精益化管理

精益化管理
作者：于兴成张岩
来源：《知识文库》2020年第05期
档案管理工作周期长、范围广、环节多，为解决高校档案管理与社会改革发展需求不相适应的问题，发挥档案资源的可持续利用，使高校档案更加安全、更加完整，高校档案管理引入精益化管理思想是首选。

精益化管理是汽车制造业的一种新型管理模式。

上世纪80年代，美国麻省理工学院教授詹姆斯·P·沃麦克等多位专家，调查了世界上17个国家90多个汽车企业的生产管理模式，通过实地考察，重点分析了日本丰田生产方式和西方生产模式的基础上，在1990年提出了新型的管理模式——精益化管理。

目前高校档案管理工作成效很是显著，作用发挥也逐步得到重视。

但是档案管理工作环节多、范围广、周期长，存在着社会及个人对档案的需求多样性的现实问题，在工作中引入精益化管理的思想就是解决这些问题最好的方法。

1 高校档案管理中存在的专业问题
1.1 管理水平低下，缺乏整体性。

主要表现三个方面，其一，管理方法比较落后。

高校档案管理工作推行信息化许久了，但由于重视不够，没能对档案内容进行信息化的改进，工作中仍是传统的档案管理方法。

未能及时的发挥档案内容的时效性特点，对档案材料的查找很不方便，极大降低了工作效率。

其二，管理体制不尽完善。

部分高校还未能制定比较完善的档案管理体系，一些学校档案存档不规范，整理上架不及时，档案资源信息存在遗漏，有的学校未设置独立使用的档案室，没有相应的档案管理人员，使档案管理工作有较大的管理风险。

其三，设施建设相对滞后。

档案管理的好坏与档案管理设施情况密切相关。

由于领导不重视，档案管理工作的资金严重不足，档案管理的硬件建设方面也就相应的存在滞后性。

仅就存储环节，档案存储环境过于恶劣，加之档案室的设施破旧，给一些重要的档案文件造成了严重的破坏。

1.2 管理意识淡漠，缺乏系统性。

档案管理工作中，有些人对于档案管理工作的重要性没有深刻认识和了解，缺乏档案意识。

高校部分领导认为高校主要是从事教学和科研，档案管理被主观忽视和淡化了，致使档案工作与学校发展产生差距。

有些档案管理工作者在工作时贪图便利、轻松，不及时归档，对档案的安全和完整带来了影响，很容易造成满足不了利用者的需求。

在档案材料的收集、管理上手段单一，过于偏重于文字纸质类的档案收集，缺乏实物性档案和影像类档案的收集，造成实
物档案、设备档案及声像载体档案近乎于零。

也忽视了特色档案的收集，无法体现高校发展情况与学校显著特征。

同时高校档案管理部门在工作中还存在缺乏长期的连续性发展规划问题，当高校领导或上级主管部门关注重视、又或档案工作大检查时，档案工作者会积极认真进行工作、废寝忘食地进行工作达标与升级，然而之后的工作就会懈怠、停止不前或有所倒退，其重要的原因就是档案管理意识的薄弱和淡漠。

1.3 专业队伍不佳，缺乏进取性。

目前，高校从事档案管理工作的绝大部分是专业不对口，多半为半路出家。

对网络技术和计算机能熟练掌握的工作人员，更是寥寥无几。

档案部门由于不受重视，对高层次的专业人才不具有吸引力，专业工作人员十分匮乏，只有极少数的人员是真正懂得档案业务，大多人是引进高级人才随带的家属，或是单位无法安置的临近退休人员，或是单位中对老弱病残进行的安排。

当然，虽有一些工作干部多年来从事档案管理工作，有丰富的工作经验，但思想相对保守，且年龄较大，不具备创新意识，缺乏开拓精神，将档案馆当成养老院。

而受论资排辈的影响，一些档案工作人员虽年富力强，但没有更多参加专业培训、业务交流的机会，就无法将自身的才能充分地发挥出来。

2 高校档案管理引入精益化管理思想的具体措施
2.1 提高档案工作者的综合素质。

精益化管理所追求是以人为本的综合管理模式。

其宗旨是充分调动人的积极性，以物为中心转变为以人为中心的管理模式。

提高档案工作者的整体素质，重点强调协作精神，将员工置身于主人公的姿态中，使员工轻松和谐地处于彼此尊重、相互协助、上下互通的人文气氛中。

因而实施精益化管理，必须创新高校档案工作理念，真正实现以人为本的工作理念，充分调动档案工作者的主观能动性，增强档案工作者的主人翁責任意识。

首先从档案工作者的培训着手，强化档案工作者的综合业务能力，注重精益化管理理论的培训，强化工作态度和工作方法。

同时出台优惠政策来吸引那些年轻档案专业的高级人才，优化其年龄结构和专业知识结构，激发他们愉快、团结、宽松、奋进的工作情绪，发挥积极作用，提升档案工作者整体的综合素质。

