海南大学协同办公平台使用说明

海南大学协同办公平台使用说明
一、登陆前准备：
a)（推荐，并以为例）客户端的首次登陆设置：工具－选项－安全－可信站点－站点
－添加办公平台地址（）至“将该网站添加到区域中”－确定；
回到选项－安全－可信任站点－自定义级别－将“插件和控件”下的所有选项启用并确认－关闭重启；
在协同办公平台登陆界面－选择登录下方的“辅助安装程序”－选择
“控件”与“高级套件”下载并安装。

*注：在上述设置后不可登录，则有可能为浏览器插件影响，解决办法：工具－选项－程序－管理加载项－禁用相关的或插件并确定。

b)协同精灵客户端登陆设置：在协同办公平台登陆界面－选择登录下方的“辅助安装
程序”－选择“协同精灵客户端控件”，下载并根据提示安装（安装前必须关闭所
有浏览器与程序）；安装成功后，点击桌面“协同精灵”－服务器地址填写“：”，
用户名与密码，根据需求勾选“随启动自动运行”、“自动登录”－点击系统桌面右
下角“协同精灵”图标可逐一进行切换到首页、新建协同、新建公文发文、新建
公文收文、切换到我的文档、切换到单位文档、显示在线用户、查询在线用户、重
新登录等功能操作。

二、登陆安全须知：
a)正式使用协同办公平台后，首次登陆为安全起见，建议更改登陆密码（默认为），
“个人空间”－“个人设置”－“个人信息设置”－“个人密码设置”——填写“旧
密码”、“新密码”、“新密码确认”并确认。

b)浏览器所保存的密码均为被保密过的，即每次从浏览器登陆都需重新填写密码。

三、“个人空间”界面简介
a)个人空间有默认有个菜单不等，显示在页面上的默认最多有个，可根据需求选择常
用菜单：点击菜单最右边“调整菜单”，选择、调整位置并确定即可。

b)在上述的常用菜单下面为个人空间的个频道，分别为：
我要签批：所有需要处理的公文都会显示在此频道，最多为条，其他的点击“更多”查看
我已签批：所有已处理过的事项都会显示在此频道
系统公告：所有“行政公告”信息都会显示在此频道
会议活动：所有会议活动信息会显示在此频道
阅知阅办：所有协同工作信息会显示在此频道
规章制度、学校信息：所存放的规章制度与学校信息文档会显示在持频道
我的模版：所登陆用户能用的协同与公文模版会显示在持频道
四、“协同工作”界面简介
中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。

) 功能菜单：包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办已办】、【超期督办】、【流程管理】、六个子菜单。

) 操作步骤：点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应
的子菜单。

该菜单可等同于内部的电子邮箱，也可用于“请假单”、“费用报销单”、“会议纪要”、“考勤申请表”等协同模版的使用。

五、“表单应用”界面简介
表单系统通过支持单据定义、流程配置、人员和信息的直观描述等多种手段，以图形化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，保证了制度的有效执行。

1)功能菜单：包括【表单首页】、【表单查询】、【表单统计】、【表单制作】、【模板制作】、
【枚举管理】六个个子菜单。

其中表单管理员才能具备使用【表单制作】、【模板制作】、【枚举管理】的权限。

2)操作步骤：点击菜单【表单应用】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜
单。

该菜单常用于协同表单、模版的管理、查询与统计。

且该菜单只有表单管理员才可见可用。

六、“公文管理”界面简介
公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办、公文内部交换、公文统计、公文档案，以及公文应用设置。

a)收文管理：操作说明：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，
以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。

所有这些处理节点的名称
和操作权限，用户均可自定义。

功能键：
【登记】具有收文登记权的用户才显示【登记】按钮，登记公文
【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中
【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中
【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件
的批阅、修改、批示等操作
【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中
【已归档】显示已归档的公文
【待登记】对公文交换中已签收的公文进行登记
【搜索】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询
【高级】系统提供公文属性的组合式查询，输入多项条件，系统根据条件进行查询。

【配置列表】单击即可在提供的配置列头中自定义显示列表显示字段；如图：
登记交换公文具体操作：
操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面，如图
第一步：登记。

