南昌校区社团联合会档案管理制度

南昌校区社团联合会档案管理制度
南昌校区社团联合会档案管理制度
第一章总则
第一条为规范南昌校区社团联合会（以下简称联合会）的档
案管理工作，提高档案管理效率和服务质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于联合会的各类档案，包括纸质档案、电
子档案等。

第三条联合会应当建立健全档案管理制度，明确档案的归档、存档、借阅和销毁等环节的责任和流程，以确保档案的完整性、真实性、准确性和安全性。

第四条联合会应当加强对档案管理工作人员的培训，提高他
们的档案管理能力和文化素质。

第五条联合会档案管理工作应当遵循法律法规的规定，不得
违反档案管理工作的纪律和规范。

第二章档案管理责任和流程
第六条联合会应当明确档案管理的责任部门和责任人，建立
档案管理的工作制度。

第七条联合会档案管理部门负责档案的归档、存档、借阅和
销毁等工作，由专门的档案管理员负责具体的操作和管理。

第八条档案管理员应当具备相关的档案管理专业知识和操作技能，严格遵守档案管理的规定和制度。

第九条档案管理员应当认真履行档案管理职责，确保档案的安全性和完整性。

在档案存储和借阅过程中，应当做到记录清楚、操作准确、保密可靠。

第十条档案管理员应当对档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序管理。

对于电子档案，应当设置安全权限，确保档案的保密性。

第十一条档案管理员应当做好档案的安全防范工作，确保档案的防火、防水、防盗等安全措施的落实。

第十二条联合会档案管理部门应当定期组织档案检查和档案整理工作，及时清理无效档案，确保档案的及时维护和更新。

第三章档案的归档、存档和借阅
第十三条联合会对于具有历史、学术或行政价值的档案，应当按照相关规定进行归档。

归档前，应当进行密级评定和鉴定工作。

第十四条归档档案应当按照文件柜号码、档案编号、文件题名等进行标识和登记，确保档案的准确归档和查找。

第十五条存档档案应当定期进行检查和保管，确保档案不受损坏和灭失。

第十六条纸质档案的借阅应当通过书面申请的方式进行，电子档案的借阅应当通过系统授权的方式进行，明确借阅的目的和使用期限。

第十七条档案的借阅应当记录借阅人姓名、档案借阅时间、归还时间等信息，并由档案管理员进行审核和归还确认。

第十八条档案的借阅期限原则上不超过30天，借阅期满后，应当及时归还并注销借阅记录。

第四章档案的销毁和移交
第十九条联合会应当依据相关规定，对无效档案进行销毁。

销毁前，应当进行审批并留存销毁记录。

第二十条档案销毁应当采用安全可靠的方式，确保档案的彻底销毁，不得泄露档案内容。

第二十一条档案管理部门应当建立档案移交制度，及时将具有历史价值的档案移交给相关的档案馆、档案库等单位。

第五章法律责任
第二十二条对于不按照本制度及相关规定进行档案管理的，将依照校规进行相应的纪律处分，并承担相应的法律责任。

第二十三条对于人为破坏、篡改档案内容的，将依法追究刑事责任，并进行纪律处分。

同时要追究相关责任人的民事赔偿责任。

第六章附则
第二十四条档案管理制度的解释权归联合会所有。

第二十五条本制度自发布之日起生效。

第七章档案管理培训和评估
第二十六条联合会应当定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的专业能力和素质水平，确保他们能够熟练掌握档案管理知识和操作技能。

第二十七条档案管理培训内容包括档案管理法律法规、档案分类与归档、档案存储与保管、档案借阅与查询、档案销毁与移交等方面的知识。

培训形式可以是讲座、培训班、书面材料等多种形式。

第二十八条档案管理人员参加培训后，应当进行考核评估，评估内容包括理论知识和实际操作能力。

通过考核评估后，档案管理人员可以获得相应的资质证书或职称。

第八章档案管理的安全保密
第二十九条联合会档案管理部门负责确保档案的安全性和保
密性。

对于涉及个人隐私、机密文件等敏感档案，应当采取特殊保密措施，严格限制档案的查阅权限。

第三十条档案管理人员在处理档案过程中，应当严守保密纪律，不得泄露档案内容和个人隐私。

对于违反保密规定的行为，将依法追究相应责任。

第九章档案安全防护措施
第三十一条联合会档案管理部门应当建立完善的档案安全防
护措施，包括防火、防水、防盗等，确保档案的安全保存。

第三十二条档案管理部门应当定期检查档案存储环境和设施
设备，确保其符合相关的标准和要求，并及时进行维修和更新。

第三十三条对于电子档案，应当建立安全备份系统，定期进
行数据备份。

对于重要的电子档案，还可以采用加密技术等措施，增加其安全性。

第十章档案管理的电子化
第三十四条联合会应当加强档案管理的电子化工作，逐步实
现纸质档案向电子档案的转化，提高档案管理的效率和便捷性。

第三十五条电子档案应当具备完整性、真实性和可验证性，
采用合法有效的技术手段加密存储，确保电子档案的安全性。

第三十六条电子档案存储设备应当定期进行检查和维护，避
免因设备故障造成电子档案的丢失或损坏。

第十一章档案管理的法律保障
第三十七条联合会应当严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。

第三十八条联合会档案管理部门应当及时了解和掌握档案管
理的法律法规动态，及时更新档案管理制度和流程。

第三十九条在档案管理工作中，对于涉及行政、法律纠纷的
档案，应当按照有关法律程序进行处理，并妥善保管相关的证据材料。

第十二章法律责任和追究
第四十条对于故意破坏、篡改档案内容，或者不按照规定进
行档案管理的，将依法追究刑事责任，并进行纪律处分。

第四十一条对于档案管理人员违反保密规定，泄露档案内容
和个人隐私的，将依法追究相应的法律责任，并进行纪律处分。

第四十二条对于档案管理人员在档案管理过程中造成档案丢
失或者损坏，应当负责赔偿相应的损失，同时受到相应的纪律处分。

第十三章附则
第四十三条本制度的解释权归联合会所有。

第四十四条本制度自发布之日起生效。

如有违反，将依法追究相应责任。