2.2 建立数字化档案馆，合理利用现有资源。

精益化管理的核心就是投入最少的资源，实现效益最大化，给用户提供及时有效的服务，消除浪费。

所追求的目标就是工作的有效性，而无效劳动就是浪费。

传统高校档案管理中的无效劳动随处可见，其主要表现在低效率、高强度、重复性等方面，很多档案设备的闲置，无保存价值档案的收集和整理等。

而数字化档案馆的建立是追求价值最大化、消除浪费、剔除无效工作的重要手段，也是必然趋势。

用户可以通过网络登陆档案管理系统，不受空间及时间限制，直接查阅和访问所需要的信息。

即可解决手工查阅的烦琐，还可提高档案资源的利用效果
和速度，最大化地追求档案资源的利用价值。

要引入条码技术等手段，在电脑上完成各种查找和清点工作，核对调档记录，这样不仅避免了低效和繁重的劳动，还能缩短了时间，达到高效、准确的工作效果。

2.3 改进服务机制，提高服务质量。

精益化管理是以顾客为中心的，追求最大化的利用价值，给客户提供新的产品和及时的服务。

因此，以利用者为中心，为利用者服务，是档案工作生存和发展之道。

随着社会对档案利用意识不断增强，对信息的依赖程度逐步提高。

档案信息的服务不仅要为满足机关职能部门的需求，为单位领导决策服务，更多是要为全校师生服务，为社会服务，档案利用的范围、数量以及方式等方面都发生了很大的变化。

为满足社会公众拥有利用档案信息资源的知情权的需要，新时期档案服务意识，必须由传统的封闭型服务，转向更现代的开放型服务，服务方式也由被动服务转变为主动服务，服务理念受到了彻底颠覆。

档案工作者要加大对利用者需求的了解力度，提升编研开发的深度和广度，不断拓展各种档案资源的研究范围和研究领域，充分发挥档案资源的潜在价值，促进高校建设工作的顺利展开。

2.4 强化精益化理论，树立精益化意识。

任何事物从产生到完善都是漫长的过程，精益化管理理论也同样如此，从上世纪90年代提出精益化管理思想，到现在经历了近三十年，西方国家建立示范中心，我们要学习他们广泛运用和全面推广精益化管理理论的经验。

而在我国的档案工作领域内，特别是高校档案工作领域内，精益化管理理论还是新生事物，对其内涵还没有真正掌握。

作为档案工作者要通过举办培训班和学术报告的形式，广泛传播精益化管理思想。

举办精益化管理理论研讨培训班，在精益化管理理论方面进行重点培训，或通过学术报告会或学术交流等多种渠道和方式来强化精益化管理思想，让精益化管理的思想贯穿于员工工作的各个环节。

以此来树立起精益化意识。

（作者单位：佳木斯大学档案馆）4.2 整合支持服务，构建大学生创业服务平台
在“最多跑一次”改革的持续推进下，涌现出了一大批经过“流程优化”的平台和创业服务项目，但是各类平台和服务各自为政的现象较为普遍，缺乏有效的整合，没有形成合力，不少支持服务的推广力度不够，导致很多大学生创业者在明明有“捷径”的情况下，还是习惯性的走了“弯路”。

在创业服务流程日趋优化、内容日趋完善、质量日趋提升的今天，构建一个综合性的大学生创业服务平台是整合众多优质服务的有效手段。

创业服务平台除提供日常咨询，保持创业者激情和使用粘性以外，还可以整合工商全程电子化登记平台、创业贷款申请流程、创业优惠政策查询、企业用工需求发布、创业活动场地申请服务、创业大赛信息公布服务、专利申请服务、创业导师咨询服务、行业市场调研服务、大型创新创业交流活动预告预约等多方面实用的内容。

4.3 守正创新，建立大学生创业跟踪培育长效机制
在创业实践过程中，很多大学生创业项目往往止步于入驻高校创业园后的一年内，更多甚至停留在各类创业竞赛的奖项前。

为保障大学生创业项目持续运营和长远发展，在前期项目评估、创业大赛项目路演、入驻大学生创业园之后还要建立长久的监督和跟踪培育机制。

对于通过前期考察评价具有實践意义和发展前景的项目，安排专人定期指导项目进程，查看项目财务在规范企业行为的同时还有利于项目健康发展。

在持续的监督机制下，还有助于发现和探索大学生在创业过程中的突出性、普遍性问题，同时为高校的创新创业教育提供很好的案例素材。

5 总结
大学生创业者面临资金需求、市场信息、政策扶持、技术支撑、公共服务等问题，通过整合多方资源，缓解瓶颈问题，共同助力大学生创业。

同时，合理发挥利益驱动作用，充分推动企业参与到大学生创业的事业中，通过号召、鼓励、奖励、给予优惠政策等多种途径，调动企业积极性，使其主动发挥资金、经验、资源等优势，配合政府、高校等相关政策制度与大学生创业团队合作共赢，从而全方位、多角度为大学生创业者提供现实指导。

本文系绍兴市哲学社会科学研究“十三五”规划2019年度重点课题，思政专项课题（资助），项目《绍兴市大学生创新创业服务水平提升策略研究》（项目批准号：135S007）。

（作者单位：绍兴职业技术学院）。