点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，通过待登记公文列表,选择公文，点击
【登记】，进行公文登记。

第二步：收文处理：文件登记发送后，下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【我要签批】中显示该公文。

办理人员可以直接点击打开进行办理，同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。

办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。

收文转发文具体操作
操作说明：在收文管理的待办列表中，选择可以将待办收文转为发文，收文正文内容作为附件显示在发文单的附件栏里，发文名称自动转为《关于转发****的通知》。

b)发文管理：操作说明：用于完成对外公文的拟文、审核、审批（或会签）、签发、
复核、封发和归档的处理过程，形成待交换的公文单与正式公文。

所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。

同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。

功能键说明：
【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草
【待发】编辑的公文暂不发送，保存在待发列表
【已发】列表显示已经发送出去的公文
【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作
【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文
【查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询
【发送】勾选保存待发的公文，将其发送出去
【删除】将列表中勾选的公文删除
【撤销】将已发的公文撤销到待发列表中，流程已结束和处理时做了归档的公文不允许撤销流程
【归档】将列表中的公文归档到公文档案的预归档目录
【回收】公文已办后，若后续节点没有处理，则当前节点可将公文取回为待办状态【已封发】显示已封发的公文，如果公文已封发并归档，则只显示在已归档处。

【已归档】显示已归档的公文。

【搜索】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。

【高级】系统提供公文属性的组合式查询，输入多项条件，系统根据条件进行查询。

【配置列表】单击即可在提供的配置列头中自定义显示列表显示字段；如图：
七、“公文管理”界面简介
文档管理是帮助使用者管理个人、单位和项目的文件、公文以及审批流转的各种信息，并提供相应的编辑，借阅，共享，转发等操作，可以进行显性知识和隐性知识的捕获、积累、共享、利用和创新，使知识成为生产力。

功能菜单：包括【我的文档】、【单位文档】、【公文档案】、【项目文档】、【综合查询】五个子菜单。

其中【单位文档】、【公文档案】、【项目文档】下的文件夹
只有具备相应权限才能查看。

操作步骤：点击菜单【文档管理】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

a)我的文档
操作说明：存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。

其包括的功能键说明如下：
【新建】包括新建文档和文档夹功能；支持在线新增种类型文档，分别为：文档；文档；文档；文字；表格文档。

其中，文档、文档、文字、表格需要控件的支持，并且客户端需要安装相应的或软件。

【上传】从本地硬盘上传文档到服务器。

【发布到个人常用文档】推送文档到个人空间的【常用文档】中。

【发布到文件夹】推送文档到执行的文件夹中。

【转发】将新增的文档、归档的协同转发协同，关联协同和邮件。

【转发协同】在线新增的文档作为正文，上传附件作为附件，转入协同编辑界面。

【转发电子邮件】将上传附件、在线新增的、正文作为附件转入邮件编辑界面。

归档的协同也可转邮件，协同的附件作为邮件的附件，协同的
、正文也作为邮件的附件。

其他模块的归档事项不可转发邮件。

【转发关联协同】在线新增的文档作为正文，上传附件作为附件，转为协同的关联信息进入协同编辑页面。

【移动】将文档、文档夹等移动到其他目录中。

【更名】修改文档或文档夹的名字。

【替换】将文档替换为本地其他上传文件。

【删除】删除所选文档；
【树型结构】左侧出现以目录树的形式进行文档目录的展示。

【查询】根据名称、内容类型等对文档进行查询。

【共享】文档夹共享给其他人，共享后出现在对方【我的文档—他人文档】中。

【借阅】文档借给他人，借阅后出现在对方【我的文档—借阅文档】中，借阅到期后自动在借阅文档中消失。

【属性】查看文档属性，填写文档的关键字和描述。

操作步骤：点击一级菜单【文档管理】，选择【我的文档】，进入我的文档界面如图我
的文档，在点开树形目录中的我的文档分成三部门，分别是“我的计划”、“他人文档”、“借阅文档”，我的计划中分为“我的工作计划”，“日计划”，“周计划”，“月计划”，用户发送的计划会对应的归档到不同的计划分类中；他人文档归档的是他人共享给自己的文件夹；借阅文档归档的是我借出的文档和借给我的文档；在他人文档与借阅文档中都可以通过借阅人以及借阅文件夹的【属性】进行消息订阅，如果订阅的目录发生文件新增删除等则进行消息通知，并将变化的文件名用不同的字体颜色排在前面。

