某服装公司ERP详细操作说明指南(信息部编写)

*******股份有限公司ERP操作说明指南一、正式定单录入正式定单的录入操作是整个ERP单据流的源头（档案资料只是用来调用，但不会脱离单据独自往下流），后面所有产生的相关数据和单据都是根据正式定单来展开的，所以正式定单的录入就显的非常重要了，操作如下图所示：进入ERP系统后，ERP界面显示如上图，这是一个整体的界面显示。

接下来我们依次展开“全球客户接单中心双击‘正式定单’”，出现如下图：在这个界面上，我们单击最左上角的“增加”按钮，出现如下操作界面：在这个界面上，红色字段方框内为必输字段，否则无法保存，其中订单合同号、接单人、版本号、接单部门、创建人、创建日期、最后修改人、最后修改日期等为系统自动生成，而订单类型和接单日期需要选择，默认为销售订单和当日日期，在这里还有一个需要注意的地方就是一定要勾选“不需要TAC排程”。

做完这些后，右键单击“订单进单”，出现如下图：点击“款式”后，出现如下图：在这个界面里，我们一般选择“No”，如果是翻单或有相似的单，为了提高工作效率，我们在这里可以选择“Yes”，然后把以前做过的单据导入系统，再做简单的修改即可。

在此例中，我们选择“No”，点击“No”按钮后，出现如下图：在这个操作界面上，需要输入的字段和注意的事项比较多，具体如下说明：客户：选择客户名称品名：输入产品类型（如：男反领短T）英文品名：输入本厂款号（说明：这是根据公司实际需求用来代替操作的一个字段）季节号：输入季节（如11年秋冬）款式：输入客户款号（注：为了今后操作及查询方便，如果出现只有客户款号或只有本厂款号的情况，则必须在英文品名和款式处输入同一款号）版型号：输入设计号在“一般信息”界面下，需要选择“业务类型”、“产品类型”和输入定单下单的“数量”在“尺寸”界面下，需要输入尺码信息（注：尺码必须在英文状态下的大写字母或数字），如下图所示：在“颜色”界面下，选择客户所下定单的主身颜色（或叫大身颜色），如图所示：输入完以上信息之后，如果有些款式相关图片（设计图稿或样衣相片）的话，还可以把这些图片导入到“图片”的白色方框里，如图所示：下图是一个完整的输入后的界面显示图：输完以上信息后，右键单击“款号船期”，如图所示：点击“船期”后，出现如下图界面：在这个界面里，需要输入和注意的信息也很多，具体如下说明：客户PO#：输入客户采购单号PO客户：选择品牌数量：输入本定单的定货数Cut No：输入质量等级（如一等品）在船期配比信息里面，“目的港列表”中的“目的港”中选择“成品仓”，其它的暂不输入相关信息，如图所示：在“船期配比”里面，录入相关明细数据，如下图所示：综合显示如下图所示：完成以上操作后，正式定单的录入工作基本结，然后保存，提交，最后审核，审核完成后，单据流到下一操作环节。

二、生产BOM单录入：生产BOM单的录入是ERP系统操作过程中比较繁琐也比较重要的一节，说繁琐是因为要输入的物料比较多，且还涉及到配色配码的问题；说重要，是因为一但输入错误，后面就跟着全错，包括所采购回来的物料也会跟着错，所以负责输入生产BOM单的人一定要小心仔细。

操作方式为：展开“UP4解决方案全球客户接单中心双击‘生产BOM’”，如下图所示：双击“生产BOM”，所显示界面如下图：图中所显示的是生产BOM模块的默认界面，显示的单据是从上一级流下来等待处理的数据（又叫待处理数据）。

