差旅费报销管理制度

差旅费报销管理制度
一、目的与适用范围
差旅费报销管理制度是为了规范公司员工出差期间的费用报销流程，确保差旅费用合理、准确、及时地报销，并提高差旅费用管理的效率。

本制度适用于我公司所有员工的差旅费用报销。

二、定义与分类
1. 差旅费用：指员工因出差活动所发生的差旅相关费用，包括但不
限于交通费、住宿费、餐饮费、通讯费、会务费等。

2. 员工：指公司正式员工、合同工以及临时聘用人员。

三、报销流程
1. 出差申请：员工在开始出差前，需要向所在部门提出出差申请。

申请中需明确出差地点、时间以及预计费用，并经相关部门审核批准
后方可出发。

2. 费用预支：根据员工出差申请的预计费用情况，公司可提供部分
费用预支。

预支金额应符合公司相关规定，并在申请后3个工作日内
发放至员工账户。

3. 出差报销：员工在出差结束后的3个工作日内，需将出差期间所
产生的费用进行详细记录，并填写报销申请表。

申请表中需包括费用
明细、相关票据原件、交通工具使用情况、住宿时间、餐饮费用等相
关信息。

4. 审核审批：费用报销申请表须由员工所在部门主管或财务部门审核确认，确保费用的合理性及准确性。

如有需要，公司可要求员工提供补充材料。

5. 报销支付：经审核审批后，差旅费用将在7个工作日内支付至员工指定的银行账户。

报销支付过程中如有问题或延迟，员工有权向财务部门申请查询或投诉。

四、费用标准与限制
1. 交通费：
a) 机票：根据出差地点和行程合理选择经济舱或特定舱位，预订机票需提前7个工作日进行，避免高价。

b) 火车票：可以根据需求选择硬座或硬卧，尽量选择最经济实惠的车次。

c) 出租车：在出差地点使用出租车时，应选择正规的出租车，并保存好相关发票以备报销。

2. 住宿费：根据出差地点情况，员工应选择符合公司标准的酒店进行住宿，超出公司标准的部分需员工自行承担。

3. 餐饮费：
a) 出差期间的餐饮费用应合理控制，尽量选择符合公司政策的餐厅就餐。

b) 特殊活动或招待需要发生的餐饮费用，需提前报备给所在部门，并经部门主管批准后方可报销。

4. 通讯费用：出差期间的通讯费用包括电话费、上网费等，需事先
与所在部门协商并确保合理使用。

5. 会务费用：如员工需参加相关会议或培训活动，费用应事先报备
部门并经部门主管批准后方可报销。

五、其他注意事项
1. 员工在出差期间需妥善保管好相关票据、发票，确保报销申请的
真实性和准确性。

2. 若报销事项涉及到特殊政策或不在标准范围内的费用，员工应提
前向所在部门咨询并寻求批准。

3. 如有个人原因导致差旅费用增加或超出预算，员工应自行承担超
出部分的费用。

4. 费用的报销需遵循公司的相关财务制度和政策操作，若有未尽事宜，按公司规定执行。

六、制度执行与改进
1. 全体员工应严格按照本制度的要求执行差旅费报销管理流程，如
有违反相关规定的行为，将受到相应的纪律处分。

2. 公司财务部门应建立健全差旅费用管理制度，并持续改进和优化
流程。

3. 定期对差旅费报销管理制度进行评估与检查，及时解决出现的问题，完善制度。

本差旅费报销管理制度自颁布之日起正式执行，凡涉及差旅费用报销的事宜，均按照本制度执行。

如有需要，公司可根据实际情况进行相应的调整与修改，并及时通知全体员工。