各种具体操作
新建文档夹操作：
第一步：单击【新建—文档夹】，弹出新建文档夹的窗口，输入文档夹名称。

第二步：单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。

上传文件操作：
第一步：点击【上传】，弹出上传本地文件对话框。

第二步：点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。

发送到个人常用文档操作：
第一步：勾选文档或文档夹，单击功能菜单上的【发布】—【个人常用文档】，或在文档标题后面单击右键操作，选择【发送到—个人常用文档】。

如图发布常
用文档。

第二步：提示发布成功后，可在个人空间的常用文档中看到发布的文档，如图常用文档。

发送到文件夹操作：
第一步：勾选文档或文档夹，在标题后面单击右键操作，选择【发送到—文件夹】。

第二步：点击【文件夹】弹出文档树形目录选择框，选择发送的文件夹点击【确定】，提示发布成功信息提示如图发布文件夹。

*注：发送到文件夹功能与【映射】功能是一样的，下面不在对映射做单独描述。

文档信息转发协同与邮件操作：
在文档中心中，允许将新增或上传的文档和归档协同，以邮件的形式发送到外部，也允许以协同方式发送到内部流转，实现文档信息和邮件、协同三方面的信息互通。

第一步：勾选要转发的文档或协同，单击功能菜单上的【转发】；或在文档标题后面单击操作，选择【转发】，如图转发。

第二步：单击【协同】或【电子邮件】按钮，文档会作为附件进入协同或邮件的编辑界面，如果是选择归档的内部协同信息，那么文档作为邮件或者协同正文进入编辑页面；
如果选择【关联协同】那么文档信息作为关联信息进入协同编辑页面，选择需发
送的人员或是邮件地址，进行发送。

移动文档或文档夹操作：
第一步：勾选要移动的文档或文档夹，单击功能菜单上的【操作】【移动】按钮；或在文档标题后单击右键操作按钮，选择【移动】按钮。

如图移动。

第二步：在弹出的选择目标文档夹对话框中，单击选择要移动的位置，确定。

如图选择目标文档夹。

文档借阅操作：
第一步：点击需借阅的文件的“属性”，弹出新窗口，选择“借阅”。

第二步：添加借阅人。

点击“添加”按钮，选择人员后确认。

若删除人员，则勾选需删除的人员，单击“删除”按钮即可。

系统默认借阅期限是从借阅当日起一周，用户
可以分别点击起止日期自定义借阅时间。

也可以通过借阅期限设置定义借阅起止
时间，完成文档借阅设置后，单击“确认”按钮，完成并保存文档借阅设置，如
图借阅。

说明：、借阅期限设置只对设置后的新借阅记录生效，不影响该设置前的文档借阅时间设置。

、借阅期限设置对所有借阅文档统一设置。

注：默认记录最近一次借阅期限
设置，清除后借阅期限为最初设置一周。

注意：
用户必须对当前文档有全部权限。

文档借阅后，在借阅期限内会出现在借阅人的
“\我的文档\借阅文档\借给我的文档”中，超过借阅期限，文档自动收回。

关键字设置操作：
第一步：点击文件夹或文件的“属性”，弹出新窗口，选择“关键词”，如图关键字。

第二步：新增关键词。

在“关键词”选项卡上，单击“添加”按钮，输入关键词；若需更改关词，在“关键词”选项卡上，点击对应关键词后进行更改；若需删除关键词，
在“关键词”选项卡上，勾选要删除的关键词，单击“删除”按钮。

第三步：完
成关键词设置操作后，点击“确认”按钮即可。

查询操作：
查询类型有：文件标题、关键词、类型、创建时间、创建者、所有者、公文文号
以按文件标题查询为例：
第一步：选择查询类型为“文件标题”，如图查询。

第二步：输入文件标题关键字后点击“查询”即得到查询结果。

文档访问栏目操作：
分为四个部分展现，可以通过折叠按钮隐藏或显示。

可以直接点击文档名访问，或者点击“更多”，进入更多页面访问，如图访问栏目。

【文档基本属性】：直观的显示所选文档或文档夹的基础信息和单位文档管理员信息；【最近访问文档】：记录我最近访问过的文档列表，同时还可以通过【清除】按钮将最近访问的记录清除为空；
【热点文档】：记录我权限范围内访问次数最多的文档。