在这个待处理数据界面上，我们选择要操作的单据，双击打开，出现物料输入界面，如下图所示：在这个界面上，我们就可以在物料选择筛选下进行物料的选择。

物料的选择按从左到右从上到下的顺序进行操作，这样就可以缩小选择范围，直至选到最终的物料，如图所示：在上图中，我们在物料选择界面，在这个界面显示出来的且自己都需要的物料前面的小方框上打上勾，然后点击其它的地方或按回车键，物料就会被选进自已正在做的生产BOM表里面，如下图：在做生产BOM表的时候，需要注意的几个操作事项是：“供方”一定要选择，“部位”一定要录入，面料一定要配色，辅料（包括领料）可能要配色或配码或配色配码，如上图所示。

做完以上操作检查无误后，保存提交即可，提交后，单据流往下一环节。

注意事项：1、如果在录入生产BOM表的时候，发现找不到相关物料，要及时与档案维护人员沟通，看是不是没有建相关物料的档案，如果没建的话，让他及时把物料档案建好，再录入生产BOM表；如果建好了还找不到相关物料，请联系信息部人员。

2、生产BOM表可以无限制的撤消提交和再提交，也即是说可以进行多次的物料修改，修改完后，要勾选面料改或辅料改前面的小方框，或两个都要一起勾选（如果面料和辅料都有改动的话），如图所示，但前提是本BOM表的物料还没有下采购单，需要提醒一下的是，每次撤消再提交后，生产BOM表以下的相关联单据都要进行一次确认，更改后的数据流才能往下流。

三、面、辅料核料单面、辅料核料是公司成本控制的关键一环，这里包括采购核料和发单核料两大部份，操作如下：展开“采购供应控制中心面料采购管理（或辅料采购管理）双击‘面料核料单或辅料核料单’”，出现如下图所示界面：在这里，有一个先后顺序要注意，那就是一定要先做采购核料，然后再做发单核料，因为发单核料的单据可以从采购核料里面带过来，如果反过来做的话，就会出现操作上的问题。

我们先做面料采购核料单，在待处理数据界面，选中并双击需要做采购核料的单据，弹出如下界面：在这个操作界面上，一个关键点是“单耗”和“损耗”这两个字段，单耗为必填字段，损耗为可填字段，这就需要技术部做好相关沟通和规定，工艺师提供的单耗有没有把损耗包括在内，如果包括了损耗，那损耗就不用再填，如果没有包括，那还要叫艺师提供损耗数据，然后操作员把它填入ERP 系统。

这里还有一些注意事项，那就是在做这个核料单的时候，还要顺便审核这张定单的物料是否录入正确，录入是否规范，有没有漏物料等等。

这些都核对没问题后，保存后提交，接着再做发单核料，如下图所示：选中并双击所要操作的单据，出现如下界面：在这个界面上，如果采购核料没出什么差错的话，这里一般不用进行什么修改，直接保存提交即可。

辅料核料跟面料核料操作一样，如图所示：做完以上操作后，还要对以上单据进行审核，审核完成后，单据流往下一环节。

审核操作如下：展开“流程控制审核中心双击‘单据审核处理’展开‘请选择设计的审核流程’双击‘面料审核单’”，如下图所示：然后在上图中的“待审单据”中找到自己所要审核的单据，点击左上角的“审核”按钮即可。

辅料核料单审核操作步骤和操作方式跟面料核料单审核操作一样，如图所示：至此，面辅料核料操作结束，单据流往下一环节。

四、面、辅料需要计划面、辅料需求计划操作相对比较简单，这一操作模块的功能作用主要是知会一下计划部此单已经过了技术部的用量核料，可以做物料需要计划了，而计划部的操作人员也方便自己统计下了哪些需要计划单，以及在做单的时候修改一下物料需求日期，仅此而已，所以面、辅料需求计划单也可以设置为系统自动产生。

操作如下：展开“采购供应控制中心面料采购管理（或辅料采购管理）双击‘面料需求计划单或辅料需求计划单’”，出现如下图所示界面：在上图的“待处理数据”中，双击要做需求计划的单据，出现如来操作界面：在我们公司现有的操作模式中，我们公司做物料需求计划的相关操作员只需对上面显示的操作界面进行需求日期的调整，调整完成后就保存提交就OK了。

