

同时由办公室副主任或秘书填写“发文登记表”后发文。

8、发文
对外发文要求：
（1）办公室副主任或秘书通知经办人到办公室办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

（2）需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室副主任或秘书办理。

（3）公司对外发放的红头文件，必须经由办公室统一发放，并在办公室存底，不允许各部门私自发出，否则给公司带来损失，追究其责任。

对内发文要求：
（1）对内发文采取在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后向相关部门发文（纸质文件）两种方式；
（2）对于在公司局域网上公布的公文，由办公室副主任或秘书通知相关人员及时上网查阅，并在发文登记簿上登记；
（3）对于确需发纸质文件的，只发复印件。

并由办公室专人在文件上加盖“对内发文章”并复印后，通知相关部门到办公室办理文件领用手续，领取复印件。

第八条文件分发处理要求
1、所有对内对外文件分发时必须登记，注明发文字号、文件标题、发文份数、收文部门（收文者）签名，并注明收文日期。

办公室要不定期抽查发文接收情况。

2、重要文件、专递文件直接送达文件接收人，在接收人不在的情况下，可委托部门主管转交，接收文书者在接收单上签名。

3、凡机密或亲启文书，办公室可标明“绝密”、“密”“亲启”等字样后发送。

第三章证件管理制度
第一节总则
第一条目的
为切实加强员工资质证书的管理工作，促进公司经营活动的良好开展，结合公司实际，特制定本制度。

第二节证件种类
第二条证件含员工职业资质证书和个人证书。

第三条员工资质证书分以下类别：
1、职（执）业资格证书（建造师证、物业管理师证、注册会计师证，经济师证、项目经理资质证书、注册安全工程师执业资格证书、注册质量工程师执业资格证书、注册造价工程师<造价员>执业资格证书、试验检测证、测绘证、专业技术人员职称证等）；
2、岗位证书（安全生产考核合格证、质检证、内审员证、施工员、预算员、统计员、爆破员证、材料员等）；
3、职业技能鉴定等级证书（钢筋工、测量工、龙门吊司机、钳工等）；
4、专业技术人员培训合格证（专业技术人员知识更新培训证书等）等；
5、个人证书：员工个人的学历证、学位证等。

第三节证书管理机构
第四条必须建立员工证件登记台帐。

记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。

第五条员工证件由人力资源部统一专人保管。

第六条人力资源部对相关岗位资格予以审核并造表，报公司领导审批后存档。

第四节证件保管和使用
第七条严禁任何人擅自复印员工证件，更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖员工证件，违反上述规定者，追究证件管理人员及当事人责任，严肃处理。

第八条建立员工证书使用登记簿。

第九条员工证书的借用、借出及复印：由借证人在企业证书使用登记簿上进行登记。

证书管理人员必须在证书复印件加盖“注明用途、使用范围”的专用章，并注明有效期限。

任何证件（包含原件及复印件），均需总经理签字批准后，人力资源部才予办理。

第五节责任罚则
第十条未按规定时间和要求上报相关资料，造成与企业相关资质证申办、变更、注销和年检不能办理的和不按规定时间送交员工资质证书的，处以责任部门主要领导500元/本罚款，处以直接责任人200元/本罚款；
第十一条证书保管部门和个人，未经批准擅自借出资质证书的和未经批准转借资质证书的，处以保管个人500元/本罚款；
第十二条出卖或变相出卖资质证书的，对责任部门主要领导和直接责任人分别处以3000元～5000元的罚款。

第十三条损毁或丢失资质证书的，处以直接责任人3000元／本罚款。

第十四条一旦发现用假证冒充，处以直接责任人5000元罚款/本罚款。

第六节取得相关资质证书的奖励、补助发放第十五条一次性奖励范围及标准
1、凡已考取一级建造师执业资格并已在人资部门注册者，一次性奖励3000元；又考取第二专业一级建造师执业资格并在人资部门注册的再奖励2000元。

公司原则上不再给不适用的专业提供报名审查材料。

2、凡已考取注册会计师证、注册质量工程师、造价工程师、注册安全工程师、并已在人资部门注册者，一次性奖励2000元。

3、以上人员的报名费用、考试费用和年审费用由公司按每证一次，全额报
销。

4、现在岗人员，无岗位资格证的，公司鼓励大家积极报考，待取得相关证件的，费用公司全额报销。

5、以上人员必须在获得证件后在公司服务期满5年,不满5年离职者退回奖励以及相关报销费用。

第十六条相关资质证书的月补助范围、标准及发放
1、月补贴800元的资质证书：一级建造师，注册安全工程师、注册质量工程师、注册造价工程师、注册会计师、物业管理师、经济师证。

2、同一人有多个注册证件在本公司的，每证月补贴增加300元。

3、从外单位借调入本公司注册的人员，补贴待遇按协商标准执行。

4、执业注册证书使用期间，月补贴标准每年评估一次，由人力资源部审查会签补贴人员名单。

经公司总经理审批后，方可执行。

第十七条领取资质证书时奖励及补贴费用退还标准：凡领取了执业资格一次性奖励和月补贴的员工，其资质证书按两项累加每年扣缴10%（经公司批准的内部正常调动除外），但其资格证书须在注册期满后方能领取。

第七节录用
第十八条根据岗位需要，有岗位资格证的人员优先录取，升职加薪均优先考虑。

第十九条今后公司招聘新员工，部门提出任职资质要求，无资质的人员原则上将不予录用。

第二十条工作人员应具备与岗位职责相应的资质证书。

第四章保密管理制度
第一节总则
第一条目的
为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

第二条适用范围
本制度适用于公司所有正式员工。

第二节保密分类
第三条保密等级分为绝密、机密、秘密三个等级。

第四条绝密指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；其它按《档案法》或公司规定认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。

第五条机密指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种未正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；其它按《档案法》或公司规定认为应列入机密范畴内的文件资料及声像材料，如经济纠纷、工程招投标文件等。

第六条秘密是指与本公司经营、人事有较大利益关系，一旦泄露会使公司的安全和利益遭受损害的文件资料，包括：各种证明材料；工程方面的洽商等；其它按《档案法》或公司规定认为应列入秘密范畴内的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。