【最新文档】：记录我权限范围内的最新修改文档。

第一步：可以将鼠标移动到访问栏目标题上，显示出【^】缩放箭头以及【更多字样】；第二步：进入到栏目的【更多】页面中后，可以查看最近访问文档、热点文档和最新文档的所有记录，如图栏目更多。

b)单位文档
操作说明：单位文档主要用于单位内各个部门存储各自的文档，由单位文档库管理员统一管理及向下授权。

单位文档管理员具有对单位文件夹的全部权限，单位文
档管理员可根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹，并且，对单位
文档中其他文件夹进行二次授权给其他指定人员并。

操作步骤：点击一级菜单【文档管理】，选择【单位文档】，进入单位文档界面。

各种功能具体操作
单位文件夹授权共享操作步骤：
第一步：单击【新建】—【文件夹】，根据实际需要建立文档夹。

第二步：在单位文档中创建好文件夹后，可以通过【属性】功能授权给指定人员以及对授权人员的访问权限进行控制，如图文档授权。

第三步：完成设置后点击“确认”保存当前设置信息，此时被授权人将收到共享消息提醒。

权限说明：
【消息订阅】：文件夹有任何修改时，被授权人都会收到消息提醒；
【全部】：允许全部文档操作；
【写入】：在单位文档中看不到该文件夹，但是预归档时可以进行归档；
【浏览】：允许对文件夹有浏览的权限；
【读取】：提供文件的查看权限，允许进行转发协同和转发邮件的操作；
【打印】：提供文件内容的打印权限
【下载】；对共享文件夹的内容有下载的权限。

c)公文档案
操作说明：公文档案用来进行公文文档的存储、归档。

由单位档案库管理员进
行管理，普通用户查看归档公文需要通过单位档案库管理员授权。

操作步骤：点击一级菜单【文档管理】，选择【公文档案】，进入公文文档界面。

各种功能具体操作
公文借阅操作步骤：
第一步：文档管理员在需要借阅的公文标题上点击鼠标右键选择【属性】选择【借阅】；如图公文借阅。

第二步：点击【添加】功能，在弹出的选人界面中选择借阅人员。

第三步：选择公文借阅权限，借阅权限分为：【公文正文】和【全部信息】两种，公文正文是借阅人只有查看公文正文和附件的权限；全部信息是包括公文
单在内的所有信息。

如图借阅权限。

公文转发操作步骤：公文转发分为转发发文和转发公告
第一步：文档管理员在需要借阅的公文标题上点击鼠标右键选择【转发】【转发发文】【转发公告】；如图公文转发。

第二步：转发发文是将已经归档的公文，可以进行再次转发，将公文正文和附件一起作为新发文的附件；转发公告将归档公文的正文内容转为公告的内容进
行发送。

八、“公共信息”界面简介
公共信息模块是单位内公共信息的发布平台，也是员工交流沟通的平台。

如发布公告、调查，员工回复调查，员工发起讨论题目、参与讨论或者发布新闻等。

公共信息模块包括公告、调查、讨论、新闻四个子功能模块,每个功能模块又分一二级目录显示,一级目录版主享有其目录下所有二级目录的版主权限。

功能菜单：包括【公告】、【调查】、【讨论】、【新闻】、【公共信息管理】五个子
功能模块
操作步骤：点击菜单【公共信息】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应
的子菜单。