辅料需求计划也一样，如下图所示：做完以上操作后，单据流往下一环节。

五、面、辅料采购合同面、辅料采购合同是公司ERP物料控制的另一个关键结点，前面所有单据所产生的相关物料，都会在这里做一个小结，当下了面、辅料采购合同之后，前面的相关单据既无法撤消也无法修改相关数据；除此之外，采购部相关操作人员还负有对前面相关单据所产生的物料采购需要进行一个审查的责任，因为这是公司产生应付款项的最后一个控制环节，如果因前面忽视产生了数据错误而采购部也没有审查出来并向供应商下了采购合同，那公司的损失就无法避免了。

操作步骤如下：展开“采购供应控制中心面料采购管理（或辅料采购管理）双击‘面料采购合同或辅料采购合同’”，出现如下图所示界面：在做采购合同的时候，一般进行合单采购，也即是说，同一种物料做一张采购合同（供应商也要相同）。

先以做面料采购合同为例进行说明，当我们双击“面料采购合同”后，我们就进行入了面料采购合同的待处理面料，在这里界面上，因为会有很多单据的相关物料，所以首先我们得先进行物料筛选，以便知道所要采购的物料有来自哪些定单，总量有多少等等，如下图所示：筛选完了之后，我们再把筛选出来的全部选上，如上图所示，然后按“回车键”，出现采购下单界面，如下图所示：在这个采购下单的主界面上，“供应商”和“采购类型”为必选，其它的为可选。

选择完成后显示如下图所示：选择完成后，再进行“交期配比”操作，点击“交期配比”，出现如下图界面：在这个操作界面上，采购员主要要关注的是采购交期、采购数量、多采数量、允许多收比率（%）和采购单价等，其中“采购数量”为必填项，默认为“总需求数量”，但采购员可以根据实际情况或工作经验进行调整；“多采数量”表示在“采购数量”的基础上增加的采购数量；“允许多收比率（%）”表示在采购收料的时候可以多收“采购数量+多采数量”的百分之几。

这里面还有几个比较有价值的字段，如：已收料数量、已入库数量、使用可用库存、可用库存数量、库存数量等，这些字段为采购提供参考依据，比如是否有可用库存给占用等等，也为采购部跟踪采购来料进度和来料质量状况的，比如已收料数量、已入库数量等等。

录入完成后显示如下：做完了交期配比之后，接下来就要录入“合同文本”，操作步骤如下：点击“合同文本”，显示如下图界面：在这个操作界面的文本框中，即可以直接手动一个字一个字的录入合同条款，也可以从其它地方直接拷贝，然后在这里复制，如图所示：录入完成后，如果这是一个通用合同文本，还可以把它保存起来，以方便下次直接调用，操作如下：点击“保存为模板”按钮，如图所示：，然后出现如图所示提示：在这里点击（Yes）,出现如下窗口：这里给这个合同文本取个自已比较容易记住名字，还可以录入一些说明性的文字来帮助自己记忆，如下图所示：然后点击“确定”即可。

以后我们需要调用这个合同文本的时候，我们就可以直接点击合同文本调用按钮“”，然后就会出现如下图所示的提示：在这里点击“Yes”，出现如下图选择方框：然后在上面选择我们刚才保存的“A供应商采购合同”即可。

辅料采购下单的操作步骤和方式跟面料采购下单的操作步骤和方式一样，这里就不再做重复说明。

这里面有一个比较特殊的情况就是“占用可用库存”的情况，也就是说当个物料有可用库存的时候，怎样占用仓库的可用库存而不用向供应商下采购单，下面以辅料操作来举个实例操作演示：上图中显示要做定单号为“OR1100007”，款号这“702501”，物料名称叫“棉肩带”的物料，双击这个物料后，进入了采购下单界面，如图所示：在这里，选择好应该商后，就直接做“交期配比”，如下图所示：小数取整在这个界面，我们可以清楚地看到这个物料的总需求数量、采购数量、使用可用库存、可用库存数量、库存数量等，因这里有可用库存，所以这张单据可以占用可能库存。