会场管理规范与制度

04
会场人员进出管理
参会人员登记制度
1
所有参会人员应提前在指定地点进行登记，包 括姓名、单位、职务、联系方式等。
2
登记过程中，工作人员应对参会人员进行身份 核实，确保与会人员身份真实有效。
3
对于未提前登记的参会人员，现场工作人员应 引导其到指定地点进行补登，确保登记信息完 整准确。
人员进出核准程序
THANK YOU.
使用设备
会场的容纳人数有限，预订者应按照规定的 人数使用，不得超员。
会场提供的一些设备（如音响、灯光等）， 应按照规定使用，不得擅自调整或损坏。
场地租赁费用标准
基本费用
根据会场的规模、设施、用途等因素，会有不同 的基本费用。
使用设备费用
如果需要使用会场提供的设备，会根据设备类型 和使用时间收取一定的费用。
使用时间费用
超过预订时间使用会场，会根据超出的时间收取 额外的费用。
其他费用
如清洁费、设施损坏赔偿费等，也会根据具体情 况收取一定的费用。
02
会场布置与设备管理
会场布置规范
会议场地应保持整洁，禁止携带易燃易爆物品进入会 场。
会议场地的装饰物和标识牌应规范放置，避免影响参 会人员视线。
会议桌、椅子的摆放位置应合理，方便参会人员入座 。
安全疏散预案
总结词
快速、有序
详细描述
制定完善的应急疏散预案，包括紧急情况下的逃生路线、疏散指挥人员及职责、对外联络方式等，确保在紧急 情况下能够快速、有序地疏散人员。
卫生清洁工作安排
总结词
定时、定点、定量
详细描述
会场应安排专人负责卫生清洁工作，采用定时、定点、定量 的方式，确保会场内卫生状况良好。同时，对于公共区域和 卫生间等重点区域，应增加清洁频次，保持良好的卫生环境 。
违规行为处理措施
对于迟到、早退等轻微违规行为，会场管理人员可以给 予口头警告或记录，并要求参会人员改正。
对于擅自录音、录像或拍照等较为严重的违规行为，会 场管理人员有权采取没收设备等措施，以确保会议的秩 序和安全。
对于严重干扰会议进行的违规行为，会场管理人员有权 采取驱逐出场等措施，以确保会议的顺利进行。
2023
会场管理规范与制度
目录
• 会场预订与使用规范 • 会场布置与设备管理 • 会场安全与卫生管理 • 会场人员进出管理 • 会场纪律与秩序维护 • 会后场地清理与整理
01
会场预订与使用规范
会场预订流程
预订时间
通常需要提前一段时间（如提前30 天、1个月等）进行预订。
预订方式
可以通过电话、邮件或在线预订平 台进行预订。
06
会后场地清理与整理
场地清理工作流程
清理会场内外的垃圾和杂物，确保场地干净整洁。
对会场内的桌椅、展架、舞台等物品进行归位和整理 。
检查会场设施设备是否完好，如有损坏应及时报修。 确保会场通风、照明、空调等设施设备正常运行。
物资回收与整理规定
对可回收利用的物资进行分类收集，如纸张、瓶罐、 塑料等。
设备归还时应向设备管理人员报告使用情况，并接受 检查。
设备管理人员应对借用设备进行检查，确保设备能够 正常运行。
如发现设备损坏或丢失，借用者应承担相应的赔偿责 任。
03
会场安全与卫生管理
安全出口与消防设施布局
总结词
明确、易于寻找
详细描述
会场应设立清晰的安全出口标识，同时安全出口不宜少于两个，并分别设置 在会场的两侧。消防设施应按照相关规定进行合理布局，确保在紧急情况下 能够快速使用。
参会人员应保持手机静音或关闭状态，以免影响会议 进行。
参会人员应遵守会议现场的布置规定，不得随意更改 座位或其他设施。
秩序维护方案
会场应设置明显的指示牌和警示标识，以便参会人 员遵守规定。
会场管理人员应随时巡视会场，及时发现并处理违 规行为。
对于严重违规行为，会场管理人员有权采取必要 的措施，以确保会议的顺利进行。
预订确认
会场管理员收到预订后，会进行确 认，并告知预订者具体的预订信息 。
预订变更
如果需要取消或更改预订，应提前 通知会场管理员，否则可能会产生 相关费用。
会场使用规定
使用时间
使用方式
会场的使用应按照预订的时间段进行，不得 提前或延后进入。
会场的使用应符合预订的用途，不得擅自改 变使用性质。
使用人数
对回收的物资进行登记和统计，确保数量准确无误。
对收集到的物资进行数量和质量检查，确保符合回收 标准。
对回收的物资进行合理的存算与报销流程
统计会议过程中的所有费用，包括场地租赁费、设备 租赁费、餐饮费、住宿费等。
填写费用报销申请表，附上相关发票和凭证。
对费用进行分类和整理，确保费用合理、准确。 提交费用报销申请表，经过审批后进行报销。
访客需在规定时间内到达会场，并接受安检和信息登记。
访客需遵守会场规定，不得在会场内大声喧哗、乱丢垃圾等行为。如需 进入会场内，需在工作人员的引导下就坐指定区域，不得随意走动和干 扰其他参会人员。
05
会场纪律与秩序维护
会议纪律要求
参会人员应准时参加会议，不迟到、不早退。 会议期间，禁止擅自录音、录像或拍照。
会场内的绿化和装饰应符合会议主题，营造舒适的会 议氛围。
设备管理规定
会场内的设备应由专业人员负责管理和维护。 设备使用完毕后应及时关闭，避免造成能源浪费。
设备使用前应检查其是否正常运行，避免影响会议进 程。
设备的借用和归还应按照规定流程进行，避免造成设 备丢失或损坏。
设备借用与归还流程
设备借用应提前向设备管理人员提出申请，并说明借 用原因和时间。
所有进出会场的人员均需携带有效证件，并在 入口处接受安检。
参会人员进出会场时应按规定使用专属证件， 工作人员应核对证件信息后方可放行。
对于临时访客或未携带有效证件的人员，现场 工作人员应先将其引导至会场入口进行信息登 记和核准，确保进出人员合规有序。
临时访客接待规定
会场设立临时访客接待区，专人负责接待访客。