每个功能模块下皆有多个子版块，每个子版块下皆有一个管理员，管理员可对所负责的子版块进行包括【新建】、【板块管理】、【归档】、【删除】。

编辑公告标题，选择板块和发布范围，输入公告正文，而后点击发布按钮发布公告。

【板块管理】：公告管理员能对本类型公告进行版块管理，包括浏览、新建、删
除、归档、移动公告、设置取消置顶、授权操作。

【新建】创建一个新的公告，点击进入公告编辑页面。

【归档】管理员将公告归档到需要保存的文挡夹（前提是有归档的
权限）。

【移动到】管理员可以将当前类型的公告移动到其他有管理权限的
类型下。

【设置置顶】管理员将公告置顶。

【取消置顶】管理员取消置顶的公告。

【删除】管理员选择要删除的公告进行删除。

【授权】管理员将发布此类型的公告的权利授权给其他普通用户。

【统计】管理员可以根据公告阅读次数、发起者、发布时间和状态
进行统计。

九、“日程计划会议”界面简介
中计划会议日程用于制定工作计划、召开工作会议、安排工作日程。

计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。

而会议的发起、回执、召开，会议结束后的纪要书写与信息归档是会议管理的重要组成部分。

日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。

功能菜单：包括【我的计划】、【计划管理】、【我的日程】、【日程管理】【日程视图】、【会议管理】六个子菜单。

操作步骤：点击菜单【计划会议日程】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。

我的计划
操作说明：用于建立个人周，日，月和任意期计划。

通过关联部门与部门绑定形成部门计划，通过关联项目与项目绑定形成项目计划。

主送、抄送、告知三种报送方向，分别实现主送给主管领导，希望得到回复；抄送给相关领导和相关人员，可以得到回复；告知给与计划有关的人员，无需回复的目的。

其包括的功能键说明如下：
功能键：
【日计划】查看日计划。

【周计划】查看周计划。

【月计划】查看月计划。

【任意期计划】查看任意期计划。

【新建】建立用户计划。

【修改】修改用户计划。

【删除】删除选中的计划。

【日历】点选日历可按日期查看计划。

计划管理
操作说明：当前用户能按部门查看上报给当前用户的日计划、周计划、月计划和任意期计划，并对计划做出相应的批示。

同时计划发起者和主送人员也可以对处理的计划意见进行多次反复交换意见。

功能键
【部门选择】选择部门查看个人计划
【日历】点选日历可按日期查看计划。

查看计划操作说明：
功能键
【返回列表】关闭计划当前页面，返回计划列表页面
【打印】点击打印
【全屏】点击全屏可全屏查看计划，点击返回按钮退出全屏
【打开关闭处理页面】打开关闭计划处理界面
【放大处理页面】放大计划处理页面
【缩小处理页面】放大计划处理页面
【插入】插入计划回复总结附件
【提交】回复总结计划（计划不能重复总结）
【清空】清空回复内容
我的日程
操作说明：管理个人日程事件，可以新建、删除个人事件，也可以委托安排事件给他人。

功能键
【全部】查看我的全部日程。

【待安排】查看我的待安排的日程。

【已安排】查看我的已安排的日程。

【处理中】查看我的处理中的日程。

【已完成】查看我的已完成的日程。

【日程统计】查看任意期计划。

【新建】新建我的日程
【修改】修改我的日程
【委托】可以将自己建好的日程，委托给其他用户
【转下载】下载我的所有日程事件到本地，文件格式为
【删除】删除我的日程
日程管理
操作说明：查看所有共享给自己的共享事件。

包括：部门事件、项目事件、他人事件、领导日程数据项：
【部门事件】查看共享给所在部门的事件。

【项目事件】查看共享给项目的事件，当前用户必须是该项目的项目负责人、项目成员、项目领导、项目相关人员这四种角色中的一种。

【他人事件】查看他人共享给当前用户的事件。

【上级日程】查看上级共享给当前用户的事件。

当前用户有上级人员才能显示该页签【领导日程】查看上级及单位领共享给当前用户的事件。

【日程状态】查看日程不同页签下不同状态的日程。

日程视图
操作说明：用户可以根据需要，选择不同的查看方式：日视图、周视图、月视图。

也可以在此新建事件，方法与在个人事件中相同。

新建的事件会按照时间段显示
在日程视图中。

点击右侧的日期选择器，可直接切换到某天查看。

如图日
程视图。

功能键：
【新增】在当前日程中新增事件，与在事件管理中新建无区别。

【事件安排】将待安排的事件分配到具体的时间日程中进行管理和查看。